ასპინის მუნიციპალიტეტის ორგანოებში საქმისწარმოების ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ

ასპინის მუნიციპალიტეტის ორგანოებში საქმისწარმოების ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ ასპინძის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს დადგენილება №47 2014 წლის 27 ოქტომბერი დაბა ასპინძა ასპინის მუნიციპალიტეტის ორგანოებში საქმისწარმოების ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ საქართველოს ორგანული კანონის „ადგილობრივი თვითმმართველობის კოდექსი“ 24-ე მუხლის მეორე პუნქტის, „საქმისწარმოების ერთიანი წესების დამტკიცების და ამოქმედების შესახებ“ საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის 1 ივლისის  №414 ბრძანებულების  შესაბამისად, ასპინძის მუნიციპალიტეტის საკრებულო ადგენს: მუხლი 1🔗 დამტკიცდეს ასპინძის მუნიციპალიტეტის ორგანოებში საქმისწარმოების  ინსტრუქცია, დანართის შესაბამისად. მუხლი 2🔗 დადგენილება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.ასპინძის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარემამუკა მელიქიძე დანართი ასპინის მუნიციპალიტეტის ორგანოებში საქმისწარმოების  ინსტრუქცია მუხლი 1🔗. დადგენილების გამოცემის საფუძველი და რეგულირების სფერო ასპინძის მუნიციპალიტეტის ორგანოებში საქმისწარმოების ინსტრუქცია ,,საქმისწარმოების ერთიანი წესების დამტკიცებისა და ამოქმედების შესახებ“ საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის 1 ივლისის №414 ბრძანებულების შესაბამისად აწესრიგებს მუნიციპალიტეტის ორგანოებში დოკუმენტების მიღების, აღრიცხვის, მომზადების, გაფორმების, მოძრაობის, შესრულებაზე კონტროლის განხორციელების, შენახვისა და გამოყენების პროცედურებს. მუხლი 2🔗. ინსტრუქციის მოქმედება ქაღალდზე შესრულებულ და ელექტრონულ დოკუმენტებზე 1. ინსტრუქციით განსაზღვრული პროცედურები ვრცელდება როგორც ქაღალდზე შესრულებულ, ისე ელექტრონულ დოკუმენტებზე. 2. კომპიუტერული ტექნიკის გამოყენების პირობებში დოკუმენტბრუნვის ორგანიზაცია უნდა უზრუნველყოფდეს დოკუმენტების ტრადიციული და ავტომატიზებული დამუშავების ურთიერთშეთავსებას ამ საშუალებათა შესაძლებლობებთან. მუხლი 3🔗. კონტროლი ინსტრუქციით დადგენილი წესების შესრულებაზე 1. კონტროლს ინსტრუქციით დადგენილი პროცედურების შესრულებაზე ახორციელებს მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახური. 2. საქმისწარმოების და ინსტრუქციით დადგენილი პროცედურების დაცვისათვის პასუხისმგებლობა ეკისრება მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურს, რომლის მოვალეობაში შედის: ა) შემოსული და ადგილზე შექმნილი დოკუმენტების აღრიცხვა; ბ) დოკუმენტების გადაცემა სტრუქტურული ერთეულის უფროსისა და შემსრულებლისათვის; გ) დოკუმენტების შესრულების კონტროლი და შესრულების მიმდინარეობის შესახებ ინფორმაციის მომზადება; დ) გასული დოკუმენტების გაგზავნა; ე) საქმეთა მომზადება არქივისათვის ჩასაბარებლად; ვ) საქმეთა ნომენკლატურის შედგენა; ზ) თვითმმართველობის მოხელეთათვის საქმისწარმოების წესის გაცნობა. მუხლი 4🔗. მმართველობითი საქმიანობის დოკუმენტირების საერთო წესი 1. მმართველობითი საქმიანობის დოკუმენტირება გულისხმობს საქართველოს კანონმდებლობითა და ამ ინსტრუქციის შესაბამისად მმართველობითი საქმიანობის ფიქსაციას ქაღალდზე ან ინფორმაციის სხვა მატარებელზე. 2. დოკუმენტების მომზადებისა და გაფორმების დროს დაცული უნდა იქნეს დადგენილი წესები, რომლებიც უზრუნველყოფს დოკუმენტის იურიდიულ ძალას, მის შემდგომ გამოყენებას, აღრიცხვას, შემდგომ დამუშავებასა და შენახვას. 3. დოკუმენტს უნდა გააჩნდეს კანონით დადგენილი რეკვიზიტები. მუხლი 5🔗. დოკუმენტის პროექტის მომზადება და გაფორმება 1. თვითმმართველობის ორგანოს დოკუმენტები დგება თვითმმართველობის მოხელის მიერ ხელმძღვანელის დავალებით ან საკუთარი ინიციატივით. 2. დოკუმენტის პროექტის ვიზირება ხორციელდება შემდეგი თანმიმდევრობით: ა) იმ პირის მიერ, რომელმაც მოამზადა დოკუმენტის პროექტი; ბ) შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელის მიერ; გ) იურიდიული სამსახურის ხელმძღვანელის ან უფლებამოსილი პირის მიერ; 3. ვიზების შეგროვებისათვის პასუხისმგებელია ის სტრუქტურული ერთეული, სადაც მზადდება დოკუმენტი. 4. ვიზირებული დოკუმენტის პროექტი გადაეცემა მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურს, რომელიც პასუხისმგებელია დოკუმენტის სწორად გაფორმებაზე და უზრუნველყოფს დოკუმენტის პროექტის ხელმოსაწერად გადაცემას დოკუმენტის ხელმოწერის უფლებამოსილი პირისათვის. მუხლი 6🔗. შემოსული კორესპონდენციის მიღება 1. დაწესებულებაში შემოსული დოკუმენტები გადის პირველად დამუშავებას, წინასწარ გარჩევას, რეგისტრაციას, ინდექსაციას, ხელმძღვანელობის მიერ განხილვას, შემსრულებლებისათვის კონკრეტული დავალების მიცემას, შესრულების ვადის განსაზღვრასა და შემსრულებელთათვის გადაცემას. 2. თვითმმართველობის ორგანოს სახელზე შემოსული კორესპონდენციის მიღება ხდება მისამართზე: (თამარის ქ.№3 საკრებულო,  გამგეობა) 3. თვითმმართველობის ორგანოს (თანამდებობის პირის) სახელზე შემოსულ ოფიციალურ კორესპონდენციებს და მოქალაქეთა წერილებს იღებს და აღრიცხავს (რეგისტრაციაში ატარებს) ასპინძის მუნიციპალიტეტის (საკრებულოს და გამგეობის) შესაბამისი სამსახური. 4. კონვერტები დოკუმენტებთან ერთად, მათ შორის შეკვეთილი, იხსნება, ამასთანავე მოწმდება ადრესატის სისწორე, პაკეტის სიმრთელე, კონვერტსა და დოკუმენტებზე მითითებული ნომრების შესაბამისობა. 5. პაკეტის შემოწმებისას შენიშნული დარღვევების შემთხვევაში, დგება აქტი სამ ცალად. ერთი აქტი დაერთვის დოკუმენტს, მეორე ეგზავნება დოკუმენტის ავტორს, მესამე რჩება ასპინძის მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურში. 6. შემოსული დოკუმენტების (მათ შორის მოქალაქეთა წერილების) კონვერტები არ ნადგურდება იმ შემთხვევაში, თუ მხოლოდ კონვერტით შეიძლება გამომგზავნის მისამართის, დოკუმენტების გამოგზავნისა და მიღების დროის დადგენა, აგრეთვე პირადი დოკუმენტების შემოსვლისას. 7. შემოსულ დოკუმენტს პირველ გვერდზე მარჯვენა ქვედა კუთხეში დაესმება შტამპი სარეგისტრაციო ნომრითა და შემოსვლის თარიღით, ფურცლების რაოდენობის მითითებით. 8. არ რეგისტრირდება: სტატისტიკური კრებულები, წიგნები, გაზეთები, ჟურნალები და სხვა პერიოდული გამოცემები, სარეკლამო ცნობები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები. 9. არასწორი მისამართით გამოგზავნილი პაკეტი გადაიგზავნება კუთვნილისამებრ ან დაუბრუნდება ავტორს. 10. პაკეტები წარწერით “პირადად” აღირიცხება კონვერტზე აღნიშნული მონაცემებით და ადრესატს გადაეცემა გაუხსნელად. მუხლი 7🔗. შემოსული კორესპონდენციის წინასწარი გარჩევა 1. შემოსული დოკუმენტების წინასწარი გარჩევა ხდება მათი განაწილების მიზნით, რათა განისაზღვროს ხელმძღვანელობის მიერ აუცილებლად განსახილველი და სტრუქტურული ერთეულისა  და პასუხიმგებელი შემსრულებლებისათვის უშუალოდ გადასაცემი დოკუმენტები.  2. მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურში წინასწარ გადაისინჯება დოკუმენტები, რომლებიც ეგზავნება დაწესებულების ხელმძღვანელობას. მუხლი 8🔗. შემოსული კორესპონდენციის რეგისტრაცია და ინდექსაცია 1. დოკუმენტის რეგისტრაცია ნიშნავს დოკუმენტზე ინდექსის დასმას და სარეგისტრაციო ფორმებში დოკუმენტის შესახებ საჭირო ცნობების ჩაწერას. 2. დოკუმენტის ინდექსი შედგება რიგითი ნომრისაგან, საქმეთა ნომენკლატურის, აგრეთვე კორესპონდენტების, შემსრულებლებისა და სხვა კლასიფიკატორების ინდექსებისაგან. ინდექსის შემადგენელი ნაწილები განცალკევდებიან ირიბი ხაზით. 3. დოკუმენტის ინდექსი დგება შემდეგი თანამიმდევრობით: ა) რიგითი სარეგისტრაციო ნომერი; ბ) საქმეთა ნომენკლატურის ინდექსი; 4. რეგისტრაციას ექვემდებარება როგორც თვითმმართველობის ორგანოს მიერ შექმნილი და მის შიგნით გამოსაყენებელი, ისე სხვა დაწესებულებებში გასაგზავნი, სხვა დაწესებულებებიდან და კერძო პირებისაგან შემოსული ყველა ის დოკუმენტი, რომლებსაც ესაჭიროება აღრიცხვა, შესრულება და გამოყენება (განკარგულებითი, საგეგმო, საანგარიშგებო, სტატისტიკური, საბუღალტრო, საფინანსო და სხვ.). 5. დოკუმენტების რეგისტრაცია ცენტრალიზებულია. შემოსული კორესპონდენციის რეგისტრაციას ახდენს მხოლოდ მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახური. 6. დოკუმენტი ერთხელ გადის რეგისტრაციას: შემოსული - შემოსვლის დღეს, შექმნილი - ხელმოწერის ან დამტკიცების დღეს. რეგისტრირებული დოკუმენტი ერთი სტრუქტურული ერთეულიდან მეორეში გადაცემისას ხელმეორე რეგისტრაციას არ საჭიროებს. დაუშვებელია დოკუმენტის ხელახალი რეგისტრაცია და სხვა სარეგისტრაციო ნომრის მინიჭება. რეგისტრაციაში გაუტარებელი ნებისმიერი ოფოციალური დოკუმენტი ან მოქალაქის წერილი, რომელსაც მიიღებს სტრუქტურული ერთეულის  თანამშრომელი, აუცილებლად უნდა აღირიცხოს მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურში. 7. დოკუმენტების რეგისტრაცია წარმოებს ჯგუფების ფარგლებში მათი სახეობების დასახელების, ავტორისა და შინაარსის მიხედვით. რიგითი სარეგისტრაციო ნომრები დოკუმენტებს მიეკუთვნება თითოეული რეგისტრირებული ჯგუფის ფარგლებში. 8. დოკუმენტების სარეგისტრაციო რეკვიზიტებია: ა) ავტორი (კორესპონდენტი); ბ) დოკუმენტების სახეობის დასახელება; გ) დოკუმენტის თარიღი; დ) დოკუმენტის ინდექსი (დოკუმენტის შემოსვლის თარიღი და ინდექსი დაწესებულებაში შემოსული დოკუმენტებისათვის); ე) დოკუმენტის სათაური ან მისი მოკლე შინაარსი; ვ) რეზოლუცია (დავალების შინაარსი, ავტორი, თარიღი); ზ) შესრულების ვადა; თ) აღნიშვნა შესრულების შესახებ (საკითხის არსის გადაწყვეტის მოკლე ჩანაწერი, საპასუხო დოკუმენტის ფაქტობრივი შესრულების თარიღი და ინდექსი); ი) საქმე №. 9. საჭიროების შემთხვევაში აუცილებელი რეკვიზიტების შემადგენლობა შეიძლება შეივსოს შემდეგი მონაცემებით: ა) შემსრულებლები; ბ) შემსრულებლის ხელმოწერა დოკუმენტის მიღებაზე; გ) შესრულების მიმდინარეობა; დ) დანართები და სხვა. მუხლი 9🔗. შემოსული კორესპონდენციის გადაცემის წესი 1. მუნიციპალიტეტში შემოსული დოკუმენტაცია მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახურის მიერ წინასწარი განხილვის შემდეგ ვიზირებისათვის გადაეცემა მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარეს, მუნიციპალიტეტის გამგებელს. 2. მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურში დოკუმენტების დამუშავება და შემსრულებლისათვის გადაცემა უნდა ხორციელდებოდეს მათი შემოსვლის დღეს ან მომდევნო სამუშაო დღეს, თუ დოკუმენტები შემოვიდა არასამუშაო დროს. 3. დოკუმენტები, რომლებიც სრულდება რამდენიმე სტრუქტურული ერთეულის მიერ, გადაეცემა მათ რიგრიგობით ან ერთდროულად ასლების მეშვეობით. დოკუმენტების გამრავლების აუცილებლობასა და ასლების რაოდენობას განსაზღვრავს დოკუმენტის შესრულებისათვის პასუხისმგებელი პირი. 4. კორესპონდენციები გადაეცემა შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელს, რომელიც კორესპონდენციის გადაცემიდან ერთი დღის ვადაში მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურს  აცნობებს კორესპონდენციაზე გაცემული დავალებების შესახებ. მუხლი 10🔗. დავალებათა გაფორმება 1. საკრებულოს თავმჯდომარე  შემოსულ დოკუმენტებზე რეზოლუციის სახით დავალებებს აძლევს  მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატის უფროსს, ხოლო კომისიის უფლებამოსილებას მიკუთვნებულ საკითხებზე კომისიის თავმჯდომარეს.  2.  გამგებელი თავის მხრივ რეზოლუციის სახით დავალებებს აძლევს: თანამდებობის პირებს და სხვა მოსამსახურეებს. 3. სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი რეზოლუციადადებულ დოკუმენტს შესასრულებლად გადასცემს მხოლოდ თავისი სტრუქტურული ერთეულის თანამშრომლებს. მუხლი 11🔗. დოკუმენტებზე მუშაობის ზოგადი წესი 1. სტრუქტურული ერთეულების თანამშრომლებს ეკისრებათ პასუხისმგებლობა სამსახურებრივი დოკუმენტების მოვლასა და მათში ასახული ინფორმაციის კონფიდენციალურობის დაცვაზე. 2. დოკუმენტის დაკარგვის თაობაზე თანამშრომელმა უნდა განუცხადოს სტრუქტურული ერთეულის უფროსს,  ასეთ შემთხვევაში ტარდება სამსახურებრივი მოკვლევა. 3. შემოსული დოკუმენტების გაცნობა და მათზე მუშაობა ხორციელდება სამსახურებრივ შენობაში. 4. შვებულებაში, მივლინებაში წასვლის ან ავადმყოფობის შემთხვევაში თანამშრომელი მასზე რიცხულ დოკუმენტებს სტრუქტურული ერთეულის უფროსის მითითებით გადასცემს სხვა თანამშრომელს, სამსახურიდან გათავისუფლების შემთხვევაში კი ყველა დოკუმენტს აბარებს სტრუქტურული ერთეულის  უფროსს. მუხლი 12🔗. გასაგზავნი დოკუმენტების დამუშავების წესი 1. თვითმმართველობის ორგანოების მიერ გასაგზავნ დოკუმენტებს არეგისტრირებს, ამრავლდებს, კონვერტებში ათავსებს, საფოსტო გზავნილებად აფორმებს და გასაგზავნად აბარდებს  მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახური. 2. კონვერტში ჩალაგების წინ მოწმდება დოკუმენტების გაფორმების სისწორე, დანართების არსებობა, ეგზემპლარების რაოდენობის შესაბამისობა ადრესატების რაოდენობასთან. 3. ელექტრონული სახით დოკუმენტების გაგზავნა წარმოებს თანდართული წერილით, რომლის ასლიც ინახება  საქმეში.  4. გასაგზავნად შემოსული დოკუმენტები მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახურის მიერ უნდა დამუშავდეს და გაიგზავნოს იმავე დღეს ან არაუგვიანეს მეორე სამუშაო დღისა. სასწრაფოდ გადასაცემი დოკუმენტი იგზავნება შემოსვლისთანავე. 5. გასაგზავნი დოკუმენტების რეესტრს აწარმოებს მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახური. მუხლი 13🔗. დოკუმენტების შესრულების კონტროლი 1. კონტროლს ექვემდებარება შესასრულებელი დოკუმენტები. შესრულების კონტროლი მოიცავს: ა) დოკუმენტის კონტროლზე აყვანას; ბ) შემსრულებლისათვის მისი დროული მიწოდების შემოწმებას; გ) შესრულების მიმდინარეობის შემოწმებასა და რეგულირებას; დ) ხელმძღანელობისათვის ინფორმაციის მიწოდებას. 2. შესრულების კონტროლი  უზრუნველყოფს დავალების  დროულად და ხარისხიანად შესრულებას. 3. კონტროლს ახორციელებს დავალებათა მიმცემი მოხელე და მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახური. მუხლი 14🔗. დოკუმენტის შესრულების ვადები 1. დოკუმენტის შესრულების ვადები გამოითვლება კალენდარული დღეების მიხედვით დოკუმენტის ხელმოწერის (დამტკიცების) თარიღიდან, ხოლო სხვა დაწესებულებებიდან შემოსული დოკუმენტისათვის - მისი შემოსვლის თარიღიდან. 2. შესრულების ვადებს განსაზღვრავს სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი დოკუმენტების გამომგზავნი დაწესებულებების მიერ ან საქართველოს კანონმდებლობით დადგენილი ვადებიდან გამომდინარე. შესრულების საბოლოო თარიღი მიეთითება დოკუმენტის ტექსტში ან რეზოლუციაში. 3. დოკუმენტებზე წინადადებების მომზადების და საკითხის დამატებით შესწავლის ვადები განისაზღვრება კანონმდებლობის შესაბამისად. 4. თუ დავალების შესრულების ვადის გაგრძელება აუცილებელია, ამის შესახებ დავალების შესრულების ვადის გასვლამდე 3 დღით ადრე წერილობით უნდა ეცნობოს იმ თანამდებობის პირს, ვინც გასცა დავალება. შესრულების ვადის გაგრძელება რეგისტრირდება მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურში. 5. დოკუმენტების შესრულების შეჩერების, აგრეთვე მათი გაუქმების უფლება აქვს მხოლოდ სტრუქტურული ერთეულის ზემდგომ თანამდებობის პირს. მუხლი 15🔗. დოკუმენტების შესრულების კონტროლის ორგანიზაცია 1. დოკუმენტი შესრულებულად ითვლება და კონტროლიდან იხსნება დავალებების შესრულების, დაინტერესებული დაწესებულებებისა და პირებისათვის შედეგების შეტყობინების ან სხვა სახის დოკუმენტურად დადასტურების შემდეგ. 2. დოკუმენტების შესრულების კონტროლი ითვალისწინებს შემდეგ ოპერაციებს: ა) დაქვემდებარებული დოკუმენტების კარტოთეკის ფორმირებას; ბ) დოკუმენტის შესრულებაზე დავალების (რეზოლუციის) შედგენას; გ) დოკუმენტის შესრულებაზე დავალების (რეზოლუციის) რეგისტრაციას; დ) შემსრულებელი შესრულების ვადის შეხსენებას; ე) შესრულების მიმდინარეობასა და შედეგებზე ინფორმაციის მიღებას; ვ) შესრულების შესახებ ხელმძღვანელებისათვის ინფორმაციის რეგულარულ მიწოდებას; ზ) თათბირებსა და კოლეგიური ორგანოების სხდომებზე დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობისა და შედეგების შესახებ მოხსენებას; თ) კონტროლიდან დოკუმენტების მოხსნას; ი) შესრულებული დოკუმენტების საინფორმაციო ბაზის ფორმირებას. 3. დოკუმენტების საინფორმაციო ბაზის სისტემატიზაცია ხორციელდება დოკუმენტების შესრულების ვადების, შემსრულებლების, დოკუმენტების სახეთა ჯგუფების მიხედვით. 4. შესრულების მიმდინარეობის შემოწმება ხორციელდება ყველა ეტაპზე შემდეგი წესით: ა) შემდგომი წლების დავალებების - წელიწადში ერთხელ მაინც; ბ) მიმდინარე წლის შემდგომი თვეების დავალებების - თვეში ერთხელ მაინც; გ) მიმდინარე თვის დავალებების - ყოველ ათ დღეში, ხუთი დღით ადრე შესრულების ვადამდე. 5. მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახური: ახორციელებს დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობისა და შედეგების მონაცემების აღრიცხვასა და განზოგადებას თვეში ერთხელ მაინც. მუხლი 16🔗. საქმეთა ნომენკლატურა 1. საქმეთა ნომენკლატურა დგება დაწესებულების საქმისწარმოებაში საქმეების ფორმირებისა და აღრიცხვის წესის უზრუნველსაყოფად და წარმოადგენს დაწესებულების საქმიანობის პროცესში წარმოქმნილ საქმეთა სათაურების დადგენილი წესით გაფორმებულ სისტემატიზებულ ნუსხას, რომელშიც მითითებულია საქმეთა შენახვის ვადები. 2. ნომენკლატურა განსაზღვრავს საქმეებში შესრულებული დოკუმენტების დაჯგუფებას, საქმეთა სისტემატიზაციას, ინდექსაციასა და შენახვის ვადებს. იგი წარმოადგენს მუდმივად და ხანგრძლივად (10 წელზე მეტხანს) შესანახ საქმეთა აღწერილობის შედგენის საფუძველს და საქმისწარმოებაში ძირითად სააღრიცხვო დოკუმენტს. 3. საქმეთა ნომენკლატურის შედგენისათვის პასუხისმგებლობა ეკისრება მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურს. 4. ადგილობრივი თვითმმართველობის ორგანოებში დგება ტიპობრივი სახის საქმეთა ნომენკლატურა, „ასპინძის მუნიციპალიტეტის ორგანოებისა და  სამსახურების დოკუმენტების უნიფიცირებული ფორმების ტაბელით” დადგენილი დოკუმენტების ტიპების მიხედვით. 5. საქმეთა ნომენკლატურა ადგენს საქმეთა ტიპობრივ შემადგენლობას და აწესებს საქმეების ერთიან ინდექსაციას. 6. საქმეთა ნომენკლატურის შედგენასა და წარმოებასთან დაკავშირებული სხვა საკითხები წესრიგდება საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის 1 ივლისის №414 ბრძანებულების  „საქმისწარმოების ერთიანი წესის დამტკიცებისა და ამოქმედების შესახებ“ 4-ე კარის პირველი თავით  დადგენილი დებულებების საფუძველზე.  7. საქმეთა ნომენკლატურა არის სამართლებრივი ხასიათის დოკუმენტი, რომელსაც ,,საქმისწარმოების ერთიანი წესების დამტკიცებისა და ამოქმედების შესახებ” და საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის 1 ივლისის №414 ბრძანებულებითა და  საქართველოს ორგანული კანონის „ადგილობრივი თვითმმართველობის კოდექსის“  შესაბამისად და სხვა დადგენილი პროცედურების დაცვით ამტკიცებს საკრებულო მუხლი 17🔗. დაწესებულებაში საქმეთა ფორმირების წესი 1. საქმეთა ფორმირება გულისხმობს შესრულებული დოკუმენტების დაჯგუფებას საქმეებში საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად. 2. საქმეში თავსდება დოკუმენტები, რომლებიც თავისი შინაარსით შეესაბამება საქმის სათაურს. 3. საქმეების ფორმირებას ახორციელებს მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახური. საქმეთა ფორმირება ხორციელდება დაწესებულების არქივის, ხოლო საჭიროების შემთხვევაში შესაბამისი საარქივო დაწესებულების უშუალო მეთოდიკური მითითებებით. 4. საქმეთა ფორმირების დროს დაცული უნდა იქნეს შემდეგი მოთხოვნები: ა) მუდმივად, ხანგრძლივად და დროებით შესანახი დოკუმენტები უნდა დაჯგუფდეს ცალკე საქმეებში; ბ) საქმეში შეიტანება თითოეული დოკუმენტის ერთი ეგზემპლარი; გ) საქმეში დაჯგუფებული უნდა იყოს ერთი კალენდარული წლის დოკუმენტები; გამონაკლისს წარმოადგენს: გარდამავალი საქმეები; პირადი საქმეები, რომლებიც ფორმირდება მოცემული დაწესებულების მუშაობის მთელი პერიოდის მანძილზე; საკრებულოს, საკრებულოს ბიუროს, საკრებულოს კომისიების და დროებითი სამუშაო ჯგუფების დოკუმენტები, რომელთა დაჯგუფება ხდება მათი მოწვევის პერიოდში; 5. საქმეებში დოკუმენტები ისე უნდა იყოს განლაგებული, რომ თავისი შინაარსით თანამიმდევრულად აშუქებდნენ განსაზღვრულ საკითხებს. ამასთან დოკუმენტები განლაგებული უნდა იყოს ქრონოლოგიურად (შემოსული - შემოსვლის თარიღის, გასული - გაგზავნის თარიღის მიხედვით) ან ავტორებისა და კორესპონდენტების დასახელებების ანბანური ნიშნით.დოკუმენტების დანართები, განურჩევლად მათი დამტკიცებისა თუ შედგენისა, უერთდება დოკუმენტებს, რომლებსაც ისინი მიეკუთვნება. 6. თვითმმართველობის სამართლებრივი აქტების დაჯგუფება საქმეებში ხდება სახეობებისა და ქრონოლოგიის მიხედვით და იმ დანართებით, რომლებიც მათ მიეკუთვნება. 7. საქმეთა ფორმირების  ძირითადი მოთხოვნები ეფუძნება საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის 1 ივლისის №414 ბრძანებულების  „საქმისწარმოების ერთიანი წესის დამტკიცებისა და ამოქმედების შესახებ“ მე-4 კარის  მე-2 თავით დადგენილ დებულებებს, რომელიც შესასრულებლად სავალდებულოა. 8. მანქანურსაკითხავი დოკუმენტები ჯგუფდება საქმეებად ნომენკლატურის მიხედვით. მუხლი 18🔗. დოკუმენტების მომზადება არქივში ჩასაბარებლად 1. მუდმივად და ხანგრძლივად (10 წელი და ზევით) შესანახი დასრულებული საქმეები (მათ შორის ბუღალტრული აღრიცხვის დოკუმენტები) სამი წლის განმავლობაში რჩება სტრუქტურულ ერთეულის საცნობარო მუშაობისათვის, ხოლო შემდეგ ბარდება დაწესებულების არქივს, ამასთან, თუ ამის შესაძლებლობა არ არსებობს, ინახება სტრუქტურულ ერთეულში. დროებით (10 წლის ჩათვლით) შესანახი საქმეები საუწყებო არქივს შეიძლება გადაეცეს დაწესებულების ხელმძღვანელობასთან შეთანხმებით. 2. დოკუმენტების მომზადება არქივში ჩასაბარებლად მოიცავს: ა) დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის ჩატარებას; ბ) საქმეთა გაფორმებას; გ) საქმეთა აღწერას; დ) დოკუმენტებისა და საქმეების გასანადგურებლად გამოყოფის აქტების შედგენას. მუხლი 19🔗. დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზა 1. დოკუმენტების შესწავლას მათი ღირებულების კრიტერიუმების საფუძველზე დოკუმენტების შენახვის ვადების განსაზღვრასა და მუდმივი შენახვისათვის შერჩევა ხდება შემფასებელი ექსპერტიზის საფუძველზე. 2. დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზა ტარდება თვითმმართველობის მიერ შექმნილი საექსპერტო კომისიის მიერ თვითმმართველობის დოკუმენტების საქმეთა ნომენკლატურების საფუძველზე. მუხლი 20🔗. საქმეთა გაფორმება 1. საქმეთა გაფორმება ხორციელდება მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურის მიერ ადგილობრივი არქივის მეთოდური დახმარებითა და კონტროლით. 2. შენახვის ვადების მიხედვით ტარდება საქმეთა სრული ან ნაწილობრივი გაფორმება. 3. სრულ გაფორმებას ექვემდებარება მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახი და პირადი შემადგნელობის საქმეები. 4. საქმეთა სრული გაფორმება ითვალისწინებს: ა) საქმეთა ჩაკერებას ან აკინძვას; ბ) საქმის ფურცლების ნუმერაციას; გ) დამადასტურებელი ფურცლის შედგენას; დ) საჭიროების შემთხვევაში დოკუმენტების შიგა ანაწერის შედგენას; ე) საქმის გარეკანის რეკვიზიტებში საჭირო დაზუსტებების შეტანას (დაწესებულების სახელწოდების, საქმის სარეგისტრაციო ინდექსის, კიდური თარიღების, სათაურის დაზუსტება). 5. დროებით (10 წლის ჩათვლით) შესანახი საქმეები ექვემდებარება ნაწილობრივ გაფორმებას: დასაშვებია საქმეში არ ჩატარდეს დოკუმენტების სისტემატიზაცია, არ დაინომროს საქმის ფურცლები, არ შედგეს დამადასტურებელი წარწერები. მუხლი 21🔗. საქმეთა ჩანაწერების შედგენა და გაფორმება დაწესებულების საქმისწარმოებაში 1. არქივის დაკომპლექტების უზრუნველსაყოფად დაწესებულებაში საქმისწარმოებით დამთავრებულ ყველა მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახ და პირადი შემადგენლობის საქმეზე, რომელმაც გაიარა შემფასებელი ექსპერტიზა, დგება საარქივო აღრიცხვა. 2. საარქივო აღრიცხვა წარმოადგენს საარქივო ცნობარს, რომელიც შეიცავს საარქივო შესანახი ერთეულების სისტემატიზებულ ნუსხას და განკუთვნილია მათი აღრიცხვისა და შინაარსის გასახსნელად. 3. საარქივო აღრიცხვა დგება ცალკე: ა) მუდმივად შესანახ საქმეებზე; ბ) ხანგრძლივად შესანახ საქმეებზე; გ) პირადი შემადგენლობის საქმეებზე. 4. ჩანაწერის ბოლოს უკანასკნელი აღწერილობითი სტატიის შემდეგ კეთდება შემაჯამებელი ჩანაწერი, რომელშიც მიეთითება (ციფრებითა და სიტყვებით) საქმეთა რაოდენობა, საქმეთა პირველი და ბოლო ნომრები საქმეთა ანაწერის მიხედვით, აგრეთვე ჩანაწერში საქმეთა ნუმერაციის თავისებურებანი (სალიტერო და გამოტოვებული ნომრების არსებობა). 5. დაწესებულების არქივის მოთხოვნით ჩანაწერისათვის შეიძლება შედგეს სარჩევი, შემოკლებათა სია, საძიებლები. მუხლი 22🔗. საქმეთა გასანადგურებლად გამოყოფის აქტის შედგენის წესი 1. დოკუმენტების გასანადგურებლად შერჩევა და მათზე აქტის შედგენა ხორციელდება იმავე პერიოდის მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახ საქმეთა ანაწერების მომზადების შემდეგ.. 2. იმ აქტების ნუსხას, რომლებსაც აბარებენ მუდმივად შესანახად, ამტკიცებს დაწესებულების ხელმძღვანელი საარქივო დაწესებულების მიერ იმავე პერიოდის მუდმივად შესანახ საქმეთა ჩანაწერების დამტკიცების შემდეგ.