ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ

ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს დადგენილება №23 2019 წლის 7 ოქტომბერი დაბა ხარაგაული ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ საქართველოს ორგანული კანონის „ადგილობრივი თვითმმართველობის კოდექსი“ მე-19 მუხლის „კ“ ქვეპუნქტის და 61-ე მუხლის 1-ლი და მე-2 პუნქტების საფუძველზე, ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის საკრებულო ადგენს: მუხლი 1🔗დამტკიცდეს „ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესი “ დანართი №1-ის შესაბამისად . მუხლი 2🔗 დადგენილება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარემანანა ბარბაქაძე                                                                                                                                                                                 დანართი N1 ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესი მუხლი 1🔗რეგულირების სფერო 1. ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესი (შემდგომში – წესი ) არეგულირებს ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიის „სახაზინო (საბიუჯეტო ) დაწესებულებებში საქმისწარმოების ავტომატიზებული სისტემის მინიმალური სტანდარტის დამტკიცების შესახებ “ საქართველოს მთავრობის 2012 წლის 21 თებერვლის №64 დადგენილების შესაბამისად , ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით საქმისწარმოების განხორციელების პირობებს . 2. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა ხარაგაულის მუნიციპალიტეტში ხორციელდება პროგრამული უზრუნველყოფის – დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემების მეშვეობით . 3. ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოებისას , გარდა ამ წესით განსაზღვრული ელექტრონული საქმისწარმოების და მომსახურების განხორციელების პირობებისა , გამოიყენება მოქმედი კანონმდებლობა . 4. ეს წესი არ ვრცელდება ინფორმაციის სახეობებზე , რომლებიც საქართველოს კანონმდებლობით აღიარებულია სახელმწიფო საიდუმლოებად და ექვემდებარება სახელმწიფო დაცვას . 5. „სახელმწიფო საიდუმლოების შემცველი ინფორმაციის მქონე “ დოკუმენტების საქმისწარმოების ინსტრუქცია განისაზღვრება მოქმედი კანონმდებლობით . მუხლი 2🔗ტერმინთა განმარტება ამ წესის მიზნებისთვის გამოყენებულ ტერმინებს აქვთ შემდეგი მნიშვნელობა : ა ) ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემა – ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის სისტემა , რომლის მონაწილეთა /მხარეთა შორის არსებული ურთიერთობები რეგულირდება ამ წესითა და სხვა ნორმატიული აქტებით ; ბ ) რეგისტრაცია – ელექტრონული საშუალების გამოყენებით შექმნილი მონაცემთა ერთობლიობა , რის შედეგადაც მომხმარებელი იღებს „მომხმარებლის სახელს “ და „პაროლს “, რომლითაც შესაძლებლობა ეძლევა ისარგებლოს ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემით ; გ ) ელექტრონული ხელმოწერა ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში : გ .ა ) ავტორიზაცია – რეგისტრაციის შედეგად მიღებული „მომხმარებლის სახელისა “ და „პაროლის “ მეშვეობით ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში შესვლა , რომლითაც მომხმარებელი ადასტურებს საკუთარ ვინაობას და ახორციელებს ელექტრონულ დოკუმენტზე ხელმოწერას ; გ .ბ ) ციფრული ხელმოწერა – „ელექტრონული ხელმოწერისა და ელექტრონული დოკუმენტის შესახებ ” საქართველოს კანონით განსაზღვრული ხელმოწერა ; დ ) ელექტრონული დოკუმენტი – ელექტრონული , ოპტიკური ან სხვა მსგავსი საშუალების გამოყენებით შექმნილი , გაგზავნილი , მიღებული ან /და შენახული წერილობითი ინფორმაცია : ე ) განცხადება – დაინტერესებული პირის მიერ ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში განთავსებული ელექტრონული , ოპტიკური ან სხვა მსგავსი ფორმით შექმნილი წერილობითი მოთხოვნა ; ვ ) ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტი – ადმინისტრაციული ორგანოს მიერ კანონმდებლობის საფუძველზე ელექტრონული ან /და მატერიალური ფორმით გამოცემული სამართლებრივი აქტი ; ზ ) დაინტერესებული მხარე – ნებისმიერი ფიზიკური ან /და იურიდიული პირი , ადმინისტრაციული ორგანო , რომელთან დაკავშირებითაც გამოცემულია ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტი , აგრეთვე , რომლის კანონიერ ინტერესზე პირდაპირ და უშუალო გავლენას ახდენს ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტი ან ადმინისტრაციული ორგანოს ქმედება ; თ ) პირადი გვერდი – მომხმარებლის ინდივიდუალური გვერდი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში , სადაც სამსახურში მისი დოკუმენტბრუნვა ფიქსირდება . მუხლი 3🔗ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის ორგანიზაცია 1. დოკუმენტების ელექტრონული სახით მოძრაობა მათი მიღების ან შექმნის მომენტიდან შესრულებამდე , გაგზავნამდე ან საქმეში მოთავსებამდე , წარმოადგენს ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვას . 2. დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს დოკუმენტების ტრადიციულ - მატერიალური და ელექტრონული დამუშავების თავსებადობას . 3. მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონული დოკუმენტის ფორმატში ან /და პირიქით , ელექტრონული დოკუმენტის მატერიალური დოკუმენტის ფორმატში გადაყვანის შემთხვევაში , „ელექტრონული ხელმოწერისა და ელექტრონული დოკუმენტის შესახებ “ საქართველოს კანონის შესაბამისად , ციფრული ხელმოწერით დადასტურებული დოკუმენტის ორიგინალს და მის ასლს აქვთ თანაბარი იურიდიული ძალა . მუხლი 4🔗შემოსული დოკუმენტების დამუშავება 1. ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიაში შემოსული დოკუმენტების მიღება -რეგისტრაციას და მათ პირველად დამუშავებას ახორციელებს მერიის ადმინისტრაციული სამსახურის საქმისწარმოებისა და ადამიანური რესურსების მართვის განყოფილება . 2. პირველადი დამუშავების პროცესი მოიცავს შემოსული დოკუმენტების მატერიალური ფორმატიდან ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანას სკანირების გზით , განაწილების მიზნით წინასწარ განხილვას , გადაცემას სარეზოლუციოდ , შესრულების ვადის განსაზღვრასა და უშუალო შემსრულებლისათვის გადაცემას . 3. მატერიალური სახით შემოსულ დოკუმენტს მარჯვენა ქვედა კუთხეში დაესმის რიგითი ნომერი და შემოსვლის თარიღი . 4. დასაშვებია დანართის დოკუმენტების სკანირება , რომელთა რაოდენობა არ აღემატება 20 ფურცელს . 5. იმ შემთხვევაში , თუ დანართი დოკუმენტები აკინძულია , დამოწმებულია ბეჭდით ან მისი გადაყვანა ელექტრონულ ფორმატში ტექნიკურად შეუძლებელია , იგი შემსრულებელს გადაეცემა მატერიალური სახით – ქაღალდის ფუძე მატარებელზე . 6. ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიაში დოკუმენტების რეგისტრაცია ხდება ცენტრალიზებულად და მხოლოდ ერთხელ (ერთჯერადად ): შემოსული – შემოსვლის დღეს 18:00 საათამდე , ადგილზე შექმნილი – ხელმოწერის ან დამტკიცების დღეს 18:00 საათამდე . ა ) დოკუმენტების რეგისტრაცია ხდება ჯგუფების ფარგლებში დოკუმენტის სახეობის , ავტორისა და შინაარსის მიხედვით ; ბ ) დამატებითი დოკუმენტის მიღების შემთხვევაში , იგი მიებმება ძირითად რეგისტრირებულ დოკუმენტს იმავე ნომრით . 7. სარეგისტრაციო ნომერი თითოეული დოკუმენტის სავალდებულო რეკვიზიტია . დოკუმენტის რეგისტრაცია წარმოადგენს დოკუმენტის შესახებ აუცილებელი ცნობების ჩაწერას სარეგისტრაციო ფორმებში , დოკუმენტისათვის შესაბამისი სარეგისტრაციო ნომრის მიცემასა და მის დასმას უშუალოდ დოკუმენტზე . 8. სამსახურებრივი ხასიათის საფოსტო გზავნილები აღნიშვნით „პირადად “ ან „კონფიდენციალური “ რეგისტრაციაში ტარდება კონვერტზე მითითებული მონაცემების მიხედვით და გაუხსნელად გადაეცემა ადრესატს . 9. არასწორი , მცდარი მისამართით გამოგზავნილი კორესპონდენცია არ რეგისტრირდება და უბრუნდება ავტორს ან იგზავნება კუთვნილებისამებრ . 10. ელექტრონული ფოსტით მიღებული დოკუმენტები გამოიყენება ასლის უფლებით დედნის მიღებამდე . 11. მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები ინახება ხარაგაულის მუნიციპალიტეტის მერიის ადმინისტრაციული სამსახურის საქმისწარმოებისა და ადამიანური რესურსების მართვის განყოფილებაში . 12. სამსახურებრივი საჭიროებიდან გამომდინარე , დასაშვებია მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები შესანახად გადაეცეს შემსრულებელს . 13. დედანი დოკუმენტის მატერიალური სახით შემსრულებლისათვის გადაცემა ფორმდება ელექტრონულ რეესტრში შესაბამისი აღნიშვნით . მუხლი 5🔗დაინტერესებული მხარის მონაწილეობა ადმინისტრაციულ წარმოებაში 1. მერიის შესაბამისი სამსახური უზრუნველყოფს ადმინისტრაციულ წარმოებაში დაინტერესებული მხარის მონაწილეობას , თუ ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტით შეიძლება გაუარესდეს მისი სამართლებრივი მდგომარეობა . 2. ადმინისტრაციულ წარმოებაში დაინტერესებული მხარის მონაწილეობა უზრუნველყოფილი იქნება დაინტერესებული მხარის ზეპირი მოსმენის სხდომაზე მოწვევის ან /და დაინტერესებული მხარის წერილობითი პოზიციის გამოთხოვის საშუალებით . 3. შესაბამის სამსახურში მიმდინარე ადმინისტრაციული წარმოების ან /და ზეპირი მოსმენის სხდომის გამართვის შესახებ დაინტერესებულ მხარეს ეცნობება სატელეფონო შეტყობინების ან /და წერილობითი შეტყობინების საფუძველზე . სატელეფონო ან /და წერილობითი შეტყობინების გაგზავნა შესაძლებელია , როგორც ელექტრონული , ისე მატერიალური საშუალებით . 4. დაინტერესებულ მხარეებს უნდა ეცნობოთ ზეპირი მოსმენის შესახებ მის გამართვამდე 7 დღით ადრე მაინც , ხოლო ზეპირ მოსმენაზე სატელეფონო ან /და ელექტრონული შეტყობინების საშუალებით მოწვევის შემთხვევაში არანაკლებ 2 დღით ადრე . მუხლი 6🔗განცხადების განხილვა , გადაწყვეტილების მიღება და ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტის გამოცემა 1. განცხადების განხილვა , დოკუმენტის ვიზირება და შესაბამისი ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტის გამოცემა ხორციელდება ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით . 2. განცხადება შესაბამის სტრუქტურულ ერთეულს გადაეწერება შესაბამისი დავალებით /რეზოლუციით . დავალების ტექსტში აღნიშნული უნდა იყოს გაცემული დავალების შემსრულებლის ვინაობა , შესასრულებელი დავალების შინაარსი და საჭიროების შემთხვევაში შესრულების სპეციალური ვადა , რომელიც უნდა შეესაბამებოდეს კანონმდებლობით დადგენილ ვადებს . დავალების შინაარსი უნდა იყოს მოკლე და ზუსტად ასახავდეს დავალების არსს . 3. თუ რეზოლუციით დავალება რამდენიმე პირს აქვს გადაცემული , მისი დადგენილ ვადებში შესრულებისთვის პასუხისმგებელია ის , ვინც პირველი ადრესატია , ხოლო დანარჩენები ვალდებულნი არიან პირველ შემსრულებელს მიაწოდონ ინფორმაცია (მოსაზრება ) დავალებაზე . 4. სტუქტურული ერთეულის უფროსი წარმოებაში მიღებული დავალების გადამისამართებას ახდენს მხოლოდ მის დაქვემდებარებაში არსებული განყოფილების მოხელეზე . 5. თუ დოკუმენტი ინფორმაციული ხასიათისაა და არ მოითხოვს რაიმე ქმედების განხორციელებას ხდება „ადრესაციის დასრულება “ შესაბამისი კომენტარით . 6. შემსრულებელი ვალდებულია დავალებაზე მუშაობა დაასრულოს დავალებით განსაზღვრულ სპეციალურ ვადაში . იმ შემთხვევაში , თუ დავალებაში არ არის განსაზღვრული სპეციალური ვადა , დავალება სრულდება საქართველოს კანონით „საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსი“ და კანონმდებლობით დადგენილ შესაბამის ვადაში . 7. როცა საკითხის გადაწყვეტისთვის კანონმდებლობით დაწესებულია კონკრეტული ვადა და საჭიროა ერთზე მეტი მოხელის მიერ დავალების შესრულება , თითოეულმა დავალება უნდა შეასრულოს გონივრულ ვადაში , რათა საერთო ვადა თანასწორად გადანაწილდეს . 8. თუ დავალებით განსაზღვრული სპეციალური ვადა არ არის საკმარისი დოკუმენტის შესასრულებლად , შემსრულებელი დასაბუთებული თხოვნით მიმართავს დავალების ავტორს ვადის გაგრძელების თაობაზე . შესრულების ვადის გაგრძელება ფიქსირდება დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ სისტემაში . 9. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში მიმდინარე ადმინისტრაციული წარმოება ან /და განცხადების განხილვა სრულდება ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტის გამოცემით . 10. ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტის ოფიციალურ გაცნობად ჩაითვლება განმცხადებლისთვის /დაინტერესებული მხარისათვის მისი გაცნობა . 11. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით შექმნილი დოკუმენტის ნამდვილობის დადგენა შესაძლებელია : მისი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში გადამოწმების ან /და დაშიფრული კოდის სპეციალური წამკითხველის საშუალებით . დაშიფრული კოდი მოიცავს დოკუმენტის მონაცემების ერთობლიობას : დოკუმენტის ნომერს და დოკუმენტის მოძრაობის ნომერს . 12. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით გამოცემული ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი ან /და სხვა ელექტრონული დოკუმენტი უნდა აკმაყოფილებდეს საქართველოს კანონით „საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსი “ გათვალისწინებულ მოთხოვნებს . 13. ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტის ნომერი და თარიღი განისაზღვრება ავტომატურ რეჟიმში ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით მუხლი 7🔗ელექტრონული მომსახურების ვადები 1. ელექტრონული მომსახურების განხორციელებისას გამოიყენება მოქმედი კანონმდებლობით გათვალისწინებული ვადები . 2. განცხადების განხილვის ვადის დინება აითვლება მისი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში განთავსების შემდგომი დღიდან . ელექტრონული დოკუმეტბრუნვის სისტემის საშუალებით კანონმდებლობით დადგენილი ვადების ათვლისას საქართველოს შრომის კოდექსით განსაზღვრული უქმე და დასვენების დღეები არ იანგარიშება . თუ სისტემაში განცხადების განთავსება განხორციელდება უქმე ან /და დასვენების დღეს , ვადის ათვლა დაიწყება მომდევნო პირველივე სამუშაო დღიდან . მუხლი 8🔗დოკუმენტის ასლის გაცემის წესი 1. საქმისწარმოების განყოფილება ამოწმებს მუნიციპალიტეტის მიერ შექმნილი დოკუმენტების ასლებს – შეესაბამება თუ არა დედნის და ასლის შინაარსი ერთმანეთს . არ შეიძლება დამოწმდეს დოკუმენტი , რომლის შინაარსი შეცვლილია ან დარღვეულია მისი მთლიანობა . 2. ასლის დამოწმებისას მის ყველა გვერდზე სრულდება წარწერა – „ასლი დედანთან სწორია “, რომელიც მოწმდება უფლებამოსილი პირის ხელმოწერით და საქმისწარმოების განყოფილების ბეჭდით . მუხლი 9🔗დოკუმენტის ამოღება დოკუმენტის დედნის შესაბამისი ორგანოების მიერ მოთხოვნის ან ამოღების შემთხვევაში დგება მიღება-ჩაბარების აქტი . აქტში შეიტანება ინფორმაცია დოკუმენტზე პასუხისმგებელი პირის შესახებ , დოკუმენტის მაიდენტიფიცირებელი მონაცემები , დოკუმენტის გადაცემის ხანგრძლივობა , დოკუმენტის დაბრუნების კონტროლზე პასუხისმგებელი პირი და საჭიროებისას სხვა ინფორმაცია .