დოკუმენტის ლეგალიზაციის წესის დამტკიცების შესახებ

დოკუმენტის ლეგალიზაციის წესის დამტკიცების შესახებ საქართველოს მთავრობის დადგენილება №404 2016 წლის 18 აგვისტო    ქ. თბილისი დოკუმენტის ლეგალიზაციის წესის დამტკიცების შესახებ მუხლი 1🔗 „სახელმწიფო სერვისების განვითარების სააგენტოს შესახებ“ საქართველოს კანონის მე-4 მუხლის 3​2 პუნქტისა  და „საჯარო სამართლის იურიდიული პირის – საქართველოს შინაგან საქმეთა სამინისტროს მომსახურების სააგენტოს მიერ გაწეული მომსახურებისათვის დაწესებული საფასურისა და ვადების შესახებ“ საქართველოს კანონის მე-4 მუხლის პირველი პუნქტის „ჰ​6“ ქვეპუნქტის შესაბამისად, დამტკიცდეს თანდართული დოკუმენტის ლეგალიზაციის  წესი.   მუხლი 2🔗 დადგენილება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე. პრემიერ-მინისტრიგიორგი კვირიკაშვილი . დოკუმენტის ლეგალიზაციის წესი თავი I ზოგადი დებულებები  მუხლი 1🔗 1. ეს წესი განსაზღვრავს საქართველოს ტერიტორიაზე შედგენილი დოკუმენტების ლეგალიზაციის განხორციელების წესს. 2. ამ წესის შესაბამისად, ლეგალიზებული დოკუმენტი ექვემდებარება იმ სახელმწიფოებში გამოყენებას, რომლებთანაც საქართველოს არ აქვს დადებული ლეგალიზაციის გამარტივებული პროცედურის ან/და ლეგალიზაციისაგან გათავისუფლების შესახებ საერთაშორისო შეთანხმება. მუხლი 2🔗. საქართველოში ლეგალიზაციის განხორციელებით დასტურდება საქართველოს  ტერიტორიაზე  შედგენილ  დოკუმენტსა  და სალეგალიზაციო  შტამპზე არსებული ხელმოწერის ნამდვილობა, ხელმომწერი პირის უფლებამოსილება, ხოლო დოკუმენტის ბეჭდით ან შტამპით დამოწმების შემთხვევაში – მათი ავთენტურობა. მუხლი 3🔗. ამ წესის მიზნებისათვის ქვემოთ ჩამოთვლილ ტერმინებს აქვთ შემდეგი მნიშვნელობა: ა) უფლებამოსილი ორგანო – ამ წესის მე-6 მუხლის მე-3 პუნქტით განსაზღვრული ორგანოები; ბ) მონაცემთა ბაზა – სასამართლო და ადმინისტრაციული ორგანოების, აგრეთვე სამედიცინო და საგანმანათლებლო დაწესებულებების მიერ გაცემული დოკუმენტების აპოსტილით დამოწმებისათვის/ ლეგალიზაციისათვის საჭირო მონაცემთა ბაზა. თავი II ლეგალიზაციას დაქვემდებარებული დოკუმენტები და ლეგალიზაციის განხორციელებისათვის უფლებამოსილი ორგანოები მუხლი 4🔗 1. ამ წესის შესაბამისად, ლეგალიზაციას ექვემდებარება შემდეგი დოკუმენტები: ა) საქართველოს განათლებისა და მეცნიერების სამინისტროსა და მის სისტემაში შემავალი ორგანოების მიერ გაცემული დოკუმენტები, ასევე საგანმანათლებლო დაწესებულებების მიერ თავიანთი უფლებამოსილების ფარგლებში გაცემული დოკუმენტები; ბ) სასამართლო ორგანოების მიერ გაცემული დოკუმენტები; გ) სანოტარო აქტები; დ) სამედიცინო დაწესებულებების მიერ თავიანთი უფლებამოსილების ფარგლებში გაცემული დოკუმენტები; ე) ადმინისტრაციული ორგანოების მიერ თავიანთი უფლებამოსილების ფარგლებში გაცემული დოკუმენტები; ვ) ადმინისტრაციული ორგანოების მიერ ასლის დედანთან იგივეობის დამოწმების ფურცელი; ზ) ლეგალიზაციას დაქვემდებარებული დოკუმენტის ადმინისტრაციული ორგანოს მიერ განხორციელებული თარგმანი. 2. ლეგალიზაციას ექვემდებარება როგორც დოკუმენტის დედანი, ისე დოკუმენტის ნოტარიულად დამოწმებული ასლი და ადმინისტრაციული ორგანოს მიერ ასლის დედანთან იგივეობის დამოწმების ფურცელი. 3. დოკუმენტის ნოტარიულად დამოწმებული ასლის ლეგალიზაცია გულისხმობს ორიგინალზე არსებული ხელმოწერის ნამდვილობის, ხელმომწერი პირის უფლებამოსილების, ხოლო დოკუმენტის ბეჭდით ან შტამპით დამოწმების შემთხვევაში – მათი ავთენტურობის დადასტურებას. 4. ადმინისტრაციული ორგანოს მიერ დამოწმებული ასლის ლეგალიზაცია გულისხმობს დოკუმენტის დამოწმების ფურცელზე ან დოკუმენტზე არსებული ხელმოწერის ნამდვილობის, ხელმომწერი პირის უფლებამოსილების, ხოლო დოკუმენტის ბეჭდით ან შტამპით დამოწმების შემთხვევაში – ავთენტურობის დადასტურებას. მუხლი 5🔗. ლეგალიზაციას არ ექვემდებარება შემდეგი დოკუმენტები: ა) საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობისა და საკონსულო დაწესებულების მიერ გაცემული დოკუმენტები;  ბ) კერძო სამართლის იურიდიული პირის მიერ (გარდა სამედიცინო და საგანმანათლებლო დაწესებულებებისა) გაცემული დოკუმენტები; გ) ადმინისტრაციული ორგანოს მიერ გაცემული დოკუმენტები, რომლებიც დაკავშირებულია საბაჟო და კომერციულ ოპერაციებთან; დ) პირადობის დამადასტურებელი დოკუმენტი, მისი ასლი და ფოტოპირი (გარდა გამცემი ორგანოს მიერ დამოწმებული საქართველოს მოქალაქის პასპორტის ასლისა); ე) სამხედრო ბილეთი; ვ) სატრანსპორტო საშუალების სარეგისტრაციო დოკუმენტი (ტექნიკური პასპორტი) და მართვის მოწმობა; ზ) ადმინისტრაციული ორგანოების მიერ გაცემული ქვითრები; თ) სანოტარო აქტები – ასლის დედანთან იდენტურობის სისწორისა და ერთი ენიდან მეორეზე თარგმნის სისწორის თარჯიმნის ხელმოწერის ნამდვილობის დამოწმება; ი) ნორმატიული აქტები. მუხლი 6🔗 1. დოკუმენტის ლეგალიზაცია ხორციელდება 2 ეტაპად: უფლებამოსილი ორგანო ახდენს დოკუმენტზე არსებული ხელმოწერის ნამდვილობის, ხელმომწერი პირის უფლებამოსილების, ხოლო დოკუმენტის ბეჭდით ან შტამპით დამოწმების შემთხვევაში – მათი ავთენტურობის დამოწმებას, რის შემდეგაც საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს საკონსულო დეპარტამენტი ახდენს პირველ ეტაპზე განხორციელებული ლეგალიზაციის შტამპზე არსებული ხელმოწერის ნამდვილობის, ხელმომწერი პირის უფლებამოსილებისა და ბეჭდის ავთენტურობის დამოწმებას. 2. ლეგალიზაციის მეორე ეტაპის შესაბამისი პროგრამული უზრუნველყოფის გზით განხორციელების შემთხვევაში, საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს საკონსულო დეპარტამენტი ეყრდნობა აღნიშნულ პროგრამაში ლეგალიზაციის პირველ ეტაპთან დაკავშირებით ასახულ მონაცემებს და უფლებამოსილია, გადამოწმების გარეშე განახორციელოს პროგრამაში ასახული მონაცემების ნამდვილობის/ავთენტურობის დამოწმება. 3. ლეგალიზაციის პირველი ეტაპის განხორციელებისათვის უფლებამოსილი ორგანოები არიან: ა) საჯარო სამართლის იურიდიული პირი – სახელმწიფო სერვისების განვითარების სააგენტო (შემდგომში – სახელმწიფო სერვისების განვითარების სააგენტო); ბ) საჯარო სამართლის იურიდიული პირი – საქართველოს შინაგან საქმეთა სამინისტროს მომსახურების სააგენტო (შემდგომში – საქართველოს შინაგან საქმეთა სამინისტროს მომსახურების სააგენტო). 4. ლეგალიზაციის პირველი ეტაპის განმახორციელებელი ორგანოები ვალდებულნი არიან, საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს საკონსულო დეპარტამენტს თანამდებობაზე დანიშვნის დღესვე წარუდგინონ სალეგალიზაციო შტამპზე ხელმოწერის უფლებამოსილების მქონე პირების ხელმოწერისა და შესაბამისი ბეჭდის ნიმუშები. 5. უფლებამოსილი ორგანოები დოკუმენტების ლეგალიზაციისას იყენებენ ამ დადგენილებით დამტკიცებულ ლეგალიზაციის პირველი ეტაპის შტამპს, ხოლო საგარეო საქმეთა სამინისტროს საკონსულო დეპარტამენტი – ლეგალიზაციის მეორე ეტაპის შტამპს. მუხლი 7🔗 1. ლეგალიზაციის პირველ ეტაპზე უფლებამოსილი ორგანოების კომპეტენცია განისაზღვრება შემდეგნაირად: ა) საქართველოს შინაგან საქმეთა სამინისტროს მომსახურების სააგენტო ახდენს საქართველოს შინაგან საქმეთა სამინისტროს მომსახურების სააგენტოს მიერ დამზადებული/გაცემული დოკუმენტების ლეგალიზაციას; ბ) სახელმწიფო სერვისების განვითარების სააგენტო ახდენს ლეგალიზაციას დაქვემდებარებული ყველა იმ დოკუმენტის ლეგალიზაციას, რომლებიც არ განეკუთვნება სხვა ორგანოს კომპეტენციას. 2. ადმინისტრაციული ორგანოს მიერ განხორციელებული თარგმანის ლეგალიზაციას ახორციელებს ამ ადმინისტრაციული ორგანოს მიერ გაცემული დოკუმენტების ლეგალიზაციისათვის უფლებამოსილი ორგანო. თავი III დოკუმენტების ლეგალიზაციის განხორციელების წესი მუხლი 8🔗 1. ლეგალიზაცია ხორციელდება ნებისმიერი პირის განცხადების საფუძველზე, რომელიც მიმართავს ლეგალიზაციისთვის უფლებამოსილ შესაბამის ორგანოს (შემდგომში – დაინტერესებული პირი). 2. ლეგალიზაცია ხორციელდება დამცავი საშუალებებით აღჭურვილი თვითწებადი ქაღალდის დოკუმენტზე დაკვრით ან შტამპის დასმით. შტამპი შესაძლოა იყოს ელექტრონული ფორმის და მისი დოკუმენტზე დატანა ხორციელდებოდეს შესაბამისი პროგრამული უზრუნველყოფის გზით. 3. ლეგალიზაციის შტამპზე ტექსტი უნდა იყოს მკაფიოდ და გარკვევით შესრულებული ქართულ და ინგლისურ ენებზე. მუხლი 9🔗 1. საზღვარგარეთ მყოფი პირი უფლებამოსილია, განცხადება სახელმწიფო სერვისების განვითარების სააგენტოს მიერ გაცემული დოკუმენტის ლეგალიზაციის შესახებ წარადგინოს ელექტრონული ფორმით, ამ მუხლით დადგენილი წესით. 2. დოკუმენტის ლეგალიზაციის შესახებ ელექტრონული ფორმით წარდგენილი განცხადების მიღება დასაშვებია იმ შემთხვევაში, თუ ელექტრონული კომუნიკაცია იძლევა განმცხადებლისა და განცხადების მიღებაზე უფლებამოსილი პირის პირდაპირი ვიზუალური კონტაქტის საშუალებას და განმცხადებლის იდენტიფიცირება და პირადობის დადასტურება შესაძლებელია სახელმწიფო სერვისების განვითარების სააგენტოს ელექტრონულ მონაცემთა ბაზაში არსებული ინფორმაციის გამოყენებით. 3. სახელმწიფო სერვისების განვითარების სააგენტო უზრუნველყოფს ვიზუალური კონტაქტის ამსახველი ჩანაწერის ელექტრონული ფორმით შენახვას. 4. ამ მუხლით დადგენილი წესით წარდგენილი განცხადების საფუძველზე, დოკუმენტის ლეგალიზაციისათვის გათვალისწინებული საფასურის/ბაჟის გადახდა დასტურდება საქართველოს საბანკო დაწესებულების მიერ გაცემული ქვითრით. 5. ქვითრის წარდგენა საჭირო არ არის, თუ მომსახურების საფასურის/ბაჟის გადახდა განხორციელდა უნაღდო ანგარიშსწორებით და სახელმწიფო სერვისების განვითარების სააგენტოს აქვს შესაძლებლობა,  კომუნიკაციის ელექტრონული საშუალებებით შეამოწმოს ანგარიშსწორების განხორციელების ფაქტი. 6. ამ მუხლის მე-4 პუნქტით გათვალისწინებული ქვითრის წარუდგენლობის შემთხვევაში, მის წარსადგენად განმცხადებელს განესაზღვრება დამატებითი ვადა არა უმეტეს ერთი თვისა, რის თაობაზეც ეცნობება ელექტრონული ფოსტის საშუალებით, განცხადებაში მითითებულ ელექტრონულ მისამართზე, რომლის მითითებაც სავალდებულოა. ქვითრის წარდგენამდე, განცხადების განხილვის ვადის დინება შეჩერებულად ითვლება. 7. ამ მუხლის მე-6 პუნქტით გათვალისწინებულ ვადაში ქვითრის წარუდგენლობის შემთხვევაში, სახელმწიფო სერვისების განვითარების სააგენტო უფლებამოსილია, მიიღოს გადაწყვეტილება განცხადების განუხილველად დატოვების შესახებ. 8. განმცხადებლის მოთხოვნით ლეგალიზებული დოკუმენტი გაიცემა განცხადებაში მის მიერ მითითებულ პირზე. მუხლი 10🔗. ამ წესით გათვალისწინებულ საკითხებთან დაკავშირებით,  სახელმწიფო სერვისების განვითარების სააგენტოს მხრიდან დაინტერესებულ პირთან კომუნიკაცია ხორციელდება შესაბამისი შეტყობინების/ გადაწყვეტილების სახელმწიფო სერვისების განვითარების სააგენტოს ინტერნეტგვერდზე გამოქვეყნების, განაცხადში მითითებული მობილური ტელეფონის ნომერზე მოკლე ტექსტური შეტყობინების გაგზავნის ან/და წერილობითი შეტყობინების ოფიციალური გაცნობის (გადაცემის ან ფოსტის მეშვეობით გაგზავნის) გზით. განმცხადებელთან კომუნიკაცია დამატებით შეიძლება განხორციელდეს ელექტრონული ფოსტის მეშვეობით (განაცხადში ელექტრონული ფოსტის მითითების შემთხვევაში, თუ განცხადება სახელმწიფო სერვისების განვითარების სააგენტოს მიერ გაცემული დოკუმენტის ლეგალიზების შესახებ წარდგენილია ელექტრონული ფორმით, ელექტრონული ფოსტის მითითება სავალდებულოა). მუხლი 11🔗 1. დოკუმენტის ლეგალიზაციისათვის წარდგენილი უნდა იქნეს: ა) დოკუმენტი, რომლის ლეგალიზაციაც უნდა მოხდეს; ბ) დოკუმენტების ლეგალიზაციის განხორციელებისათვის უფლებამოსილი ორგანოების მიხედვით – სახელმწიფო სერვისების განვითარების სააგენტოს მიერ გაწეული მომსახურებისათვის დაწესებული საფასურის, საქართველოს შინაგან საქმეთა სამინისტროს მომსახურების სააგენტოს მიერ გაწეული მომსახურებისათვის დაწესებული საფასურის, აგრეთვე კანონმდებლობით გათვალისწინებულ შემთხვევებში – სახელმწიფო ბაჟის გადახდის დამადასტურებელი ქვითარი. 2. ქვითრის წარდგენა საჭირო არ არის, თუ მომსახურების საფასურის/ბაჟის გადახდა განხორციელდა უნაღდო ანგარიშსწორებით და ლეგალიზაციის პირველ ეტაპზე, უფლებამოსილ  ორგანოს აქვს შესაძლებლობა, კომუნიკაციის ელექტრონული საშუალებებით შეამოწმოს ანგარიშსწორების განხორციელების ფაქტი. მუხლი 12🔗 1. უფლებამოსილი ორგანოები ამოწმებენ, ექვემდებარება თუ არა დოკუმენტი ლეგალიზაციას. 2. თუ დოკუმენტი ექვემდებარება ლეგალიზაციას, უფლებამოსილი ორგანოები ადგენენ დოკუმენტზე არსებული ხელმოწერის ნამდვილობას, ხელმომწერი პირის უფლებამოსილებას, ხოლო დოკუმენტის ბეჭდით ან შტამპით დამოწმების შემთხვევაში – მათ ავთენტურობას. 3. ლეგალიზაციის პირველი ეტაპის განმახორციელებელი ორგანოები დოკუმენტის ლეგალიზაციას ახდენენ განცხადების წარდგენიდან არაუგვიანეს 10 სამუშაო დღის ვადაში. საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს საკონსულო დეპარტამენტი ლეგალიზაციის მეორე ეტაპს ახორციელებს განცხადების წარდგენის დღესვე, ხოლო ლეგალიზაციის პროგრამული უზრუნველყოფის გზით განხორციელების შემთხვევაში – პირველი ეტაპის ლეგალიზაციის განხორციელების ვადაში. მუხლი 13🔗 1. უფლებამოსილი ორგანოს პასუხისმგებელი პირი ადარებს დოკუმენტებზე შესრულებულ ხელმოწერას და ამ დოკუმენტზე არსებულ ბეჭედს ან შტამპს მონაცემთა ბაზაში არსებული ბეჭდების, შტამპებისა და ხელმოწერების ნიმუშებთან. 2. იმ შემთხვევაში, თუ მონაცემთა ბაზაში არ ინახება შესაბამისი ბეჭდის, შტამპისა და ხელმოწერის ნიმუში, ლეგალიზაცია შეიძლება განხორციელდეს მხოლოდ სათანადო ნიმუშების მიღების შემდეგ. 3. თუ ლეგალიზაციისათვის წარდგენილ დოკუმენტზე არსებული ხელმოწერა არ შეესაბამება მონაცემთა ბაზაში არსებულ შესაბამისი ხელმოწერის ნიმუშს, მისი ლეგალიზაცია შეიძლება განხორციელდეს დოკუმენტის გამცემი ადმინისტრაციული ორგანოს მიერ შესაბამისი დაწესებულებიდან ინფორმაციის გამოთხოვის შემდგომ ხელმოწერის ნამდვილობის დადასტურების შემთხვევაში. 4. თუ შესაბამისი დაწესებულებიდან ვერ იქნა მოპოვებული ლეგალიზაციისათვის წარდგენილ დოკუმენტზე არსებული ხელმოწერის, ბეჭდის ან შტამპის ნიმუშის ან/და ხელმომწერი პირის უფლებამოსილების შესახებ ინფორმაცია, უფლებამოსილი ორგანო შესაბამისი მტკიცებულებების არსებობის შემთხვევაში უფლებამოსილია დაადგინოს დოკუმენტებზე არსებული ხელმოწერის ნამდვილობა, ხელმომწერი პირის უფლებამოსილება, ბეჭდის ან შტამპის ავთენტურობა და განახორციელოს დოკუმენტის ლეგალიზაცია, რის შესახებაც გამოაქვს დასაბუთებული წერილობითი გადაწყვეტილება. მუხლი 14🔗 1. შესაბამისი პროგრამული უზრუნველყოფის გზით ლეგალიზაციის მეორე ეტაპის განხორციელების შემთხვევაში, განცხადება უნდა წარედგინოს ლეგალიზაციის პირველი ეტაპის განმახორციელებელ უფლებამოსილ ორგანოს. 2. საქართველოს  საგარეო საქმეთა სამინისტროს საკონსულო დეპარტამენტი განცხადებას ლეგალიზაციის მეორე ეტაპის განხორციელებაზე განიხილავს შესაბამისი პროგრამული უზრუნველყოფის გზით. 3. საქართველოს  საგარეო საქმეთა სამინისტროს საკონსულო დეპარტამენტი ლეგალიზაციის მეორე ეტაპის განხორციელების თაობაზე გადაწყვეტილებას იღებს და ლეგალიზაციას დაქვემდებარებული დოკუმენტის დანართზე სალეგალიზაციო შტამპის, უფლებამოსილი თანამდებობის პირის ელექტრონული ხელმოწერისა და ელექტრონული ბეჭდის დასმაზე თანხმობას გამოხატავს შესაბამისი პროგრამული უზრუნველყოფის გზით. 4. ლეგალიზაციის  მეორე ეტაპის სალეგალიზაციო შტამპის, თანამდებობის პირის ელექტრონული ხელმოწერისა და ელექტრონული ბეჭდის დოკუმენტის ჩანართზე დატანას და ჩანართის დოკუმენტზე დართვას, ტექნიკურად შესაბამისი პროგრამული უზრუნველყოფის გზით,  ახორციელებს ლეგალიზაციის პირველი ეტაპის განმახორციელებელი უფლებამოსილი ორგანო. 5. ლეგალიზაციის  მეორე ეტაპის განსახორციელებლად შესაბამისი პროგრამული უზრუნველყოფის შემუშავებას, მის გამართულ ფუნქციონირებასა და ადმინისტრირებას უზრუნველყოფენ ლეგალიზაციის პირველი ეტაპის განმახორციელებელი უფლებამოსილი ორგანოები. მუხლი 15🔗. დაუშვებელია ლეგალიზაციის ტექსტში ცვლილების შეტანა. მუხლი 16🔗 1. დოკუმენტის ლეგალიზებაზე უარი შეიძლება ითქვას, თუ: ა) დოკუმენტზე ტექსტის ამოკითხვა შეუძლებელია (ძნელად გასარკვევია); ბ) დოკუმენტები ხელმოწერილია ფანქრით; გ) დოკუმენტის ასლები დაუმოწმებელია; დ) დოკუმენტებში დაფიქსირებულია დაუმოწმებელი შესწორებები ან შეინიშნება გაყალბების ნიშნები; ე) ვერ ხერხდება საჭირო ხელმოწერის, ბეჭდის ან შტამპის ნიმუშის მოძიება ან ვერ დგინდება დოკუმენტებზე არსებული ხელმოწერის ნამდვილობა, ხელმომწერი პირის უფლებამოსილება და ბეჭდის ან შტამპის ავთენტურობა; ვ) დოკუმენტზე შეინიშნება მასთან კავშირის არმქონე მინაწერი, ბეჭედი ან შტამპი; ზ) დოკუმენტი ფორმით ან შინაარსით არსებითად ეწინააღმდეგება საქართველოს კანონმდებლობას ან/და გამოცემულია არაუფლებამოსილი ორგანოს ან პირის მიერ. 2. ამ მუხლის პირველი პუნქტის „ე“ ქვეპუნქტით გათვალისწინებულ შემთხვევაში, დაინტერესებული პირის განცხადების საფუძველზე, შესაძლებელია შეჩერდეს დოკუმენტის ლეგალიზაციისათვის გათვალისწინებული ვადა არაუმეტეს 2 თვის ვადით. მუხლი 17🔗 1. ლეგალიზაციის ფაქტი რეგისტრირდება ელექტრონული ან მატერიალური ფორმით არსებულ სარეგისტრაციო ჟურნალში, სადაც აღინიშნება: ა) რიგითი ნომერი, რომელსაც პასუხობს ლეგალიზაციის შტამპი; ბ) ლეგალიზაციის განმახორციელებელი ორგანოს დასახელება და ლეგალიზაციის განხორციელების თარიღი; გ) ლეგალიზებულ დოკუმენტზე ხელმომწერი პირის ვინაობა და თანამდებობა. 2. მატერიალური ფორმით არსებული სარეგისტრაციო ჟურნალი უნდა იყოს აკინძული, დანომრილი, პასუხისმგებელი პირის მიერ ხელმოწერილი და ბეჭდით დამოწმებული. 3. ელექტრონული ფორმით არსებულ სარეგისტრაციო ჟურნალს უნდა ჰქონდეს სათანადო პროგრამული მხარდაჭერა, რომელიც უზრუნველყოფს მის გამართულ წარმოებას, მონაცემთა ავთენტურობას, უსაფრთხოებასა და დაცვას არასანქცირებული წვდომისაგან. 4. დაინტერესებული პირის მოთხოვნის შემთხვევაში, უფლებამოსილი ორგანო ვალდებულია, გასცეს ინფორმაცია, შეესაბამება თუ არა დოკუმენტზე ლეგალიზაციის შტამპში აღნიშნული მონაცემები სარეგისტრაციო ჟურნალში არსებულ მონაცემებს. მუხლი 18🔗. ლეგალიზაციის ელექტრონული ან მატერიალური სარეგისტრაციო ჟურნალების წარმოებისა და შენახვის წესს სამართლებრივი აქტით, თავიანთი კომპეტენციის ფარგლებში, განსაზღვრავენ ლეგალიზაციის განხორციელებისათვის უფლებამოსილი ორგანოები და საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტრო. თავი IV ლეგალიზაციის შტამპის ფორმა და მისი დასმის წესი მუხლი 19🔗 1. ლეგალიზაციის პირველი ეტაპის განხორციელებისას, დოკუმენტზე განთავსდება თვითწებადი ქაღალდი, რომელზეც დატანილია 10X10 ზომის შტამპის შესაბამისი ტექსტი (დანართი №1). 2. ლეგალიზაციის პირველი ეტაპის განხორციელებისას, შტამპის ქვეშ, თვითწებად ქაღალდზე შესაძლოა მიეთითოს იმ საჯარო დაწესებულების ვებგვერდის მისამართი, სადაც განთავსებულია ლეგალიზებული დოკუმენტების შესახებ მონაცემთა ბაზა. 3. ლეგალიზაციის მეორე ეტაპზე, საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს საკონსულო დეპარტამენტი ახორციელებს 10X10 სმ ზომის ელექტრონული (დანართი №2-ის „ა“ ქვეპუნქტი) ან 10 X8 სმ ზომის მატერიალური (დანართი №2-ის „ბ“ ქვეპუნქტი) შტამპის დასმას დოკუმენტზე. 4. ლეგალიზაციის მეორე ეტაპის ელექტრონულ შტამპს შესაძლოა დაერთოს ინფორმაცია ხელმომწერი თანამდებობის პირის ვინაობისა და თანამდებობის შესახებ, ქართულ და ინგლისურ ენებზე. მუხლი 20🔗 1. ლეგალიზაციის შტამპი დაისმება დოკუმენტზე არსებულ თავისუფალ ადგილზე, მის მეორე გვერდზე ან მასზე დამაგრებულ ჩანართზე. 2. ჩანართი მიკერებული უნდა იქნეს დოკუმენტზე ლენტით, რომელთა განცალკევება დაზიანების გარეშე შეუძლებელი იქნება. აღნიშნული წესი გამოიყენება მაშინაც, თუ დოკუმენტს მყარი გარეკანი აქვს. 3. ამ წესის მე-6 მუხლის მე-3 პუნქტით განსაზღვრულ ორგანოებს უფლება აქვთ, ჩანართისათვის გამოიყენონ სპეციალური ქაღალდი. თავი V პასუხისმგებლობა დოკუმენტის ლეგალიზაციის წესის დარღვევისათვის მუხლი 21🔗 1. ლეგალიზაციის განმახორციელებელი პირი პასუხისმგებელია  დოკუმენტის არასწორი ლეგალიზების ან ამ წესის რაიმე ფორმით დარღვევისათვის, კანონმდებლობის შესაბამისად. 2. ამ წესის მოთხოვნათა დარღვევით ლეგალიზებულ დოკუმენტს არ გააჩნია იურიდიული ძალა. დანართი №1 ლეგალიზაციის I ეტაპის შტამპის ნიმუში 1. ქვეყანა /Country: საქართველო /Georgia     მოცემული ოფიციალური დოკუმენტი /This public document 2. ხელმოწერილია /has been signed by:---------------------------------------------------- ------------------/------------------------------------------------------------------------------------ 3. რომლის თანამდებობაც არის / acting in the capacity of: ------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------------/---------------------------------------------------------------------------------------- 4. დამტკიცებულია / bears the seal/stamp of --------------------------------------------- --------------------------/------------------------------------------------------------------------------ --------------------------------------------------------------------------------------------------------- ბეჭდით /შტამპით დამოწმებული /Certი fied 5. ადგილი /at:                                 6. თარიღი / the ------------------------ 7. დამოწმებულია /by: 8. № ------------- 9. ბეჭდის/შტამპის ადგილი/Seal/stamp   10. ხელმოწერა/ signature       თვითწებადი ქაღალდის აღწერილობა თვითწებადი ქაღალდი დაფარულია ოთხი სხვადასხვა ტიპის ექსკლუზიური, გილიოშური დამცავი ბადით, რომლის ხაზების ნაწილი მიკროტექსტია. დამცავი ბადე შესრულებულია ასლის გადაღების საწინააღმდეგო და მანათობელი საღებავით. წარწერები „საქართველო“ და „Georgia“ შესრულებულია უხილავი საღებავით. დანართი №2 ლეგალიზაციის II ეტაპის შტამპის ნიმუში ა) ელექტრონული შტამპის ნიმუში:  № –––––––––                                                                                    ––––– ––––––– საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს საკონსულო დეპარტამენტი ადასტურებს ხელმომწერი პირის უფლებამოსილებას, ხელმოწერის ნამდვილობასა და უფლებამოსილი ორგანოს ბეჭდის /შტამპის ავთენტურობას. The Consular Department of The Ministry of Foreign Affairs of Georgia certifies the authenticity of the signature, the capacity in which the person signing the document has acted and the identity of the seal or stamp which it bears.  ხელმოწერა Sig№ature ––––––––   –––––––––––––––––––––––––––   ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– ბ) მატერიალური შტამპის ნიმუში: № –––––––––                                                                                  ––––– ––––––– საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს საკონსულო დეპარტამენტი ადასტურებს ხელმომწერი პირის უფლებამოსილებას, ხელმოწერის ნამდვილობასა და უფლებამოსილი ორგანოს ბეჭდის /შტამპის ავთენტურობას. The Consular Department of The Ministry of Foreign Affairs of Georgia certifies the authenticity of the signature, the capacity in which the person signing the document has acted and the identity of the seal or stamp which it bears. ხელმოწერა Sig nature ––––––––