ოზურგეთის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმისწარმოების ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ

ოზურგეთის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმისწარმოების ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ ოზურგეთის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს დადგენილება  №30 2014 წლის 16 სექტემბერი ქ. ოზურგეთი ოზურგეთის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატის  საქმისწარმოების ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ საქართველოს ორგანული კანონის „ადგილობრივი თვითმმართველობის კოდექსი“ მე-16 მუხლის მე-3 და მე-4 ნაწილების, „ოზურგეთის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს რეგლამენტის დამტკიცების შესახებ“ ოზურგეთის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს 2014 წლის 2 აგვისტოს №1 დადგენილების შესაბამისად, ოზურგეთის მუნიციპალიტეტის საკრებულომ დაადგინა: მუხლი 1🔗. დამტკიცდეს „ოზურგეთის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატის   საქმისწარმოების ინსტრუქცია“ თანახმად დანართისა. მუხლი 2🔗. დადგენილება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.ოზურგეთის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარედავით დარჩია დანართი              ოზურგეთის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატის საქმისწარმოების  ინსტრუქცია თავი I ზოგადი დებულებანი მუხლი 1🔗. ინსტრუქციის მოქმედება ქაღალდზე შესრულებულ და ელექტრონულ დოკუმენტებზე 1. ინსტრუქციით განსაზღვრული პროცედურები ვრცელდება როგორც ქაღალდზე შესრულებულ, ისე ელექტრონულ დოკუმენტებზე. 2. ინფორმაციის ავტომატიზებული (კომპიუტერული) დამუშავების მოქმედებისას სქემებში შეიტანება კომპიუტერული ტექნიკის საშუალებით დოკუმენტების დამუშავების ყველა პუნქტი. 3. კომპიუტერული ტექნიკის გამოყენების პირობებში დოკუმენტბრუნვის ორგანიზაცია უნდა უზრუნველყოფდეს დოკუმენტების ტრადიციული და ავტომატიზებული დამუშავების ურთიერთშეთავსებას ამ საშუალებათა შესაძლებლობებთან. 4. „სახელმწიფო საიდუმლოების შემცველი ინფორმაციის მქონე" დოკუმენტების „საქმისწარმოების ინსტრუქცია“ განისაზღვრება მოქმედი კანონმდებლობით. მუხლი 2🔗. კონტროლი ინსტრუქციით დადგენილი წესების შესრულებაზე 1. კონტროლს ინსტრუქციით დადგენილი პროცედურების ზედამხედველობას  ახორციელებს საკრებულოს აპარატის   უფროსი. 2. საქმისწარმოების და ინსტრუქციით დადგენილი პროცედურების დაცვისათვის პასუხისმგებლობა ეკისრება საკრებულოს აპარატის საორგანიზაციო განყოფილებას, რომლის მოვალეობაში შედის: ა) შემოსული და ადგილზე შექმნილი დოკუმენტების აღრიცხვა; ბ) დოკუმენტების გადაცემა განყოფილების უფროსისა და შემსრულებლისათვის; გ) დოკუმენტების შესრულების კონტროლი და შესრულების მიმდინარეობის შესახებ ინფორმაციის მომზადება; დ) გასული დოკუმენტების გაგზავნა; ე) საქმეთა მომზადება არქივისათვის ჩასაბარებლად; ვ) საქმეთა ნომენკლატურის შედგენა; ზ) საკრებულოს თანამდებობის პირთა და აპარატის მოხელეთათვის საქმისწარმოების წესის გაცნობა. თავი II დოკუმენტების შედგენა და გაფორმება მუხლი 3🔗. მმართველობითი საქმიანობის დოკუმენტირების საერთო წესი 1. მმართველობითი საქმიანობის დოკუმენტირება გულისხმობს საქართველოს კანონმდებლობითა და ამ ინსტრუქციის შესაბამისად საკრებულოს  საქმიანობის ფიქსაციას ქაღალდზე ან ინფორმაციის სხვა მატარებელზე. 2. დოკუმენტების მომზადებისა და გაფორმების დროს დაცული უნდა იქნეს დადგენილი წესები, რომლებიც უზრუნველყოფს დოკუმენტის იურიდიულ ძალას, მის შემდგომ გამოყენებას, აღრიცხვას, შემდგომ დამუშავებასა და შენახვას. 3. დოკუმენტს უნდა გააჩნდეს ,,ოზურგეთის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს  უნიფიცირებული დოკუმენტების ტაბელით” დადგენილი რეკვიზიტები. მუხლი 4🔗. დოკუმენტის პროექტის მომზადება და გაფორმება 1. საკრებულოს დოკუმენტები დგება მოხელის მიერ, საკრებულოს თავმჯდომარის, საკრებულოს თანამდებობის პირების დავალებით. 2. დოკუმენტის პროექტის ვიზირება ხორციელდება შემდეგი თანმიმდევრობით: ა) იმ პირის მიერ, რომელმაც მოამზადა დოკუმენტის პროექტი; ბ) საკრებულოს ფრაქციათა და კომისიების თავმჯდომარეების და აპარატის უფროსის მიერ; გ) საჭიროების შემთხვევაში იურისტის მიერ; დ) საკრებულოს თანამდებობის პირთა მიერ, რომელთა უფლებამოსილების სფეროს შეეხება პროექტით დადგენილი საკითხი. 3. ვიზების შეგროვებისათვის პასუხისმგებელია (განყოფილება), სადაც მზადდება დოკუმენტი. 4. ვიზირებული დოკუმენტის პროექტი გადაეცემა მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატის უფროსს, რომელიც პასუხისმგებელია დოკუმენტის სწორად გაფორმებაზე და უზრუნველყოფს დოკუმენტის პროექტის ხელმოსაწერად გადაცემას დოკუმენტის ხელმოწერის უფლებამოსილი პირისათვის. თავი III შემოსული კორესპონდენციის მიღება, აღრიცხვა (რეგისტრაცია) და განაწილება მუხლი 5🔗. შემოსული კორესპონდენციის მიღება 1. საკრებულოში შემოსული დოკუმენტები გადის პირველად დამუშავებას, წინასწარ გარჩევას, რეგისტრაციას, ინდექსაციას, ხელმძღვანელობის მიერ განხილვას, შემსრულებლებისათვის კონკრეტული დავალების მიცემას, შესრულების ვადის განსაზღვრასა და შემსრულებელთათვის გადაცემას. 2. საკრებულოს (თანამდებობის პირების) სახელზე შემოსული კორესპონდენციის მიღება ხდება მისამართზე: მ. კოსტავას ქ. №1. 3. საკრებულოს (თანამდებობის პირების) სახელზე შემოსულ ოფიციალურ კორესპონდენციებს და მოქალაქეთა წერილებს იღებს  საკრებულოს აპარატი. 4. კონვერტები დოკუმენტებითურთ, მათ შორის შეკვეთილი, იხსნება. ამასთანავე, მოწმდება ადრესატის სისწორე, პაკეტის სიმრთელე, კონვერტსა და დოკუმენტებზე მითითებული ნომრების შესაბამისობა. 5. პაკეტის შემოწმებისას შენიშნული დარღვევების შემთხვევაში დგება აქტი სამ ცალად. ერთი აქტი დაერთვის დოკუმენტს, მეორე ეგზავნება დოკუმენტის ავტორს, მესამე რჩება  საკრებულოს აპარატში. 6. შემოსული დოკუმენტების (მათ შორის, მოქალაქეთა წერილების) კონვერტები არ ნადგურდება იმ შემთხვევაში, თუ მხოლოდ კონვერტით შეიძლება გამომგზავნის მისამართის, დოკუმენტების გამოგზავნისა და მიღების დროის დადგენა, აგრეთვე პირადი დოკუმენტების შემოსვლისას. 7. შემოსულ დოკუმენტს პირველ გვერდზე, მარჯვენა ქვედა კუთხეში დაესმება შტამპი სარეგისტრაციო ნომრითა და შემოსვლის თარიღით, ფურცლების რაოდენობის მითითებით. 8. არ რეგისტრირდება: სტატისტიკური კრებულები, წიგნები, გაზეთები, ჟურნალები და სხვა პერიოდული გამოცემები, სარეკლამო ცნობები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები. 9. არასწორი მისამართით გამოგზავნილი პაკეტი გადაიგზავნება კუთვნილებისამებრ ან დაუბრუნდება ავტორს. 10. პაკეტები წარწერით „პირადად” აღირიცხება კონვერტზე აღნიშნული მონაცემებით და ადრესატს გადაეცემა გაუხსნელად. მუხლი 6🔗. შემოსული კორესპონდენციის წინასწარი გარჩევა 1. შემოსული დოკუმენტების წინასწარი გარჩევა ხდება მათი განაწილების მიზნით, რათა განისაზღვროს საკრებულოს თავმჯდომარის  მიერ აუცილებლად განსახილველი და პასუხისმგებელი შემსრულებლებისათვის უშუალოდ გადასაცემი დოკუმენტები. 2. საკრებულოს აპარატის საორგანიზაციო განყოფილებაში წინასწარ გადაისინჯება დოკუმენტები, რომლებიც ეგზავნება საკრებულოს თავმჯდომარეს ან რომლებშიც არ არის მითითებული კონკრეტული თანამდებობის პირი. მუხლი 7🔗. შემოსული კორესპონდენციის რეგისტრაცია და ინდექსაცია 1. დოკუმენტის რეგისტრაცია ნიშნავს დოკუმენტზე ინდექსის დასმას და სარეგისტრაციო ფორმებში დოკუმენტის შესახებ საჭირო ცნობების ჩაწერას. 2. დოკუმენტის ინდექსი შედგება რიგითი ნომრისაგან, საქმეთა ნომენკლატურის, აგრეთვე კორესპონდენტების, შემსრულებლებისა და სხვა კლასიფიკატორების ინდექსებისაგან. ინდექსის შემადგენელი ნაწილები განცალკევდებიან ირიბი ხაზით. 3. დოკუმენტის ინდექსი დგება შემდეგი თანამიმდევრობით: ა) რიგითი სარეგისტრაციო ნომერი; ბ) საქმეთა ნომენკლატურის ინდექსი; გ) გამოყენებული კლასიფიკატორის ინდექსი. 4. რეგისტრაციას ექვემდებარება როგორც საკრებულოს  (თანამდებობის პირების) მიერ შექმნილი და მის შიგნით გამოსაყენებელი, ისე სხვა დაწესებულებებში გასაგზავნი, სხვა დაწესებულებებიდან  და კერძო პირებისაგან შემოსული ყველა ის დოკუმენტი, რომლებსაც ესაჭიროება აღრიცხვა, შესრულება და გამოყენება (ბრძანებითი, საგეგმო, საანგარიშგებო, სტატისტიკური, საბუღალტრო, საფინანსო და სხვ.). 5. დოკუმენტების რეგისტრაცია ცენტრალიზებულია. შემოსული კორესპონდენციის რეგისტრაციას ახდენს საკრებულოს აპარატის საორგანიზაციო განყოფილება. 6. დოკუმენტი ერთხელ გადის რეგისტრაციას: შემოსული – შემოსვლის დღეს, შექმნილი  – ხელმოწერის დღეს. რეგისტრირებული დოკუმენტი ერთი მეორედან  მეორეზე  გადაცემისას ხელმეორე რეგისტრაციას არ საჭიროებს. დაუშვებელია დოკუმენტის ხელახალი რეგისტრაცია და სხვა სარეგისტრაციო ნომრის მინიჭება. რეგისტრაციაში გაუტარებელი ნებისმიერი ოფიციალური დოკუმენტი ან მოქალაქის წერილი, რომელსაც მიიღებს აპარატის მოხელე თანამშრომელი, აუცილებლად უნდა აღირიცხოს საკრებულოს აპარატის საორგანიზაციო განყოფილებაში. 7. დოკუმენტების რეგისტრაცია წარმოებს ჯგუფების ფარგლებში მათი სახეობების დასახელების, ავტორისა და შინაარსის მიხედვით. რიგითი სარეგისტრაციო ნომრები დოკუმენტებს მიეკუთვნება თითოეული რეგისტრირებული ჯგუფის ფარგლებში. 8. დოკუმენტების სარეგისტრაციო რეკვიზიტებია: ა) ავტორი (კორესპონდენტი); ბ) დოკუმენტების სახეობის დასახელება; გ) დოკუმენტის თარიღი; დ) დოკუმენტის ინდექსი (დოკუმენტის შემოსვლის თარიღი და ინდექსი დაწესებულებაში შემოსული დოკუმენტებისათვის); ე) დოკუმენტის სათაური ან მისი მოკლე შინაარსი; ვ) რეზოლუცია (დავალების შინაარსი, ავტორი, თარიღი); ზ) შესრულების ვადა; თ) აღნიშვნა შესრულების შესახებ (საკითხის არსის გადაწყვეტის მოკლე ჩანაწერი, საპასუხო დოკუმენტის ფაქტობრივი შესრულების თარიღი და ინდექსი); ი) საქმე N. 9. საჭიროების შემთხვევაში აუცილებელი რეკვიზიტების შემადგენლობა შეიძლება შეივსოს შემდეგი მონაცემებით: ა) შემსრულებლები; ბ) შემსრულებლის ხელმოწერა დოკუმენტის მიღებაზე; გ) შესრულების მიმდინარეობა; დ) დანართები და სხვა. მუხლი 8🔗. შემოსული კორესპონდენციის გადაცემის წესი 1. საკრებულოს თავმჯდომარეს განსახილველად გადაეცემა დოკუმენტები, რომლებიც მიღებულია საკანონმდებლო, სამთავრობო და სხვა სახელმწიფო დაწესებულებებიდან, შეიცავს ინფორმაციას საკრებულოს საქმიანობაზე და რომელთა შესრულება მოითხოვს ხელმძღვანელის  პრინციპული ხასიათის გადაწყვეტილებას. დანარჩენ დოკუმენტებს წინასწარი განხილვის შემდეგ საკრებულოს აპარატის საორგანიზაციო განყოფილება გადასცემს შემსრულებლებს. 2. საორგანიზაციო განყოფილებაში  დოკუმენტების დამუშავება და შემსრულებლისათვის გადაცემა უნდა ხორციელდებოდეს მათი შემოსვლის დღეს ან მომდევნო სამუშაო დღეს, თუ დოკუმენტები შემოვიდა არასამუშაო დროს. 3.  დოკუმენტები, რომლებიც სრულდება რამდენიმე პირის  მიერ, გადაეცემა მათ რიგრიგობით ან ერთდროულად ასლების მეშვეობით. დოკუმენტების გამრავლების აუცილებლობასა და ასლების რაოდენობას განსაზღვრავს დოკუმენტის შესრულებისათვის პასუხისმგებელი პირი. 4. კორესპონდენციები გადაეცემა საკრებულოს ფრაქციათა და კომისიათა თავმჯდომარეებს, რომლებიც კორესპონდენციის გადაცემიდან ერთი დღის ვადაში საკრებულოს საორგანიზაციო განყოფილებას აცნობებს კორესპონდენციაზე გაცემული დავალებების შესახებ. 5. დოკუმენტების გადაცემა ხორციელდება მხოლოდ საკრებულოს საორგანიზაციო განყოფილების მეშვეობით. მუხლი 9🔗. დავალებათა გაფორმება 1. საკრებულოს თავმჯდომარე და საკრებულოს თავმჯდომარის მოადგილე შემოსულ დოკუმენტებზე რეზოლუციის სახით დავალებებს აძლევენ საკრებულოს თანამდებობის პირებსა და აპარატის თანამშრომლებს. 2. დავალებათა პროექტებს შემოსულ ოფიციალურ კორესპონდენციებსა და მოქალაქეთა წერილებზე ამზადებენ თანამდებობის პირები.  დავალებათა რეზოლუციების პროექტებს, თუ მასალა ორ გვერდზე მეტია, უნდა დაერთოს მოკლე ანოტაცია. 3. დავალების პროექტი უნდა შეიცავდეს კონკრეტულ მითითებას თანამდებობის პირზე (პირებზე), რომელსაც (რომლებსაც) ეძლევა დავალება. დავალების შინაარსი უნდა იყოს მოკლე და ზუსტად ასახავდეს დავალების არსს. უნდა მიეთითოს დავალების შესრულების ვადა. 4. ხელმოწერილი დავალება რეგისტრაციისთანავე გადაეცემა საკრებულოს აპარატს, თუ დავალება გაცემულია შემოსულ დოკუმენტზე, მას დაესმება დოკუმენტის რეგისტრაციის ნომერი, თარიღად კი დავალებაზე ხელმოწერის დღე. მუხლი 10🔗. დოკუმენტებზე მუშაობის ზოგადი წესი 1. აპარატის უფროსს  ეკისრება  პასუხისმგებლობა სამსახურებრივი დოკუმენტების მოვლასა და მათში ასახული ინფორმაციის კონფიდენციალურობის დაცვაზე. 2. დოკუმენტის დაკარგვის თაობაზე მოხელემ უნდა განუცხადოს საკრებულოს აპარატის   უფროსს. ასეთ შემთხვევაში ტარდება სამსახურებრივი მოკვლევა. 3. დოკუმენტის ან მისი ასლის გადაცემა სხვა ორგანიზაციისათვის შეიძლება მხოლოდ აპარატის უფროსის ნებართვით. 4. შემოსული დოკუმენტების გაცნობა და მათზე მუშაობა ხორციელდება მუნიციპალიტეტის ადმინისტრაციულ შენობაში. 5. შვებულებაში, მივლინებაში წასვლის ან ავადმყოფობის შემთხვევაში მოხელე  მასზე რიცხულ დოკუმენტებს აპარატის უფროსის მითითებით გადასცემს სხვა მოხელეს. სამსახურიდან გათავისუფლების შემთხვევაში კი ყველა დოკუმენტს აბარებს აპარატის  უფროსს. მუხლი 11🔗. გასაგზავნი დოკუმენტების დამუშავების წესი 1. გასაგზავნი დოკუმენტები რეგისტრირდება, მრავლდება, კონვერტებში თავსდება, საფოსტო გზავნილებად ფორმდება და გასაგზავნად ბარდება საკრებულოს აპარატის საორგანიზაციო განყოფილების მიერ. 2. კონვერტში ჩალაგების წინ მოწმდება დოკუმენტების გაფორმების სისწორე, დანართების არსებობა, ეგზემპლარების რაოდენობის შესაბამისობა ადრესატების რაოდენობასთან. გაუფორმებელი ან არასწორად გაფორმებული დოკუმენტები უბრუნდება შემსრულებელს საბოლოო დამუშავებისთვის. 3. ელექტრონული სახით დოკუმენტების გაგზავნა წარმოებს თანდართული წერილით, რომლის ასლიც საქმეში იკერება საერთო წესით. 4. გასაგზავნად შემოსული დოკუმენტები უნდა დამუშავდეს და გაიგზავნოს იმავე დღეს ან არა უგვიანეს მეორე სამუშაო დღისა. სასწრაფოდ გადასაცემი დოკუმენტი იგზავნება შემოსვლისთანავე. 5. გასაგზავნი დოკუმენტების რეესტრს აწარმოებს საკრებულოს აპარატის საორგანიზაციო განყოფილება. თავი IV კონტროლი მუხლი 12🔗. დოკუმენტების შესრულების კონტროლი 1. კონტროლს ექვემდებარება შესასრულებელი დოკუმენტები. შესრულების კონტროლი მოიცავს: ა) დოკუმენტის კონტროლზე აყვანას; ბ) შემსრულებლისათვის მისი დროული მიწოდების შემოწმებას; გ) შესრულების მიმდინარეობის შემოწმებასა და რეგულირებას; დ) დოკუმენტების შესრულების კონტროლის შედეგების აღრიცხვასა და განზოგადებას; ე) საკრებულოს თავმჯდომარისათვის ინფორმაციის მიწოდებას. 2. შესრულების კონტროლის ორგანიზაცია უზრუნველყოფს დოკუმენტის დროულად და ხარისხიანად შესრულებას. 3. კონტროლს ახორციელებს საკრებულოს აპარატის უფროსი. მუხლი 13🔗. დოკუმენტის შესრულების ვადები 1. დოკუმენტის შესრულების ვადები გამოითვლება კალენდარული დღეების მიხედვით, დოკუმენტის ხელმოწერის (დამტკიცების) თარიღიდან, ხოლო სხვა დაწესებულებებიდან შემოსული დოკუმენტისათვის – მისი შემოსვლის თარიღიდან. 2. შესრულების ვადებს განსაზღვრავს  საკრებულოს თავმჯდომარე , თავმჯდომარის მოადგილე და აპარატის  უფროსი,  დოკუმენტების გამომგზავნი დაწესებულებების მიერ ან საქართველოს კანონმდებლობით დადგენილი  ვადებიდან   გამომდინარე.  შესრულების საბოლოო თარიღი მიეთითება დოკუმენტის ტექსტში ან რეზოლუციაში. 3. დოკუმენტებზე წინადადებების მომზადების ვადა განისაზღვრება 1-დან 3 დღემდე, თუ დოკუმენტი მოითხოვს დასმული საკითხის დამატებით შესწავლას – 10 დღემდე. 4. თუ დავალების შესრულების ვადის გაგრძელება აუცილებელია, ამის შესახებ დავალების შესრულების ვადის გასვლამდე  3 დღით ადრე წერილობით უნდა მოხსენდეს იმ თანამდებობის პირს, ვინც გასცა დავალება. შესრულების ვადის გაგრძელება რეგისტრირდება საკრებულოს აპარატის საორგანიზაციო განყოფილებაში. 5. დოკუმენტების შესრულების შეჩერების, აგრეთვე მათი გაუქმების უფლება აქვს მხოლოდ საკრებულოს თავმჯდომარეს და თავმჯდომარის მოადგილეს. მუხლი 14🔗. დოკუმენტების შესრულების კონტროლის ორგანიზაცია 1. დოკუმენტი შესრულებულად ითვლება და კონტროლიდან იხსნება დავალებების შესრულების, დაინტერესებული დაწესებულებებისა და პირებისათვის შედეგების შეტყობინების ან სხვა სახის დოკუმენტურად დადასტურების შემდეგ. შესრულების შედეგების შესახებ მზადდება მოკლე ცნობა, რომელიც ერთვის დოკუმენტს. 2. დოკუმენტების შესრულების კონტროლი ითვალისწინებს შემდეგ ოპერაციებს: ა) დაქვემდებარებული დოკუმენტების კარტოთეკის ფორმირებას; ბ) დოკუმენტის შესრულებაზე დავალების (რეზოლუციის) შედგენას; გ) დოკუმენტის შესრულებაზე დავალების (რეზოლუციის) რეგისტრაციას; დ) შემსრულებელი საჯარო მოხელისათვის    შესრულების ვადის შეხსენებას; ე) შესრულების მიმდინარეობასა და შედეგებზე ინფორმაციის მიღებას; ვ) შესრულების შესახებ  საკრებულოს თავმჯდომარისათვის ინფორმაციის რეგულარულ მიწოდებას; ზ) თათბირებსა და სხდომებზე დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობისა და შედეგების შესახებ მოხსენებას; თ) კონტროლიდან დოკუმენტების მოხსნას; ი) შესრულებული დოკუმენტების საინფორმაციო ბაზის ფორმირებას. 3. დოკუმენტების საინფორმაციო ბაზის სისტემატიზაცია ხორციელდება დოკუმენტების შესრულების ვადების, შემსრულებლების, დოკუმენტების სახეთა ჯგუფების მიხედვით. 4. შესრულების მიმდინარეობის შემოწმება ხორციელდება ყველა ეტაპზე შემდეგი წესით: 5. საკრებულოს აპარატის უფროსი  ახორციელებს დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობისა და შედეგების მონაცემების აღრიცხვასა და განზოგადებას თვეში ერთხელ მაინც. თავი V საქმეთა ნომენკლატურის შედგენა მუხლი 15🔗. საქმეთა ნომენკლატურა 1. საქმეთა ნომენკლატურა დგება დაწესებულების საქმისწარმოებაში საქმეების ფორმირებისა და აღრიცხვის წესის უზრუნველსაყოფად და წარმოადგენს დაწესებულების საქმიანობის პროცესში წარმოქმნილ საქმეთა სათაურების დადგენილი წესით გაფორმებულ სისტემატიზებულ ნუსხას, რომელშიც მითითებულია საქმეთა შენახვის ვადები. 2. ნომენკლატურა განსაზღვრავს საქმეებში შესრულებული დოკუმენტების დაჯგუფებას, საქმეთა სისტემატიზაციას, ინდექსაციასა და შენახვის ვადებს. იგი წარმოადგენს მუდმივად და ხანგრძლივად (10 წელზე მეტხანს) შესანახ საქმეთა აღწერილობის შედგენის საფუძველს და საქმისწარმოებაში ძირითად სააღრიცხვო დოკუმენტს. 3. საქმეთა ნომენკლატურის შედგენისათვის პასუხისმგებლობა ეკისრება საკრებულოს აპარატს. 4. საკრებულოში დგება ტიპობრივი სახის საქმეთა ნომენკლატურა ,,ოზურგეთის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს უნიფიცირებული დოკუმენტების ტაბელით”დადგენილი დოკუმენტები ტიპების მიხედვით. 5. საქმეთა ნომენკლატურა ადგენს საქმეთა ტიპობრივ შემადგენლობას და აწესებს საქმეების ერთიან ინდექსაციას. მუხლი 16🔗. სათაურები და მათი შედგენა საქმეთა ნომენკლატურაში 1. ნომენკლატურაში დოკუმენტების დაჯგუფება ხდება საქმეთა სათაურების მიხედვით, რომლებიც ასახავს საკრებულოს მუშაობის ყველა დოკუმენტირებულ საქმიანობას. 2. იმ საკითხთა საქმეების სათაურები, რომლებიც ერთი წლის განმავლობაში არ გადაწყვეტილა, „გარდამავალია” და იმავე ინდექსით შეიტანება საკრებულოს მომდევნო წლის საქმეთა ნომენკლატურაში. 3. საკრებულოს საქმეთა ნომენკლატურაში შეიტანება იმ ლიკვიდირებული დაწესებულებების საქმისწარმოებით დაუმთავრებელ საქმეთა სათაურები, რომელთა უფლებამოსილი მემკვიდრე არის თვითმმართველი ერთეული. 4. საქმეთა ნომენკლატურაში არ შეიტანება ბეჭდურ გამოცემათა სათაურები. 5. ნომენკლატურაში შეტანილი საქმის სათაური შედგება შემდეგი ელემენტებისგან: ა) საქმის სახეობის ან დოკუმენტების ნაირსახეობის სახელწოდება; ბ) დაწესებულების ან  (დოკუმენტის ავტორის) დასახელება; გ) იმ დაწესებულების დასახელება, რომელსაც გაეგზავნება ან რომლისგანაც მიიღება დოკუმენტები (დოკუმენტის ადრესატი ან კორესპონდენტი); დ) საქმის დოკუმენტების მოკლე შინაარსი; ე) საქმის დოკუმენტების შინაარსთან დაკავშირებული ადგილმდებარეობის (ტერიტორიის) სახელწოდება; ვ) თარიღები (პერიოდი), რომლებსაც განეკუთვნება საქმის დოკუმენტები; ზ) საქმის დოკუმენტების ასლებზე მითითება. თავი VI საქმეთა ფორმირება მუხლი 17🔗. საკრებულოში საქმეთა ფორმირების წესი 1. საქმეთა ფორმირება გულისხმობს შესრულებული დოკუმენტების დაჯგუფებას საქმეებში საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად. 2. საქმეში თავსდება დოკუმენტები, რომლებიც თავისი შინაარსით შეესაბამება საქმის სათაურს. ამასთან, აკრძალულია საქმეებში დოკუმენტების შავი და დუბლეტური ეგზემპლარების (განსაკუთრებულად ღირებულების გარდა) დაჯგუფება. 3. საქმეების ფორმირებას ახორციელებს საკრებულოს აპარატი. საქმეთა ფორმირება ხორციელდება დაწესებულების არქივის, ხოლო საჭიროების შემთხვევაში შესაბამისი საარქივო დაწესებულების უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით. 4. საქმეთა ფორმირების დროს დაცული უნდა იქნეს შემდეგი მოთხოვნები: ა) მუდმივად, ხანგრძლივად და დროებით შესანახი დოკუმენტები უნდა დაჯგუფდეს ცალკე საქმეებში; ბ) საქმეში შეიტანება თითოეული დოკუმენტის ერთი ეგზემპლარი; გ) საქმეში დაჯგუფებული უნდა იყოს ერთი კალენდარული წლის დოკუმენტები; გამონაკლისს წარმოადგენს: გარდამავალი საქმეები; პირადი საქმეები, რომლებიც ფორმირდება მოცემული დაწესებულების მუშაობის მთელი პერიოდის მანძილზე; დ) საქმე უნდა შეცავდეს არაუმეტეს 250 ფურცელს, ხოლო მისი სისქე არ უნდა აღემატებოდეს 4 სანტიმეტრს. 5. საქმეებში დოკუმენტები ისე უნდა იყოს განლაგებული, რომ თავისი შინაარსით თანამიმდევრულად აშუქებდნენ განსაზღვრულ საკითხებს. ამასთან, დოკუმენტები განლაგებული უნდა იყოს ქრონოლოგიურად (შემოსული – შემოსვლის თარიღის, გასული – გაგზავნის თარიღის მიხედვით) ან ავტორებისა და კორესპონდენტების დასახელებების ანბანური ნიშნით. 6. დოკუმენტების დანართები, განურჩევლად მათი დამტკიცებისა თუ შედგენისა, უერთდება დოკუმენტებს, რომლებსაც ისინი მიეკუთვნება. 250 ფურცელზე მეტი მოცულობის დანართი შეადგენს ცალკე ტომს, რაც აღინიშნება დოკუმენტში. 7.  საკრებულოს, საკრებულოს თავჯდომარის  სამართლებრივი აქტების დაჯგუფება საქმეებში ხდება სახეობებისა და ქრონოლოგიის მიხედვით და იმ დანართებით, რომლებიც მათ მიეკუთვნება: ა) ძირითადი საქმიანობის  სამართლებრივი აქტები ჯგუფდება ცალ-ცალკე; ბ) სამართლებრივი აქტები ჯგუფდება მათი შენახვის დადგენილი ვადების შესაბამისად, რომლებიც ეხება დაწესებულების საქმიანობის სხვადახვა მხარეს (სამუშაოზე მიღება, გადაადგილება, გათავისუფლება, მივლინებები და ა.შ.), ჯგუფდება ცალკეულ საქმეებად; გ) დავალებები და მათი შესრულების დოკუმენტები საქმეებში ჯგუფდება საკრებულოს საქმიანობის მიმართულებების მიხედვით; დ) დამტკიცებული გეგმები, ანგარიშები  და სხვა დოკუმენტები ჯგუფდება განცალკევებით მათი პროექტებისაგან; ე) პირად საქმეებში დოკუმენტების განლაგება ხდება ქრონოლოგიურად მათი შემოსვლის მიხედვით; ვ) მოქალაქეთა წინადადებები, განცხადებები და საჩივრები დაწესებულების მუშაობის საკითხებზე, ყველა დოკუმენტი მათი განხილვისა და შესრულების შესახებ ჯგუფდება პირად საკითხებზე მოქალაქეთა განცხადებებისაგან განცალკევებით; ზ) მიმოწერა ჯგუფდება კალენდარული წლის მიხედვით და მისი სისტემატიზაცია ხორციელდება ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. დოკუმენტი – პასუხი თავსდება დოკუმენტ-შეკითხვის შემდეგ. გარკვეულ საკითხზე წინა წელს დაწყებული მიმოწერის განახლების შემთხვევაში დოკუმენტები შეიტანება მიმდინარე წლის საქმეში წინა წლის საქმის ინდექსის მითითებით. თავი VII დოკუმენტების მომზადება არქივში გადასაცემად მუხლი 18🔗. დოკუმენტების მომზადება არქივში ჩასაბარებლად 1. მუდმივად და ხანგრძლივად (10 წელი და ზევით) შესანახი დასრულებული საქმეები (მათ შორის, სამი წლის განმავლობაში რჩება აპარატში  (განყოფილებებში) საცნობარო მუშაობისათვის, ხოლო შემდეგ ბარდება დაწესებულების არქივს, ამასთან, თუ ამის შესაძლებლობა არ არსებობს, ინახება დროებით (10 წლის ჩათვლით) შესანახი საქმეები საუწყებო არქივს შეიძლება გადაეცეს საკრებულოს თავმჯდომარის  შეთანხმებით. 2. დოკუმენტების მომზადება არქივში ჩასაბარებლად მოიცავს: ა) დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის მოწყობას; ბ) საქმეთა გაფორმებას; გ) საქმეთა აღწერების შედგენას; დ) დოკუმენტებისა და საქმეების გასანადგურებლად გამოყოფის აქტების შედგენას. მუხლი 19🔗. დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზა 1. დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზა გულისხმობს დოკუმენტების შესწავლას მათი ღირებულების კრიტერიუმების საფუძველზე დოკუმენტების შენახვის ვადების განსაზღვრისა და მუდმივი შენახვისათვის შესარჩევად. 2. დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზა ტარდება საკრებულოს კომისიის მიერ დოკუმენტების საქმეთა ნომენკლატურების საფუძველზე. მუხლი 20🔗. ელექტრონული დოკუმენტების ექსპერტიზა და შერჩევა საარქივოდ შესანახად 1.  ელექტრონული დოკუმენტების შერჩევა საარქივო შესანახად ხორციელდება ამ დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის შედეგად, რომელიც ტარდება საკრებულოს კომისიის მიერ. 2. ელექტრონული დოკუმენტების ექსპერტიზის პირველ ეტაპზე არქივი  საკრებულოს აპარატთან ან იმ სამსახურთან ერთად, რომელიც პასუხისმგებელია საკრებულოში საინფორმაციო ტექნოლოგიების ფუნქციონირებაზე, განსაზღვრავს სისტემების, თემებისა და პროექტების ნუსხას, რომელთა დოკუმენტებს ექსპერტიზის საერთო კრიტერიუმების შესაბამისად შეიძლება ჰქონდეთ ფასეულობა. ნუსხის ფარგლებში ტარდება ელექტრონული დოკუმენტების შერჩევა მუდმივ და ხანგრძლივ შესანახად; ნუსხა მტკიცდება დაწესებულების საექსპერტო კომისიის მიერ. 3. ელექტრონული დოკუმენტაციის ექსპერტიზა საექსპერტო კომისიის მიერ ტარდება ტრადიციულ მატარებლებზე საკრებულოს დოკუმენტაციასთან ურთიერთკავშირში (კომპლექსში გამოიყენება ზოგადი და სპეციალური კრიტერიუმების სისტემა: დოკუმენტის მნიშვნელობა, სისრულე; დოკუმენტის ავთენტიკურობა; საარქივო შესანახად მიღებულ დოკუმენტებში დუბლირებული ინფორმაციის არსებობა). 4. ელექტრონული დოკუმენტების არქივში შესანახად მიღების დროს მხედველობაში მიიღება შემდეგი ფაქტორები: ა) შეზღუდვები ელექტრონული დოკუმენტების მიღებისას; ბ) ელექტრონული დოკუმენტის შექმნის პროცესის დასრულება; გ) ელექტრონული დოკუმენტის შექმნის პროცესის დასრულება; დ) საკანონმდებლო აქტების არსებობა, რომლებიც აბრკოლებს ელექტრონული დოკუმენტების გადაცემას; ე) აუცილებელი თანდართული დოკუმენტაციის არსებობა, ელექტრონული მოწყობილობის ტიპის შესაბამისობა ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის სხვადასხვა რეჟიმებთან; ვ) დოკუმენტების შენახვის ხარჯი. 5. ელექტრონული დოკუმენტების დაწესებულების არქივში გადასაცემად მომზადება შედგება შემდეგი ეტაპებისაგან: ა) არქივში გადასაცემი მანქანური მატარებლების ფიზიკური მდგომარეობის შემოწმება; ბ) ელექტრონული დოკუმენტების ჩაწერა მანქანურ მატარებლებზე; გ) ჩაწერის ხარისხის შემოწმება; დ) ელექტრონული დოკუმენტების აღწერა; ე) შესანახ ერთეულებზე (ფუტლარებზე) საარქივო შიფრების დასმა მუდმივად შესანახი და პირადი შემადგენლობის ელექტრონული დოკუმენტების საარქივო ანაწერის (ანაწერების) შესაბამისად; ვ) თანდართული დოკუმენტაციის კომპლექტის მომზადება. 6. ელექტრონული დოკუმენტების თანდართული დოკუმენტაცია უნდა უზრუნველყოფდეს მათ დაცვასა და გამოყენებას. მასში აისახება შემდეგი ინფორმაცია: ა) დოკუმენტის სახელწოდება; ბ) დოკუმენტის შექმნის თარიღი; გ) დოკუმენტის შინაარსის დახასიათება (ანოტაცია); დ) დოკუმენტის ელექტრონული ფორმატი; ე) დოკუმენტის ფიზიკური და ლოგიკური სტრუქტურა, ვ) დოკუმენტის მოცულობა. მუხლი 21🔗. საქმეთა გაფორმება 1. საქმეთა გაფორმება ხორციელდება საკრებულოს აპარატის მიერ მიერ, ადგილობრივი არქივის მეთოდიკური დახმარებითა და კონტროლით. 2. შენახვის ვადების მიხედვით ტარდება საქმეთა სრული ან ნაწილობრივი გაფორმება. 3. სრულ გაფორმებას ექვემდებარება მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახი და პირადი შემადგენლობის საქმეები. 4. საქმეთა სრული გაფორმება ითვალისწინებს: ა) საქმეთა ჩაკერებას ან აკინძვას; ბ) საქმის ფურცლების ნუმერაციას; გ) დამადასტურებელი ფურცლის შედგენას; დ) საჭიროების შემთხვევაში დოკუმენტების შიგა ანაწერის შედგენას; ე) საქმის გარეკანის რეკვიზიტებში საჭირო დაზუსტებების შეტანას (დაწესებულების სახელწოდების, საქმის სარეგისტრაციო ინდექსის, კიდური თარიღების, სათაურის დაზუსტება). 5. დროებით (10 წლის ჩათვლით) შესანახი საქმეები ექვემდებარება ნაწილობრივ გაფორმებას: დასაშვებია საქმეში არ ჩატარდეს დოკუმენტების სისტემატიზაცია, არ დაინომროს საქმის ფურცლები, არ შედგეს დამადასტურებელი წარწერები. მუხლი 22🔗. საქმეთა ანაწერების შედგენა და გაფორმება საკრებულოს საქმისწარმოებაში 1. არქივის დაკომპლექტების უზრუნველსაყოფად დაწესებულებაში საქმისწარმოებით დამთავრებულ ყველა მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახ და პირადი შემადგენლობის საქმეზე, რომელმაც გაიარა შემფასებელი ექსპერტიზა, დგება საარქივო ანაწერები. 2. საარქივო ანაწერი წარმოადგენს საარქივო ცნობარს, რომელიც შეიცავს საარქივო შესანახი ერთეულების სისტემატიზებულ ნუსხას და განკუთვნილია მათი აღრიცხვისა და შინაარსის გასახსნელად. 3. საარქივო ანაწერები დგება ცალკე: ა) მუდმივად შესანახ საქმეებზე; ბ) ხანგრძლივად შესანახ საქმეებზე; გ) პირადი შემადგენლობის საქმეებზე. 4. ცალკე ანაწერი წარმოადგენს საქმეთა ჩამონათვალს დამოუკიდებელი მთლიანი (რიგითი) ნუმერაციით. 5.  საკრებულოს, აპარატის  ჩანაწერები დგება ყოველწლიურად არქივის უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით. ამ ანაწერებით დოკუმენტები გადაეცემა არქივს. აპარატის  მიერ მომზადებული ანაწერების საფუძველზე დგება საკრებულოს საქმეთა კრებსითი ანაწერი, რომელსაც ამზადებს არქივი და რომლის მიხედვითაც იგი აბარებს საქმეებს მუდმივ შესანახად. 6. აპარატის  საქმეთა ანაწერები დგება სამ ეგზემპლარად და წარედგინება დაწესებულების არქივს საქმისწარმოებაში საქმეთა დამთავრებიდან ერთი წლის შემდეგ. 7. აპარატის  საქმეთა ანაწერის აღწერილობითი სტატია შედგება შემდეგი ელემენტებისაგან: ა) საქმის (ტომის, ნაწილის) რიგითი ნომერი ანაწერის მიხედვით; ბ) საქმის (ტომის, ნაწილის) ინდექსი; გ) საქმის (ტომის, ნაწილის) სათაური, რომელიც სრულად შეესაბამება მის სათაურს საქმის გარეკანზე; დ) საქმის (ტომის, ნაწილის) თარიღი; ე) საქმეში (ტომში, ნაწილში) ფურცლების რაოდენობა; ვ) საქმის შენახვის ვადა. 8. აპარატის  საქმეთა ანაწერის შედგენის დროს დაცული უნდა იყოს შემდეგი მოთხოვნები: ა) ანაწერში საქმეთა სათაურები შეიტანება საქმეთა ნომენკლატურის საფუძველზე, სისტემატიზაციის მიღებული სქემის შესაბამისად; ბ) თითოეული საქმე ანაწერში შეიტანება დამოუკიდებელი რიგითი ნომრით (თუ საქმე შედგება რამდენიმე ტომისა ან ნაწილისაგან, თითოეული ტომი თუ ნაწილი ანაწერში შეიტანება დამოუკიდებელი ნომრით); გ) ანაწერში საქმეთა ნუმერაციის წესია მთლიანი ნუმერაცია რამდენიმე წლის განმავლობაში; სტრუქტურული ერთეულების ანაწერებისათვის ნომრების მიკუთვნების წესი დგინდება არქივთან შეთანხმებით; დ) ანაწერის გრაფები ივსება იმ ცნობების მიხედვით, რომლებიც გამოტანილია საქმის გარეკანზე; ე) ანაწერში ერთიმეორის მიყოლებით ერთნაირი სათაურების მქონე საქმეების შეტანის დროს მთლიანად იწერება პირველი საქმის სათაური, ხოლო ყველა დანარჩენი ერთგვაროვანი საქმე აღინიშნება სიტყვით «იგივე», ამასთან, სხვა ცნობები საქმის შესახებ ანაწერში შეიტანება მთლიანად (ანაწერის თითოეულ ახალ ფურცელზე სათაური იწერება მთლიანად); ვ) ანაწერის გრაფა «შენიშვნა» გამოიყენება აღნიშვნებისათვის საქმეთა მიღების, მათი ფიზიკური მდგომარეობის თავისებურებების, საქმეთა სხვა სტრუქტურულ ერთეულებში გადაცემის შესახებ აუცილებელი აქტის ჩვენებით, პირების არსებობის შესახებ და ა.შ. 9. ანაწერის ბოლოს უკანასკნელი აღწერილობითი სტატიის შემდეგ კეთდება შემაჯამებელი ჩანაწერი, რომელშიც მიეთითება (ციფრებითა და სიტყვებით) საქმეთა რაოდენობა, საქმეთა პირველი და ბოლო ნომრები საქმეთა ანაწერის მიხედვით, აგრეთვე, ანაწერში საქმეთა ნუმერაციის თავისებურებანი (სალიტერო და გამოტოვებული ნომრების არსებობა). 10. აპარატის  საქმეთა ანაწერს ხელს აწერს შემდგენელი მისი თანამდებობის მითითებით და ამტკიცებს აპარატის უფროსი. 11. დაწესებულების არქივის მოთხოვნით ანაწერისათვის შეიძლება შედგეს სარჩევი, შემოკლებათა სია, საძიებლები. მუხლი 23🔗. საქმეთა გასანადგურებლად გამოყოფის აქტის შედგენის წესი 1. დოკუმენტების გასანადგურებლად შერჩევა და მათზე აქტის შედგენა ხორციელდება იმავე პერიოდის მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახ საქმეთა ანაწერების მომზადების შემდეგ. დოკუმენტებისა და საქმეების გასანადგურებლად გამოყოფის აქტები საექსპერტო კომისიის სხდომაზე განიხილება საქმეთა ანაწერებთან ერთად. 2. იმ აქტების ნუსხას, რომლებსაც აბარებენ მუდმივად შესანახად, ამტკიცებს საკრებულოს თავმჯდომარე  საარქივო დაწესებულების მიერ იმავე პერიოდის მუდმივად შესანახ საქმეთა ანაწერების დამტკიცების შემდეგ. მუხლი 24🔗. საკრებულოს არქივში დოკუმენტების ჩაბარების წესი 1. მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახი საქმეები პირადი შემადგენლობის დოკუმენტების ჩათვლით გადაეცემა საკრებულოს არქივს მათი საქმისწარმოებაში დასრულების შემდეგ არა უგვიანეს სამი წლისა. 2. საკრებულოს არქივში საქმეთა გადაცემა ხორციელდება არქივის მიერ შედგენილი გრაფიკის მიხედვით, რომელიც შეთანხმებულია არქივში დოკუმენტების ჩამბარებელი სტრუქტურული ერთეულების ხელმძღვანელებთან და დამტკიცებულია გამგებლის მიერ. 3. სტრუქტურული ერთეულების საქმეების საკრებულოს არქივში გადასაცემად მომზადების პერიოდში არქივის თანამშრომელი წინასწარ ამოწმებს მათი ფორმირებისა და გაფორმების სისწორეს, აგრეთვე, ანაწერში შეტანილ საქმეთა რაოდენობის შესაბამისობას დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად შემოღებულ საქმეთა რაოდენობასთან. აპარატის  მოხელეები ვალდებულნი არიან გამოასწორონ შემოწმების დროს საქმეთა ფორმირებასა და გაფორმებაში გამოვლენილი ყველა ნაკლი. საქმეების არარსებობის გამოვლენისას დგება შესაბამისი ცნობა. 4. თითოეული საქმის მიღება ხორციელდება არქივზე პასუხისმგებელი პირის (სპეციალური თანამშრომლის) მიერ აპარატის  მოხელის თანდასწრებით. ამასთან, ანაწერის ორივე ეგზემპლარზე მასში შეტანილი თითოეული საქმის გასწვრივ კეთდება აღნიშვნა საქმის არსებობის შესახებ. ანაწერის თითოეული ეგზემპლარის ბოლოს ციფრებითა და სიტყვებით მიეთითება არქივში ფაქტობრივად მიღებულ საქმეთა რაოდენობა, არარსებულ საქმეთა ნომრები, საქმეთა მიღება-ჩაბარების თარიღი, აგრეთვე არქივზე პასუხისმგებელი პირის (არქივის თანამშრომლის) და საქმეთა გადამცემი პირის ხელმოწერები. 5. განსაკუთრებულად ღირებულ საქმეთა მიღების დროს მოწმდება საქმეებში ფურცლების რაოდენობა. 6. საქმეთა შეკვრები საკრებულოს არქივში ბარდება საკრებულოს აპარატის საორგანიზაციო განყოფილების მიერ. 7. საქმეებთან ერთად არქივს გადაეცემა დოკუმენტების სარეგისტრაციო კარტოთეკები. თითოეული კარტოთეკის დასახელება შეიტანება ანაწერში. თავი VIII გარდამავალი დებულებანი მუხლი 25🔗. დადგენილების მიღებასთან დაკავშირებული მოქმედებები 1. ამ დადგენილების გამოქვეყნებიდან 1 თვის ვადაში ოზურგეთის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატმა  უზრუნველყოს საქმისწარმოების დადგენილებასთან შესაბამისობაში მოყვანა. 2. დადგენილებით განსაზღვრული „საქმისწარმოების ინსტრუქციის“ საკრებულოს მოხელეთა საქმიანობაში დანერგვის საკითხებზე მეთოდური და პრაქტიკული დახმარების გაწევა დაევალოს საკრებულოს აპარატის უფროსს.