ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ

ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს დადგენილება №35 2015 წლის 29 მაისი ქ. ბაღდათი ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ „ადგილობრივი თვითმმართველობის კოდექსი”, საქართველოს კანონის 61-ე მუხლის მე-2 ნაწილის, „საქმისწარმოების ერთიანი წესების დამტკიცებისა და ამოქმედების შესახებ“ საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის 1 ივლისის  №414 ბრძანებულების  შესაბამისად, ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულო ადგენს: მუხლი 1🔗 დამტკიცდეს “ ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმისწარმოების წესი“ (თან ერთვის). მუხლი 2🔗 დადგენილება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარეგრიგოლ მაჩიტაძე ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმისწარმოების წესი თავი I ზოგადი დებულებანი მუხლი 1🔗. დადგენილების გამოცემის საფუძველი და რეგულირების სფერო ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოში საქმისწარმოების წესი, „საქმისწარმოების ერთიანი წესების დამტკიცების და ამოქმედების შესახებ“ საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის 1 ივლისის №414 ბრძანებულების შესაბამისად, აწესრიგებს მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატში დოკუმენტების მიღების, აღრიცხვის, მომზადების, გაფორმების, მოძრაობის, შესრულებაზე კონტროლის განხორციელების, შენახვისა და გამოყენების პროცედურებს. მუხლი 2🔗. ინსტრუქციის მოქმედება ქაღალდზე შესრულებულ და ელექტრონულ დოკუმენტებზე 1.წესით განსაზღვრული პროცედურები ვრცელდება როგორც ქაღალდზე შესრულებულ, ისე ელექტრონულ დოკუმენტებზე. 2 . ინფორმაციის ავტომატიზებული (კომპიუტერული) დამუშავების მოქმედებისას საქმეებში შეიტანება კომპიუტერული ტექნიკის საშუალებით დოკუმენტების დამუშავების ყველა პუნქტი. 3.  კომპიუტერული ტექნიკის გამოყენების პირობებში დოკუმენტბრუნვის ორგანიზაცია უნდა უზრუნველყოფდეს დოკუმენტების ტრადიციული და ავტომატიზებული დამუშავების ურთიერთშეთავსებას ამ საშუალებათა შესაძლებლობებთან. მუხლი 3🔗. კონტროლი დადგენილი წესების შესრულებაზე 1. კონრტოლს წესით დადგენილი პროცედურების შესრულებაზე ანხორციელებს ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატი 2. საქმისწარმოებისა და წესით დადგენილი პროცედურების დაცვისათვის პასუხისმგებლობა ეკისრება საკრებულოს აპარატს, რომლის მოვალეობაში შედის: ა) შემოსული და ადგილზე შექმნილი დოკუმენტების აღრიცხვა; ბ) დოკუმენტების გადაცემა სტრუქტურული ერთეულის უფროსისა და შემსრულებლისათვის; გ) დოკუმენტების შესრულების კონტროლი და შესრულების მიმდინარეობის შესახებ ინფორმაციის მომზადება და გასული დოკუმენტების გაგზავნა; ე) საქმეთა მომზადება არქივისათვის ჩასაბარებლად; ვ) საქმეთა ნომენკლატურის შედგენა; ზ) საკრებულოს აპარატის თანამშრომლებისათვის საქმისწარმოების წესის გაცნობა. თავი II დოკუმენტების შედგენა და გაფორმება მუხლი 4🔗. მმართველობითი საქმიანობის დოკუმენტირების საერთო წესი 1. მმართველობითი საქმიანობის დოკუმენტირება გულისხმობს საქართველოს კანონმდებლობითა და ამ წესის შესაბამისად მმართველობითი საქმიანობის ფიქსაციას ქაღალდზე, ინფორმაციის დამუშავებას ავტომატიზირებულ(კომპიუტერულ) ელექტრონულ სისტემებზე ან ინფორმაციის სხვა მატარებელზე. 2. დოკუმენტების მომზადებისა და გაფორმების დროს დაცული უნდა იქნეს დადგენილი წესები, რომლებიც უზრუნველყოფს დოკუმენტის იურიდიულ ძალას, მის შემდგომ გამოყენებას, აღრიცხვას, დამუშავებასა და შენახვას. 3. დოკუმენტს უნდა გააჩნდეს კანონმდებლობით დადგენილი რეკვიზიტები; მუხლი 5🔗. დოკუმენტის პროექტის მომზადება და გაფორმება 1. თვითმმართველობის ორგანოს დოკუმენტი დგება თვითმმართველობის მოხელის მიერ ხელმძღვანელის დავალებით ან საკუთარი ინიციატივით. 2. დოკუმენტის პროექტის ვიზირება ხორციელდება შემდეგი თანმიმდევრობით: ა) იმ პირის მიერ, რომელმაც მოამზადა დოკუმენტის პროექტი; ბ) შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელის მიერ; გ) იურიდიული სამსახურის ხელმძღვანელის (იურისტის) მიერ; 3. ვიზების შეგროვებისათვის პასუხიმგებელია ის სტრუქტურული ერთეული, სადაც მზადდება დოკუმენტი. 4. ვიზირებული დოკუმენტის პროექტი გადაეცემა მუნიციპალიტეტის საკრებულოს შესაბამის განყოფილებას, რომელიც პასუხისმგებელია დოკუმენტის სწორად გაფორმებაზე და უზრუნველყოფს დოკუმენტის პროექტის ხელმოსაწერად გადაცემას დოკუმენტის ხელმოწერის უფლებამოსილი პირებისათვის. თავი III შემოსული კორესპოდენციის მიღება, აღრიცხვა(რეგისტრაცია) და განაწილება მუხლი 6🔗. შემოსული კორესპოდენციის მიღება 1. შემოსული დოკუმენტები გადის პირველად დამუშავებას, წინასწარ გარჩევას, რეგისტრაციას, ინდექსაციას, ხელმძღვანელობის მიერ განხილვას, შემსრულებლებისათვის კონკრეტული დავალების მიცემას, შემსრულების ვადის განსაზღვრასა და შემსრულებელთათვის გადაცემას. 2. ბაღდათის მუნიციპალიტეტის სახელზე შემოსული კორესპოდენციის მიღება ხდება მისამართზე: ქ. ბაღდათი, წერეთლის ქ. №9. 3. მუნიციპალიტეტის საკრებულოს (თანამდებობის პირის) სახელზე შემოსულ ოფიციალურ კორესპოდენციებს და მოქალაქეთა წერილებს ოღებს და აღრიცხავს (რეგისტრაციაში ატარებს) ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატი. 4. კონვერტები დოკუმენტებითურთ, მათ შორის, შეკვეთილი იხსნება, ამასთანავე, მოწმდება ადრესატის სისწორე, პაკეტის სიმრთელე, კონვერტსა და დოკუმენტებზე მითითებული ნომრების შესაბამისობა. 5. პაკეტის შემოწმებისას შენიშნული დარღვევების შემთხვევაში დგება აქტი სამ ცალად. ერთი აქტი დაერთვის დოკუმენტს, მეორე ეგზავნება დოკუმენტის ავტორს, მესამე რჩება ბაღდათის მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურში. 6. შემოსული დოკუმენტების (მათ შორის, მოქალაქეთა წერილების) კონვერტები არ ნადგურდება იმ შემთხვევაში, თუ მხოლოდ კონვერტით შეიძლება გამომგზავნის მისამართის, დოკუმენტის გამოგზავნისა და მიღების დროის დადგენა. აგრეთვე, პირადი დოკუმენტების შემოსვლისას. 7. შემოსულ დოკუმენტს, პირველ გვერდზე, მარჯვენა ქვედა კუთხეში დაესმება შტამპი სარეგისტრაციო ნომრით და შემოსვლის თარიღით, ფურცლების რაოდენობის მითითებით. 8. არ რეგისტრირდება: სტატისტიკური კრებულები, წიგნები, გაზეთები, ჟურნალები და სხვა პერიოდული გამოცემები, სარეკლამო ცნობები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები. 9. არასწორი მისამართით გამოგზავნილი პაკეტი გადაიგზავნება კუთვნილებისამებრ ან დაუბრუნდება ავტორს. 10. პაკეტები წარწერით „პირადად“ აღირიცხება კონვერტზე აღნიშნული მონაცემებით და გადაეცემა ადრესატს გაუხსნელად. მუხლი 7🔗. შემოსული კორესპოდენციის წინასწარი გარჩევა 1. შემოსული დოკუმენტების წინასწარი გარჩევა ხდება მათი განაწილების მიზნით, რათა განისაზღვროს ხელმძღვანელობის მიერ აუცილებლად გასახილველი და სტრუქტურული ერთეულისა და პასუხისმგებელი შემსრულებლისათვის უშუალოდ გადასაცემი დოკუმენტები. 2. ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს შესაბამის განყოფილებაში წინასწარ გადაისინჯება დოკუმენტები, რომლებიც ეგზავნება დაწესებულებათა ხელმძღვანელებს. მუხლი 8🔗. შემოსული კორესპოდენციის რეგისტრაცია და ინდექსაცია 1. დოკუმენტის რეგისტრაცია ნიშნავს დოკუმენტზე ინდექსის დასმას და სარეგისტრაციო ფორმებში დოკუმენტის შესახებ საჭირო ცნობების ჩაწერას. 2. დოკუმენტის ინდექსი შედგება რიგითი ნომრისაგან, საქმეთა ნომენკლატურის, აგრეთვე კორესპოდენციების შემსრულებლებისა და სხვა კლასიფიკატორების ინდექსებისაგან. ინდექსის შემადგენელი ნაწილები განცალკავდებიან ირიბი ხაზით. 3. დოკუმენტის ინდექსი დგება შემდეგი თანმიმდევრობით: ა) რიგითი სარეგისტრაციო ნომერი; ბ) საქმეთა ნომენკლატურის ინდექსი. 4. რეგისტრაციას ექვემდებარება, როგორც თვითმმართველობის ორგანოს მიერ შექმნილი და მის შიგნით გამოსაყენებელი, ისე სხვა დაწესებულებებში გასაგზავნი, სხვა დაწესებულებებიდან და კერძო პირებისაგან შემოსული ყველა ის დოკუმენტი,რომლებსაც ესაჭიროება აღრიცხვა, შესრულება და გამოყენება (განკარგულებითი, საგეგმო, საანგარიშგებო, სტატისტიკური, საბუღალტრო, საფინანსო და სხვ.) 5. დოკუმენტების რეგისტრაცია ცენტრალიზებულია. შემოსული კორესპოდენციის რეგისტრაციას ახდენს მხოლოდ ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატი. 6. დოკუმენტი ერთხელ გადის რეგისტრაციას: შემოსული- შემოსვლის დღეს, შექმნილი- ხელმოწერის ან დამტკიცების დღეს. რეგისტრირებული დოკუმენტი ერთი ადრესატიდან მეორეში გადაცემისას ხელმეორე რეგისტრაციას არ საჭიროებს. დაუშვებელია რეგისტრირებული დოკუმენტის ხელახალი რეგისტრაცია და სხვა სარეგისტრაციო ნომრის მინიჭება. რეგისტრაციაში გაუტარებელი ნებისმიერი ოფიციალური დოკუმენტი ან მოქალაქის წერილი, რომელსაც მიიღებს საკრებულოს თანამდებობის პირი ან აპარატის  თანამშრომელი, აუცილებლად უნდა აღირიცხოს ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატში. 7. დოკუმენტების რეგისტრაცია წარმოებს ჯგუფების ფარგლებში მათი სახეობების დასახელების, ავტორისა და შინაარსის მიხედვით. რიგითი სარეგისტრაციო ნომრები დოკუმენტებს მიენიჭება თითოეული რეგისტრირებული ჯგუფის ფარგლებში. 8. დოკუმენტების სარეგისტრაციო რეკვიზიტებია: ა) ავტორი; ბ) დოკუმენტების სახეობის დასახელება; გ) დოკუმენტის თარიღი; დ) დოკუმენტის ინდექსი (დოკუმენტის შემოსვლის თარიღი და ინდექსი მუნიციპალიტეტში შემოსული დოკუმენტებისათვის); ე) დოკუმენტის სათაური ან მისი მოკლე შინაარსი; ვ) რეზოლუცია (დავალების შინაარსი, ავტორი, თარიღი); ზ) შესრულების ვადა; თ) აღნიშვნა შესრულების შესახებ (საკითხის არსის გადაწყვეტის მოკლე ჩანაწერი, საპასუხო დოკუმენტის ფაქტობრივი შესრულების თარიღი და ინდექსი); ი) საქმის N. 9. საჭიროების შემთხვევაში აუცილებელი რეკვიზიტების შემადგენლობა შეიძლება შეივსოს შემდეგი მონაცემებით; ა) შემსრულებლები; ბ) შემსრულებლის ხელმოწერა დოკუმენტის მიღებაზე; გ) შესრულების მიმდინარეობა; დ) დანართები და სხვა. მუხლი 9🔗. შემოსული კორესპოდენციების გადაცემის წესი 1. ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოში შემოსული დოკუმენტაცია  წინასწარი განხილვის შემდეგ ვიზირებისათვის გადაეცემა, შესაბამისად, ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარეს. 2. ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატში დოკუმენტების დამუშავება და შემსრულებლისათვის გადაცემა უნდა ხორციელდებოდეს მათი შემოსვლის დღეს ან მომდევნო სამუშაო დღეს, თუ დოკუმენტები შემოვიდა არასამუშაო დროს. 3. დოკუმენტების გამრავლების აუცილებლობასა და ასლების რაოდენობას განსაზღვრავს დოკუმენტის შესრულებისათვის პასუხისმგებელი პირი. მუხლი 10🔗. დავალებათა გაფორმება 1 საკრებულოს თავმჯდომარე შემოსულ დოკუმენტებზე რეზოლუციის სახით დავალებებს აძლევს მუნიციპალიტეტის გამგებელს, საკრებულოს აპარატის უფროსს, ხოლო კომისიის უფლებამისილებას მიკუთვნებულ საკითხებზე შესაბამისი კომისიის თავმჯდომარეს. 2. დავალებათა პროექტებს შემოსულ ოფიციალურ კორესპოდენციებსა და მოქალაქეთა წერილებზე ამზადებენ საკრებულოს აპარატის უფროსი და კომისიის თავმჯდომარეები. დავალებათა რეზოლუციების პროექტებს, თუ მასალა ორ გვერდზე მეტია, უნდა დაერთოს მოკლე ანოტაცია. 3. დავალებათა პროექტები ფორმდება სპეციალურ ბლანკზე. 4. დავალების პროექტი უნდა შეიცავდეს კონკრეტულ მითითებას თანამდებობის პირზე (პირებზე), რომელსაც (რომლებსაც) ეძლევა დავალება. დავალების შინაარსი უნდა იყოს მოკლე და ზუსტად ასახავდეს დავალების არსს, უნდა მიეთითოს დავალების შესრულების ვადა. 5. ხელმოწერილი დავალება რეგისტრაციისთანავე გადაეცემა მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურს, თუ დავალება გაცემულია შემოსულ დოკუმეტებზე, მას დაესმება დოკუმენტის რეგისტრაციის ნომერი, თარიღად კი - დავალებაზე ხელმოწერის დღე. მუხლი 11🔗. დოკუმენტებზე მუშაობის ზოგადი წესი 1. საკრებულოს თანამდებობის პირებს, აპარატის  თანამშრომლებს ეკისრებათ პასუხისმგებლობა სამსახურებრივი დოკუმენტების მოვლასა და მათში ასახული ინფორმაციის კონფიდენციალურობის დაცვაზე. 2.  დოკუმენტების დაკარგვის თაობაზე თანამშრომელმა უნდა განუცხადოს საკრებულოს აპარატის უფროსს. ასეთ შემთხვევაში ტარდება სამსახურებრივი მოკვლევა. 3. დოკუმენტის ან მისი ასლის გადაცემა სხვა ორგანიზაციისათვის შეიძლება საკრებულოს აპარატის უფროსის ნებართვით, 4. შემოსული დოკუმენტების გაცნობა და მათზე მუშაობა ხორციელდება სამსახურებრივ შენობაში. 5. შვებულებაში, მივლინებაში წასვლის ან ავადმყოფობის შემთხვევაში თანამშრომელი მასზე რიცხულ დოკუმენტებს, საკრებულოს აპარატის უფროსის ან განყოფილების უფროსის მითითებით, გადასცემს სხვა თანამშრომელს, სამსახურიდან გათავისუფლების შემთხვევაში კი ყველა დოკუმენტს აბარებს განყოფილების ან აპარატის  უფროსს. მუხლი 12🔗. გასაგზავნი დოკუმენტების დამუშავების წესი 1. მუნიციპალიტეტის საკრებულოს გასაგზავნი დოკუმენტები რეგისტრირდება, მრავლდება, კონვერტში თავსდება, საფოსტო გზავნილებად ფორმდება და გასაგზავნად ბარდება მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურს. 2. კონვერტში ჩალაგების წინ მოწმდება დოკუმენტების გაფორმების სისწორე, დანართების არსებობა, ეგზემპლარების რაოდენობის შესაბამისობა ადრესატების რაოდენობასთან. გაუფორმებელი ან არასწორად გაფორმებული დოკუმენტები უბრუნდება შემსრულებელს საბოლოოდ დასამუშავებლად. 3. ელექტრონული სახით დოკუმენტების გაგზავნა წარმოებს თანდართული წერილით, რომლის ასლიც საქმეში იკერება საერთო წესით. 4. გასაგზავნად შემოსული დოკუმენტები მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახურის მიერ უნდა დამუშავდეს და გაიგზავნოს იმავე დღეს ან არაუგვიანეს მეორე სამუშაო დღისა. სასწრაფოდ გადასაცემი დოკუმენტები იგზავნება შემოსვლისთანავე. 5. გასაგზავნი დოკუმენტების რეესტრს აწარმოებს საკრებულოს აპარატის საორგანიზაციო, საინფორმაციო და საქმისწარმოების განყოფილება. თავი IV კონტროლი მუხლი 13🔗. დოკუმენტების შესრულების კონტროლი 1. კონტროლს ექვემდებარება შესასრულებელი დოკუმენტები. შესრულების კონტროლი მოიცავს: ა) დოკუმენტის კონტროლზე აყვანას; ბ)შემსრულებლისათვის მისი დროული მიწოდების შემოწმებას; გ) შესრულების მიმდინარეობის შემოწმებასა და რეგულირებას; დ) დოკუმენტების შესრულების კონტროლის შედეგების აღრიცხვასა და განზოგადებას; ე) ხელმძღვანელობისათვის ინფორმაციის მიწოდებას. 2. შესრულების კონტროლის ორგანიზაცია უზრუნველყოფს დოკუმენტის დროულად და ხარისხიანად შესრულებას. 3. კონტროლს ახორციელებს მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატის უფროსი. მუხლი 14🔗. დოკუმენტის შესრულების ვადები 1. დოკუმენტის შესრულების ვადები გამოითვლება კალენდარული დღეების მიხედვით დოკუმენტის ხელმოწერის (დამტკიცების) თარიღიდან, ხოლო სხვა დაწესებულებებიდან შემოსული დოკუმენტებისათვის - მისი შემოსვლის თარიღიდან. 2. შესრულების ვადებს განსაზღვრავს საკრებულოს თავმჯდომარე  დოკუმენტების გამომგზავნი დაწესებულებების მიერ ან საქართველოს კანონმდებლობით დადგენილი ვადებიდან გამომდინარე. შესრულების საბოლოო თარიღი მიეთითება დოკუმენტის ტექსტში ან რეზოლუციაში. 3. დოკუმენტზე წინადადებების მომზადების ვადა განისაზღვროს 3 კალენდარული დღით, თუ დოკუმენტი მოითხოვს დასმული საკითხის დამატებით შესწავლას - 15 კალენდარული დღით. 4. თუ დავალების შესრულების ვადის გაგრძელება აუცილებელია, ამის შესახებ დავალების შესრულების ვადის გასვლამდე 3 დღით ადრე წერილობით უნდა მოხსენდეს იმ თანამდებობის პირს, ვინც გასცა დავალება. შესრულების ვადის გაგრძელება რეგისტრირდება მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატში. 5. დოკუმენტების შესრულების შეჩერების, აგრეთვე მათი გაუქმების უფლება აქვს მხოლოდ საკრებულოს თავმჯდომარეს. მუხლი 15🔗. დოკუმენტების შესრულების კონტროლის ორგანიზაცია 1. დოკუმენტი შესრულებულად ითვლება და კონტროლიდან იხსნება დავალებების შესრულების, დაინტერესებული დაწესებულებებისა და პირებისათვის შედეგების შეტყბინების ან სხვა სახის დოკუმენტურად დადასტურების შემდეგ. შესრულების შედეგების შესახებ მზადდება მოკლე ცნობა, რომელიც ერთვის დოკუმენტს. 2. დოკუმენტების შესრულების კონტროლი ითვალისწინებს შემდეგ ოპერაციებს: ა) დაქვემდებარებული დოკუმენტების კარტოთეკის ფორმირებას; ბ) დოკუმენტის შესრულებაზე დავალების (რეზოლუციის) შედგენას; გ) დოკუმენტის შესრულებაზე დავალების (რეზოლუციის) რეგისტრაციას; დ) შემსრულებლისათვის შესრულების ვადის შეხსენებას; ე) შესრულებლის მიმდინარეობასა და შედეგებზე ინფორმაციის მიღებას; ვ) შესრულების შესახებ ხელმძღვანელებისათვის ინფორმაციის რეგულარულ მიწოდებას; ზ) თათბირებსა და კოლეგიური ორგანოების სხდომებზე დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობისა და შედეგების შესახებ მოხსენებას; თ) კონტროლიდან დოკუმენტების მოხსნას; ი) შესრულებული დოკუმენტების საინფორმაციო ბაზის ფორმირებას. 3. დოკუმენტების საინფორმაციო ბაზის ფორმირება და სისტემატიზაცია ხორციელდება დოკუმენტების შესრულების ვადების, შემსრულებლების, დოკუმენტების სახეთა ჯგუფების მიხედვით. 4. შესრულების მიმდინარეობის შემოწმება ხორციელდება ყველა ეტაპზე შემდეგი წესით: ა) შემდგომი წლების დავალებების - წელიწადში ერთხელ მაინც; ბ) მიმდინარე წლის შემდგომი თვეების დავალებების - თვეში ერთხელ მაინც; გ) მიმდინარე თვის დავალებების - ყოველ ათ დღეში, ხუთი დღით ადრე შესრულების ვადამდე. 5. მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატი: ა) ახორციელებს დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობისა და შედეგების მონაცემების აღრიცხვასა და განზოგადოებას თვეში ერთხელ მაინც. თავი V საქმეთა ნომენკლატურის შედგენა მუხლი 16🔗. საქმეთა ნომენკლატურა 1.საქმეთა ნომენკლატურა დგება დაწესებულებების საქმისწარმოებაში საქმეების ფორმირებისა და  აღრიცხვის წესის უზრუნველსაყოფად და წარმოადგენს დაწესებულების საქმიანობის პროცესში წარმოქმნილ საქმეთა სათაურების დადგენილი წესით გაფორმებულ, სისტემატიზებულ ნუსხას, რომელშიც მითითებულია საქმეთა შენახვის ვადები. 2. ნომენკლატურა განსაზღვრავს საქმეებში შესრულებული დოკუმენტების დაჯგუფებას, საქმეთა სისტემატიზაციას, ინდექსაციასა და შენახვის ვადებს. იგი წარმოადგენს მუდმივად და ხანგრძლივად (10 წელზე მეტ ხანს) შესანახ საქმეთა აღწერილობის შედგენის საფუძველს და საქმისწარმოების ძირითად სააღრიცხვო დოკუმენტს. 3. საქმეთა ნომენკლატურის შედგენისათვის პასუხისმგებლობა ეკისრება მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატს. 4. ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატში დგება ტიპობრივი სახის საქმეთა ნომენკლატურა, „დოკუმენტების უნიფიცირებული ფორმების ტაბელით“ დადგენილი დოკუმენტების ტიპების მიხედვით. 5. საქმეთა ნომენკლატურა ადგენს საქმეთა ტიპობრივ შემადგენლობას და აწესებს საქმეების ერთიან ინდექსაციას. 6. საქმეთა ნომენკლატურა არის სამართლებრივი ხასიათის დოკუმენტი, რომელსაც „საქმისწარმოების ერთიანი წესების დამტკიცებისა და ამოქმედების შესახებ“ საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის 1 ივლისის №414 ბრძანებულებით დადგენილი პროცედურების დაცვით ამტკიცებს საკრებულო. მუხლი 17🔗. სათაურები და მათი შედგენა საქმეთა ნომენკლატურაში 1. ნომენკლატურაში დოკუმენტების დაჯგუფება ხდება საქმეთა სათაურების მიხედვით, რომლებიც ასახავს მუნიციპალიტეტის საკრებულოს  მუშაობის ყველა დოკუმენტირებულ საქმიანობას. 2. იმ საკითხთა საქმეების სათაურები, რომლებიც ერთი წლის განმავლობაში არ გადაწყვეტილა, „გარდამავალია“ და იმავე ინდექსით შეიტანება მუნიციპალიტეტის საკრებულოს მომდევნო წლის საქმეთა ნომენკლატურაში. 3. მუნიციპალიტეტის საკრებულოს და გამგეობის საქმეთა ნომენკლატურაში შეიტანება იმ ლიკვიდირებული დაწესებულებების საქმისწარმოებით დაუმთავრებელ საქმეთა სათაურები, რომელთა უფლებამოსილი მემკვიდრე არის მუნიციპალიტეტი. 4.საქმეთა ნომენკლატურაში არ შეიტანება ბეჭდურ გამოცემათა სათაურები. 5. ნომენკლატურაში შეტანილი საქმის სათაური შედგება შემდეგი ელემენტებისაგან: ა) საქმის სახეობის ან დოკუმენტების ნაირსახეობის სახელწოდება; ბ) დაწესებულების ან სტრუქტურული ერთეულის (დოკუმენტის ავტორის ) დასახელება; გ) იმ დაწესებულების დასახელება, რომელსაც გაეგზავნება ან რომლისგანაც მიიღება დოკუმენტები (დოკუმენტის ადრესატი ან კორესპოდენტი); დ) საქმის დოკუმენტების მოკლე შინაარსი; ე) საქმის დოკუმენტების შინაარსთან დაკავშირებული ადგილმდებარეობის (ტერიტორიის) სახელწოდება; ვ) თარიღები (პერიოდი), რომლებსაც განეკუთნება საქმის დოკუმენტები; ზ) საქმის დოკუმენტების ასლებზე მითითება. თავი VI საქმეთა ფორმირება მუხლი 18🔗. დაწესებულებაში საქმეთა ფორმირების წესი 1. საქმეთა ფორმირება გულისხმობს შესრულებული დოკუმენტების დაჯგუფების საქმეებში საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად. 2. საქმეში თავსდება დოკუმენტები, რომლებიც თავისი შინაარსით შეესაბამება საქმის სათაურს. ამასთან, აკრძალულია საქმეებში დოკუმენტების შავი და დუბლეტური ეგზემპლარების (განსაკუთრებულად ღირებულების გარდა) დაჯგუფება.  3. საქმეების ფორმირებას ახორციელებს მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახური, საქმეთა ფორმირება ხორციელდება მუნიციპალიტეტის არქივის, ხოლო საჭიროების შემთხვევაში შესაბამისი საარქივო დაწესებულების უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით. 4. საქმეთა ფორმირების დროს დაცული უნდა იქნეს შემდეგი მოთხოვნები; ა) მუდმივად, ხანგრძლივად და დროებით შესანახი დოკუმენტები უნდა დაჯგუფდეს ცალკე საქმეებში; ბ) საქმეში შეიტანება თითოეული დოკუმენტის ერთი ეგზემპლარი; გ) საქმეში დაჯგუფებული უნდა იყოს ერთი კალენდარული წლის დოკუმენტები; გამონაკლისს წარმოადგენს: გარდამავალი საქმეები, პირადი საქმეები, რომლებიც ფორმირდება საკრებულოს საქმიანობის მთელი პერიოდის მანძილზე; საკრებულოს, საკრებულოს ბიუროს, საკრებულოს კომისიების, ფრაქციების და დროებითი სამუშაო ჯგუფების დოკუმენტები, რომელთა დაჯგუფება ხდება მათი მოწვევის პერიოდში; დ) საქმე უნდა შეიცავდეს არა უმეტეს 250 ფურცელს, ხოლო მისი სისქე არ უნდა აღემატებიდეს 4 სანტიმეტრს. 5. საქმეებში დოკუმენტები ისე უნდს იყოს განლაგებული, რომ თავისი შინაარსით თანმიმდევრულად აშუქებდნენ განსაზღვრულ საკითხებს. ამასთან დოკუმენტები განლაგებული უნდა იყოს ქრონოლოგიურად (შემოსული-შემოსავლის თარიღის, გასული- გაგზავნის თარიღის მიხედვით) ან ავტორებისა და კორესპოდენტების დასახელების ანბანური ნიშნით. 6. დოკუმენტების დანართები, განურჩევლად მათი დამტკიცებისა თუ შედგენისა უერთდება დოკუმენტებს, რომლებსაც ისინი მიეკუთნება. 250 ფურცელზე მეტი მოცულობის დანართი შეადგენს ცალკე ტომს, რაც აღინიშნება დოკუმენტებში. 7. მუნიციპალიტეტის საკრებულოს სამართლებრივი აქტების დაჯგუფება საქმეებში ხდება სახეობებისა და ქრონოლოგიის მიხედვით და იმ დანართებით, რომლებიც მათ მიეკუთვნება; ა) ნორმატიული აქტებით დამტკიცებული წესდებები, დებულებები, ინსტრუქციები, ნუსხები და მათი დანართები ჯგუფდება მითითებულ დოკუმენტებთან ერთად, ხოლო თუ ისინი დამტკიცებულია, როგორც დამოუკიდებელი დოკუმენტები, მათ აჯგუფებენ ცალკე საქმეებად; ბ) მოქალაქეთა წინადადებები, განცხადებები და საჩივრები საკრებულოს მუშაობის საკითხებზე, ყველა დოკუმენტი მათი განხილვისა და შესრულების შესახებ ჯგუფდება პირად საკითხებზე მოქალაქეთა განცხადებებისაგან განცალკავებით; ი) მიმოწერა ჯგუფდება კალენდარული წლის მიხედვით და მისი სისტემატიზაცია ხორციელდება ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. დოკუმენტი-პასუხი თავსდება დოკუმენტ-შეკითხვის შემდეგ. გარკვეულ საკითხებზე წინა წელს დაწყებული მიმოწერის განახლების შემთხვევაში დოკუმენტები შეიტანება მიმდინარე წლის საქმეში წინა წლის საქმის ინდექსის მითითებით. თავი VII დოკუმენტების მომზადება არქივში გადასაცემად მუხლი 19🔗. დოკუმენტების მომზადება არქივში ჩასაბარებლად 1. დოკუმენტის მომზადება არქივში ჩასაბარებლად მოიცავს: ა) დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის მოწყობას; ბ) საქმეთა გაფორმებას; გ) საქმეთა აღწერების შედგენას; დ) დოკუმენტებისა და საქმეების გასანადგურებლად გამოყოფის აქტების შედგენას. მუხლი 20🔗. დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზა 1. დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზა გულისხმობს დოკუმენტების შესწავლას მათი ღირებულების კრიტერიუმების საფუძველზე დოკუმენტების შენახვის ვადების განსაზღვრისა და მუდმივი შენახვისათვის შესარჩევად. 2. დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზა ტარდება მუნიციპალიტეტის საექსპერტო კომისიის მიერ, მუნიციპალიტეტის დოკუმენტების საქმეთა ნომენკლატურების საფუძველზე. მუხლი 21🔗. ელექტრონული დოკუმენტების ექსპერტიზა და შერჩევა საარქივოდ შესანახად 1. ელექტრონული დოკუმენტების შერჩევა  საარქივოდ შესანახად ხორციელდება ამ დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის შედეგად, რომელიც ტარდება მუნიციპალიტეტის საექსპერტო კომისიის მიერ. 2. ელექტრონული დოკუმენტების ექსპერტიზის პირველ ეტაპზე არქივი მიუნიციპალიტეტის იმ სამსახურთან ერთად, რომელიც პასუხიმგებელია მუნიციპალიტეტის საინფორმაციო ტექნოლოგიების ფუნქციონირებაზე, განსაზღვრავს სისტემების, თემებისა და პროექტების ნუსხას, რომელთა დოკუმენტებს, ექსპერტიზის საერთო კრიტერიუმების შესაბამისად, შეიძლება ჰქონდეთ ფასეულობა. ნუსხის ფარგლებში ტარდება ელექტრონული დოკუმენტების შერჩევა მუდმივ და ხანგრძლივ შესანახად; ნუსხა მტკიცდება მუნიციპალიტეტის საექსპერტო კომისიის მიერ. 3. ელექტრონული დოკუმენტების ექსპერტიზა საექსპორტო კომისიის მიერ ტარდება ტრადიციულ მატარებლებზე მუნიციპალიტეტის დოკუმენტაციასთან ურთიერთკავშირში (კომპლექსში გამოიყენება ზოგადი და სპეციალური კრიტერიუმების სისტემა: დოკუმენტების მნიშვნელობა, სისრულე; დოკუმენტის ავთენტიკურობა; საარქივო შესანახად მიღებულ დოკუმენტებში დუბლირებული ინფორმაციის არსებობა). 4. ელექტრონული დოკუმენტების არქივში შესანახად მიღების დროს მხედველობაში მიიღება შემდეგი ფაქტორები: ა) შეზღუდვები ელექტრონული დოკუმენტების მიღებისას; ბ) ელექტრონული დოკუმენტების შექმნის პროცესის დასრულება; გ) არქივში მიღების დროს ელექტრონული დოკუმენტების სხვა ფორმატში შესაძლო გადატანის ღირებულება; დ) საკანონმდებლო აქტების არსებობა, რომლებიც აბრკოლებს ელექტრონული დოკუმენტების გადაცემას; ე) აუცილებელი თანდართული დოკუმენტების არსებობა, ელექტრონული მოწყობილობის ტიპის შესაბამისობა ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის სხვადასხვა რეჟიმებთან; ვ) დოკუმენტების შენახვის ხარჯი. 5. ელექტრონული დოკუმენტების დაწესებულების არქივში გადასაცემად მომზადება შედგება შემდეგი ეტაპებისაგან: ა) არქივში გადასაცემი მანქანური მატარებლის ფიზიკური მდგომარეობის შემოწმება; ბ) ელექტრონული დოკუმენტების ჩაწერა მანქანურ მატარებლებზე; გ) ჩაწერის ხარისხის შემოწმება; დ) ელექტრონული დოკუმენტების აღწერა; ე) შესანახ ერთეულებზე (ფუტლარებზე) საარქივო შიფრების დასმა მუდმივად შესანახი და პირადი შემადგენლობის ელექტრონული დოკუმენტების საარქივო ანაწერის (ანაწერების ) შესაბამისად; ვ) თანდართული დოკუმენტაციის კომპლექტის მომზადება. 6. ელექტრონული დოკუმენტების თანდართული დოკუმენტაცია უნდა უზრუნველყოფდეს მათ დაცვასა და გამოყენებას. მასში აისახება შემდეგი ინფორმაცია: ა) დოკუმენტის სახელწოდება; ბ) დოკუმენტის შექმნის თარიღი; გ) დოკუმენტის შინაარსის დახასიათება (ანოტაცია); დ) დოკუმენტის ელექტრონული ფორმატი; ე) დოკუმენტის ფიზიკური და ლოგიკური სტრუქტურა; ვ) დოკუმენტის მოცულობა. მუხლი 22🔗. საქმეთა გაფორმება 1. საქმეთა გაფორმება ხორციელდება მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურში . 2. შენახვის ვადების მიხედვით ტარდება საქმეთა სრული ან ნაწილობრივი გაფორმება. 3. სრულ გაფორმებას ექვემდებარება მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახი და პირადი შემადგენლობის საქმეები. 4. საქმეთა სრული გაფორმება ითვალისწინებს: ა) საქმეთა ჩაკერებას ან აკინძვას; ბ) საქმის ფურცლების ნუმერაციას; დ) დამადასტურებელი  ფურცლის შედგენას; ე) საქმის გარეკანის რეკვიზიტებში საჭირო დაზუსტებების შეტანას ( დაწესებულების სახელწოდების, საქმის სარეგისტრაციო ინდექსის, თარიღების, სათაურის დაზუსტებას). 5. დროებით (10 წლის ჩათვლით) შესანახი საქმეები ექვემდებარება ნაწილობრივ გაფორმებას: დასაშვებია საქმეში არ ჩატარდეს დოკუმენტების სისტემატიზაცია, არ დაინომროს საქმის ფურცლები, არ შედგეს დამადასტურებელი წარწერები. მუხლი 23🔗. საქმეთა ანაწერების შედგენა და გაფორმება მუნიციპალიტეტის საქმისწარმოებაში 1.არქივის დაკომპლექტების უზრუნველსაყოფად, მუნიციპალიტეტში საქმისწარმოებით დამთავრებულ, ყველა მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახ და პირადი შემადგენლობის საქმეზე, რომელმაც გაიარა შემფასებელი ექსპერტიზა, დგება საარქივო ანაწერები. 2. საარქივო ანაწერი წარმოადგენს საარქივო ცნობარს, რომელიც შეიცავს საარქივო შესანახი ერთეულების სისტემატიზებულ ნუსხას და განკუთვნილია მათი აღრიცხვისა და შინაარსის გასახსნელად. 3. საარქივო ანაწერები დგება ცალკე: ა) მუდმივად შესანახ საქმეებზე; ბ) ხანგრძლივად შესანახ საქმეებზე; გ) პირადი შემადგენლობის საქმეებზე. 4. ცალკე ანაწერი წარმოადგენს საქმეთა ჩამონათვალს დამოუკიდებელი მთლიანი (რიგითი) ნუმერაციით. 5. მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატში ანაწერი დგება ყოველწლიურად არქივის უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით. ამ ანაწერებით დოკუმენტები გადაეცემა არქივს. სტრუქტურული ერთეულის მიერ მომზადებული ანაწერების საფუძველზე დგება მუნიციპალიტეტის საქმეთა კრეფსითი ანაწერი, რომელსაც ამზადებს არქივი და რომლის მიხედვიდაც იგი აბარებს საქმეებს მუდმივ შესანახად. 6. საკრებულოს აპარატის საქმეთა ანაწერები დგება სამ ეგზემპლარად და წარედგინება მუნიციპალიტეტის არქივს საქმისწარმოებაში საქმეთა დამთავრებიდან ერთი წლის შემდეგ. 7. საკრებულოს აპარატის საქმეთა ანაწერის აღწერილობითი სტატია შედგება შემდეგი ელემენტებისაგან: ა) საქმის (ტომის, ნაწილის) რიგითი ნომერი ანაწერის მიხედვით; ბ) საქმის (ტომის, ნაწილის) ინდექსი; გ) საქმის (ტომის ნაწილის) სათაური, რომელიც სრულად შეესაბამება მის სათაურს საქმის გარეკანზე; დ) საქმის (ტომის, ნაწილის ) თარიღი; ე) საქმეში (ტომში, ნაწილში) ფურცლების რაოდენობა; ვ) საქმის შენახვის ვადა. 8. საკრებულოს აპარატის საქმეთა ანაწერის შედგენის დროს დაცული უნდა იყოს შემდეგი მოთხოვნები: ა) ანაწერში საქმეთა სათაურები შეიტანება საქმეთა ნომენკლატურის საფუძველზე სისტემატიზაციის მიღებული სქემის შესაბამისად; ბ) თითოეული საქმე ანაწერში შეიტანება დამოუკიდებელი რიგითი ნომრით (თუ საქმე შედგება რამდენიმე ტომისა ან ნაწილისაგან, თითოეული ტომი თუ ნაწილი ანაწერში შეიტანება დამოუკიდებელი ნომრით); გ) ანაწერში საქმეთა ნუმერაციის წესია მთლიანი ნუმერაცია რამდენიმე წლის განმავლობაში; საკრებულოს აპარატის  ანაწერებისათვის ნუმერაციის მიკუთვნების წესი დგინდება არქივთან შეთანხმებით; დ) ანაწერის გრაფები ივსება იმ ცნობების მიხედვით, რომლებიც საქმის გარეკანზეა; ე) ანაწერში ერთიმეორეს მიყოლებით ერთნაირი სათაურების მქონე საქმეების შეტანის დროს მთლიანად იწერება პირველი საქმის სათაური, ხოლო ყველა დანარჩენი ერთგვაროვანი საქმე აღინიშნება სიტყვით „იგივე’, ამასთან სხვა ცნობები საქმის შესახებ ანაწერში შეიტანება მთლიანად (ანაწერის თითოეულ ახალ ფურცელზე სათაური იწერება მთლიანად); ვ) ანაწერის გრაფა  „შენიშვნა“ გამოიყენება აღნიშვნებისათვის საქმეთა მიღების, მათი ფიზიკური მდგომარეობის თავისებურების, პირების არსებობის შესახებ და ა.შ. 9. ანაწერის ბოლოს უკანასკნელი აღწერილობითი სტატიის შემდეგ კეთდება შემაჯამებელი ჩანაწერი, რომელშიც მიეთითება (ციფრებითა და სიტყვებით (საქმეთა რაოდენობა, საქმეთა პირველი და ბოლო ნომრები საქმეთა ანაწერის მიხედვით, აგრეთვე ანაწერში საქმეთა ნუმერაციის თავისებურებანი (სალიტერო და გამოტოვებული ნომრების არსებობა). 10. მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმეთა ანაწერს ხელს აწერს შემდგენელი მისი თანამდებობის მითითებით და ამტკიცებს საკრებულოს აპარატის უფროსი. 11. მუნიციპალიტეტის არქივის მოთხოვნით ანაწერისათვის შეიძლება შედგეს სარჩევი, შემოკლებათა სია, საძიებლები. მუხლი 24🔗. საქმეთა გასანადგურებლად გამოყოფის აქტის შედგენის წესი 1. დოკუმენტების გასანადგურებლად შერჩევა და მათზე აქტის შედგენა ხორციელდება იმავე პერიოდის მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახ საქმეთა ანაწერების მომზადების შემდეგ. დოკუმენტებისა და საქმეების გასანადგურებლად გამოყოფის აქტები საექსპერტო კომისიის სხდომაზე განიხილება საქმეთა ანაწერებთან ერთად. 2. იმ აქტების ნუსხას, რომლებსაც აბარებენ მუდმივად შესანახად, ამტკიცებს მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარე საარქივო დაწესებულების მიერ იმავე პერიოდის მუდმივად შესანახ საქმეთა ანაწერების დამტკიცების შემდეგ. მუხლი 25🔗. დაწესებულების არქივში დოკუმენტების ჩაბარების წესი 1 მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახი საქმეები, პირადი შემადგენლობის საქმეების ჩათვლით, გადაეცემა მუნიციპალიტეტის არქივს მათი საქმისწარმოებაში დასრულების შემდეგ არაუგვიანეს სამი წლისა. 2. მუნიციპალიტეტის არქივში საქმეთა გადაცემა ხორციელდება არქივის მიერ შედგენილი გრაფიკის მიხედვით, რომელიც  დამტკიცებულია მუნიციპალიტეტის გამგებლის მიერ. 3. საკრებულოს აპარატის საქმეების მუნიციპალიტეტის არქივში გადასაცემად მომზადების პერიოდში არქივის თანამშრომელი წინასწარ ამოწმებს მათი ფორმირებისა და გაფორმების სისწორეს, აგრეთვე ანაწერში შეტანილ საქმეთა რაოდენობის შესაბამისობას დაწესებულების საქმეთა  ნომენკლატურის შესაბამისად შემოღებულ საქმეთა რაოდენობასთან. საკრებულოს აპარატის  მუშაკები ვალდებულნი არიან გამოასწორონ შემოწმების დროს საქმეთა ფორმირებასა და  გაფორმებაში გამოვლენილი ყველა ნაკლი. ნაკლის არარსებობის გამოვლენისას დგება შესაბამისი ცნობა. 4. თითოეული საქმის მიღება ხორციელდება არქივზე პასუხისმგებელი პირის (სპეციალური თანამშრომლის) მიერ საკრებულოს აპარატის  მუშაკის თანდასწრებით. ამასთან, ანაწერის ორივე ეგზემპლარზე მასში შეტანილი თითოეული საქმის გასწვრივ კეთდება აღნიშვნა საქმის არსებობის შესახებ. ანაწერის თითოეული ეგზემპლარის ბოლოს ციფრებითა და სიტყვებით მიეთითება არქივში ფაქტობრივად მიღებულ საქმეთა რაოდენობა, არარსებულ საქმეთა  ნორმები, საქმეთა მიღება-ჩაბარების თარიღი, აგრეთვე არქივზე პასუხისმგებელი პირის (არქივის თანამშრომელის) და საქმეთა გადამცემი პირის ხელმოწერები. 5. განსაკუთრებულად ღირებულ საქმეთა მიღების დროს მოწმდება საქმეებში ფურცლების რაოდენობა. 6. საქმეთა შეკვრები მუნიციპალიტეტის არქივში ბარდება მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატის თანამშრომელთა მიერ. 7. საქმეებთან ერთად არქივს გადაეცემა დოკუმენტების სარეგისტრაციო კარტოტეკები. თითოეული კარტოტეკის დასახელება შეიტანება ანაწერში.