სიღნაღის მუნიცპალიტეტის გამგეობის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ

სიღნაღის მუნიცპალიტეტის გამგეობის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ სიღნაღის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს დადგენილება №32 2014 წლის 3 სექტემბერი ქ. სიღნაღი სიღნაღის მუნიცპალიტეტის გამგეობის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ საქართველოს ორგანული კანონის „ადგილობრივი თვითმმართველობის კოდექსი“ 24-ე მუხლის მეორე ნაწილის, ,,სახაზინო (საბიუჯეტო) დაწესებულებებში საქმისწარმოების ავტომატიზებული სისტემის მინიმალური სტანდარტის დამტკიცების შესახებ“ საქართველოს მთავრობის 2012 წლის  21 თებერვლის №64  დადგენილებისა და ,,სიღნაღის მუნიციპალიტეტის  საკრებულოს რეგლამენტის დამტკიცების შესახებ“ სიღნაღის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს 2014 წლის 14 ივლისის №9 დადგენილების დანართი №1-ის მე-3 მუხლის მე-13 პუნქტის ,,ა“ ქვეპუნქტის საფუძველზე სიღნაღის მუნიციპალიტეტის საკრებულო ადგენს: მუხლი 1🔗 დამტკიცდეს  სიღნაღის მუნიცპალიტეტის გამგეობის ელექტრონული საქმისწარმოების წესი დანართი №1-ის შესაბამისად. მუხლი 2🔗 დადგენილება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.სიღნაღის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარეგოჩა ტოკლიკიშვილი დანართი №1 სიღნაღის მუნიცპალიტეტის გამგეობის ელექტრონული  საქმისწარმოების წესი მუხლი 1🔗. რეგულირების სფერო 1. სიღნაღის მუნიციპალიტეტის გამგეობის  ელექტრონული საქმისწარმოების წესი (შემდგომში – წესი) არეგულირებს სიღნაღის მუნიციპალიტეტის გამგეობის ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით საქმისწარმოების და მომსახურების განხორციელების პირობებს. 2. ელექტრონული საქმისწარმოებისას, გარდა ამ წესით განსაზღვრული ელექტრონული საქმისწარმოების და მომსახურების განხორციელების პირობებისა, გამოიყენება მოქმედი კანონმდებლობა. 3. საქმისწარმოების ავტომატიზებული სისტემა არის საჯარო დაწესებულებებში საქმისწარმოებისა და დოკუმენტბრუნვის ერთი-ერთი ყველაზე ინოვაციური, სრულყოფილი, პროგრესული და მძლავრი პროდუქტი. მისი მიზანია საქმისწარმოების პროცესების მაქსიმალური გამარტივება, ხელმისაწვდომობა და კომპიუტერიზაცია. სისტემა უზრუნველყოფს საოფისე დოკუმენტაციის ეფექტურ ელექტრონულ მართვასა და საჭირო დოკუმენტებსა და დავალებებზე სწრაფ წვდომას. სისტემის საშუალებით მარტივად ხორციელდება დავალებების, მათზე რეაგირებისა და სხვა ორგანიზაციული საკითხების მუდმივი მონიტორინგის პროცესი. 4. ელექტრონული წარმოება გამოირჩევა შემდეგი შესაძლებლობებით: მარტივი და მომხმარებელზე მორგებული  ინტერფეისი; საკანცელარიო პროგრამების სტანდარტებთან თავსებადობა; მარტივი ინტეგრირება სხვა სისტემებთან; MS Office-თან ინტეგრაცია; შაბლონების მართვა; დოკუმენტების კატეგორიების მართვა კანცელარიის თანამშრომლების მიერ; დამოუკიდებელი ქვეკანცელარიის არსებობის შესაძლებლობა; დავალებების ეფექტური მართვა - მათი განაწილების შესაძლებლობა; შესრულების მიმდინარეობის კონტროლი; დავალებებზე ჯგუფური მუშაობის შესაძლებლობა; ელექტრონული დადასტურების და ხელმოწერის შესაძლებლობა; დოკუმენტის ვერსიების კონტროლი; ფაქსიმილია; დავალებებისა და დოკუმენტების ძებნის მოქნილი შესაძლებლობა; თანამდებობრივი ისტორია;  დელეგირება;  დოკუმენტების არქივი; ადრესატთა სქემები შიდა ტიპის დოკუმენტებში (სამსახურებრივი, ბრძანებები, განცხადებები და ა.შ.) ცირკულარული წერილების მომზადებისას (რამდენიმე მიმღების არსებობის შემთხვევაში); სქემის გამოყენება რეზოლუციის დადებისას - გადაწერა სქემით; რეზოლუციის რედაქტირება; სქემის გამოყენება ვიზაზე გაგზავნისას; ხელმოწერაზე გაგზავნის ფუნქციონალი; ინდივიდუალური სქემა ყველა მომხმარებლისთვის; შექმნილი და დამახსოვრებული სქემების შეუზღუდავი რაოდენობა; შეტყობინებები - მოვლენები და სიახლეები; დავალებების, დოკუმენტების სია თითოეულ პუნქტში; ჩატვირთული დოკუმენტების რეესტრის მონაცემები; ძებნის მექანიზმი; შესრულებული და შეუსრულებელი დოკუმენტების კონტროლი; „პირადი ფილტრები“; ძებნა და კონტროლი. მუხლი 2🔗. ტერმინთა განმარტება ამ წესის მიზნებისთვის გამოყენებულ ტერმინებს აქვთ შემდეგი მნიშვნელობა: ა) ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემა – ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის სისტემა, რომლის მონაწილეთა/მხარეთა შორის არსებული ურთიერთობები რეგულირდება ამ წესითა და სხვა ნორმატიული აქტებით; ბ) რეგისტრაცია – ელექტრონული საშუალების გამოყენებით შექმნილი მონაცემთა ერთობლიობა, რის შედეგადაც განმცხადებელი იღებს „მომხმარებლის სახელს“ და „პაროლს“, რომლითაც შესაძლებლობა ეძლევა ისარგებლოს ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემით; გ) ელექტრონული ხელმოწერა ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში:  გ.ა) ავტორიზაცია – რეგისტრაციის შედეგად მიღებული „მომხმარებლის სახელისა“ და „პაროლის“ მეშვეობით ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში შესვლა, რომლითაც განმცხადებელი ადასტურებს საკუთარ ვინაობას და ახორციელებს ელექტრონულ დოკუმენტზე ხელმოწერას;   გ.ბ) ციფრული ხელმოწერა – „ელექტრონული ხელმოწერისა და ელექტრონული დოკუმენტის შესახებ” საქართველოს კანონით განსაზღვრული ხელმოწერა; დ) ელექტრონული დოკუმენტი – ელექტრონული, ოპტიკური ან სხვა მსგავსი საშუალების გამოყენებით შექმნილი, გაგზავნილი, მიღებული ან/და შენახული წერილობითი ინფორმაცია: ე) განცხადება – დაინტერესებული პირის მიერ ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში განთავსებული ელექტრონული, ოპტიკური ან სხვა მსგავსი ფორმით შექმნილი წერილობითი მოთხოვნა;  ვ) ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი – ადმინისტრაციული ორგანოს მიერ კანონმდებლობის საფუძველზე ელექტრონული ან/და მატერიალური ფორმით გამოცემული სამართლებრივი აქტი; ზ) დაინტერესებული მხარე – ნებისმიერი ფიზიკური ან/და იურიდიული პირი, ადმინისტრაციული ორგანო, რომლებთან დაკავშირებითაც გამოცემულია ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი, აგრეთვე რომლის კანონიერ ინტერესზე პირდაპირ და უშუალო გავლენას ახდენს ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი ან ადმინისტრაციული ორგანოს ქმედება; თ) პირადი გვერდი – განმცხადებლის ინდივიდუალური გვერდი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში, სადაც ფიქსირდება მისი დოკუმენტბრუნვა სამსახურთან. მუხლი 3🔗. ადმინისტრაციული წარმოების დაწყება და განცხადების შეტანა 1. გამგეობის მიერ ელექტრონული საშუალებით ადმინისტრაციული წარმოების დაწყება შესაძლებელია ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში განთავსებული დაინტერესებული პირის განცხადებით (შემდგომში – განმცხადებელი) ან/და გამგეობის შესაბამისი  სამსახურის ინიციატივით. 2. განცხადება მოწმდება ელექტრონული ხელმოწერით ამ წესისა და მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად. მუხლი 4🔗. დოკუმენტაციის წარდგენა 1. განმცხადებელი ყველა დოკუმენტს და ინფორმაციას, რომელიც აუცილებელია განცხადებაში აღნიშნულ საკითხზე გადაწყვეტილების მისაღებად გამგეობას წარუდგენს ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით. 2. თანდართული დოკუმენტების ნამდვილობაზე ან/და ორიგინალთან მათ შესაბამისობაზე პასუხისმგებლობა ეკისრება განმცხადებელს. 3. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით გამგეობის შესაბამის სამსახურებს  განცხადება და თანდართული დოკუმენტები არ გადაეგზავნება, თუ განმცხადებელი ვერ უზრუნველყოფს განცხადებაზე მიბმული ყველა სავალდებულო ველის შევსებას, რაც გულისხმობს  საკითხის განხილვისათვის საჭირო ყველა დოკუმენტის ან/და ინფორმაციის მიწოდებას. 4. თუ განმცხადებელი გამგეობას არ წარუდგენს კანონით ან მის საფუძველზე გამოცემული კანონქვემდებარე აქტით გათვალისწინებულ რაიმე დოკუმენტს ან/და ინფორმაციას, რაც აუცილებელია საქმის გადაწყვეტისათვის, გამგეობა განმცხადებელს განუსაზღვრავს გონივრულ ვადას დამატებითი დოკუმენტის ან/და ინფორმაციის წარდგენისათვის. 5. თუ ამ მუხლის მე-4 პუნქტის საფუძველზე დადგენილ ვადაში განმცხადებელი არ წარადგენს შესაბამის დოკუმენტს ან/და ინფორმაციას, განცხადება განუხილველად იქნება დატოვებული. გამგეობა უფლებამოსილია განცხადების განუხილველად დატოვების შესახებ ცალკე ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი არ გამოსცეს. მუხლი 5🔗. დაინტერესებული მხარის მონაწილეობა ადმინისტრაციულ წარმოებაში 1. გამგეობის შესაბამისი სამსახური უზრუნველყოფს ადმინისტრაციულ წარმოებაში დაინტერესებული მხარის მონაწილეობას, თუ ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტით შეიძლება გაუარესდეს მისი სამართლებრივი მდგომარეობა. 2. ადმინისტრაციულ წარმოებაში დაინტერესებული მხარის მონაწილეობა უზრუნველყოფილი იქნება დაინტერესებული მხარის ზეპირი მოსმენის სხდომაზე მოწვევის ან/და დაინტერესებული მხარის წერილობითი პოზიციის გამოთხოვის საშუალებით. 3. შესაბამის სამსახურში მიმდინარე ადმინისტრაციული წარმოების ან/და ზეპირი მოსმენის სხდომის გამართვის შესახებ დაინტერესებულ მხარეს ეცნობება სატელეფონო შეტყობინების ან/და წერილობითი შეტყობინების საფუძველზე. სატელეფონო ან/და წერილობითი შეტყობინების გაგზავნა შესაძლებელია, როგორც ელექტრონული, ისე მატერიალური საშუალებით. 4. დაინტერესებულ მხარეებს უნდა ეცნობოთ ზეპირი მოსმენის შესახებ მის გამართვამდე 7 დღით ადრე მაინც, ხოლო ზეპირ მოსმენაზე სატელოფონო ან/და ელექტრონული შეტყობინების საშუალებით მოწვევის შემთხვევაში არანაკლებ 2 დღით ადრე.  მუხლი 6🔗. განცხადების განხილვა, გადაწყვეტილების მიღება და ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის გამოცემა 1. განცხადების განხილვა, დოკუმენტის ვიზირება და შესაბამისი ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის გამოცემა ხორციელდება ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით. დოკუმეტის ვიზირება შესაძლებელია განხორცილდეს ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში მიმოწერის საშუალებით. 2. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში მიმდინარე ადმინისტრაციული წარმოება ან/და განცხადების განხილვა  სრულდება ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის – ბრძანების გამოცემით. 3. გამგებლის მიერ ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით გამოცემული ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი ძალაში შედის დაინტერესებული მხარის მიერ მისი გაცნობისთანავე (გადაცემა). 4. ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ოფიციალურ გაცნობად ჩაითვლება განმცხადებლისთვის მისი გაცნობა ან შესაბამისი აქტის გადაცემა. 5. დაინტერესებული მხარისათვის ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით გამოცემული ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ოფიციალურ გაცნობად ჩაითვლება ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ელექტრონული ან/და მატერიალური საშუალებით პირველივე გაცნობა. 6. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით შექმნილი დოკუმენტის ნამდვილობის დადგენა შესაძლებელია: მისი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში გადამოწმების ან/და დაშიფრული კოდის სპეციალური წამკითხველის საშუალებით. დაშიფრული კოდი მოიცავს დოკუმენტის მონაცემების ერთობლიობას: დოკუმენტის ნომერს და დოკუმენტის მოძრაობის ნომერს. 7. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით გამოცემული ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი ან/და სხვა ელექტრონული დოკუმენტი გამოცემულია გამგებლი მიერ და უნდა აკმაყოფილებდეს საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსით გათვალისწინებულ მოთხოვნებს. 8. ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ნომერი და თარიღი განისაზღვრება ავტომატურ რეჟიმში ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით. მუხლი 7🔗. ელექტრონული მომსახურების ვადები 1. ელექტრონული მომსახურების განხორციელებისას გამოიყენება მოქმედი კანონმდებლობით გათვალისწინებული ვადები. 2. განცხადების განხილვის ვადის დინება აითვლება მისი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში განთავსების შემდგომი დღიდან. ელექტრონული დოკუმეტბრუნვის სისტემის საშუალებით კანონმდებლობით დადგენილი ვადების ათვლისას საქართველოს შრომის კოდექსით განსაზღვრული უქმე და დასვენების დღეები არ იანგარიშება. თუ სისტემაში განცხადების განთავსება განხორციელდება უქმე ან/და დასვენების დღეს, ვადის ათვლა დაიწყება მომდევნო პირველივე სამუშაო დღიდან.