ლაგოდეხის მუნიციპალიტეტის თვითმმართველობის ორგანოებისა და სამსახურების საქმისწარმოების ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ

ლაგოდეხის მუნიციპალიტეტის თვითმმართველობის ორგანოებისა და სამსახურების საქმისწარმოების ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ ლაგოდეხის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს დადგენილება №29 2017 წლის 22 ნოემბერი ქ. ლაგოდეხი ლაგოდეხის მუნიციპალიტეტის თვითმმართველობის ორგანოებისა და სამსახურების საქმისწარმოების ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ საქართველოს ორგანული კანონის  ,,ადგილობრივი თვითმმართველობის კოდექსი”   მე-16 მუხლის მე-3 პუნქტის, 61-ე მუხლის მე-2 პუნქტის, „საქმისწარმოების ერთიანი წესების დამტკიცებისა და ამოქმედების შესახებ“ საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის 1 ივლისის №414 ბრძანებულებისა და „ნორმატიული  აქტების შესახებ“  საქართველოს კანონის  25-ე  მუხლის   პირველი   პუნქტის   „ბ“  ქვეპუნქტის შესაბამისად,  ლაგოდეხის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს დადგენილებით:         მუხლი 1🔗 დამტკიცდეს „ლაგოდეხის მუნიციპალიტეტის თვითმმართველობის ორგანოებისა და სამსახურების საქმისწარმოების ინსტრუქცია,“  დანართის შესაბამისად. მუხლი 2🔗 გამოცხადდეს ძალადაკარგულად ლაგოდეხის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს 2014 წლის 26 დეკემბრის №73 დადგენილება „ლაგოდეხის მუნიციპალიტეტის თვითმმართველობის ორგანოებისა და სამსახურების საქმისწარმოების ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ“ (www.matsne.gov.ge, 26.12.2014, 010250020.35.167.016186). მუხლი 3🔗 დადგენილება ძალაშია გამოქვეყნებისთანავე.ლაგოდეხის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარეკარლო ჯამბურია დანართი ლაგოდეხის მუნიციპალიტეტის თვითმმართველობის ორგანოებისა და სამსახურების საქმისწარმოების ინსტრუქცია თავი I ზოგადი დებულებანი მუხლი 1🔗. რეგულირების სფერო ლაგოდეხის მუნიციპალიტეტის თვითმმართველობის ორგანოებისა და სამსახურების საქმისწარმოების ინსტრუქცია, ,,საქმისწარმოების ერთიანი წესების დამტკიცებისა და ამოქმედების შესახებ“ საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის 1 ივლისის №414 ბრძანებულების შესაბამისად, აწესრიგებს მუნიციპალიტეტის ორგანოებში და სამსახურებში დოკუმენტების მიღების, აღრიცხვის, მომზადების, გაფორმების, მოძრაობის, შესრულებაზე კონტროლის განხორციელების, შენახვისა და გამოყენების პროცედურებს. მუხლი 2🔗. ინსტრუქციის მოქმედება ქაღალდზე შესრულებულ და ელექტრონულ დოკუმენტებზე 1. ინსტრუქციით განსაზღვრული პროცედურები ვრცელდება როგორც ქაღალდზე შესრულებულ, ისე ელექტრონულ დოკუმენტებზე. 2. ინფორმაციის ავტომატიზებული (კომპიუტერული) დამუშავების მოქმედებისას სქემებში შეიტანება კომპიუტერული ტექნიკის საშუალებით დოკუმენტების დამუშავების ყველა პუნქტი. 3. კომპიუტერული ტექნიკის გამოყენების პირობებში დოკუმენტბრუნვის ორგანიზაცია უნდა უზრუნველყოფდეს დოკუმენტების ტრადიციული და ავტომატიზებული დამუშავების ურთიერთშეთავსებას ამ საშუალებათა შესაძლებლობებთან. მუხლი 3🔗. კონტროლი ინსტრუქციით დადგენილი წესების შესრულებაზე 1. კონტროლს ინსტრუქციით დადგენილი პროცედურების შესრულებაზე ახორციელებს მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახური. 2. საქმისწარმოების და ინსტრუქციით დადგენილი პროცედურების დაცვისათვის პასუხისმგებლობა ეკისრება მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურს, რომლის მოვალეობაში შედის: ა) შემოსული და ადგილზე შექმნილი დოკუმენტების აღრიცხვა; ბ) დოკუმენტების გადაცემა სტრუქტურული ერთეულის უფროსისა და შემსრულებლისათვის; გ) დოკუმენტების შესრულების კონტროლი და შესრულების მიმდინარეობის შესახებ ინფორმაციის მომზადება; დ) გასული დოკუმენტების გაგზავნა; ე) საქმეთა მომზადება არქივისათვის ჩასაბარებლად; ვ) საქმეთა ნომენკლატურის შედგენა; ზ) თვითმმართველობის მოხელეთათვის საქმისწარმოების წესის გაცნობა. თავი II დოკუმენტების შედგენა და გაფორმება მუხლი 4🔗. მმართველობითი საქმიანობის დოკუმენტირების საერთო წესი 1. მმართველობითი საქმიანობის დოკუმენტირება გულისხმობს საქართველოს კანონმდებლობითა და ამ ინსტრუქციის შესაბამისად მმართველობითი საქმიანობის ფიქსაციას ქაღალდზე ან ინფორმაციის სხვა მატარებელზე. 2. დოკუმენტების მომზადებისა და გაფორმების დროს დაცული უნდა იქნეს დადგენილი წესები, რომლებიც უზრუნველყოფს დოკუმენტის იურიდიულ ძალას, მის შემდგომ გამოყენებას, აღრიცხვას, დამუშავებასა და შენახვას. 3. დოკუმენტს უნდა გააჩნდეს კანონით დადგენილი რეკვიზიტები. მუხლი 5🔗. დოკუმენტის პროექტის მომზადება და გაფორმება 1. თვითმმართველობის ორგანოს დოკუმენტები დგება თვითმმართველობის მოხელის მიერ  ხელმძღვანელის დავალებით ან საკუთარი ინიციატივით. 2. დოკუმენტის პროექტის ვიზირება ხორციელდება შემდეგი თანმიმდევრობით: ა) იმ პირის მიერ, რომელმაც მოამზადა დოკუმენტის პროექტი; ბ) შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელის მიერ; გ) მერის პირველი მოადგილის/მოადგილის მიერ. 3. ვიზების შეგროვებისათვის პასუხისმგებელია ის სტრუქტურული ერთეული, სადაც მზადდება დოკუმენტი. 4. ვიზირებული დოკუმენტის პროექტი გადაეცემა მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახურს, რომელიც პასუხისმგებელია დოკუმენტის სწორად გაფორმებაზე და უზრუნველყოფს დოკუმენტის პროექტის ხელმოსაწერად გადაცემას დოკუმენტის ხელმოწერის უფლებამოსილი პირისათვის. თავი III შემოსული კორესპონდენციის მიღება, აღრიცხვა (რეგისტრაცია) და განაწილება მუხლი 6🔗. შემოსული კორესპონდენციის მიღება 1. დაწესებულებაში შემოსული დოკუმენტები გადის პირველად დამუშავებას, წინასწარ გარჩევას, რეგისტრაციას, ინდექსაციას, ხელმძღვანელობის მიერ განხილვას, შემსრულებლებისათვის კონკრეტული დავალების მიცემას, შესრულების ვადის განსაზღვრასა და შემსრულებელთათვის გადაცემას. 2. თვითმმართველობის ორგანოს სახელზე შემოსული კორესპონდენციის მიღება ხდება მისამართზე: ქ. ლაგოდეხი, ქიზიყის ქ.№25 (საკრებულო) ან/და  ქ.ლაგოდეხი, 26 მაისის ქ. №25 (მერია) 3. თვითმმართველობის ორგანოს (თანამდებობის პირის) სახელზე შემოსულ ოფიციალურ კორესპონდენციებს და მოქალაქეთა წერილებს იღებს და აღრიცხავს (რეგისტრაციაში ატარებს) ლაგოდეხის მუნიციპალიტეტის (საკრებულოს და მერიის) შესაბამისი სამსახური. 4. კონვერტები დოკუმენტებითურთ, მათ შორის შეკვეთილი, იხსნება, ამასთანავე მოწმდება ადრესატის სისწორე, პაკეტის სიმრთელე, კონვერტსა და დოკუმენტებზე მითითებული ნომრების შესაბამისობა. 5. პაკეტის შემოწმებისას შენიშნული დარღვევების შემთხვევაში, დგება აქტი სამ ცალად. ერთი აქტი დაერთვის დოკუმენტს, მეორე ეგზავნება დოკუმენტის ავტორს, მესამე რჩება ლაგოდეხის მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურში. 6. შემოსული დოკუმენტების (მათ შორის, მოქალაქეთა წერილების) კონვერტები არ ნადგურდება იმ შემთხვევაში, თუ მხოლოდ კონვერტით შეიძლება გამომგზავნის მისამართის, დოკუმენტების გამოგზავნისა და მიღების დროის დადგენა, აგრეთვე პირადი დოკუმენტების შემოსვლისას. 7. შემოსულ დოკუმენტს პირველ გვერდზე მარჯვენა ქვედა კუთხეში დაესმება შტამპი სარეგისტრაციო ნომრითა და შემოსვლის თარიღით, ფურცლების რაოდენობის მითითებით. 8. არ რეგისტრირდება: სტატისტიკური კრებულები, წიგნები, გაზეთები, ჟურნალები და სხვა პერიოდული გამოცემები, სარეკლამო ცნობები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები. 9. არასწორი მისამართით გამოგზავნილი პაკეტი გადაიგზავნება კუთვნილისამებრ ან დაუბრუნდება ავტორს. 10. პაკეტები წარწერით „პირადად” აღირიცხება კონვერტზე აღნიშნული მონაცემებით და ადრესატს გადაეცემა გაუხსნელად. მუხლი 7🔗. შემოსული კორესპონდენციის წინასწარი გარჩევა 1. შემოსული დოკუმენტების წინასწარი გარჩევა ხდება მათი განაწილების მიზნით, რათა განისაზღვროს ხელმძღვანელობის მიერ აუცილებლად განსახილველი და სტრუქტურული ერთეულისა და პასუხისმგებელი შემსრულებლებისათვის უშუალოდ გადასაცემი დოკუმენტები. 2. მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურში წინასწარ გადაისინჯება დოკუმენტები, რომლებიც ეგზავნება დაწესებულების ხელმძღვანელობას. მუხლი 8🔗. შემოსული კორესპონდენციის რეგისტრაცია და ინდექსაცია 1. დოკუმენტის რეგისტრაცია ნიშნავს დოკუმენტზე ინდექსის დასმას და სარეგისტრაციო ფორმებში დოკუმენტის შესახებ საჭირო ცნობების ჩაწერას. 2. დოკუმენტის ინდექსი შედგება რიგითი ნომრისაგან, საქმეთა ნომენკლატურის, აგრეთვე კორესპონდენტების, შემსრულებლებისა და სხვა კლასიფიკატორების ინდექსებისაგან. ინდექსის შემადგენელი ნაწილები განცალკევდებიან ირიბი ხაზით. 3. დოკუმენტის ინდექსი დგება შემდეგი თანამიმდევრობით: ა) რიგითი სარეგისტრაციო ნომერი; ბ) საქმეთა ნომენკლატურის ინდექსი. 4. რეგისტრაციას ექვემდებარება როგორც თვითმმართველობის ორგანოს მიერ შექმნილი და მის შიგნით გამოსაყენებელი, ისე სხვა დაწესებულებებში გასაგზავნი, სხვა დაწესებულებებიდან და კერძო პირებისაგან შემოსული ყველა ის დოკუმენტი, რომლებსაც ესაჭიროება აღრიცხვა, შესრულება და გამოყენება (განკარგულებითი, საგეგმო, საანგარიშგებო, სტატისტიკური, საბუღალტრო, საფინანსო და სხვ.). 5. დოკუმენტების რეგისტრაცია ცენტრალიზებულია. შემოსული კორესპონდენციის რეგისტრაციას ახდენს მხოლოდ მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახური. 6. დოკუმენტი ერთხელ გადის რეგისტრაციას: შემოსული ­ შემოსვლის დღეს, შექმნილი ­ ხელმოწერის ან დამტკიცების დღეს. რეგისტრირებული დოკუმენტი ერთი სტრუქტურული ერთეულიდან მეორეში გადაცემისას ხელმეორე რეგისტრაციას არ საჭიროებს. დაუშვებელია დოკუმენტის ხელახალი რეგისტრაცია და სხვა სარეგისტრაციო ნომრის მინიჭება. რეგისტრაციაში გაუტარებელი ნებისმიერი ოფოციალური დოკუმენტი ან მოქალაქის წერილი, რომელსაც მიიღებს სტრუქტურული ერთეულის თანამშრომელი, აუცილებლად უნდა აღირიცხოს მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურში. 7. დოკუმენტების რეგისტრაცია წარმოებს ჯგუფების ფარგლებში მათი სახეობების დასახელების, ავტორისა და შინაარსის მიხედვით. რიგითი სარეგისტრაციო ნომრები დოკუმენტებს მიეკუთვნება თითოეული რეგისტრირებული ჯგუფის ფარგლებში. 8. დოკუმენტების სარეგისტრაციო რეკვიზიტებია: ა) ავტორი (კორესპონდენტი); ბ) დოკუმენტების სახეობის დასახელება; გ) დოკუმენტის თარიღი; დ) დოკუმენტის ინდექსი (დოკუმენტის შემოსვლის თარიღი და ინდექსი დაწესებულებაში შემოსული დოკუმენტებისათვის); ე) დოკუმენტის სათაური ან მისი მოკლე შინაარსი; ვ) რეზოლუცია (დავალების შინაარსი, ავტორი, თარიღი); ზ) შესრულების ვადა; თ) აღნიშვნა შესრულების შესახებ (საკითხის არსის გადაწყვეტის მოკლე ჩანაწერი, საპასუხო დოკუმენტის ფაქტობრივი შესრულების თარიღი და ინდექსი); ი) საქმე №. 9. საჭიროების შემთხვევაში აუცილებელი რეკვიზიტების შემადგენლობა შეიძლება შეივსოს შემდეგი მონაცემებით: ა) შემსრულებლები; ბ) შემსრულებლის ხელმოწერა დოკუმენტის მიღებაზე; გ) შესრულების მიმდინარეობა; დ) დანართები და სხვა. მუხლი 9🔗. შემოსული კორესპონდენციის გადაცემის წესი 1. მუნიციპალიტეტში შემოსული დოკუმენტაცია მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახურის მიერ წინასწარი განხილვის შემდეგ ვიზირებისათვის გადაეცემა მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარეს, მუნიციპალიტეტის მერს. 2. მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურში დოკუმენტების დამუშავება და შემსრულებლისათვის გადაცემა უნდა ხორციელდებოდეს მათი შემოსვლის დღეს ან მომდევნო სამუშაო დღეს. 3. დოკუმენტები, რომლებიც სრულდება რამდენიმე სტრუქტურული ერთეულის მიერ, გადაეცემა მათ რიგრიგობით ან ერთდროულად ასლების მეშვეობით. დოკუმენტების გამრავლების აუცილებლობასა და ასლების რაოდენობას განსაზღვრავს დოკუმენტის შესრულებისათვის პასუხისმგებელი პირი. 4. კორესპონდენციები გადაეცემა შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელს, რომელიც კორესპონდენციის გადაცემიდან ერთი დღის ვადაში მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურს აცნობებს კორესპონდენციაზე გაცემული დავალებების შესახებ. 5. დოკუმენტების გადაცემა სტრუქტურულ ქვედანაყოფებს შორის ხორციელდება მხოლოდ მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახურის მეშვეობით. მუხლი 10🔗. დავალებათა გაფორმება 1. საკრებულოს თავმჯდომარე შემოსულ დოკუმენტებზე რეზოლუციის სახით დავალებებს აძლევს მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატის უფროსს, ხოლო კომისიის უფლებამოსილებას მიკუთვნებულ საკითხებზე კომისიის თავმჯდომარეს. 2. მერი თავის მხრივ რეზოლუციის სახით დავალებებს აძლევს: მერის მოადგილეს, სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელს და მერის წარმომადგენელს. 3. სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი რეზოლუციის სახით დოკუმენტის შესრულებაზე დავალებას აძლევს მხოლოდ თავისი სტრუქტურული ერთეულის ქვედანაყოფს. 4. დავალებათა პროექტებს შემოსულ ოფიციალურ კორესპონდენციებსა და მოქალაქეთა წერილებზე პასუხს ამზადებენ: საკრებულოს აპარატის უფროსი, კომისიის თავმჯდომარეები, მერის მოადგილე, სტრუქტურული ერთეულების ხელმძღვანელები და მერის წარმომადგენელი. დავალებათა რეზოლუციების პროექტებს, თუ მასალა ორ გვერდზე მეტია, უნდა დაერთოს მოკლე ანოტაცია. 5. დავალებათა პროექტები ფორმდება სპეციალურ ბლანკზე. 6. დავალების პროექტი უნდა შეიცავდეს კონკრეტულ მითითებას თანამდებობის პირზე (პირებზე), რომელსაც (რომლებსაც) ეძლევა დავალება. დავალების შინაარსი უნდა იყოს მოკლე და ზუსტად ასახავდეს დავალების არსს. უნდა მიეთითოს დავალების შესრულების ვადა. 7. ხელმოწერილი დავალება რეგისტრაციისთანავე გადაეცემა მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურს. თუ დავალება გაცემულია შემოსულ დოკუმენტზე, მას დაესმება დოკუმენტის რეგისტრაციის ნომერი, თარიღად კი ­ დავალებაზე ხელმოწერის დღე. მუხლი 11🔗. დოკუმენტებზე მუშაობის ზოგადი წესი 1. სტრუქტურული ერთეულების თანამშრომლებს ეკისრებათ პასუხისმგებლობა სამსახურებრივი დოკუმენტების მოვლასა და მათში ასახული ინფორმაციის კონფიდენციალურობის დაცვაზე. 2. დოკუმენტის დაკარგვის თაობაზე თანამშრომელმა უნდა განუცხადოს სტრუქტურული ერთეულის უფროსს და მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურს, ასეთ შემთხვევაში ტარდება სამსახურებრივი მოკვლევა. 3. დოკუმენტის ან მისი ასლის გადაცემა სხვა ორგანიზაციისათვის შეიძლება მხოლოდ სტრუქტურული ერთეულის უფროსის ნებართვით. 4. შემოსული დოკუმენტების გაცნობა და მათზე მუშაობა ხორციელდება სამსახურებრივ შენობაში. 5. შვებულებაში, მივლინებაში წასვლის ან ავადმყოფობის შემთხვევაში თანამშრომელი მასზე რიცხულ დოკუმენტებს სტრუქტურული ერთეულის უფროსის მითითებით გადასცემს სხვა თანამშრომელს, სამსახურიდან გათავისუფლების შემთხვევაში კი ყველა დოკუმენტს აბარებს სტრუქტურული ერთეულის უფროსს. მუხლი 12🔗. გასაგზავნი დოკუმენტების დამუშავების წესი 1. თვითმმართველობის ორგანოების მიერ გასაგზავნი დოკუმენტები რეგისტრირდება, მრავლდება, კონვერტებში თავსდება, საფოსტო გზავნილებად ფორმდება და გასაგზავნად ბარდება მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურის მიერ. 2. კონვერტში ჩალაგების წინ მოწმდება დოკუმენტების გაფორმების სისწორე, დანართების არსებობა, ეგზემპლარების რაოდენობის შესაბამისობა ადრესატების რაოდენობასთან. გაუფორმებელი ან არასწორად გაფორმებული დოკუმენტები უბრუნდება შემსრულებელს საბოლოო დასამუშავებლად. 3. ელექტრონული სახით დოკუმენტების გაგზავნა წარმოებს თანდართული წერილით, რომლის ასლიც საქმეში იკერება საერთო წესით. 4. გასაგზავნად შემოსული დოკუმენტები მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახურის მიერ უნდა დამუშავდეს და გაიგზავნოს იმავე დღეს ან არაუგვიანეს მეორე სამუშაო დღისა. სასწრაფოდ გადასაცემი დოკუმენტი იგზავნება შემოსვლისთანავე. 5. გასაგზავნი დოკუმენტების რეესტრს აწარმოებს მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახური. თავი IV კონტროლი მუხლი 13🔗. დოკუმენტების შესრულების კონტროლი 1. კონტროლს ექვემდებარება შესასრულებელი დოკუმენტები. შესრულების კონტროლი მოიცავს: ა) დოკუმენტის კონტროლზე აყვანას; ბ) შემსრულებლისათვის მისი დროული მიწოდების შემოწმებას; გ) შესრულების მიმდინარეობის შემოწმებასა და რეგულირებას; დ) დოკუმენტების შესრულების კონტროლის შედეგების აღრიცხვასა და განზოგადებას; ე) ხელმძღანელობისათვის ინფორმაციის მიწოდებას. 2. შესრულების კონტროლს ორგანიზაცია უზრუნველყოფს დოკუმენტის დროულად და ხარისხიანად შესრულებას. 3. კონტროლს ახორციელებს მუნიციპალიტეტის შესაბამისის სამსახური, აგრეთვე, სტრუქტურული ერთეულების ხელმძღვანელები და პასუხისმგებელი შემსრულებლები. მუხლი 14🔗. დოკუმენტის შესრულების ვადები 1. დოკუმენტის შესრულების ვადები გამოითვლება კალენდარული დღეების მიხედვით დოკუმენტის ხელმოწერის (დამტკიცების) თარიღიდან, ხოლო სხვა დაწესებულებებიდან შემოსული დოკუმენტისათვის ­ მისი შემოსვლის თარიღიდან. 2. შესრულების ვადებს განსაზღვრავს სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი დოკუმენტების გამომგზავნი დაწესებულებების მიერ ან საქართველოს კანონმდებლობით დადგენილი ვადებიდან გამომდინარე. შესრულების საბოლოო თარიღი მიეთითება დოკუმენტის ტექსტში ან რეზოლუციაში. 3. დოკუმენტებზე წინადადებების მომზადების ვადა განისაზღვრება 1­დან 3 დღემდე, თუ დოკუმენტი მოითხოვს დასმული საკითხის დამატებით შესწავლას ­ 10 დღემდე. 4. თუ დავალების შესრულების ვადის გაგრძელება აუცილებელია, ამის შესახებ დავალების შესრულების ვადის გასვლამდე 3 დღით ადრე წერილობით უნდა ეცნობოს იმ თანამდებობის პირს, ვინც გასცა დავალება. შესრულების ვადის გაგრძელება რეგისტრირდება მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურში. 5. დოკუმენტების შესრულების შეჩერების, აგრეთვე მათი გაუქმების უფლება აქვს მხოლოდ სტრუქტურული ერთეულის ზემდგომ თანამდებობის პირს. მუხლი 15🔗. დოკუმენტების შესრულების კონტროლის ორგანიზაცია  დოკუმენტი შესრულებულად ითვლება და კონტროლიდან იხსნება დავალებების შესრულების, დაინტერესებული დაწესებულებებისა და პირებისათვის შედეგების შეტყობინების ან სხვა სახის დოკუმენტურად დადასტურების შემდეგ. შესრულების შედეგების შესახებ მზადდება მოკლე ცნობა, რომელიც ერთვის დოკუმენტს. თავი V საქმეთა ნომენკლატურის შედგენა მუხლი 16🔗. საქმეთა ნომენკლატურა 1. საქმეთა ნომენკლატურა დგება დაწესებულების საქმისწარმოებაში საქმეების ფორმირებისა და აღრიცხვის წესის უზრუნველსაყოფად და წარმოადგენს დაწესებულების საქმიანობის პროცესში წარმოქმნილ საქმეთა სათაურების დადგენილი წესით გაფორმებულ სისტემატიზებულ ნუსხას, რომელშიც მითითებულია საქმეთა შენახვის ვადები. 2. ნომენკლატურა განსაზღვრავს საქმეებში შესრულებული დოკუმენტების დაჯგუფებას, საქმეთა სისტემატიზაციას, ინდექსაციასა და შენახვის ვადებს. იგი წარმოადგენს მუდმივად და ხანგრძლივად (10 წელზე მეტხანს) შესანახ საქმეთა აღწერილობის შედგენის საფუძველს და საქმისწარმოებაში ძირითად სააღრიცხვო დოკუმენტს. 3. საქმეთა ნომენკლატურის შედგენისათვის პასუხისმგებლობა ეკისრება მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურს. 4. ადგილობრივი თვითმმართველობის ორგანოებში დგება ტიპობრივი სახის საქმეთა ნომენკლატურა, „ლაგოდეხის მუნიციპალიტეტის თვითმმართველობის ორგანოებში საქმისწარმოების დოკუმენტების უნიფიცირებული ფორმებითა და ტაბელით” დადგენილი დოკუმენტების ტიპების მიხედვით. 5. საქმეთა ნომენკლატურა ადგენს საქმეთა ტიპობრივ შემადგენლობას და აწესებს საქმეების ერთიან ინდექსაციას. 6. საქმეთა ნომენკლატურა არის სამართლებრივი ხასიათის დოკუმენტი, რომელსაც ,,საქმისწარმოების ერთიანი წესების” დამტკიცებისა და ამოქმედების შესახებ” საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის 1 ივლისის №414 ბრძანებულებით დადგენილი პროცედურების დაცვით ამტკიცებს საკრებულო. მუხლი 17🔗. სათაურები და მათი შედგენა საქმეთა ნომენკლატურაში 1. ნომენკლატურაში დოკუმენტების დაჯგუფება ხდება საქმეთა სათაურების მიხედვით, რომლებიც ასახავს თვითმმართველობის ორგანოთა მუშაობის ყველა დოკუმენტირებულ საქმიანობას. 2. იმ საკითხთა საქმეების სათაურები, რომლებიც ერთი წლის განმავლობაში არ გადაწყვეტილა, „გარდამავალია” და იმავე ინდექსით შეიტანება თვითმმართველობის ორგანოს მომდევნო წლის საქმეთა ნომენკლატურაში. 3. თვითმმართველობის ორგანოს საქმეთა ნომენკლატურაში შეიტანება იმ ლიკვიდირებული დაწესებულებების საქმისწარმოებით დაუმთავრებელ საქმეთა სათაურები, რომელთა უფლებამოსილი მემკვიდრე არის თვითმმართველი ერთეული. 4. საქმეთა ნომენკლატურაში არ შეიტანება ბეჭდურ გამოცემათა სათაურები. 5. ნომენკლატურაში შეტანილი საქმის სათაური შედგება შემდეგი ელემენტებისგან: ა) საქმის სახეობის ან დოკუმენტების ნაირსახეობის სახელწოდება; ბ) დაწესებულების ან სტრუქტურული ერთეულის (დოკუმენტის ავტორის) დასახელება; გ) იმ დაწესებულების დასახელება, რომელსაც გაეგზავნება ან რომლისგანაც მიიღება დოკუმენტები (დოკუმენტის ადრესატი ან კორესპონდენტი); დ) საქმის დოკუმენტების მოკლე შინაარსი; ე) საქმის დოკუმენტების შინაარსთან დაკავშირებული ადგილმდებარეობის (ტერიტორიის) სახელწოდება; ვ) თარიღები (პერიოდი), რომლებსაც განეკუთვნება საქმის დოკუმენტები; ზ) საქმის დოკუმენტების ასლებზე მითითება. თავი VI საქმეთა ფორმირება მუხლი 18🔗. დაწესებულებაში საქმეთა ფორმირების წესი 1. საქმეთა ფორმირება გულისხმობს შესრულებული დოკუმენტების დაჯგუფებას საქმეებში საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად. 2. საქმეში თავსდება დოკუმენტები, რომლებიც თავისი შინაარსით შეესაბამება საქმის სათაურს. ამასთან, აკრძალულია საქმეებში დოკუმენტების შავი და დუბლეტური ეგზემპლარების (განსაკუთრებულად ღირებულების გარდა) დაჯგუფება. 3. საქმეების ფორმირებას ახორციელებს მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სსამსახური. საქმეთა ფორმირება ხორციელდება დაწესებულების არქივის, ხოლო საჭიროების შემთხვევაში შესაბამისი საარქივო დაწესებულების უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით. 4. საქმეთა ფორმირების დროს დაცული უნდა იქნეს შემდეგი მოთხოვნები: ა) მუდმივად, ხანგრძლივად და დროებით შესანახი დოკუმენტები უნდა დაჯგუფდეს ცალკე საქმეებში; ბ) საქმეში შეიტანება თითოეული დოკუმენტის ერთი ეგზემპლარი; გ) საქმეში დაჯგუფებული უნდა იყოს ერთი კალენდარული წლის დოკუმენტები; გამონაკლისს წარმოადგენს: გარდამავალი საქმეები; პირადი საქმეები, რომლებიც ფორმირდება მოცემული დაწესებულების მუშაობის მთელი პერიოდის მანძილზე; საკრებულოს, საკრებულოს ბიუროს, საკრებულოს კომისიების და დროებითი სამუშაო ჯგუფების დოკუმენტები, რომელთა დაჯგუფება ხდება მათი მოწვევის პერიოდში; დ) საქმე უნდა შეცავდეს არაუმეტეს 250 ფურცელს, ხოლო მისი სისქე არ უნდა აღემატებოდეს 4 სანტიმეტრს. 5. საქმეებში დოკუმენტები ისე უნდა იყოს განლაგებული, რომ თავისი შინაარსით თანამიმდევრულად აშუქებდნენ განსაზღვრულ საკითხებს. ამასთან დოკუმენტები განლაგებული უნდა იყოს ქრონოლოგიურად (შემოსული ­ შემოსვლის თარიღის, გასული ­ გაგზავნის თარიღის მიხედვით) ან ავტორებისა და კორესპონდენტების დასახელებების ანბანური ნიშნით. 6. დოკუმენტების დანართები, განურჩევლად მათი დამტკიცებისა თუ შედგენისა, უერთდება დოკუმენტებს, რომლებსაც ისინი მიეკუთვნება. 250 ფურცელზე მეტი მოცულობის დანართი შეადგენს ცალკე ტომს, რაც აღინიშნება დოკუმენტში. 7. თვითმმართველობის სამართლებრივი აქტების დაჯგუფება საქმეებში ხდება სახეობებისა და ნუმერაციის  მიხედვით და იმ დანართებით, რომლებიც მათ მიეკუთვნება: ა) ნორმატიული აქტებით დამტკიცებული წესდებები, დებულებები, ინსტრუქციები, ნუსხები მათი დანართებია და ჯგუფდება მითითებულ დოკუმენტებთან ერთად, ხოლო, თუ ისინი დამტკიცებულია როგორც დამოუკიდებელი დოკუმენტები, მათ აჯგუფებენ ცალკე საქმეებად; ბ) ძირითადი საქმიანობის და პირადი შემადგენლობის სამართლებრივი აქტები ჯგუფდება ცალ-­ცალკე; გ) პირადი შემადგენლობის სამართლებრივი აქტები ჯგუფდება მათი შენახვის დადგენილი ვადების შესაბამისად; დ) დავალებები და მათი შესრულების დოკუმენტები საქმეებში ჯგუფდება დაწესებულების საქმიანობის მიმართულებების მიხედვით; ე) დამტკიცებული გეგმები, ანგარიშები, ხარჯთა ნუსხები, ლიმიტები, სატიტულო სიები და სხვა დოკუმენტები ჯგუფდება განცალკევებით მათი პროექტებისაგან; ვ) პირად საქმეებში დოკუმენტების განლაგება ხდება ქრონოლოგიურად მათი შემოსვლის მიხედვით; ზ) თვითმმართველობის მოსამსახურეთა ხელფასის პირადი ანგარიშები ჯგუფდება ცალკე საქმეებად და განლაგდება ანბანური თანმიმდევრობით გვარების მიხედვით; თ) მოქალაქეთა წინადადებები, განცხადებები და საჩივრები დაწესებულების მუშაობის საკითხებზე, ყველა დოკუმენტი მათი განხილვისა და შესრულების შესახებ ჯგუფდება პირად საკითხებზე მოქალაქეთა განცხადებებისაგან განცალკევებით; ი) მიმოწერა ჯგუფდება კალენდარული წლის მიხედვით და მისი სისტემატიზაცია ხორციელდება ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. დოკუმენტი ­ პასუხი თავსდება დოკუმენტ ­ შეკითხვის შემდეგ. გარკვეულ საკითხზე წინა წელს დაწყებული მიმოწერის განახლების შემთხვევაში დოკუმენტები შეიტანება მიმდინარე წლის საქმეში წინა წლის საქმის ინდექსის მითითებით. თავი VII დოკუმენტების მომზადება არქივში გადასაცემად მუხლი 19🔗. დოკუმენტების მომზადება არქივში ჩასაბარებლად 1. მუდმივად და ხანგრძლივად (10 წელი და ზევით) შესანახი დასრულებული საქმეები (მათ შორის, ბუღალტრული აღრიცხვის დოკუმენტები) სამი წლის განმავლობაში რჩება სტრუქტურულ ერთეულის საცნობარო მუშაობისათვის, ხოლო შემდეგ ბარდება დაწესებულების არქივს, ამასთან, თუ ამის შესაძლებლობა არ არსებობს, ინახება სტრუქტურულ ერთეულში. დროებით (10 წლის ჩათვლით) შესანახი საქმეები საუწყებო არქივს შეიძლება გადაეცეს დაწესებულების ხელმძღვანელობასთან შეთანხმებით. 2. დოკუმენტების მომზადება არქივში ჩასაბარებლად მოიცავს: ა) დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის მოწყობას; ბ) საქმეთა გაფორმებას; გ) საქმეთა აღწერების შედგენას; დ) დოკუმენტებისა და საქმეების გასანადგურებლად გამოყოფის აქტების შედგენას. მუხლი 20🔗. დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზა 1. დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზა გულისხმობს დოკუმენტების შესწავლას მათი ღირებულების კრიტერიუმების საფუძველზე დოკუმენტების შენახვის ვადების განსაზღვრისა და მუდმივი შენახვისათვის შესარჩევად. 2. დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზა ტარდება თვითმმართველობის საექსპერტო კომისიის მიერ თვითმმართველობის დოკუმენტების საქმეთა ნომენკლატურების საფუძველზე. მუხლი 21🔗. ელექტრონული დოკუმენტების ექსპერტიზა და შერჩევა საარქივოდ შესანახად 1. ელექტრონული დოკუმენტების შერჩევა საარქივო შესანახად ხორციელდება ამ დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის შედეგად, რომელიც ტარდება თვითმმართველობის საექსპერტო კომისიის მიერ. 2. ელექტრონული დოკუმენტების ექსპერტიზის პირველ ეტაპზე არქივი მუნიციპალიტეტის იმ სამსახურთან ერთად, რომელიც პასუხისმგებელია დაწესებულებაში საინფორმაციო ტექნოლოგიების ფუნქციონირებაზე, განსაზღვრავს სისტემების, თემებისა და პროექტების ნუსხას, რომელთა დოკუმენტებს ექსპერტიზის საერთო კრიტერიუმების შესაბამისად შეიძლება ჰქონდეთ ფასეულობა. ნუსხის ფარგლებში ტარდება ელექტრონული დოკუმენტების შერჩევა მუდმივ და ხანგრძლივ შესანახად; ნუსხა მტკიცდება დაწესებულების საექსპერტო კომისიის მიერ. 3. ელექტრონული დოკუმენტაციის ექსპერტიზა საექსპერტო კომისიის მიერ ტარდება ტრადიციულ მატარებლებზე დაწესებულებების დოკუმენტაციასთან ურთიერთკავშირში (კომპლექსში გამოიყენება ზოგადი და სპეციალური კრიტერიუმების სისტემა: დოკუმენტის მნიშვნელობა, სისრულე; დოკუმენტის ავთენტიკურობა; საარქივო შესანახად მიღებულ დოკუმენტებში დუბლირებული ინფორმაციის არსებობა). 4. ელექტრონული დოკუმენტების არქივში შესანახად მიღების დროს მხედველობაში მიიღება შემდეგი ფაქტორები: ა) შეზღუდვები ელექტრონული დოკუმენტების მიღებისას; ბ) ელექტრონული დოკუმენტის შექმნის პროცესის დასრულება; გ) არქივში მიღების დროს ელექტრონული დოკუმენტების სხვა ფორმატში შესაძლო გადატანის ღირებულება; დ) საკანონმდებლო აქტების არსებობა, რომლებიც აბრკოლებს ელექტრონული დოკუმენტების გადაცემას; ე) აუცილებელი თანდართული დოკუმენტაციის არსებობა, ელექტრონული მოწყობილობის ტიპის შესაბამისობა ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის სხვადასხვა რეჟიმებთან; ვ) დოკუმენტების შენახვის ხარჯი. 5. ელექტრონული დოკუმენტების დაწესებულების არქივში გადასაცემად მომზადება შედგება შემდეგი ეტაპებისაგან: ა) არქივში გადასაცემი მანქანური მატარებლების ფიზიკური მდგომარეობის შემოწმება; ბ) ელექტრონული დოკუმენტების ჩაწერა მანქანურ მატარებლებზე; გ) ჩაწერის ხარისხის შემოწმება; დ) ელექტრონული დოკუმენტების აღწერა; ე) შესანახ ერთეულებზე (ფუტლარებზე) საარქივო შიფრების დასმა მუდმივად შესანახი და პირადი შემადგენლობის ელექტრონული დოკუმენტების საარქივო ანაწერის (ანაწერების) შესაბამისად; ვ) თანდართული დოკუმენტაციის კომპლექტის მომზადება. 6. ელექტრონული დოკუმენტების თანდართული დოკუმენტაცია უნდა უზრუნველყოფდეს მათ დაცვასა და გამოყენებას. მასში აისახება შემდეგი ინფორმაცია: ა) დოკუმენტის სახელწოდება, ბ) დოკუმენტის შექმნის თარიღი, გ) დოკუმენტის შინაარსის დახასიათება (ანოტაცია), დ) დოკუმენტის ელექტრონული ფორმატი, ე) დოკუმენტის ფიზიკური და ლოგიკური სტრუქტურა, ვ) დოკუმენტის მოცულობა. მუხლი 22🔗. საქმეთა გაფორმება 1. საქმეთა გაფორმება ხორციელდება მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურის მიერ ადგილობრივი არქივის მეთოდიკური დახმარებითა და კონტროლით. 2. შენახვის ვადების მიხედვით ტარდება საქმეთა სრული ან ნაწილობრივი გაფორმება. 3. სრულ გაფორმებას ექვემდებარება მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახი და პირადი შემადგნელობის საქმეები. 4. საქმეთა სრული გაფორმება ითვალისწინებს: ა) საქმეთა ჩაკერებას ან აკინძვას; ბ) საქმის ფურცლების ნუმერაციას; გ) დამადასტურებელი ფურცლის შედგენას; დ) საჭიროების შემთხვევაში დოკუმენტების შიგა ანაწერის შედგენას; ე) საქმის გარეკანის რეკვიზიტებში საჭირო დაზუსტებების შეტანას (დაწესებულების სახელწოდების, საქმის სარეგისტრაციო ინდექსის, კიდური თარიღების, სათაურის დაზუსტება). 5. დროებით (10 წლის ჩათვლით) შესანახი საქმეები ექვემდებარება ნაწილობრივ გაფორმებას. დასაშვებია საქმეში არ ჩატარდეს დოკუმენტების სისტემატიზაცია, არ დაინომროს საქმის ფურცლები, არ შედგეს დამადასტურებელი წარწერები. მუხლი 23🔗. საქმეთა ანაწერების შედგენა და გაფორმება დაწესებულების საქმისწარმოებაში 1. არქივის დაკომპლექტების უზრუნველსაყოფად დაწესებულებაში საქმისწარმოებით დამთავრებულ ყველა მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახ და პირადი შემადგენლობის საქმეზე, რომელმაც გაიარა შემფასებელი ექსპერტიზა, დგება საარქივო ანაწერები. 2. საარქივო ანაწერი წარმოადგენს საარქივო ცნობარს, რომელიც შეიცავს საარქივო შესანახი ერთეულების სისტემატიზებულ ნუსხას და განკუთვნილია მათი აღრიცხვისა და შინაარსის გასახსნელად. 3. საარქივო ანაწერები დგება ცალკე: ა) მუდმივად შესანახ საქმეებზე; ბ) ხანგრძლივად შესანახ საქმეებზე; გ) პირადი შემადგენლობის საქმეებზე. 4. ცალკე ანაწერი წარმოადგენს საქმეთა ჩამონათვალს დამოუკიდებელი მთლიანი (რიგითი) ნუმერაციით. 5. დაწესებულებაში, თითოეულ სტრუქტურულ ქვედანაყოფში ანაწერები დგება ყოველწლიურად არქივის უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით. ამ ანაწერებით დოკუმენტები გადაეცემა არქივს. სტრუქტურული ერთეულების მიერ მომზადებული ანაწერების საფუძველზე დგება დაწესებულების საქმეთა კრებსითი ანაწერი, რომელსაც ამზადებს არქივი და რომლის მიხედვითაც იგი აბარებს საქმეებს მუდმივ შესანახად. 6. სტრუქტურული ერთეულების საქმეთა ანაწერები დგება სამ ეგზემპლარად და წარედგინება დაწესებულების არქივს საქმისწარმოებაში საქმეთა დამთავრებიდან ერთი წლის შემდეგ. 7. სტრუქტურული ერთეულების საქმეთა ანაწერის აღწერილობითი სტატია შედგება შემდეგი ელემენტებისაგან: ა) საქმის (ტომის, ნაწილის) რიგითი ნომერი ანაწერის მიხედვით; ბ) საქმის (ტომის, ნაწილის) ინდექსი; გ) საქმის (ტომის, ნაწილის) სათაური, რომელიც სრულად შეესაბამება მის სათაურს საქმის გარეკანზე; დ) საქმის (ტომის, ნაწილის) თარიღი; ე) საქმეში (ტომში, ნაწილში) ფურცლების რაოდენობა; ვ) საქმის შენახვის ვადა. 8. სტრუქტურული ერთეულების საქმეთა ანაწერის შედგენის დროს დაცული უნდა იყოს შემდეგი მოთხოვნები: ა) ანაწერში საქმეთა სათაურები შეიტანება საქმეთა ნომენკლატურის საფუძველზე სისტემატიზაციის მიღებული სქემის შესაბამისად; ბ) თითოეული საქმე ანაწერში შეიტანება დამოუკიდებელი რიგითი ნომრით (თუ საქმე შედგება რამდენიმე ტომისა ან ნაწილისაგან, თითოეული ტომი თუ ნაწილი ანაწერში შეიტანება დამოუკიდებელი ნომრით); გ) ანაწერში საქმეთა ნუმერაციის წესია მთლიანი ნუმერაცია რამდენიმე წლის განმავლობაში; სტრუქტურული ქვედანაყოფების ანაწერებისათვის ნომრების მიკუთვნების წესი დგინდება არქივთან შეთანხმებით; დ) ანაწერის გრაფები ივსება იმ ცნობების მიხედვით, რომლებიც გამოტანილია საქმის გარეკანზე; ე) ანაწერში ერთიმეორის მიყოლებით ერთნაირი სათაურების მქონე საქმეების შეტანის დროს მთლიანად იწერება პირველი საქმის სათაური, ხოლო ყველა დანარჩენი ერთგვაროვანი საქმე აღინიშნება სიტყვით «იგივე», ამასთან სხვა ცნობები საქმის შესახებ ანაწერში შეიტანება მთლიანად (ანაწერის თითოეულ ახალ ფურცელზე სათაური იწერება მთლიანად); ვ) ანაწერის გრაფა «შენიშვნა» გამოიყენება აღნიშვნებისათვის საქმეთა მიღების, მათი ფიზიკური მდგომარეობის თავისებურებების, პირების არსებობის შესახებ და ა.შ. 9. ანაწერის ბოლოს უკანასკნელი აღწერილობითი სტატიის შემდეგ კეთდება შემაჯამებელი ჩანაწერი, რომელშიც მიეთითება (ციფრებითა და სიტყვებით) საქმეთა რაოდენობა, საქმეთა პირველი და ბოლო ნომრები საქმეთა ანაწერის მიხედვით, აგრეთვე ანაწერში საქმეთა  ნუმერაციის თავისებურებანი (სალიტერო და გამოტოვებული ნომრების არსებობა). 10. სტრუქტურული ერთეულების საქმეთა ანაწერს ხელს აწერს შემდგენელი მისი თანამდებობის მითითებით და ამტკიცებს სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი. 11. დაწესებულების არქივის მოთხოვნით ანაწერისათვის შეიძლება შედგეს სარჩევი, შემოკლებათა სია, საძიებლები. მუხლი 24🔗. საქმეთა გასანადგურებლად გამოყოფის აქტის შედგენის წესი 1. დოკუმენტების გასანადგურებლად შერჩევა და მათზე აქტის შედგენა ხორციელდება იმავე პერიოდის მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახ საქმეთა ანაწერების მომზადების შემდეგ. დოკუმენტებისა და საქმეების გასანადგურებლად გამოყოფის აქტები საექსპერტო კომისიის სხდომაზე განიხილება საქმეთა ანაწერებთან ერთად. 2. იმ აქტების ნუსხას, რომლებსაც აბარებენ მუდმივად შესანახად, ამტკიცებს დაწესებულების ხელმძღვანელი საარქივო დაწესებულების მიერ იმავე პერიოდის მუდმივად შესანახ საქმეთა ანაწერების დამტკიცების შემდეგ. მუხლი 25🔗. დაწესებულების არქივში დოკუმენტების ჩაბარების წესი 1. მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახი საქმეები პირადი შემადგენლობის დოკუმენტების ჩათვლით გადაეცემა დაწესებულების არქივს მათი საქმისწარმოებაში დასრულების შემდეგ არაუგვიანეს სამი წლისა. 2. დაწესებულების არქივში საქმეთა გადაცემა ხორციელდება არქივის მიერ შედგენილი გრაფიკის მიხედვით, რომელიც შეთანხმებულია არქივში დოკუმენტების ჩამბარებელი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელებთან და დამტკიცებულია დაწესებულების ხელმძღვანელის მიერ. 3. სტრუქტურული ერთეულის საქმეების დაწესებულების არქივში გადასაცემად მომზადების პერიოდში არქივის თანამშრომელი წინასწარ ამოწმებს მათი ფორმირებისა და გაფორმების სისწორეს, აგრეთვე ანაწერში შეტანილ საქმეთა რაოდენობის შესაბამისობას დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად შემოღებულ საქმეთა რაოდენობასთან. სტრუქტურული ერთეულის მუშაკები ვალდებულნი არიან გამოასწორონ შემოწმების დროს საქმეთა ფორმირებასა და გაფორმებაში გამოვლენილი ყველა ნაკლი. საქმეების არარსებობის გამოვლენისას დგება შესაბამისი ცნობა. 4. თითოეული საქმის მიღება ხორციელდება არქივზე პასუხისმგებელი პირის (სპეციალური თანამშრომლის) მიერ სტრუქტურული ერთეულის მუშაკის თანდასწრებით. ამასთან, ანაწერის ორივე ეგზემპლარზე მასში შეტანილი თითოეული საქმის გასწვრივ კეთდება აღნიშვნა საქმის არსებობის შესახებ. ანაწერის თითოეული ეგზემპლარის ბოლოს ციფრებითა და სიტყვებით მიეთითება არქივში ფაქტობრივად მიღებულ საქმეთა რაოდენობა, არარსებულ საქმეთა ნომრები, საქმეთა მიღება­ჩაბარების თარიღი, აგრეთვე არქივზე პასუხისმგებელი პირის (არქივის თანამშრომლის) და საქმეთა გადამცემი პირის ხელმოწერები. 5. განსაკუთრებულად ღირებულ საქმეთა მიღების დროს მოწმდება საქმეებში ფურცლების რაოდენობა. 6. საქმეთა შეკვრები დაწესებულების არქივში ბარდება მუნიციპალიტეტის შესაბისი სამსახურის თანამშრომელთა მიერ. 7. საქმეებთან ერთად არქივს გადაეცემა დოკუმენტების სარეგისტრაციო კარტოთეკები. თითოეული კარტოთეკის დასახელება შეიტანება ანაწერში.