საქართველოს გარემოს დაცვის სამინისტროს ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ

საქართველოს გარემოს დაცვის სამინისტროს ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ /* Font Definitions */ @font-face {font-family:Sylfaen; panose-1:1 10 5 2 5 3 6 3 3 3;} @font-face {font-family:"Cambria Math"; panose-1:2 4 5 3 5 4 6 3 2 4;} @font-face {font-family:Sylfaen; panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4;} @font-face {font-family:LitMtavrPS;} /* Style Definitions */ p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal {margin:0in; margin-bottom:.0001pt; font-size:12.0pt; font-family:"Times New Roman","serif";} p.MsoFooter, li.MsoFooter, div.MsoFooter {margin:0in; margin-bottom:.0001pt; font-size:12.0pt; font-family:"Times New Roman","serif";} p.MsoPlainText, li.MsoPlainText, div.MsoPlainText {margin:0in; margin-bottom:.0001pt; font-size:10.0pt; font-family:"Courier New";} p {margin-right:0in; margin-left:0in; font-size:12.0pt; font-family:"Times New Roman","serif";} p.MsoNoSpacing, li.MsoNoSpacing, div.MsoNoSpacing {margin:0in; margin-bottom:.0001pt; font-size:12.0pt; font-family:"Times New Roman","serif";} p.mimgebixml, li.mimgebixml, div.mimgebixml {mso-style-name:mimgebi_xml; margin:0in; margin-bottom:.0001pt; text-align:center; text-indent:14.2pt; font-size:14.0pt; font-family:"Sylfaen","serif"; font-weight:bold;} p.abzacixml, li.abzacixml, div.abzacixml {mso-style-name:abzaci_xml; margin:0in; margin-bottom:.0001pt; text-align:justify; text-indent:14.15pt; font-size:11.0pt; font-family:"Sylfaen","serif";} p.saxexml, li.saxexml, div.saxexml {mso-style-name:saxe_xml; margin-top:6.0pt; margin-right:0in; margin-bottom:0in; margin-left:0in; margin-bottom:.0001pt; text-align:center; text-indent:14.15pt; font-size:11.0pt; font-family:"Sylfaen","serif"; font-weight:bold;} p.sataurixml, li.sataurixml, div.sataurixml {mso-style-name:satauri_xml; margin-top:12.0pt; margin-right:0in; margin-bottom:6.0pt; margin-left:0in; text-align:center; text-indent:14.15pt; font-size:12.0pt; font-family:"Sylfaen","serif"; font-weight:bold;} p.saxexml0, li.saxexml0, div.saxexml0 {mso-style-name:saxexml; margin-right:0in; margin-left:0in; font-size:12.0pt; font-family:"Times New Roman","serif";} p.tarigixml, li.tarigixml, div.tarigixml {mso-style-name:tarigi_xml; margin-top:6.0pt; margin-right:0in; margin-bottom:6.0pt; margin-left:0in; text-align:center; text-indent:14.2pt; font-size:11.0pt; font-family:"Sylfaen","serif"; font-weight:bold;} p.adgilixml, li.adgilixml, div.adgilixml {mso-style-name:adgili_xml; margin-top:6.0pt; margin-right:0in; margin-bottom:6.0pt; margin-left:0in; text-align:center; text-indent:14.2pt; font-size:11.0pt; font-family:"Sylfaen","serif"; font-weight:bold;} p.sulcvlilebaxml, li.sulcvlilebaxml, div.sulcvlilebaxml {mso-style-name:sul_cvlileba_xml; margin-top:12.0pt; margin-right:0in; margin-bottom:6.0pt; margin-left:0in; text-indent:14.15pt; font-size:11.0pt; font-family:"Sylfaen","serif"; font-weight:bold;} p.zogadinacilixml, li.zogadinacilixml, div.zogadinacilixml {mso-style-name:zogadi_nacili_xml; margin-top:12.0pt; margin-right:0in; margin-bottom:0in; margin-left:0in; margin-bottom:.0001pt; text-align:center; text-indent:-42.5pt; line-height:12.0pt; page-break-after:avoid; font-size:11.0pt; font-family:"Sylfaen","serif"; font-weight:bold;} p.gansakutrebulinacilixml, li.gansakutrebulinacilixml, div.gansakutrebulinacilixml {mso-style-name:gansakutrebuli_nacili_xml; margin-top:12.0pt; margin-right:0in; margin-bottom:0in; margin-left:0in; margin-bottom:.0001pt; text-align:center; text-indent:-42.5pt; page-break-after:avoid; font-size:11.0pt; font-family:"Sylfaen","serif"; font-weight:bold;} p.satauri2, li.satauri2, div.satauri2 {mso-style-name:satauri2; margin:0in; margin-bottom:.0001pt; text-align:center; font-size:11.0pt; font-family:"Sylfaen","serif"; font-weight:bold;} p.danartixml, li.danartixml, div.danartixml {mso-style-name:danarti_xml; margin-top:6.0pt; margin-right:0in; margin-bottom:6.0pt; margin-left:0in; text-align:right; text-indent:14.2pt; font-size:10.0pt; font-family:"Sylfaen","serif"; font-weight:bold; font-style:italic;} p.khelmoceraxml, li.khelmoceraxml, div.khelmoceraxml {mso-style-name:khelmocera_xml; margin-top:6.0pt; margin-right:0in; margin-bottom:6.0pt; margin-left:0in; text-indent:14.15pt; font-size:12.0pt; font-family:"Sylfaen","serif"; font-weight:bold;} p.ckhrilixml, li.ckhrilixml, div.ckhrilixml {mso-style-name:ckhrili_xml; margin-top:1.0pt; margin-right:0in; margin-bottom:1.0pt; margin-left:0in; font-size:9.0pt; font-family:"Sylfaen","serif";} p.muxlixml, li.muxlixml, div.muxlixml {mso-style-name:muxli_xml; margin-top:12.0pt; margin-right:0in; margin-bottom:0in; margin-left:42.5pt; margin-bottom:.0001pt; text-indent:-42.5pt; line-height:12.0pt; page-break-after:avoid; font-size:11.0pt; font-family:"Sylfaen","serif"; font-weight:bold;} /* Page Definitions */ @page Section1 {size:595.3pt 841.9pt; margin:45.0pt 42.5pt 45.0pt .75in;} div.Section1 {page:Section1;} /* List Definitions */ ol {margin-bottom:0in;} ul {margin-bottom:0in;} საქართველოს გარემოს დაცვის მინისტრის ბრძანება № 167 2012 წლის 27 ივნისი ქ. თბილისი საქართველოს გარემოს დაცვის სამინისტროს ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ  „საქართველოს გარემოს დაცვის სამინისტროს დებულების დამტკიცების შესახებ“ საქართველოს მთავრობის 2011 წლის 16 მარტის №132 დადგენილებით დამტკიცებული დებულების მე-4 მუხლის მე-2 პუნქტის „გ“ ქვეპუნქტის საფუძველზე, ვბრძანებ: 1. დამტკიცდეს თანდართული ,,საქართველოს გარემოს დაცვის სამინისტროს ელექტრონული საქმისწარმოების წესი“. 2. ეს ბრძანება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.  გ . ხაჩიძე საქართველოს გარემოს დაცვის სამინისტროს ელექტრონული საქმისწარმოების წესი     მუხლი 1🔗. ზოგადი დებულებანი 1. ელექტრონული საქმისწარმოების წესი განსაზღვრავს საქართველოს გარემოს დაცვის სამინისტროს (შემდგომში – სამინისტრო) სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის ორგანიზაციას. 2. ეს წესი არ ვრცელდება ინფორმაციის სახეობებზე, რომლებიც საქართველოს კანონმდებლობით აღიარებულია სახელმწიფო საიდუმლოებად და ექვემდებარება სახელმწიფო დაცვას. 3. სახელმწიფო საიდუმლოების შემცველ დოკუმენტებზე მუშაობის წესი დგინდება სპეციალური ინსტრუქციით. 4. ამ წესით დადგენილი მოთხოვნების დაცვას და მათი შესრულების კონტროლს, აგრეთვე ორგანიზაციულ-მეთოდიკურ ხელმძღვანელობას თავისი კომპეტენციის ფარგლებში ახორციელებს სამინისტროს ადმინისტრაციული დეპარტამენტის საქმისწარმოებისა და ადამიანური რესურსების მართვის სამმართველო (შემდგომში – საქმისწარმოებისა და ადამიანური რესურსების მართვის სამმართველო).     მუხლი 2🔗. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის ორგანიზაცია 1. დოკუმენტების ელექტრონული სახით მოძრაობა მათი მიღების ან შექმნის მომენტიდან შესრულებამდე, გაგზავნამდე ან საქმეში მოთავსებამდე , წარმოადგენს სამინისტროს ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვას. 2. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა სამინისტროში ხორციელდება პროგრამული უზრუნველყოფის – დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემის („დეს“) მეშვეობით. 3. დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს დოკუმენტების ტრადიციული-მატერიალური და ელექტრონული დამუშავების თავსებადობას . 4. მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონული დოკუმენტის ფორმატში ან/და პირიქით, ელექტრონული დოკუმენტის მატერიალური დოკუმენტის ფორმატში გადაყვანის შემთხვევაში, „ელექტრონული ხელმოწერისა და ელექტრონული დოკუმენტის შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად, ციფრული ხელმოწერით დადასტურებული დოკუმენტის ორიგინალს და მის ასლს აქვთ თანაბარი იურიდიული ძალა.     მუხლი 3🔗. შემოსული დოკუმენტების დამუშავება 1. სამინისტროში შემოსული დოკუმენტების მიღება-რეგისტრაციას და მათ პირველად დამუშავებას ახორციელებს საქმისწარმოებისა და ადამიანური რესურსების მართვის სამმართველო. 2. პირველადი დამუშავების პროცესი მოიცავს შემოსული დოკუმენტების მატერიალური ფორმატიდან ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანას სკანირების გზით, განაწილების მიზნით წინასწარ განხილვას, გადაცემას სარეზოლუციოდ, შესრულების ვადის განსაზღვრასა და უშუალო შემსრულებლისათვის გადაცემას. 3. შემოსული დოკუმენტების მიღება-რეგისტრაცია ხდება დოკუმენტების შემოსვლის დღესვე. 4. შემოსული დოკუმენტების პირველადი დამუშავება და მათი გადაცემა სარეზოლუციოდ ხდება დოკუმენტების შემოსვლის დღესვე, ან მომდევნო სამუშაო დღეს, თუ დოკუმენტები შემოსულია სამუშაო დღის 18 საათის შემდეგ. 5. მატერიალური სახით შემოსულ დოკუმენტს მარჯვენა ქვედა კუთხეში დაესმის შტამპი რიგითი ნომრისა და შემოსვლის თარიღის აღნიშვნით. 6. რეგისტრაციას ექვემდებარება სამინისტროში შექმნილი ან/და სხვა დაწესებულებიდან, აგრეთვე ფიზიკური პირებისაგან შემოსული ყველა დოკუმენტი, მათ შორის , ელექტრონული ფორმით. 7. სამინისტროში დოკუმენტების რეგისტრაცია ხდება ცენტრალიზებულად და მხოლოდ ერთხელ (ერთჯერადად): შემოსული – შემოსვლის დღეს, ადგილზე შექმნილი – ხელმოწერის ან დამტკიცების დღეს. ა) დოკუმენტების რეგისტრაცია ხდება ჯგუფების ფარგლებში დოკუმენტის სახეობის, ავტორისა და შინაარსის მიხედვით ; ბ) დამატებითი დოკუმენტის მიღების შემთხვევაში, იგი მიებმება ძირითად რეგისტრირებულ დოკუმენტს იმავე ნომრით. 8. სარეგისტრაციო ნომერი თითოეული დოკუმენტის სავალდებულო რეკვიზიტია. დოკუმენტის რეგისტრაცია წარმოადგენს დოკუმენტის შესახებ აუცილებელი ცნობების ჩაწერას სარეგისტრაციო ფორმებში, დოკუმენტისათვის შესაბამისი სარეგისტრაციო ნომრის მიცემასა და მის დასმას უშუალოდ დოკუმენტზე. 9. მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონული დოკუმენტის ფორმატში გადაყვანის შემდეგ, ხდება მისი კომპიუტერული დამუშავება, რომელიც გულისხმობს ავტომატურ რეჟიმში შემოთავაზებული სარეგისტრაციო ფორმების შევსებას აუცილებელი რეკვიზიტებით: ა) დოკუმენტის სახეობა; ბ) დოკუმენტის ავტორი (კორესპონდენტი); გ) დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომერი და თარიღი; დ) დოკუმენტის შემოსვლის სარეგისტრაციო ნომერი და თარიღი; ე) დოკუმენტის სათაური ან მოკლე შინაარსი; ვ) დოკუმენტის შემოსვლის ან გასვლის ფორმა; ზ) საკონტაქტო ინფორმაცია კორესპონდენტის შესახებ; თ) დოკუმენტის შესრულების ვადა; ი) აღნიშვნა დანართი დოკუმენტების არსებობის შესახებ; კ) აღნიშვნა დოკუმენტის შესრულების და მისი საქმეში მოთავსების შესახებ. 10. სარეგისტრაციო ფორმების შევსების შემდეგ შემოსულ დოკუმენტს ავტომატურად მიენიჭება სარეგისტრაციო ნომერი, რომელიც შედგება რიგითი ნომრისა და თარიღისაგან. 11. ფიზიკური პირისაგან ან დაწესებულების საფელდეგერო (საკურიერო,საფოსტო) სამსახურისაგან დოკუმენტების მიღებისას (მოთხოვნის შემთხვევაში) გაიცემა „მიღების ბარათი“ შემოსული დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომრისა და თარიღის მითითებით. 12. „მიღების ბარათზე“ დოკუმენტის მიმღები – საქმისწარმოებაზე პასუხისმგებელი თანამშრომლის მიერ დაესმის პირადი ხელმოწერა და სამინისტროს შტამპური ბეჭედი. 13. სამსახურებრივი ხასიათის საფოსტო გზავნილები აღნიშვნით „პირადად“ ან „კონფიდენციალური“ რეგისტრაციაში ტარდება კონვერტზე მითითებული მონაცემების მიხედვით და გაუხსნელად გადაეცემა ადრესატს. 14. არასწორი, მცდარი მისამართით გამოგზავნილი კორესპონდენცია არ რეგისტრირდება და უბრუნდება ავტორს ან იგზავნება კუთვნილებისამებრ. 15. რეგისტრაციას არ ექვემდებარება: სტატისტიკური კრებულები, წიგნები, ჟურნალ-გაზეთები, ბროშურები, სარეკლამო შეტყობინებები, პლაკატები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები. 16. ელექტრონული ფოსტით მიღებული დოკუმენტები გამოიყენება ასლის უფლებით დედნის მიღებამდე. 17. დანართი დოკუმენტების არსებობის შემთხვევაში, ხდება მათი გადაყვანა ელექტრონულ ფორმატში (DjVu) და ძირითად დოკუმენტზე მიმაგრება. 18. დასაშვებია დანართი დოკუმენტების სკანირება, რომელთა რაოდენობა არ აღემატება 20 ფურცელს. 19. იმ შემთხვევაში, თუ დანართი დოკუმენტები აკინძულია, დამოწმებულია ბეჭდით ან მისი გადაყვანა ელექტრონულ ფორმატში ტექნიკურად შეუძლებელია, იგი შემსრულებელს გადაეცემა მატერიალური სახით – ქაღალდის ფუძე მატარებელზე. 20. წინასწარი განხილვისა და ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანის შემდეგ შემოსული დოკუმენტი მიმაგრებული დანართებით სარეზოლუციოდ გადაეგზავნება სამინისტროს ხელმძღვანელობას (მინისტრი, მინისტრის პირველი მოადგილე ან მინისტრის მოადგილეები) ან უშუალოდ შემსრულებელს (სტრუქტურული ქვედანაყოფების ხელმძღვანელები). 21. მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები ინახება საქმისწარმოებისა და ადამიანური რესურსების მართვის სამმართველოში – საქმისწარმოებაზე პასუხისმგებელ თანამშრომელთა სამუშაო ოთახში საქმეთა ნომენკლატურით დადგენილი ვადების შესაბამისად. 22. სამსახურებრივი საჭიროებიდან გამომდინარე , დასაშვებია მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები შესანახად გადაეცეს შემსრულებელს. 23. დედანი დოკუმენტის მატერიალური სახით შემსრულებლისათვის გადაცემა ფორმდება ელექტრონულ რეესტრში შესაბამისი აღნიშვნით. 24. დოკუმენტის ასლზე, რომელიც რჩება საქმისწარმოებისა და ადამიანური რესურსების მართვის სამმართველოში , შემსრულებლის მიერ დაესმის პირადი ხელმოწერა და თარიღი.     მუხლი 4🔗. დოკუმენტების შესრულება და კონტროლი 1. სამინისტროში შემოსულ დოკუმენტებზე რეზოლუციის სახით დავალებებს გასცემენ ხელმძღვანელი პირები, მათ შორის სტრუქტურული ქვედანაყოფების უფროსები (მოადგილე) და ასევე სამმართველოს უფროსები. 2. სარეზოლუციოდ მიღებული დოკუმენტი ხელმძღვანელი პირის მიერ უშუალო შემსრულებელს გადაეცემა (გადაეგზავნება) იმავე დღეს, ან არა უგვიანეს მომდევნო სამუშაო დღისა. 3. დოკუმენტი შემსრულებელს დაეწერება „სამინისტროს ხელმძღვანელობის უფლებამოსილებათა გამიჯვნის შესახებ“ საქართველოს გარემოს დაცვის მინისტრის ბრძანების შესაბამისად. 4. გადაუდებელი აუცილებლობის შემთხვევაში, რეზოლუციის ავტორს დოკუმენტის უშუალო შემსრულებლისთვის გადასაცემად, შეუძლია გამოტოვოს დაქვემდებარებაში მყოფი პირები. 5. რამდენიმე შემსრულებლის არსებობისას პასუხისმგებელ შემსრულებლად ითვლება რეზოლუციაში პირველი მითითებული. 6. რეზოლუცია უნდა მოიცავდეს მითითებას შესასრულებელი დავალების შესახებ და , საჭიროების შემთხვევაში , შესრულების ვადას. 7. შემსრულებელი ვალდებულია დოკუმენტზე მუშაობა დაასრულოს კანონით დადგენილ ან რეზოლუციით განსაზღვრულ ვადებში. 8. თუ რეზოლუციით განსაზღვრული ვადა არ არის საკმარისი დოკუმენტის შესასრულებლად, შემსრულებელი დასაბუთებული თხოვნით მიმართავს რეზოლუციის ავტორს ვადის გაგრძელების თაობაზე. 9. იმ შემთხვევაში, თუ რეზოლუციის ტექსტში დოკუმენტის შესრულების ვადა არ არის მითითებული, დოკუმენტი სრულდება პროგრამული უზრუნველყოფის მიერ მექანიკურად მინიჭებული ვადაში. 10. ორ ან მეტ შემსრულებელზე გაცემული დავალების სრულად და დადგენილ ვადებში შესრულებას კოორდინაციას უწევს პირველი შემსრულებელი.  11. შემსრულებლის მიერ დოკუმენტზე მუშაობის დასრულების შემდეგ, რეზოლუციის ავტორს შესრულებული დოკუმენტი ვიზისათვის ან ხელმოსაწერად უბრუნდება იმავე წესით.     მუხლი 5🔗. დოკუმენტების მომზადება და გაფორმება 1. სამინისტროში დოკუმენტები მზადდება და ფორმდება დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემის ავტომატიზებული, პროგრამული უზრუნველყობით საქმისწარმოების ერთიანი წესებისა და ეროვნული სტანდარტის მოთხოვნათა შესაბამისად. 2. ელექტრონულ პროგრამაში დოკუმენტებზე სამუშაოდ თითოეული თანამშრომელი იყენებს მისთვის შექმნილ სამომხმარებლო ანგარიშს. 3. ავტორიზაციისათვის საჭიროა შესაბამის ველებში მომხმარებლის სახელისა და პაროლის სწორი შეყვანა (სახელი ,–გვარი). 4. დოკუმენტის შესაქმნელად გამოიყენება პროგრამაში არსებული უნიფიცირებული ფორმები დოკუმენტთა სახეობების მიხედვით (ბრძანება, მოხსენებითი ბარათი, წერილი, ოქმი, აქტი, განცხადება, მინდობილობა და სხვ.). 5. დოკუმენტების გაფორმება ხდება დადგენილი ტექნიკური მოთხოვნების შესაბამისად. 6. დოკუმენტის ტექსტი იწერება ქართული უნიკოდშრიფტით. 7. ტექსტის სათაური უნდა მოიცავდეს დოკუმენტის მოკლე შინაარსს და შეესაბამებოდეს დოკუმენტის სახეობის დასახელებას. 8. დოკუმენტის სასურველი შაბლონის შერჩევისა და ტექსტის გაფორმების შემდეგ, შემსრულებელმა უნდა შეავსოს ყველა ის აუცილებელი ველი შესაბამისი რეკვიზიტებით, რომელსაც პროგრამა ავტომატურ რეჟიმში სთავაზობს, მათ შორის, ადრესატი, დოკუმენტის ავტორი (კორესპონდენტი), დოკუმენტის ტექსტის მოკლე შინაარსი (ანოტაცია), აღნიშვნა დანართის შესახებ, დოკუმენტის გაგზავნის მეთოდი (ფოსტა, კურიერი, ელ-ფოსტა, ფაქსი, „დეს“ ავტორიზებული მომხმარებელი). 9. შესრულებული დოკუმენტის ხელმოწერა ხდება ხელმომწერი თანამდებობის პირის მიერ დოკუმენტის ვიზირების შემდეგ. 1 0. რეკვიზიტი ,,ხელმოწერა” მოიცავს ხელმომწერი პირის თანამდებობის დასახელებას (სრული ან/და შემოკლებული), ხელმოწერასა და ხელმოწერის გაშიფვრას (სახელი ან სახელის ინიციალი, გვარი). 1 1. დოკუმენტზე ხელმოწერა სრულდება ელექტრონულად, პროგრამაში არსებული სამინისტროს თანამშრომელთა პირადი ხელმოწერების ფაქსიმილიების გამოყენებით.     მუხლი 6🔗. შესრულებული დოკუმენტების გაგზავნა 1. შესრულებულ დოკუმენტებს უფლებამოსილი პირების ვიზირებისა და ხელმოწერის შემდეგ მიენიჭება სარეგისტრაციო ნომერი, დაესმის თარიღი და გადაიცემა ადრესატისათვის გასაგზავნად. 2. შესრულებული დოკუმენტის უფლებამოსილი პირის მიერ ვიზირება ნიშნავს ამ პირის თანხმობას დოკუმენტის შინაარსზე მისი კომპეტენციის ფარგლებში. 3. „დეს“ ავტორიზებულ მომხმარებლებს დოკუმენტი ეგზავნება ავტომატურად ელექტრონული დოკუმენტის სახით. 4. ადრესატისათვის შესრულებული დოკუმენტის გაგზავნამდე მოწმდება მისი შედგენისა და გაფორმების სისწორე, დანართების არსებობა და ეგზემპლარების რაოდენობა. 5. არასწორად, არასრულყოფილად ან ხარვეზებით შესრულებული კორესპონდენცია უბრუნდება მისსავე შემსრულებელს ვიზის მიმცემის, ხელმომწერის ან საქმისწარმოებაზე პასუხისმგებელი თანამშრომლის მიერ. 6. სწორად და ხარისხიანად შესრულებული დოკუმენტები საქმისწარმოებაზე პასუხისმგებელი თანამშრომლის მიერ გადადის ქაღალდის ფუძე მატარებელზე, ფორმდება საფოსტო გზავნილის სახით და იგზავნება ადრესატთან ფოსტით ან გადაეცემა ხელზე უფლებამოსილ პირს. 7. შესრულებული დოკუმენტის ხელზე გადაცემის შემთხვევაში, იბეჭდება „გაცემის ბარათი“, რომელსაც ხელს აწერს უფლებამოსილისი პირი ან საფელდეგერო (საკურიერო) სამსახურის თანამშრომელი თარიღის მითითებით. 8. მონაცემები დოკუმენტის შესრულებისა და გაგზავნის შესახებ შეიტანება პროგრამაში არსებულ ელექტრონულ რეესტრში. 9. საქმის ოპერატიულობიდან გამომდინარე დასაშვებია დოკუმენტის გაგზავნა ელექტრონული საშუალებებით (ელ-ფოსტა ან ფაქსი). 10. ელექტრონული საშუალებებით გაგზავნილი კორესპონდენცია გამოიყენება დედნის უფლებით . 11. სამინისტროში მმართველობითი ხასიათის დოკუმენტები, მათ შორის , ძირითადი საქმიანობის, ადმინისტრაციული ხასიათის და პირადი შემადგენლობის ბრძანებები იქმნება და რეგისტრირდება დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემის გამოყენებით. 12. რეგისტრაციის შემდეგ ბრძანებები გადადის ქაღალდის მატარებელზე (იბეჭდება ფერად ბლანკზე) და მოწმდება საქმისწარმოებისა და ადამიანური რესურსების მართვის სამმართველოს თანამშრომლის პირადი ხელმოწერით. 13. დასაშვებია ხელმოწერის ნამდვილობის დადასტურება სამინისტროს გერბიანი ბეჭდით. 14. მინისტრის ხელმოწერილი ბრძანებები ფორმდება დადგენილი წესით და ინახება შესაბამის სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში. 15. სამსახურებრივი აუცილებლობიდან გამომდინარე , შესაძლებელია ელექტრონული დოკუმენტების (მათ შორის, მინისტრის, მინისტრის პირველი მოადგილის, მინისტრის მოადგილეების კორესპონდენცია, მიმოწერა საქმიანობის ძირითად და საფინანსო საკითხებზე, საზღვარგარეთ მიმოწერა, ხელშეკრულებები) მატერიალური დოკუმენტის ფორმატში გადაყვანისას მათი დამოწმება უფლებამოსილი თანამშრომლის პირადი ხელმოწერითა და მრგვალი გერბიანი ბეჭდის ანაბეჭდით. 16. სამინისტროში შიდა მიმოწერის დოკუმენტები მზადდება ელექტრონულ პროგრამაში შესაბამისი ფორმების (შაბლონების) გამოყენებით.     მუხლი 7🔗. დოკუმენტებზე მუშაობის დასრულება 1. ვიზირებისა და ხელმოწერის შემდეგ შემსრულებელი ასრულებს ქმედებას შესაბამის ველში დოკუმენტის შესრულების შესახებ აღნიშვნით. 2. შემოსული დოკუმენტაცია, რომელიც არ ითვალისწინებს ადმინისტრაციული წარმოების დაწყებას, სრულდება შესაბამის ველში აღნიშვნით „ცნობისათვის“ ან „საქმეში“. 3. საქმისწარმოებით დასრულებული დოკუმენტების დაცვასა და მათ შენახვას უზრუნველყოფს საქმისწარმოებისა და ადამიანური რესურსების მართვის სამმართველო.