ქარელის მუნიციპალიტეტის საკრებულოში საქმისწარმოების ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ

ქარელის მუნიციპალიტეტის საკრებულოში საქმისწარმოების ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ ქარელის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს  დადგენილება №49 2014 წლის 7 ნოემბერი ქ. ქარელი ქარელის მუნიციპალიტეტის საკრებულოში საქმისწარმოების ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ საქართველოს ორგანული კანონის  „ადგილობრივი თვითმმართველობის კოდექსი“ 61-ე მუხლის 1-ლი და მე-2 პუნქტის საფუძველზე ქარელის მუნიციპალიტეტის საკრებულო ადგენს: მუხლი 1🔗 დამტკიცდეს ქარელის მუნიციპალიტეტის საკრებულოში საქმისწარმოების ინსტრუქცია (დანართი 1); მუხლი 2🔗 დადგენილება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.ქარელის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარეივანე არდემანაშვილი დანართი 1 ქარელის მუნიციპალიტეტის საკრებულოში საქმისწარმოების ინსტრუქცია თავი I ზოგადი დებულებანი მუხლი 1🔗. ქარელის მუნიციპალიტეტის საკრებულოში საქმისწარმოების ინსტრუქციის რეგულირების სფერო ქარელის მუნიციპალიტეტის საკრებულოში საქმისწარმოების ინსტრუქცია (შემდგომში - ინსტრუქცია) აწესრიგებს ქარელის მუნიციპალიტეტის საკრებულოში დოკუმენტების მიღების, აღრიცხვის, მომზადების, გაფორმების, მოძრაობის, შესრულებაზე კონტროლის განხორციელების, შენახვისა და გამოყენების პროცედურებს. მუხლი 2🔗. ინსტრუქციის მოქმედება ქაღალდზე შესრულებულ და ელექტრონულ დოკუმენტებზე 1. ინსტრუქციით განსაზღვრული პროცედურები ვრცელდება როგორც ქაღალდზე შესრულებულ, ისე ელექტრონულ დოკუმენტებზე. 2. ინფორმაციის ავტომატიზებული (კომპიუტერული) დამუშავების მოქმედებისას სქემებში შეიტანება კომპიუტერული ტექნიკის საშუალებით დოკუმენტების დამუშავების ყველა პუნქტი. 3. კომპიუტერული ტექნიკის გამოყენების პირობებში დოკუმენტბრუნვის ორგანიზაცია უნდა უზრუნველყოფდეს დოკუმენტების ტრადიციული და ავტომატიზებული დამუშავების ურთიერთშეთავსებას ამ საშუალებათა შესაძლებლობებთან. მუხლი 3🔗. კონტროლი ინსტრუქციით დადგენილი წესების შესრულებაზე 1. კონტროლს ინსტრუქციით დადგენილი პროცედურების შესრულებაზე ახორციელებს საკრებულოს აპარატის უფროსი. 2. ინსტრუქციით დადგენილი პროცედურების დაცვისათვის პასუხისმგებლობა ეკისრება საკრებულოს აპარატს, რომლის მოვალეობაში შედის: ა) შემოსული და ადგილზე შექმნილი დოკუმენტების აღრიცხვა; ბ) დოკუმენტების გადაცემა შემსრულებლისათვის; გ) დოკუმენტების შესრულების კონტროლი და შესრულების მიმდინარეობის შესახებ ინფორმაციის მომზადება; დ) გასული დოკუმენტების გაგზავნა; ე) საქმეთა მომზადება არქივისათვის ჩასაბარებლად; ვ) საქმეთა ნომენკლატურის შედგენა; ზ) საკრებულოს მოხელეთათვის საქმისწარმოების წესის გაცნობა; თ) სხვა მოვალეობები რაც გათვალისწინებულია საკრებულოს აპარატის დებულებით. თავი II დოკუმენტების შედგენა და გაფორმება მუხლი 4🔗. მმართველობითი საქმიანობის დოკუმენტირების საერთო წესი 1. მმართველობითი საქმიანობის დოკუმენტირება გულისხმობს საქართველოს კანონმდებლობითა და ამ ინსტრუქციის შესაბამისად მმართველობითი საქმიანობის ფიქსაციას ქაღალდზე ან ინფორმაციის სხვა მატარებელზე. 2. დოკუმენტების მომზადებისა და გაფორმების დროს დაცული უნდა იქნეს დადგენილი წესები, რომლებიც უზრუნველყოფს დოკუმენტის იურიდიულ ძალას, მის შემდგომ გამოყენებას, აღრიცხვას, შემდგომ დამუშავებასა და შენახვას. 3. დოკუმენტს უნდა გააჩნდეს „ქარელის მუნიციპალიტეტში საქმისწარმოების დოკუმენტების უნიფიცირებული ფორმების და ტაბელის დამტკიცების შესახებ“ საკრებულოს დადგენილებით დადგენილი რეკვიზიტები. მუხლი 5🔗. დოკუმენტის პროექტის მომზადება და გაფორმება 1. საკრებულოს დოკუმენტები დგება საკრებულოს მოხელის მიერ ხელმძღვანელის დავალებით ან საკუთარი ინიციატივით. 2. დოკუმენტის პროექტის ვიზირება ხორციელდება შემდეგი თანმიმდევრობით: ა) იმ პირის მიერ, რომელმაც მოამზადა დოკუმენტის პროექტი (მიეთითება შემსრულებელი); ბ) საკრებულოს აპარატის უფროსის მიერ; 3. ვიზების შეგროვებისათვის პასუხისმგებელია ის მოხელე, რომლის მიერაც მზადდება დოკუმენტი. 4. ვიზირებული დოკუმენტის პროექტი გადაეცემა საკრებულოს შესაბამის მოხელეს, რომელიც პასუხისმგებელია დოკუმენტის სწორად გაფორმებაზე და უზრუნველყოფს დოკუმენტის პროექტის ხელმოსაწერად გადაცემას დოკუმენტის ხელმოწერის უფლებამოსილი პირისათვის. თავი III შემოსული კორესპონდენციის მიღება, აღრიცხვა (რეგისტრაცია) და განაწილება მუხლი 6🔗. შემოსული კორესპონდენციის მიღება 1. საკრებულოში შემოსული დოკუმენტები გადის პირველად დამუშავებას, წინასწარ გარჩევას, რეგისტრაციას, ინდექსაციას, ხელმძღვანელობის მიერ განხილვას, შემსრულებლებისათვის კონკრეტული დავალების მიცემას, შესრულების ვადის განსაზღვრასა და შემსრულებელთათვის გადაცემას. 2. შემოსულ ოფიციალურ კორესპონდენციებს და მოქალაქეთა წერილებს იღებს და აღრიცხავს (რეგისტრაციაში ატარებს) საკრებულოს აპარატის შესაბამისი მოხელე. 3. კონვერტები დოკუმენტებითურთ, მათ შორის შეკვეთილი, იხსნება, ამასთანავე მოწმდება ადრესატის სისწორე, პაკეტის სიმრთელე, კონვერტსა და დოკუმენტებზე მითითებული ნომრების შესაბამისობა. 4. პაკეტის შემოწმებისას შენიშნული დარღვევების შემთხვევაში, დგება აქტი სამ ცალად. ერთი აქტი დაერთვის დოკუმენტს, მეორე ეგზავნება დოკუმენტის ავტორს, მესამე რჩება საკრებულოს აპარატში. 5. შემოსული დოკუმენტების (მათ შორის მოქალაქეთა წერილების) კონვერტები არ ნადგურდება იმ შემთხვევაში, თუ მხოლოდ კონვერტით შეიძლება გამომგზავნის მისამართის, დოკუმენტების გამოგზავნისა და მიღების დროის დადგენა, აგრეთვე პირადი დოკუმენტების შემოსვლისას. 6. შემოსულ დოკუმენტს პირველ გვერდზე მარჯვენა ქვედა კუთხეში დაესმება შტამპი სარეგისტრაციო ნომრითა და შემოსვლის თარიღით, ფურცლების რაოდენობის მითითებით. 7. არ რეგისტრირდება: სტატისტიკური კრებულები, წიგნები, გაზეთები, ჟურნალები და სხვა პერიოდული გამოცემები, სარეკლამო ცნობები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები. 8. არასწორი მისამართით გამოგზავნილი პაკეტი გადაიგზავნება კუთვნილისამებრ ან დაუბრუნდება ავტორს. 9. პაკეტები წარწერით „პირადად“ აღირიცხება კონვერტზე აღნიშნული მონაცემებით და ადრესატს გადაეცემა გაუხსნელად. მუხლი 7🔗. შემოსული კორესპონდენციის წინასწარი გარჩევა 1. შემოსული დოკუმენტების წინასწარი გარჩევა ხდება მათი განაწილების მიზნით, რათა განისაზღვროს საკრებულოს თავმჯდომარის მიერ აუცილებლად განსახილველი და პასუხისმგებელი შემსრულებლებისათვის უშუალოდ გადასაცემი დოკუმენტები.  2. საკრებულოს აპარატის უფროსის მიერ წინასწარ გადაისინჯება დოკუმენტები, რომლებიც ეგზავნება საკრებულოს თავმჯდომარეს ან რომლებშიც ეგზავნება პასუხისმგებელ მოხელეს. მუხლი 8🔗. შემოსული კორესპონდენციის რეგისტრაცია და ინდექსაცია 1. დოკუმენტის რეგისტრაცია ნიშნავს დოკუმენტზე ინდექსის დასმას და სარეგისტრაციო ფორმებში დოკუმენტის შესახებ საჭირო ცნობების ჩაწერას. 2. დოკუმენტის ინდექსი შედგება რიგითი ნომრისაგან, საქმეთა ნომენკლატურის, აგრეთვე კორესპონდენტების, შემსრულებლებისა და სხვა კლასიფიკატორების ინდექსებისაგან. ინდექსის შემადგენელი ნაწილები განცალკევდებიან ირიბი ხაზით. 3. დოკუმენტის ინდექსი დგება შემდეგი თანამიმდევრობით: ა) რიგითი სარეგისტრაციო ნომერი; ბ) საქმეთა ნომენკლატურის ინდექსი; გ) გამოყენებული კლასიფიკატორის ინდექსი. 4. რეგისტრაციას ექვემდებარება როგორც თვითმმართველობის ორგანოს მიერ შექმნილი და მის შიგნით გამოსაყენებელი, ისე სხვა დაწესებულებებში გასაგზავნი, სხვა დაწესებულებებიდან და კერძო პირებისაგან შემოსული ყველა ის დოკუმენტი, რომლებსაც ესაჭიროება აღრიცხვა, შესრულება და გამოყენება (განკარგულებითი, საგეგმო, საანგარიშგებო, სტატისტიკური, საბუღალტრო, საფინანსო და სხვ.). 5. დოკუმენტი ერთხელ გადის რეგისტრაციას: შემოსული - შემოსვლის დღეს, შექმნილი - ხელმოწერის ან დამტკიცების დღეს. რეგისტრირებული დოკუმენტი ერთი მოხელისაგან მეორეისთვის გადაცემისას ხელმეორე რეგისტრაციას არ საჭიროებს. დაუშვებელია დოკუმენტის ხელახალი რეგისტრაცია და სხვა სარეგისტრაციო ნომრის მინიჭება. 6. დოკუმენტების რეგისტრაცია წარმოებს ჯგუფების ფარგლებში მათი სახეობების დასახელების, ავტორისა და შინაარსის მიხედვით. რიგითი სარეგისტრაციო ნომრები დოკუმენტებს მიეკუთვნება თითოეული რეგისტრირებული ჯგუფის ფარგლებში. 7. დოკუმენტების სარეგისტრაციო რეკვიზიტებია: ა) ავტორი (კორესპონდენტი); ბ) დოკუმენტების სახეობის დასახელება; გ) დოკუმენტის თარიღი; დ) დოკუმენტის ინდექსი (დოკუმენტის შემოსვლის თარიღი და ინდექსი დაწესებულებაში შემოსული დოკუმენტებისათვის); ე) დოკუმენტის სათაური ან მისი მოკლე შინაარსი; ვ) რეზოლუცია (დავალების შინაარსი, ავტორი, თარიღი); ზ) შესრულების ვადა; თ) აღნიშვნა შესრულების შესახებ (საკითხის არსის გადაწყვეტის მოკლე ჩანაწერი, საპასუხო დოკუმენტის ფაქტობრივი შესრულების თარიღი და ინდექსი); ი) საქმე №. 8. საჭიროების შემთხვევაში აუცილებელი რეკვიზიტების შემადგენლობა შეიძლება შეივსოს შემდეგი მონაცემებით: ა) შემსრულებლები; ბ) შემსრულებლის ხელმოწერა დოკუმენტის მიღებაზე; გ) შესრულების მიმდინარეობა; დ) დანართები და სხვა. მუხლი 9🔗. შემოსული კორესპონდენციის გადაცემის წესი 1. საკრებულოს თავმჯდომარეს  განსახილველად გადაეცემა დოკუმენტები, რომლებიც მიღებულია საკანონმდებლო, სამთავრობო და სხვა სახელმწიფო დაწესებულებებიდან, შეიცავენ ინფორმაციას თვითმმართველობის ორგანოს საქმიანობის პრინციპულ საკითხებზე და რომელთა შესრულება მოითხოვს ხელმძღვანელობის პრინციპული ხასიათის გადაწყვეტილებას. დანარჩენ დოკუმენტებს წინასწარი განხილვის შემდეგ საკრებულოს შესაბამისი მოხელე გადასცემს შემსრულებლებს. 2. დოკუმენტების დამუშავება და შემსრულებლისათვის გადაცემა უნდა ხორციელდებოდეს მათი შემოსვლის დღეს ან მომდევნო სამუშაო დღეს, თუ დოკუმენტები შემოვიდა არასამუშაო დროს. მუხლი 10🔗. დავალებათა გაფორმება 1. საკრებულოს თავმჯდომარე შემოსულ დოკუმენტებზე რეზოლუციის სახით დავალებებს აძლევს მოხელეებს. 2. დავალებათა პროექტები ფორმდება სპეციალურ ბლანკზე. 3. დავალების პროექტი უნდა შეიცავდეს კონკრეტულ მითითებას შემსრულებელ პირზე (პირებზე), რომელსაც (რომლებსაც) ეძლევა დავალება. დავალების შინაარსი უნდა იყოს მოკლე და ზუსტად ასახავდეს დავალების არსს. უნდა მიეთითოს დავალების შესრულების ვადა. მუხლი 11🔗. დოკუმენტებზე მუშაობის ზოგადი წესი 1. თანამშრომლებს ეკისრებათ პასუხისმგებლობა სამსახურებრივი დოკუმენტების მოვლასა და მათში ასახული ინფორმაციის კონფიდენციალურობის დაცვაზე. 2. დოკუმენტის დაკარგვის თაობაზე თანამშრომელმა უნდა განუცხადოს საკრებულოს აპარატის უფროსს. ასეთ შემთხვევაში ტარდება სამსახურებრივი მოკვლევა. 3. დოკუმენტის ან მისი ასლის გადაცემა სხვა ორგანიზაციისათვის შეიძლება მხოლოდ საკრებულოს აპარატის უფროსის ნებართვით. 4. შემოსული დოკუმენტების გაცნობა და მათზე მუშაობა ხორციელდება სამსახურებრივ შენობაში. 5. შვებულებაში, მივლინებაში წასვლის ან ავადმყოფობის შემთხვევაში თანამშრომელი მასზე რიცხულ დოკუმენტებს საკრებულოს აპარატის უფროსის მითითებით გადასცემს სხვა თანამშრომელს, სამსახურიდან გათავისუფლების შემთხვევაში კი ყველა დოკუმენტს აბარებს საკრებულოს აპარატის უფროსს. მუხლი 12🔗. გასაგზავნი დოკუმენტების დამუშავების წესი 1. თვითმმართველობის ორგანოების მიერ გასაგზავნი დოკუმენტები რეგისტრირდება, მრავლდება, კონვერტებში თავსდება, საფოსტო გზავნილებად ფორმდება და გასაგზავნად ბარდება ამისთვის გამოყოფილი მოხელის მიერ. 2. კონვერტში ჩალაგების წინ მოწმდება დოკუმენტების გაფორმების სისწორე, დანართების არსებობა, ეგზემპლარების რაოდენობის შესაბამისობა ადრესატების რაოდენობასთან. გაუფორმებელი ან არასწორად გაფორმებული დოკუმენტები უბრუნდება შემსრულებელს საბოლოო დასამუშავებლად. 3. ელექტრონული სახით დოკუმენტების გაგზავნა წარმოებს თანდართული წერილით, რომლის ასლიც საქმეში იკერება საერთო წესით. 4. გასაგზავნად შემოსული დოკუმენტები უნდა დამუშავდეს და გაიგზავნოს იმავე დღეს ან არა უგვიანეს მეორე სამუშაო დღისა. სასწრაფოდ გადასაცემი დოკუმენტი იგზავნება შემოსვლისთანავე. 5. გასაგზავნი დოკუმენტების რეესტრს აწარმოებს საამისოდ გამოყოფილი მოხელე. თავი IV კონტროლი მუხლი 13🔗. დოკუმენტების შესრულების კონტროლი 1. კონტროლს ექვემდებარება შესასრულებელი დოკუმენტები. შესრულების კონტროლი მოიცავს: ა) დოკუმენტის კონტროლზე აყვანას; ბ) შემსრულებლისათვის მისი დროული მიწოდების შემოწმებას; გ) შესრულების მიმდინარეობის შემოწმებასა და რეგულირებას; დ) დოკუმენტების შესრულების კონტროლის შედეგების აღრიცხვასა და განზოგადებას; ე) ხელმძღანელობისათვის ინფორმაციის მიწოდებას. 2. შესრულების კონტროლის ორგანიზაცია უზრუნველყოფს დოკუმენტის დროულად და ხარისხიანად შესრულებას. მუხლი 14🔗. დოკუმენტის შესრულების ვადები 1. დოკუმენტის შესრულების ვადები გამოითვლება კალენდარული დღეების მიხედვით დოკუმენტის ხელმოწერის (დამტკიცების) თარიღიდან, ხოლო სხვა დაწესებულებებიდან შემოსული დოკუმენტისათვის - მისი შემოსვლის თარიღიდან. 2. შესრულების ვადებს განსაზღვრავს საკრებულოს აპატარის უფროსი დოკუმენტების გამომგზავნი დაწესებულებების მიერ ან საქართველოს კანონმდებლობით დადგენილი ვადებიდან გამომდინარე. შესრულების საბოლოო თარიღი მიეთითება დოკუმენტის ტექსტში ან რეზოლუციაში. 3. დოკუმენტებზე წინადადებების მომზადების ვადა განისაზღვრება 1-დან 3 დღემდე, თუ დოკუმენტი მოითხოვს დასმული საკითხის დამატებით შესწავლას - 10 დღემდე. 4. თუ დავალების შესრულების ვადის გაგრძელება აუცილებელია, ამის შესახებ დავალების შესრულების ვადის გასვლამდე 3 დღით ადრე წერილობით უნდა მოხსენდეს იმ თანამდებობის პირს, ვინც გასცა დავალება. 5. დოკუმენტების შესრულების შეჩერების, აგრეთვე მათი გაუქმების უფლება აქვს მხოლოდ საკრებულოს თავმჯდომარეს. მუხლი 15🔗. დოკუმენტების შესრულების კონტროლის ორგანიზაცია 1. დოკუმენტი შესრულებულად ითვლება და კონტროლიდან იხსნება დავალებების შესრულების, დაინტერესებული დაწესებულებებისა და პირებისათვის შედეგების შეტყობინების ან სხვა სახის დოკუმენტურად დადასტურების შემდეგ. შესრულების შედეგების შესახებ მზადდება მოკლე ცნობა, რომელიც ერთვის დოკუმენტს. 2. დოკუმენტების შესრულების კონტროლი ითვალისწინებს შემდეგ ოპერაციებს: ა) დაქვემდებარებული დოკუმენტების კარტოთეკის ფორმირებას; ბ) დოკუმენტის შესრულებაზე დავალების (რეზოლუციის) შედგენას; გ) დოკუმენტის შესრულებაზე დავალების (რეზოლუციის) რეგისტრაციას; დ) შემსრულებელი ქვედანაყოფისათვის შესრულების ვადის შეხსენებას; ე) შესრულების მიმდინარეობასა და შედეგებზე ინფორმაციის მიღებას; ვ) შესრულების შესახებ ხელმძღვანელებისათვის ინფორმაციის რეგულარულ მიწოდებას; ზ) თათბირებსა და კოლეგიური ორგანოების სხდომებზე დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობისა და შედეგების შესახებ მოხსენებას; თ) კონტროლიდან დოკუმენტების მოხსნას; ი) შესრულებული დოკუმენტების საინფორმაციო ბაზის ფორმირებას. 3. დოკუმენტების საინფორმაციო ბაზის სისტემატიზაცია ხორციელდება დოკუმენტების შესრულების ვადების, შემსრულებლების, დოკუმენტების სახეთა ჯგუფების მიხედვით. 4. შესრულების მიმდინარეობის შემოწმება ხორციელდება ყველა ეტაპზე შემდეგი წესით: ა) შემდგომი წლების დავალებების - წელიწადში ერთხელ მაინც; ბ) მიმდინარე წლის შემდგომი თვეების დავალებების - თვეში ერთხელ მაინც; გ) მიმდინარე თვის დავალებების - ყოველ ათ დღეში, ხუთი დღით ადრე შესრულების ვადამდე. თავი V საქმეთა ნომენკლატურის შედგენა მუხლი 16🔗. საქმეთა ნომენკლატურა 1. საქმეთა ნომენკლატურა დგება დაწესებულების საქმისწარმოებაში საქმეების ფორმირებისა და აღრიცხვის წესის უზრუნველსაყოფად და წარმოადგენს დაწესებულების საქმიანობის პროცესში წარმოქმნილ საქმეთა სათაურების დადგენილი წესით გაფორმებულ სისტემატიზებულ ნუსხას, რომელშიც მითითებულია საქმეთა შენახვის ვადები. 2. ნომენკლატურა განსაზღვრავს საქმეებში შესრულებული დოკუმენტების დაჯგუფებას, საქმეთა სისტემატიზაციას, ინდექსაციასა და შენახვის ვადებს. იგი წარმოადგენს მუდმივად და ხანგრძლივად (10 წელზე მეტხანს) შესანახ საქმეთა აღწერილობის შედგენის საფუძველს და საქმისწარმოებაში ძირითად სააღრიცხვო დოკუმენტს. 3. ადგილობრივი თვითმმართველობის საკრებულოში დგება ტიპობრივი სახის საქმეთა ნომენკლატურა, „ქარელის მუნიციპალიტეტში საქმისწარმოების დოკუმენტების უნიფიცირებული ფორმების და ტაბელის დამტკიცების შესახებ“ საკრებულოს დადგენილებით დადგენილი დოკუმენტების ტიპების მიხედვით. 4. საქმეთა ნომენკლატურა ადგენს საქმეთა ტიპობრივ შემადგენლობას და აწესებს საქმეების ერთიან ინდექსაციას. მუხლი 17🔗. სათაურები და მათი შედგენა საქმეთა ნომენკლატურაში 1. ნომენკლატურაში დოკუმენტების დაჯგუფება ხდება საქმეთა სათაურების მიხედვით, რომლებიც ასახავს საკრებულოს მუშაობის ყველა დოკუმენტირებულ საქმიანობას. 2. იმ საკითხთა საქმეების სათაურები, რომლებიც ერთი წლის განმავლობაში არ გადაწყვეტილა, ”გარდამავალია“ და იმავე ინდექსით შეიტანება საკრებულოს მომდევნო წლის საქმეთა ნომენკლატურაში. 3. საკრებულოს საქმეთა ნომენკლატურაში შეიტანება იმ ლიკვიდირებული დაწესებულებების საქმისწარმოებით დაუმთავრებელ საქმეთა სათაურები, რომელთა უფლებამოსილი მემკვიდრე არის თვითმმართველი ერთეული. 4. საქმეთა ნომენკლატურაში არ შეიტანება ბეჭდურ გამოცემათა სათაურები. 5. ნომენკლატურაში შეტანილი საქმის სათაური შედგება შემდეგი ელემენტებისგან: ა) საქმის სახეობის ან დოკუმენტების ნაირსახეობის სახელწოდება; ბ) დაწესებულების ან სტრუქტურული ქვედანაყოფის (დოკუმენტის ავტორის) დასახელება; გ) იმ დაწესებულების დასახელება, რომელსაც გაეგზავნება ან რომლისგანაც მიიღება დოკუმენტები (დოკუმენტის ადრესატი ან კორესპონდენტი); დ) საქმის დოკუმენტების მოკლე შინაარსი; ე) საქმის დოკუმენტების შინაარსთან დაკავშირებული ადგილმდებარეობის (ტერიტორიის) სახელწოდება; ვ) თარიღები (პერიოდი), რომლებსაც განეკუთვნება საქმის დოკუმენტები; ზ) საქმის დოკუმენტების ასლებზე მითითება. თავი VI საქმეთა ფორმირება მუხლი 18🔗. დაწესებულებაში საქმეთა ფორმირების წესი 1. საქმეთა ფორმირება გულისხმობს შესრულებული დოკუმენტების დაჯგუფებას საქმეებში საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად. 2. საქმეში თავსდება დოკუმენტები, რომლებიც თავისი შინაარსით შეესაბამება საქმის სათაურს. ამასთან, აკრძალულია საქმეებში დოკუმენტების შავი და დუბლეტური ეგზემპლარების (განსაკუთრებულად ღირებულების გარდა) დაჯგუფება. 3. საქმეების ფორმირებას ახორციელებს საკრებულოს აპარატი. საქმეთა ფორმირება ხორციელდება დაწესებულების არქივის, ხოლო საჭიროების შემთხვევაში შესაბამისი საარქივო დაწესებულების უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით. 4. საქმეთა ფორმირების დროს დაცული უნდა იქნეს შემდეგი მოთხოვნები: ა) მუდმივად, ხანგრძლივად და დროებით შესანახი დოკუმენტები უნდა დაჯგუფდეს ცალკე საქმეებში; ბ) საქმეში შეიტანება თითოეული დოკუმენტის ერთი ეგზემპლარი; გ) საქმეში დაჯგუფებული უნდა იყოს ერთი კალენდარული წლის დოკუმენტები; გამონაკლისს წარმოადგენს: გარდამავალი საქმეები; პირადი საქმეები, რომლებიც ფორმირდება მოცემული დაწესებულების მუშაობის მთელი პერიოდის მანძილზე; საკრებულოს, საკრებულოს ბიუროს, საკრებულოს კომისიების და დროებითი სამუშაო ჯგუფების დოკუმენტები, რომელთა დაჯგუფება ხდება მათი მოწვევის პერიოდში; დ) საქმე უნდა შეცავდეს არაუმეტეს 250 ფურცელს, ხოლო მისი სისქე არ უნდა აღემატებოდეს 4 სანტიმეტრს. 5. საქმეებში დოკუმენტები ისე უნდა იყოს განლაგებული, რომ თავისი შინაარსით თანამიმდევრულად აშუქებდნენ განსაზღვრულ საკითხებს. ამასთან დოკუმენტები განლაგებული უნდა იყოს ქრონოლოგიურად (შემოსული - შემოსვლის თარიღის, გასული - გაგზავნის თარიღის მიხედვით) ან ავტორებისა და კორესპონდენტების დასახელებების ანბანური ნიშნით. 6. დოკუმენტების დანართები, განურჩევლად მათი დამტკიცებისა თუ შედგენისა, უერთდება დოკუმენტებს, რომლებსაც ისინი მიეკუთვნება. 250 ფურცელზე მეტი მოცულობის დანართი შეადგენს ცალკე ტომს, რაც აღინიშნება დოკუმენტში. 7. თვითმმართველობის სამართლებრივი აქტების დაჯგუფება საქმეებში ხდება სახეობებისა და ქრონოლოგიის მიხედვით და იმ დანართებით, რომლებიც მათ მიეკუთვნება: ა) ნორმატიული აქტებით დამტკიცებული წესდებები, დებულებები, ინსტრუქციები, ნუსხები მათი დანართებია და ჯგუფდება მითითებულ დოკუმენტებთან ერთად, ხოლო, თუ ისინი დამტკიცებულია როგორც დამოუკიდებელი დოკუმენტები, მათ აჯგუფებენ ცალკე საქმეებად; ბ) ძირითადი საქმიანობის და პირადი შემადგენლობის სამართლებრივი აქტები ჯგუფდება ცალ-ცალკე; გ) პირადი შემადგენლობის სამართლებრივი აქტები ჯგუფდება მათი შენახვის დადგენილი ვადების შესაბამისად. პირადი შემადგენლობის სამართლებრივი აქტები, რომლებიც ეხება დაწესებულების საქმიანობის სხვადასხვა მხარეს (სამუშაოზე მიღება, გადაადგილება, გათავისუფლება, მივლინებები და ა.შ.), ჯგუფდება ცალკეულ საქმეებად; დ) დავალებები და მათი შესრულების დოკუმენტები საქმეებში ჯგუფდება დაწესებულების საქმიანობის მიმართულებების მიხედვით; ე) დამტკიცებული გეგმები, ანგარიშები, ხარჯთა ნუსხები, ლიმიტები, სატიტულო სიები და სხვა დოკუმენტები ჯგუფდება განცალკევებით მათი პროექტებისაგან; ვ) პირად საქმეებში დოკუმენტების განლაგება ხდება ქრონოლოგიურად მათი შემოსვლის მიხედვით; ზ) თვითმმართველობის მოსამსახურეთა ხელფასის პირადი ანგარიშები ჯგუფდება ცალკე საქმეებად და განლაგდება ანბანური თანმიმდევრობით გვარების მიხედვით; თ) მოქალაქეთა წინადადებები, განცხადებები და საჩივრები დაწესებულების მუშაობის საკითხებზე, ყველა დოკუმენტი მათი განხილვისა და შესრულების შესახებ ჯგუფდება პირად საკითხებზე მოქალაქეთა განცხადებებისაგან განცალკევებით; ი) მიმოწერა ჯგუფდება კალენდარული წლის მიხედვით და მისი სისტემატიზაცია ხორციელდება ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. დოკუმენტი - პასუხი თავსდება დოკუმენტ - შეკითხვის შემდეგ. გარკვეულ საკითხზე წინა წელს დაწყებული მიმოწერის განახლების შემთხვევაში დოკუმენტები შეიტანება მიმდინარე წლის საქმეში წინა წლის საქმის ინდექსის მითითებით. 8. მანქანურსაკითხავი დოკუმენტები ჯგუფდება საქმეებად ნომენკლატურის მიხედვით. თავი VII დოკუმენტების მომზადება არქივში გადასაცემად მუხლი 19🔗. დოკუმენტების მომზადება არქივში ჩასაბარებლად 1. მუდმივად და ხანგრძლივად (10 წელი და ზევით) შესანახი დასრულებული საქმეები სამი წლის განმავლობაში რჩება საკრებულოს აპარატში საცნობარო მუშაობისათვის, ხოლო შემდეგ ბარდება დაწესებულების არქივს, ამასთან, თუ ამის შესაძლებლობა არ არსებობს, ინახება საკრებულოს აპარატში. დროებით (10 წლის ჩათვლით) შესანახი საქმეები საუწყებო არქივს შეიძლება გადაეცეს საკრებულოს თავმჯდომარესთან შეთანხმებით. 2. დოკუმენტების მომზადება არქივში ჩასაბარებლად მოიცავს: ა) დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის მოწყობას; ბ) საქმეთა გაფორმებას; გ) საქმეთა აღწერების შედგენას; დ) დოკუმენტებისა და საქმეების გასანადგურებლად გამოყოფის აქტების შედგენას. მუხლი 20🔗. საქმეთა გაფორმება 1. საქმეთა გაფორმება ხორციელდება საკრებულოს აპარატის შესაბამისი მოხელის მიერ ადგილობრივი არქივის მეთოდიკური დახმარებითა და კონტროლით. 2. შენახვის ვადების მიხედვით ტარდება საქმეთა სრული ან ნაწილობრივი გაფორმება. 3. სრულ გაფორმებას ექვემდებარება მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახი და პირადი შემადგნელობის საქმეები. 4. საქმეთა სრული გაფორმება ითვალისწინებს: ა) საქმეთა ჩაკერებას ან აკინძვას; ბ) საქმის ფურცლების ნუმერაციას; გ) დამადასტურებელი ფურცლის შედგენას; დ) საჭიროების შემთხვევაში დოკუმენტების შიგა ანაწერის შედგენას; ე) საქმის გარეკანის რეკვიზიტებში საჭირო დაზუსტებების შეტანას (დაწესებულების სახელწოდების, საქმის სარეგისტრაციო ინდექსის, კიდური თარიღების, სათაურის დაზუსტება). 5. დროებით (10 წლის ჩათვლით) შესანახი საქმეები ექვემდებარება ნაწილობრივ გაფორმებას: დასაშვებია საქმეში არ ჩატარდეს დოკუმენტების სისტემატიზაცია, არ დაინომროს საქმის ფურცლები, არ შედგეს დამადასტურებელი წარწერები. მუხლი 21🔗. არქივში დოკუმენტების ჩაბარების წესი 1. მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახი საქმეები პირადი შემადგენლობის დოკუმენტების ჩათვლით გადაეცემა დაწესებულების არქივს მათი საქმისწარმოებაში დასრულების შემდეგ არა უგვიანეს სამი წლისა. 2. დაწესებულების არქივში საქმეთა გადაცემა ხორციელდება არქივის მიერ შედგენილი გრაფიკის მიხედვით, რომელიც შეთანხმებულია არქივში დოკუმენტების ჩამბარებელი სტრუქტურული ქვედანაყოფების ხელმძღვანელებთან და დამტკიცებულია დაწესებულების ხელმძღვანელის მიერ. 3. სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეების დაწესებულების არქივში გადასაცემად მომზადების პერიოდში არქივის თანამშრომელი წინასწარ ამოწმებს მათი ფორმირებისა და გაფორმების სისწორეს, აგრეთვე ანაწერში შეტანილ საქმეთა რაოდენობის შესაბამისობას დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად შემოღებულ საქმეთა რაოდენობასთან. სტრუქტურული ქვედანაყოფების მუშაკები ვალდებულნი არიან გამოასწორონ შემოწმების დროს საქმეთა ფორმირებასა და გაფორმებაში გამოვლენილი ყველა ნაკლი. საქმეების არარსებობის გამოვლენისას დგება შესაბამისი ცნობა. 4. თითოეული საქმის მიღება ხორციელდება არქივზე პასუხისმგებელი პირის (სპეციალური თანამშრომლის) მიერ. 5. განსაკუთრებულად ღირებულ საქმეთა მიღების დროს მოწმდება საქმეებში ფურცლების რაოდენობა. 6. საქმეებთან ერთად არქივს გადაეცემა დოკუმენტების სარეგისტრაციო კარტოთეკები. თითოეული კარტოთეკის დასახელება შეიტანება ანაწერში.