„ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ“ ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს 2015 წლის 29 მაისის №35 დადგენილებაში ცვლილების შეტანის შესახებ

„VI¹ ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს ელექტრონული საქმისწარმოების მინიმალური სტანდარტი

1.ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს  ელექტრონული საქმისწარმოების მინიმალური სტანდარტი (შემდგომში – სტანდარტი) არეგულირებს ბაღდათის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს (შემდგომში-მუნიციპალიტეტის საკრებულოს), ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით საქმისწარმოების განხორციელების პირობებს.

2. მუნიციპალიტეტის საკრებულო უფლებამოსილია საქმისწარმოებისა და ინფორმაციის ხელმისაწვდომობის მიზნით გამოიყენოს პროგრამული უზრუნველყოფა და მართვის ერთიანი ავტომატური საშუალებები; ნებისმიერი ინფორმაცია ან/და დოკუმენტი მიიღოს, გამოსცეს ან გასცეს მართვის ერთიანი ავტომატური საშუალებების გამოყენებით, თუ კი დაინტერესებული პირის მიერ არჩეული არ არის ამ წესით განსაზღვრული ინფორმაციის მიღების სხვა ფორმა. მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატი უფლებამოსილია ელექტრონული ასლის სახით შეინახოს და გასცეს  მუნიციპალიტეტის საკრებულოს მიერ შექმნილი ან  მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატში დაცული ნებისმიერი დოკუმენტი. დოკუმენტის ელექტრონულ ასლსა და მის ამონაბეჭდს აქვს ისეთივე იურდიული ძალა, როგორც ამ დოკუმენტს.

3.მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმისწარმოებაში გამოყენებული ელექტრონული დოკუმენტების სახეები, მათი გაფორმების სტანდარტები განისაზღვრება ა(ა)იპ „მუნიციპალური სერვისების განვითარების სააგენტოს“ ავტომატიზებული დოკუმენტბრუნვის MSDA პროგრამით.

4.ეს წესი არ ვრცელდება ინფორმაციის სახეობებზე, რომლებიც საქართველოს კანონმდებლობით აღიარებულია სახელმწიფო საიდუმლოებად და ექვემდებარება სახელმწიფო დაცვას.

5.“სახელმწიფო საიდუმლოებების შემცველი ინფორმაციის მქონე“ დოკუმენტების საქმისწარმოების ინსტრუქცია განისაზღვრება მოქმედი კანონმდებლობით.

1.ამ სტანდარტის მიზნებისათვის გამოყენებულ ტერმინებს აქვთ შემდეგი მნიშვნელობა:

ა) ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემა – ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის სისტემა, რომლის მონაწილეთა/მხარეთა შორის არსებული ურთიერთობები რეგულირდება ამ წესით და სხვა ნორმატიული აქტებით;

ბ) რეგისტრაცია – ელექტრონული საშუალებების გამოყენებით შექმნილი მონაცემთა ერთობლიობა, რის შედეგადაც მომხმარებელი იღებს „მომხმარებლის სახელს და პაროლს, რომლითაც შესაძლებლობა ეძევა სარგებლოს ელექტრონული დოკუმენბრუნვის სისტემით;

გ) ელექტრონული ხელმოწერა ელექტრონული დოკუმენტების სისტემაში:

გ.ა)  ავტორიზაცია – რეგისტრაციის შედეგად მიღებული მომხმარებლის სახელისა“ და „პაროლის“ მეშვეობით ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში შესვლა, რომლითაც მომხმარებელი ადასტურებს საკუთარ ვინაობას და ახორციელებს ელექტრონულ დოკუმენტებზე ხელმოწერას;

გ.ბ)ციფრული ხელმოწერა – „ელექტრონული ხელმოწერისა და ელექტრონული დოკუმენტის შესახებ“ საქართველოს კანონით განსაზღვრული ხელმოწერა;

დ) ელექტრონული დოკუმენტი – ელექტრონული, ოპტიკური, ამ სხვა მსგავსი საშუალების გამოყენებით შექმნილი გზავნილი, მიღებული ან/და შენახული წერილობითი ინფორმაცია;

ე) განცხადება – დაინტერესებული პირის მიერ ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვის სისტემაში განთავსებული ელექტრონული, ოპტიკური ან სხვა ფორმით შექმნილი წერილობითი მოთხოვნა;

ვ) ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი – ადმინისტრაციულ ორგანოს მიერ კანონმდებლობის საფუძველზე ელექტრონული ან/და მატერიალური ფორმით გამოცემული სამართლებრივი აქტი;

ზ) დაინტერესებული მხარე – ნებისმიერი ფიზიკური ან/და იურდიული პირი, ადმინისტრაციული ორგანო, რომელთან დაკავშირებითაც გამოცემულია ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი, აგრეთვე, რომლის კანონიერ ინტერესზე პირდაპირ და უშუალო გავლენას ახდენს ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი ან ადმინისტრაციული ორგანოს ქმედება;

თ) პირადი გვერდი – მომხმარებლის ინდივიდუალური გვერდი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში, სადაც სამსახურში მისი დოკუმენტბრუნვა ფიქსირდება.

1.დოკუმენტების ელექტრონული სახით მოძრაობა მათი მიღების ან შექმნის მომენტიდან შესრულებამდე, გაგზავნამდე ან საქმეში მოთავსებამდე, წარმოადგენს  მუნიციპალიტეტის საკრებულოს ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვას.

2.დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს დოკუმენტების მატერიალური და ელექტრონული დამუშავების თავსებადობას.

3. მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონული დოკუმენტის ფორმატში ან/და პირიქით, ელექტრონული დოკუმენტის მატერიალური დოკუმენტის ფორმატში გადაყვანის შემთხვევაში, „ელექტრონული ხელმოწერისა და ელექტრონული დოკუმენტის შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად, ციფრული ხელმოწერით დადასტურებული დოკუმენტის ორიგინალს და მის ასლს აქვთ თანაბარი იურდიული ძალა.

1. მუნიციპალიტეტის საკრებულოში შემოსული დოკუმენტების მიღება-რეგისტრაციას და მათ პირველად დამუშავებას, ახორციელებს მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატი.

2.პირველადი დამუშავების პროცესი მოიცავს: შემოსული დოკუმენტების მატერიალური ფორმატიდან ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანას/სკანირებას, განაწილების მიზნით წინასწარ განხილვას, გადაცემას სარეზოლუციოდ, შესრულების ვადის განსაზღვრას, უშუალო შემსრულებლისათვის გადაცემას და შემსრულებლისათვის მიწოდების კონტროლს.

3.დასაშვებია დანართის სახით (სკანირებული ან სხვა ელექტრონული ფორმით არსებული) დოკუმენტების საქმისწარმოების სისტემაში ატვირთვა, რომელთა საერთო მოცულობაც შეესაბამება კონკრეტულ სისტემას.

4.იმ შემთხვევაში, თუ დანართი დოკუმენტები აკინძულია, დამოწმებულია ბეჭდით ან მისი გადაყვანა ელექტრონულ ფორმატში ტექნიკურად შეუძლებელია, იგი შემსრულებელს გადაეცემა მატერიალური ფორმით და ფორმდება შესაბამის რეესტრში, რომელიც დასტურდება დოკუმენტზე პასუხიმგებელი პირის ხელმოწერით.

5. მუნიციპალიტეტის საკრებულოში შემოსული დოკუმენტების რეგისტრაცია ხდება ცენტრალიზებულად და მხოლოდ ერთხელ(ერთჯერადად) მიმდინარე სამუშაო დღეს ან არაუგვიანეს მეორე სამუშაო დღის პირველ ნახევარში.

6. გასატარებელი (შიდა, გასული, სამართლებრივი აქტი) კორესპოდენციის რეგისტრაცია ხდება მიმდინარე სამუშაო დღეს.

7.სარეგისტრაციო ნომერი თითოეული დოკუმენტის სავალდებულო რეკვიზიტია. დოკუმენტის რეგისტრაცია წარმოადგენს დოკუმენტის შესახება აუცილებელი ცნობების ჩაწერას სარეგისტრაციო ფორმებში, დოკუმენტებისათვის შესაბამისი სარეგისტრაციო ნომრის მინიჭებას.

8. დამატებითი დოკუმენტების მიღების შემთხვევაში, იგი უკავშირდება ძირითად რეგისტრირებულ დოკუმენტს ახალი ნომრით.

9.არასწორი, მცდარი მისამართით გამოგზავნილი კორესპოდენცია არ რეგისტრირდება და უბრუნდება ავტორს ან იგზავნება კუთვნილებისამებრ.

10.მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები ინახება  მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატში შესაბამისი ნომენკლატურის მიხედვით.

11. სამსახურეობრივი საჭიროებიდან გამომდინარე, დასაშვებია მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები შესანახად გადაეცეს შემსრულებელს.

12.დედანი დოკუმენტის მატერიალური სახით შემსრულებლისათვის გადაცემა ფორმდება შესაბამის რეესტრში და დასტურდება პასუხისმგებელი პირის ხელმოწერით.

13.სამუშაო წლის ბოლოს შესაბამისი პირის მიერ ხდება მთლიანი დოკუმენტების საბოლოო დამუშავება, ცენტრალური და შიგა არქივისათვის დოკუმენტაციის განსაზღვრა.

1.შემოსული კორესპოდენციის განხილვა, დოკუმენტის ვიზირება და შესაბამისი ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის გამოცემა ხორციელდება ელექტრონული სისტემის საშუალებით.

2.შემოსული კორესპოდენცია მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თანამდებობის პირ(ებ)ს გადაეწერება დავალებით/რეზოლუციით, გაცემული დავალების ადრესატის/შემსრულებლის ვინაობის, შესასრულებელი დავალების შინაარსის და საჭიროების შემთხვევაში შესრულების სპეციალური ვადის მითითებით, რომელიც უნდა შეესაბამებოდეს კანონმდებლობით დადგენილ ვადებს. დავალების შინაარსი უნდა იყოს მოკლე და ზუსტად ასახავდეს დავალების შინაარსს.

3. თუ დავალება რამდენიმე პირს აქვს გადაცემული, მისი დადგენილ ვადებში შესრულებისათვის თანაბრად პასუხიმგებელია თითოეული ადრესატი. ისინი ვალდებულნი არიან უშუალო შემსრულებელს მიაწოდონ კონკრეტული ინფორმაცია/მოსაზრება დავალებაზე, ასევე დააფიქსირონ შესაბამისი რეაგირება/პოზიცია (მცირე ტექსტური კომენტარით ან სხვა ტიპის დოკუმენტით).

4. თუ დოკუმენტი ინფორმაციული ხასიათისაა და არ მოითხოვს რაიმე ქმედების განხორციელებას, ხდება კომენტარით  „დასრულება“ შესაბამის ველში.

5. შემსრულებელი ვალდებულია დავალებაზე მუშაობა დაასრულოს დავალებით განსაზღვრულ სპეციალურ ვადაში. იმ შემთხვევაში, თუ დავალებაში არ არის განსაზღვრული სპეციალური ვადა, დავალება სრულდება საქართველოს კანონით „საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსი“ და კანონმდებლობით დადგენილ შესაბამის ვადაში.

6. როცა საკითხის გაწყვეტისათვის კანონმდებლობით დაწესებულია კონკრეტული ვადა და საჭიროა ერთზე მეტი მოხელის მიერ დავალების შესრულება, თითოეულმა დავალება უნდა შეასრულოს  გონივრულ ვადაში, რათა საერთო ვადა თანასწორად განაწილდეს.

7. თუ დავალებით განსაზღვრული სპეციალური ვადა არ არის საკმარისი დოკუმენტის შესასრულებლად, შემსრულებელი დასაბუთებული თხოვნით მიმართავს დავალების ავტორს ვადის გაგრძელების თაობაზე. შესრულებული ვადის გაგრძელება ფიქსირდება დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ სისტემაში.

8. ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ოფიციალურად გაცნობად ჩაითვლება განმცხადებლისათვის/დაინტერესებული მხარისათვის მისი ელექტრონული ან მატერიალური ფორმით გადაცემა/ჩაბარება.

9.ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით გამოცემული ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი ან/და სხვა ელექტრული დოკუმენტი უნდა აკმაყოფილებდეს საქართველოს კანონით „საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექს“-ით გათვალისწინებულ მოთხოვნებს.

10. ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ნომერი და თარიღი განისაზღვრება ავტომატურ რეჟიმში ელექტრონული დოკუმენტგბრუნვის სისტემის მეშვეობით.

1.ელექტრონული მომსახურეობის განხორციელებისას გამოიყენება მოქმედი კანონმდებლობით გათვალისწინებული ვადები.

2. განცხადების განხილვის ვადის დინება აითვლება მისი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვიდ სისტემაში განთავსების დღიდან.

3. დოკუმენტის მომზადებისა და შესრულების ვადა განისაზღვრება „საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსი“ საქართველოს კანონის და „საქმისწარმოების ერთიანი წესის დამტკიცებისა და ამოქმედების შესახებ საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის 1 ივლისის №414 ბრძანებულების შესაბამისად.

1.საქმისწარმოების ელექტრონულ სისტემაში მომზადებული დოკუმენტის ნამდვილობა დასტურდება კვალიფიციური ელექტრონულიო შტამპით ან ხელმოწერით „ელექტრონული დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად.

2.ელექტრონული დოკუმენტის მატერიალური ასლის ნამდვილობას ამოწმებს განსაზღვრული თანამდებობის პირი „ელექტრონული დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად.

დოკუმენტის დედნის შესაბამისი ორგანოების მიერ მოთხოვნის ან ამოღების შემთხვევაში დგება  მიღება-ჩაბარების აქტი, აქტში შეიტანება ინფორმაცია დოკუმენტზე პასუხიმგებელი პირის შესახებ, დოკუმენტის მაიდენტიფიცირებელი მონაცემები, დოკუმენტის გაცემის ხანგრძლიობა, დოკუმენტის დაბრუნების კონტროლზე პასუხიმგებელი პირი და საჭიროებისას სხვა ინფორმაცია.

1.საქმისწარმოების ელექტრონულ სისტემაში, დოკუმენტის საბოლოო შესრულებას და კონტროლზე მოხსნას ახორციელებს მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატის დებულებით განსაზღვრული პასუხისმგებელი პირი, გარდა იმ შემთხვევისა, როდესაც ავტომატიზებული სისტემა პროგრამულად ახორციელებს შესრულების ფუნქციას.

2.დოკუმენტის საბოლოო შესრულება ხდება როდესაც ხორციელდება:

ა) საპასუხო დოკუმენტით დაინტერესებული დაწესებულებებისა და პირებისათვის შედეგების შეტყობინება;

ბ) შესრულების სხვა სახის დოკუმენტურად დადასტურება;

გ) შესრულების შედეგების შესახებ მოკლე ცნობა/კომენტარი, რომელიც თან ერთვის შესასრულებლად მონიშნულ დოკუმენტს.“.