საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ადმინისტრაციული დეპარტამენტის დებულების დამტკიცების შესახებ

საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ადმინისტრაციული დეპარტამენტის დებულების დამტკიცების შესახებ საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის ბრძანება №01-273 2024 წლის 1 ივლისი ქ. თბილისი საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ადმინისტრაციული დეპარტამენტის დებულების დამტკიცების შესახებ „საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს დებულების დამტკიცების შესახებ“ საქართველოს მთავრობის 2005 წლის 16 ნოემბრის №206 დადგენილებით დამტკიცებული დებულების მე-5 მუხლის პირველი პუნქტის „დ“ ქვეპუნქტისა და საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსის 61-ე მუხლის საფუძველზე, ვბრძანებ: 1. დამტკიცდეს საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ადმინისტრაციული დეპარტამენტის თანდართული დებულება. 2. ძალადაკარგულად გამოცხადდეს ,,საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ადმინისტრაციული დეპარტამენტის დებულების დამტკიცების შესახებ“ საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2010 წლის 18 მარტის №79 ბრძანება. 3. ბრძანება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.საგარეო საქმეთა მინისტრიილია დარჩიაშვილი საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ადმინისტრაციული დეპარტამენტის დებულება მუხლი 1🔗. ზოგადი დებულებანი 1. საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს (შემდგომში – სამინისტრო) ადმინისტრაციული დეპარტამენტი (შემდგომში – დეპარტამენტი) არის სამინისტროს სტრუქტურული ქვედანაყოფი, რომლის ძირითადი ამოცანაა სამინისტროს ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული საქმიანობის უზრუნველყოფა, რაც მოიცავს სამინისტროში დოკუმენტბრუნვის სისტემატიზაციას, ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის მართვას, სამინისტროს არასაიდუმლო საქმისწარმოების ფუნქციების განხორციელებას, სამინისტროს ბიუჯეტის ფორმირებას, დაგეგმვა/მართვას, სამინისტროს სისტემაში ბუღალტრული აღრიცხვისა და ანგარიშგების განხორციელებას, სამინისტროს სისტემის ფინანსურ და მატერიალურ-ტექნიკურ უზრუნველყოფას და სამინისტროს საჭიროებისათვის საქონლის, მომსახურებისა და სამუშაოთა შესყიდვების განხორციელებას. 2. დეპარტამენტი თავის საქმიანობაში ხელმძღვანელობს საქართველოს კონსტიტუციით, საქართველოს საერთაშორისო ხელშეკრულებებით, საქართველოს საკანონმდებლო და კანონქვემდებარე ნორმატიული აქტებით და საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის (შემდგომში – მინისტრი) სამართლებრივი აქტებით. მუხლი 2🔗. დეპარტამენტის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციები დეპარტამენტის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია: ა) სამინისტროს ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული საქმიანობის უზრუნველყოფა, არასაიდუმლო საქმისწარმოების განხორციელება; ბ) საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის მიერ დასახულ კონკრეტულ მიმართულებათა მიხედვით სამინისტროს ბიუჯეტის ფორმირება; დამტკიცებულ ასიგნებათა ფარგლებში, სამინისტროს ცენტრალური აპარატის, საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობებისა და საკონსულო დაწესებულებების, ასევე საერთაშორისო ორგანიზაციებში საქართველოს ფინანსურ ვალდებულებათა შესრულების უზრუნველყოფა; სამინისტროს საფინანსო სისტემის სრულყოფასთან დაკავშირებული საკანონმდებლო და კანონქვემდებარე ნორმატიული აქტების, ინსტრუქციებისა და მეთოდური მითითებების პროექტების მომზადებაში მონაწილეობის მიღება; გ) სამინისტროს ცენტრალური აპარატის ბუღალტრული აღრიცხვისა და ანგარიშგების განხორციელება; საზღვარგარეთ სამინისტროს ქვედანაყოფების, საბუღალტრო აღრიცხვა-ანგარიშგების კანონმდებლობის შესაბამისად წარმართვის ხელშეწყობა; ნაერთი ანგარიშგების შედგენა და დადგენილ ვადებში საქართველოს ფინანსთა სამინისტროში წარდგენა; დ) „სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ“ საქართველოს კანონით, „სახელმწიფო საიდუმლოების შესახებ“ საქართველოს კანონითა და სხვა შესაბამისი ნორმატიული აქტებით გათვალისწინებული პროცედურების დაცვით, სახელმწიფო შესყიდვების განხორციელება, განხორციელებული შესყიდვების მონიტორინგი და სახელმწიფო შესყიდვების ანგარიშგება შესყიდვების ერთიანი ელექტრონული სისტემის საშუალებით; ე) სამინისტროს უძრავი და მოძრავი ქონების მიღება, აღრიცხვა, დასაწყობება, განაწილება და კონტროლი; სამინისტროს ცენტრალური აპარატის შენობა-ნაგებობების, საინჟინრო სისტემების და კომუნიკაციების ტექნიკური მომსახურება, მათი ექსპლუატაცია, სანიტარიულ-ჰიგიენური, სახანძრო უსაფრთხოების ნორმების დაცვის ორგანიზება; ვ) სამინისტროს ცენტრალური აპარატის თანამშრომელთა ტრანსპორტით მომსახურება; მკაცრი აღრიცხვის ფორმების (ვიზის ბლანკის და საქართველოში დასაბრუნებელი მოწმობის) მიღება, აღრიცხვა, დასაწყობება და მოთხოვნის შესაბამისად გაცემის უზრუნველყოფა. მუხლი 3🔗. დეპარტამენტის ხელმძღვანელობა 1. დეპარტამენტს ხელმძღვანელობს დეპარტამენტის დირექტორი, რომელსაც თანამდებობაზე ნიშნავს და თანამდებობიდან ათავისუფლებს მინისტრი. 2. დეპარტამენტის დირექტორი ანგარიშვალდებულია მინისტრისა და კურატორი მინისტრის მოადგილის წინაშე. 3. დეპარტამენტის დირექტორი: ა) ხელმძღვანელობს და წარმართავს დეპარტამენტის საქმიანობას; ბ) წარმოადგენს დეპარტამენტს დაკისრებული უფლება-მოვალეობების განხორციელებისას და პასუხისმგებელია დეპარტამენტზე დაკისრებული ფუნქციებისა და ამოცანების შესრულებაზე; გ) ანაწილებს მოვალეობებს დეპარტამენტის მოსამსახურეებს შორის, აძლევს მათ მითითებებს და დავალებებს; დ) წარადგენს წინადადებებს დეპარტამენტის მოსამსახურეთა თანამდებობაზე დანიშვნის, თანამდებობიდან გათავისუფლებისა და დაწინაურების შესახებ; ე) წარადგენს წინადადებებს დეპარტამენტის შიდა სტრუქტურის, საშტატო ნუსხის, მუშაობის ორგანიზაციის, დეპარტამენტის მოსამსახურეების რანგირების, წახალისების ან მათთვის დისციპლინური პასუხისმგებლობის დაკისრების შესახებ; ვ) პასუხისმგებელია და ორგანიზებას უწევს სამინისტროს სისტემაში არსებული ოფიციალური კორესპონდენციის კლასიფიცირებისა და დოკუმენტთბრუნვის კოორდინაციის პროცესს; ზ) უზრუნველყოფს სამინისტროს ადმინისტრაციულ შენობაში საშვის დაშვების რეჟიმის დაცვის ღონისძიებებს; თ) კომპეტენციის ფარგლებში ხელს აწერს დეპარტამენტში მომზადებულ დოკუმენტაციას; ი) უფლებამოსილია სახელმწიფო და კერძო სტრუქტურებიდან კანონმდებლობის შესაბამისად გამოითხოვოს საჭირო ინფორმაცია; კ) შეიმუშავებს სამსახურებრივი დანიშნულების ინსტრუქციების პროექტებს და განსახილველად წარუდგენს სამინისტროს ხელმძღვანელობას; ლ) სამინისტროს ხელმძღვანელობის წინაშე შუამდგომლობს დეპარტამენტის ფუნქციებისა და ამოცანების შესასრულებლად აუცილებელი სახსრების, მოწყობილობებისა და ინვენტარის გამოყოფის თაობაზე; მ) წარადგენს წინადადებებს დეპარტამენტის მოსამსახურეთა სამსახურებრივი მივლინების, კვალიფიკაციის ამაღლების და/ან სასწავლო პროგრამებში მონაწილეობის მიზანშეწონილობის შესახებ; ნ) პერიოდულად, ზეპირსიტყვიერად იბარებს დეპარტამენტში შემავალი ქვედანაყოფების ანგარიშს მათ მიერ შესრულებული სამუშაოს თაობაზე; ო) მინისტრს და კურატორ მინისტრის მოადგილეს წარუდგენს ანგარიშს მათ მიერ გაწეული მუშაობის შესახებ; პ) ასრულებს მინისტრისა და მინისტრის მოადგილეების ცალკეულ დავალებებს. 4. დეპარტამენტის დირექტორს ჰყავს მოადგილე (მოადგილეები), რომელსაც კანონმდებლობით დადგენილი წესით თანამდებობაზე ნიშნავს და თანამდებობიდან ათავისუფლებს მინისტრი. 5. დეპარტამენტის დირექტორის მოადგილე: ა) კომპეტენციის ფარგლებში, დეპარტამენტის დირექტორის მიერ განსაზღვრული უფლებამოსილებებისა და საქმიანობის სფეროების გათვალისწინებით, წარმართავს და ზედამხედველობს დეპარტამენტის მოსამსახურეთა მიერ სამსახურებრივი მოვალეობების შესრულებას; ბ) მონაწილეობს დეპარტამენტში ოფიციალური კორესპონდენციის შემუშავების, განაწილებისა და განხილვის პროცესში; გ) მინისტრის, კურატორი მინისტრის მოადგილისა და დეპარტამენტის დირექტორის დავალებების შესაბამისად ახორციელებს სხვა მოვალეობებს; დ) დეპარტამენტის დირექტორის არყოფნის შემთხვევაში ასრულებს მის უფლებამოსილებას; ე) ანგარიშვალდებულია მინისტრის, კურატორი მინისტრის მოადგილისა და დეპარტამენტის დირექტორის წინაშე. 6. დეპარტამენტის დირექტორის არყოფნისას, ორი ან მეტი მოადგილის შემთხვევაში, დეპარტამენტის დირექტორის წარდგინებითა და მინისტრის გადაწყვეტილებით დეპარტამენტის დირექტორის მოვალეობის ასრულებს ერთ-ერთი მოადგილე. შენიშვნა: ამ მუხლის მოქმედება არ ვრცელდება ამ ბრძანების მე-4 მუხლის პირველი პუნქტის ,,გ’’ ქვეპუნქტით გათვალისწინებულ სამსახურზე. მუხლი 4🔗. დეპარტამენტში შემავალი სტრუქტურული ქვედანაყოფები, მათი ფუნქციები და ამოცანები 1. დეპარტამენტში შემავალი სტრუქტურული ქვედანაყოფებია: ა) ბიუჯეტის დაგეგმვისა და მართვის სამსახური; ბ) საბიუჯეტო აღრიცხვისა და ანგარიშგების სამსახური; გ) შესყიდვების სამსახური; დ) მატერიალურ-ტექნიკური უზრუნველყოფის სამსახური; ე) ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის სამსახური. 2. ბიუჯეტის დაგეგმვისა და მართვის სამსახური ხელმძღვანელობს საქართველოს კანონმდებლობის მოთხოვნათა და სამინისტროს სააღრიცხვო პოლიტიკის შესაბამისად. მისი ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია: ა) მინისტრის მიერ დასახულ კონკრეტულ მიმართულებათა მიხედვით, დეპარტამენტის ხელმძღვანელობის დავალებათა შესაბამისად, სამინისტროს ბიუჯეტის ფორმირება და საბიუჯეტო ერთეულებამდე დაყვანა; ბ) სამინისტროს მომდევნო წლის ბიუჯეტის პროექტის შემუშავების/შედგენისას, სამინისტროსათვის დადგენილი საორიენტაციო ზღვრული მოცულობების ფარგლებში, დეპარტამენტის სამსახურებისათვის და სამინისტროს სტრუქტურული ქვედანაყოფებისათვის ინფორმაციას მიწოდება, მათი კომპეტენციის ფარგლებში, საჭირო ხარჯების გასათვალისწინებლად; გ) წლიური სახელმწიფო ბიუჯეტის დამტკიცების შემდგომ, დეპარტამენტის სამსახურებიდან, მათი კომპეტენციის ფარგლებში, ინფორმაციის მიღება სამინისტროს ხარჯთაღრიცხვის კვარტალური განაწილებისთვის და შეჯერებულ წლიური განწერის კვარტალურ ჭრილში საქართველოს ფინანსთა სამინისტროსათვის წარდგენა; დ) დამტკიცებულ ასიგნებათა ფარგლებში, სამინისტროს ცენტრალური აპარატის, საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობებისა და საკონსულო დაწესებულებების, ასევე საერთაშორისო ორგანიზაციების, სამინისტროს დაქვემდებარებაში მყოფი საჯარო სამართლის იურიდიული პირების, დიასპორული პოლიტიკის, საქართველოს ფინანსური ვალდებულებების შესრულებისათვის შესაბამისი საბიუჯეტო გეგმების შემუშავება/შეთანხმება და საჭიროების შემთხვევაში დამტკიცებულ გეგმებში ცვლილებების განხორციელება; ე) სამინისტროს ბიუჯეტის დაგეგმვის სრულყოფასთან დაკავშირებული საკანონმდებლო და კანონქვემდებარე ნორმატიული აქტების, ინსტრუქციებისა და მეთოდური მითითებების პროექტების მომზადება და წინადადებების შემუშავება; ვ) დეპარტამენტის ხელმძღვანელობის სხვა დავალებების შესრულება. 3. საბიუჯეტო აღრიცხვისა და ანგარიშგების სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია: ა) სამინისტროს სისტემაში ბუღალტრული აღრიცხვისა და ანგარიშგების განხორციელება საქართველოს კანონმდებლობის მოთხოვნათა და სამინისტროს სააღრიცხვო პოლიტიკის შესაბამისად; ბ) საზღვარგარეთ სამინისტროს ქვედანაყოფების საბუღალტრო აღრიცხვა-ანგარიშგების კანონმდებლობის შესაბამისად წარმართვის ხელშეწყობა, მათ მიერ წარმოდგენილ ანგარიშგებათა (ბალანსების) მიღება, ნაერთი ანგარიშგების შედგენა და დადგენილ ვადებში საქართველოს ფინანსთა სამინისტროში წარდგენა; გ) საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობებისა და საკონსულო დაწესებულებების საბუღალტრო ანგარიშგების ანალიზისა და კონტროლის განხორციელება; დ) კომპეტენციის ფარგლებში სამინისტროს ცენტრალურ აპარატში არსებული არაფინანსური აქტივების, დებიტორულ/კრედიტოურული დავალიანებების ბალანსიდან ჩამოწერისათვის შესაბამისი დოკუმენტაციისა და წინადადებების მომზადება, საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიურ დაწესებულებებსა და საკონსულო დაწესებულებებში არსებული არაფინანსური აქტივების, დებიტორულ/კრედიტორული დავალიანებების ჩამოწერის წინადადებების მომზადების კოორდინაცია; ე) დეპარტამენტის ხელმძღვანელობის სხვა დავალებების შესრულება. 4. შესყიდვების სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია: ა) სახელმწიფო ბიუჯეტით განსაზღვრული ასიგნებების ფარგლებში „სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ“ საქართველოს კანონით და სხვა შესაბამისი ნორმატიული აქტებით გათვალისწინებული პროცედურების დაცვით, სამინისტროს საჭიროებისათვის საქონლის, მომსახურებისა და სამუშაოთა შესყიდვების განხორციელება; ბ) სამინისტროს საჭიროებიდან გამომდინარე, განხორციელებული შესყიდვების მონიტორინგი სამსახურის კომპეტენციის ფარგლებში; გ) „სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ“ საქართველოს კანონისა და კანონქვემდებარე აქტების მოთხოვნათა დაცვის უზრუნველყოფა; დ) სახელმწიფო შესყიდვის განხორციელების მიზნით სატენდერო დოკუმენტაციის, ხელშეკრულებების პროექტებისა და სხვა დოკუმენტების შემუშავება; ე) მინისტრის, მინისტრის პირველი მოადგილის, მინისტრის მოადგილეებისა და სამინისტროს თანამშრომელთა შესაბამისი მოთხოვნის საფუძველზე საზღვარგარეთ მივლინების დროს ავია ბილეთების დაჯავშნა; ვ) საპროტოკოლო/წარმომადგენლობითი შესყიდვების განხორციელება; ზ) ჩატარებული ბაზრის კვლევის შეფასება და ანალიზი, საჭიროების შემთხვევაში შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის ჩართულობით; თ) ანგარიშგების მიზნით, სახელმწიფო შესყიდვების სააგენტოს ელექტრონულ ვებგვერდზე წლიური გეგმის, ასევე სახელმწიფო შესყიდვებთან დაკავშირებული, კანონმდებლობით გათვალისწინებული დოკუმენტაციის განთავსება; ი) მინისტრისა და დეპარტამენტის კურატორი მინისტრის მოადგილის სხვა დავალებების შესრულება.“. 5. შესყიდვების სამსახურის ქვედანაყოფებია: ა) ელექტრონული შესყიდვების განყოფილება, რომლის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია: ა.ა) სამინისტროს მიერ დაგეგმილი ელექტრონული ტენდერის, კონკურსის, ერთობლივი ელექტრონული ტენდერის საშუალებით ,,სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ“ საქართველოს კანონით და სხვა შესაბამისი ნორმატიული აქტებით გათვალისწინებული პროცედურების დაცვით სახელმწიფო შესყიდვების განხორციელება; ა.ბ) „სახელმწიფო საიდუმლოების შესახებ“ საქართველოს კანონით განსაზღვრული სახელმწიფო საიდუმლოებასთან დაკავშირებული სახელმწიფო შესყიდვების განხორციელება; ა.გ) ,,სახელმწიფო შესყიდვებთან გასატარებელი ზოგიერთი ღონისძიების შესახებ“ საქართველოს მთავრობის დადგენილებით განსაზღვრული პროცედურების წარმოება; ა.დ) საქართველოს კანონმდებლობიდან გამომდინარე სხვა უფლებამოსილების განხორციელება. ბ) არაელექტრონული შესყიდვების და დაგეგმვის განყოფილება, რომლის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია: ბ.ა) მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად სახელმწიფო შესყიდვების დაგეგმვა – წლიური შესყიდვების გეგმის შედგენა-შეჯერება-კორექტირება, ბიუჯეტის დაგეგმვისა და მართვის, ასევე მატერიალურ-ტექნიკური უზრუნველყოფის სამსახურების მიერ მიწოდებული ინფორმაციის საფუძველზე, ხოლო, საჭიროების შემთხვევაში, შესყიდვის სპეციფიკიდან გამომდინარე, სამინისტროს შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულიდან მიღებული ინფორმაციის საფუძველზე, სახელმწიფო შესყიდვების გეგმის სახელმწიფო შესყიდვების ერთიან ელექტრონულ სისტემაში ასახვა; ბ.ბ) „სახელმწიფო საიდუმლოების შესახებ“ საქართველოს კანონით განსაზღვრული სახელმწიფო საიდუმლოებასთან დაკავშირებული სახელმწიფო შესყიდვების განხორციელება; ბ.გ) „სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ“ საქართველოს კანონითა და შესაბამისი ნორმატიული აქტებით გათვალისწინებული პროცედურების დაცვით, სამინისტროს მიერ შერჩეულ მიმწოდებელთან სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ ხელშეკრულების გაფორმება; ბ.დ) ,,საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიურ წარმომადგენლობებსა და საკონსულო დაწესებულებებში საფინანსო წესრიგის განმტკიცების შესახებ“ საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2022 წლის 19 სექტემბრის N01-340 ბრძანების საფუძველზე საზღვარგარეთ დიპლომატიური წარმომადგენლობების და საკონსულო დაწესებულებების მოთხოვნისას, მისი ასიგნებების ფარგლებში, გამარტივებული შესყიდვის გზით საქონლის, მომსახურების და სამუშაოს სახელმწიფო შესყიდვების განხორციელება ცენტრალიზებული წესით; ბ.ე) „საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ცენტრალურ აპარატში დელეგაციების მიღების დროს ოფიციალური წვეულებების, ფასიანი საჩუქრების შეძენასთან დაკავშირებული პროცედურების განსაზღვრისა და საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიურ წარმომადგენლობებსა და საკონსულო დაწესებულებებში ფასიანი საჩუქრების შეძენის/აღრიცხვის წარმოების წესის დამტკიცების შესახებ’’ საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2019 წლის 4 ნოემბრის N01-215 ბრძანების გათალისწინებით, შესაბამისი სტრუქტურული ქვედანაყოფების მოთხოვნის საფუძველზე საპროტოკოლო/წარმომადგენლობითი შესყიდვების განხორციელბა. ბ.ვ) საჭიროების შემთხვევაში, საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობებისა და საკონსულო დაწესებულებებისთვის 2010 წლის 15 ივლისის №164 ბრძანების საფუძველზე სსიპ სახელმწიფო შესყიდვების სააგენტოსთან შუამდგომლობა; ბ.ზ) მინისტრის, მინისტრის მოადგილეებისა და სამინისტროს თანამშრომლების შესაბამისი მოთხოვნის საფუძველზე საზღვარგარეთ მივლინებების დროს ავია ბილეთების დაჯავშნისათვის საჭირო პროცედურების განხორციელება; ბ.თ) კანონმდებლობიდან გამომდინარე სხვა უფლებამოსილების განხორციელება. 6. მატერიალურ-ტექნიკური უზრუნველყოფის სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია: ა) საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობებისა და საკონსულო დაწესებულებების უძრავი ქონებისა და სატრანსპორტო საშუალებების აღრიცხვა; ბ) სამინისტროს ცენტრალური აპარატის უძრავი და მოძრავი ქონების აღრიცხვა და მისი დაცვის კონტროლის უზრუნველყოფა; გ) კომპეტენციის ფარგლებში სამინისტროს ცენტრალური აპარატის შენობა-ნაგებობების მიმდინარე სარემონტო სამუშაოების დაგეგმვა, ორგანიზება და მათი ტექნიკური ზედამხედველობის უზრუნველყოფა. დ) კომპეტენციის ფარგლებში, სამინისტროს ცენტრალური აპარატის შენობა-ნაგებობების, საინჟინრო სისტემების და კომუნიკაციების ტექნიკური მომსახურება, სანიტარიულ-ჰიგიენური და სახანძრო უსაფრთხოების ნორმების დაცვის ორგანიზება; ე) კომპეტენციის ფარგლებში, სამინისტროს სტრუქტურული ქვედანაყოფებისათვის, მატერიალურ-ტექნიკური რესურსების საჭიროებების განსაზღვრა და შესაბამისი სამსახურისათვის მიწოდება; ვ) საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობების და საკონსულო დაწესებულებების მოთხოვნათა შესაბამისად, საკონსულო დეპარტამენტთან შეთანხმების საფუძველზე, ვიზის ბლანკების და საქართველოში დასაბრუნებელი მოწმობების გაცემის უზრუნველყოფა. ამასთან, საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობების და საკონსულო დაწესებულებების მიერ გასანადგურებლად გადმოგზავნილი მკაცრი აღრიცხვის ფორმების საუტილიზაციო პროცედურის წარმოების უზრუნველყოფა; ზ) სამინისტროს მიერ შესყიდული საქონლის მიღება, მომთხოვნი სტრუქტურული ქვედანაყოფის მხრიდან შესაბამისი ინსპექტირების აქტის ან მიღება-ჩაბარების აქტის საფუძველზე, აღრიცხვა და დასაწყობება; სამინისტროს მოსამსახურეთა მოთხოვნით მატერიალურ ფასეულობათა დროულად მიწოდება, შესაბამისი მოთხოვნა-მიწოდების დოკუმენტაციის წარმოება;  თ) მომთხოვნი სტრუქტურული ქვედანაყოფის მხრიდან შესაბამისი ინსპექტირების აქტის ან მიღება-ჩაბარების აქტის საფუძველზე, სამინისტროს საჭიროებისათვის სხვადასხვა დელეგაციებისა და მაღალი რანგის სტუმრებისათვის შეძენილი საპროტოკოლო საჩუქრების დასაწყობება და დანიშნულების შესაბამისად მიწოდება; ი) სამინისტროს ცენტრალური აპარატის ბალანსზე რიცხული შენობა-ნაგებობების ტექნიკური მდგომარეობის ზედამხედველობა და მონიტორინგი; კ) სამინისტროს ცენტრალური აპარატის ადმინისტრაციული შენობების უწყვეტი ელექტროენერგიით, გაზითა და წყლით მომარაგების უზრუნველყოფა. ავტონომიური გათბობისა და საგენერატორო სისტემების, აგრეთვე სხვადასხვა საინჟინრო კომუნიკაციების გამართული მუშაობის უზრუნველყოფა; ლ) სამინისტროს ცენტრალური აპარატის კომუნალური და სხვა გადასახადების დროულად გადახდის მიზნით, შესაბამისი დოკუმენტაციის წარდგენა; მ) საზღვარგარეთ დიპლომატიური წარმომადგენლობისათვის და საკონსულო დაწესებულებისათვის ადმინისტრაციული შენობის დაქირავების ან შეძენისას, საჭიროებიდან გამომდინარე მათი ტექნიკური მდგომარეობის შესწავლა და ინფორმაციის საკომისიო განხილვისთვის წარდგენა; ნ) სამინისტროს ცენტრალური აპარატის ბალანსზე რიცხული სატრანსპორტო საშუალებების ტექნიკურად გამართული მუშაობის უზრუნველყოფა, სამინისტროს ოფიციალური დელეგაციების სატრანსპორტო მომსახურების უზრუნველყოფა; ო) საქართველოში დიპლომატიური მისიით ჩამოსული მაღალი რანგის სტუმრების ავტოსატრანსპორტო საშუალებებით მომსახურება; პ) სამინისტროში გასამართი ოფიციალური შეხვედრების მიღებათა დარბაზებით უზრუნველყოფა; ჟ) სამინისტროს სანიტარიულ-ჰიგიენური მდგომარეობის მონიტორინგი და მომსახურების უზრუნველყოფა; რ) სამინისტროს ადმინისტრაციულ შენობაში უცხო პირებისა და სამინისტროს ტერიტორიაზე ავტომანქანების დაშვების უზრუნველყოფა; ს) სამინისტროს ცენტრალური აპარატისათვის მობილური სატელეფონო კავშირიგაბმულობის საჭიროების განსაზღვა და შესაბამისი ლიმიტების დადგენის მიზნით, ბრძანების პროექტის მომზადება; ტ) შეიმუშავებს სამინისტროს საქმიანობასთან დაკავშირებული შრომის უსაფრთხოების მოთხოვნებისა და შესაბამისი პრევენციული ღონისძიებების ზოგად პრინციპებს; უ) ადენს შრომის უსაფრთხოებისათვის შესაძლო საფრთხეების იდენტიფიკაციას და შეიმუშავებს რეკომენდაციებს მათი თავიდან აცილების მიზნით შესაბამისი ღონისძიებების განხორციელების თაობაზე; ფ) სამინისტროს თანამშრომლებს აწვდის შესაბამის ინფორმაციას და უწევს კონსულტაციებს შრომის უსაფრთხოების საკითხებში. 7. ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია: ა) სამინისტროს სისტემაში ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობასთან, დიპლომატიური ფოსტის მიმოსვლასთან და საარქივო საქმისწარმოებასთან დაკავშირებული საქმიანობის განხორციელება, კოორდინაცია და მართვა; ბ) სამინისტროს სისტემაში შემოსული და გასული, არასაიდუმლო ოფიციალური კორესპონდენციის სისტემატიზაცია, არასაიდუმლო საქმისწარმოების განხორციელება და შიდა ინფორმაციული წესრიგის უზრუნველყოფა; გ) ოფიციალური კორესპონდენციის შესაბამისი ადრესატებისთვის გადაწერის, გადანაწილებისა და მიწოდების უზრუნველყოფა; დ) სამინისტროს ორგანიზაციული ხასიათის სამართლებრივი აქტების რეგისტრაცია და სტრუქტურული ქვედანაყოფებისთვის მიწოდება; ე) სამინისტროს ნორმატიული აქტების გადაგზავნა საქართველოს საკანონმდებლო მაცნეში, გამოქვეყნების მიზნით; ვ) ოფიციალური კორესპონდენციისა და საქმისწარმოების ელექტრონული პროგრამის გამართული და ოპერატიული მუშაობის უზრუნველყოფა, როგორც ცენტრალურ აპარატში, ასევე საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიურ წარმომადგენლობებში; ზ) დოკუმენტბრუნვის სისტემატიზაციისა და ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის ეფექტურობის გაზრდის მიზნით სათანადო წინადადებების, რეკომენდაციებისა და სამსახურებრივი ინსტრუქციების შემუშავება; თ) სამინისტროს ორგანიზაციულ-ადმინისტრაციული სისტემის სრულყოფასთან დაკავშირებული საკანონმდებლო და კანონქვემდებარე ნორმატიული აქტების, ინსტრუქციებისა და მეთოდური მითითებების პროექტების მომზადებაში მონაწილეობის მიღება. ი) სამინისტროს ადმინისტრაციულ შენობაში, ოფიციალური კორესპონდენციის საკურიერო მომსახურებასთან დაკავშირებული უცხო პირების, აგრეთვე დიპლომატიური კორპუსის საფოსტო კარადა-სეიფებთან, საქართველოში აკრედიტებული საზღვარგარეთის ქვეყნების დიპლომატიური კორპუსის თანამშრომელთა დაშვების ორგანიზაციული უზრუნველყოფა. 8. ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის სამსახურის ქვედანაყოფებია: ა) საერთო საქმისწარმოების განყოფილება, რომლის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია: ა.ა) ,,საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ცენტრალური აპარატის საქმისწარმოების ინსტრუქციის დამტკიცების შესახებ“ საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2020 წლის 8 ივლისის N01-128 ბრძანებით დამტკიცებული ინსტრუქციით დადგენილი მოთხოვნების დაცვის კონტროლი; ა.ბ) საქმისწარმოებასთან დაკავშირებული სამუშაოების ორგანიზება, ხელმძღვანელობა, კოორდინაცია და კონტროლი; ა.გ) სამინისტროში შემოსული ყველა სახის ოფიციალური კორესპონდენციის რეგისტრაცია, პირველადი დამუშავება, ელექტრონულ ე.წ. “pdf” ფორმატში გადაყვანა და ადრესატისათვის დაუყოვნებლივი გადაგზავნა; ა.დ) სამინისტროს ცენტრალურ აპარატში მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტის დედნის შენახვა და საჭიროების შემთხვევაში მისი შემსრულებლისათვის წარდგენა; ა.ე) სამინისტროს ხელმძღვანელობისათვის ხელმოსაწერად წარსადგენი დოკუმენტების გაფორმების სისწორის კონტროლი; ა.ვ) სამინისტროს მატერიალური და ელექტრონული კორესპონდენციის დროული გაგზავნის უზრუნველყოფა; ა.ზ) საჭიროების შემთხვევაში მატერიალურად გასაგზავნი დოკუმენტის ასლის დედანთან შესაბამისობის დამოწმება დადგენილი წესის შესაბამისად; ბ) დიპლომატიური ფოსტის განყოფილება, რომლის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია: ბ.ა) სამინისტროს სისტემაში დიპლომატიური ფოსტისა და საკონსულო ვალიზის (შემდომში - დიპლომატიური ფოსტა) მიღება - გაგზავნის კოორდინაცია, მიღება-გაგზავნა და კონტროლი; ბ.ბ) სამინისტროს სისტემის კუთვნილი გასაგზავნი დოკუმენტებისა და ნივთების დიპლომატიური ფოსტისთვის აუცილებელ მოთხოვნებთან შესაბამისობის დადგენა; ბ.გ) დიპლომატიური ფოსტის კეისის, პაკეტის, კოლოფის, ყუთის დალუქვა და გაგზავნა დადგენილი წესების დაცვით; ბ.დ) დიპლომატიური ფოსტის ელექტრონულ პროგრამაში ყველა გაგზავნილი და მიღებული დიპლომატიური ფოსტის შესახებ ინფორმაციის შეტანა; ბ.ე) მიღებული დიპლომატიური ფოსტის შემოწმება და მიღების დადასტურება; ბ.ვ) შემოწმებისას დიპლომატიური ფოსტის სტატუსის არმქონე დოკუმენტების ან ნივთების აღმოჩენის შემთხვევაში აქტის შედგენა და ხელმძღვანელობის ინფორმირება სამინისტროს შიდა აუდიტის დეპარტამენტისათვის შეტყობინების გაგზავნის მიზნით. გ) არქივის განყოფილება, რომლის ძირითადი ამოცანები და ფუქციებია: გ.ა) არქივის დაკომპლექტება სამინისტროს ქვედანაყოფებიდან და საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიური წარმომადგენლობებიდან მიღებული დოკუმენტებით; გ.ბ) არქივში ჩაბარებული დოკუმენტების სამეცნიერო-ტექნიკური ექსპერტიზის ჩატარება; გ.გ) მუდმივად, ხანგრძლივად და დროებით შესანახ საქმეთა ფორმირება; გ.დ) საჭიროების შემთხვევაში ვადაგასული დოკუმენტების გასანადგურებლად გამოყოფის აქტების შედგენა; გ.ე) მუდმივად და ხანგრძლივად შესანახი საქმეების ანაწერების შედგენა; გ.ვ) საგარეო საქმეთა სამინისტროს მუდმივმოქმედი ცენტრალური საექსპერტო კომისიის სხდომისთვის მასალების მომზადება; გ.ზ) დოკუმენტების აღრიცხვა და დაცვის უზრუნველყოფა; გ.თ) არქივში დაცული, მოთხოვნილი დოკუმენტების მოძიება და შესაბამისი ადრესატებისთვის ასლების მიწოდება; გ.ი) ეროვნული საარქივო ფონდის დოკუმენტების სახელმწიფო შენახვისათვის გადასაცემად მომზადება და გადაცემა შესაბამისი კანონმდებლობით დადგენილი ვადების და მოთხოვნების შესაბამისად. მუხლი 5🔗. დეპარტამენტში შემავალი სტრუქტურული ქვედანაყოფების ხელმძღვანელობა 1. დეპარტამენტში შემავალ სტრუქტურულ ქვედანაყოფებს ხელმძღვანელობს სამსახურის უფროსი, რომელსაც გარდა ამ მუხლის მე-4 პუნქტით გათვალისწინებული სამსახურის უფროსისა, დეპარტამენტის დირექტორის წარდგინებით თანამდებობაზე ნიშნავს და თანამდებობიდან ათავისუფლებს მინისტრი, ხოლო ამ მუხლის მე-4 პუნქტით გათვალისწინებული სამსახურის უფროსს, დეპარტამენტის კურატორი მინისტრის მოადგილის წარდგინებით თანამდებობაზე ნიშნავს და თანამდებობიდან ათავისუფლებს მინისტრი. 2. სამსახურის უფროსი, გარდა ამ მუხლის მე-4 პუნქტით გათვალისწინებული სამსახურის უფროსისა ანგარიშვალდებულია მინისტრის, დეპარტამენტის კურატორი მინისტრის მოადგილის, დეპარტამენტის დირექტორის და დეპარტამენტის დირექტორის მოადგილის წინაშე, ხოლო ამ მუხლის მე-4 პუნქტით გათვალისწინებული სამსახურის უფროსი ანგარიშვალდებულია მინისტრისა და დეპარტამენტის კურატორი მინისტრის მოადგილის წინაშე. 3. სამსახურის უფროსი, გარდა ამ მუხლის მე-4 პუნქტით გათვალისწინებული სამსახურის უფროსისა, კომპეტენციის ფარგლებში: ა) ხელმძღვანელობს და წარმართავს სამსახურის საქმიანობას; ბ) პასუხისმგებელია დეპარტამენტის დირექტორის და დეპარტამენტის დირექტორის მოადგილის წინაშე სამსახურზე დაკისრებული ფუნქციებისა და ამოცანების შესრულებაზე; გ) თვალყურს ადევნებს და ზედამხედველობს მოსამსახურეთა მიერ მოვალეობების ჯეროვან შესრულებას, ახორციელებს მათ მიერ სამინისტროს შინაგანაწესის შესრულების კონტროლს; დ) ორგანიზებას უწევს ამ დებულებით სამსახურზე დაკისრებული ფუნქციების შესრულებას; ე) დეპარტამენტის დირექტორს და დეპარტამენტის დირექტორის მოადგილეს წარუდგენს ანგარიშს სამსახურის მიერ გაწეული საქმიანობის შესახებ; ვ) ხელს აწერს და ვიზას ადებს სამსახურში მომზადებულ დოკუმენტებს; ზ) კანონმდებლობით დადგენილი წესით დეპარტამენტის დირექტორის მოადგილესთან შეთანხმებით დეპარტამენტის დირექტორს წარუდგენს წინადადებებს სამსახურის მოსამსახურეების თანამდებობაზე დანიშვნის, თანამდებობიდან გათავისუფლების ან დაწინაურების შესახებ; თ) დეპარტამენტის დირექტორის მოადგილესთან შეთანხმებით წარუდგენს დეპარტამენტის დირექტორს წინადადებებს სამსახურის მოსამსახურეთა რანგირების, წახალისების ან მათთვის დისციპლინური პასუხისმგებლობის დაკისრების შესახებ; ი) ასრულებს მინისტრის, დეპარტამენტის კურატორი მინისტრის მოადგილის, დეპარტამენტის დირექტორის და დეპარტამენტის დირექტორის მოადგილის ცალკეულ დავალებებს, ახორციელებს კანონმდებლობით მინიჭებულ სხვა უფლებამოსილებებს; კ) სამსახურის კომპეტენციის ფარგლებში იძლევა მითითებებს სამსახურზე დაკისრებული ამოცანებისა და ფუნქციების განსახორციელებლად; ლ) დეპარტამენტის დირექტორთან და დეპარტამენტის დირექტორის მოადგილესთან შეთანხმებით ანაწილებს მოვალეობებს მოსამსახურეებს შორის; მ) განიხილავს და ითანხმებს წინადადებებს სამსახურის თანამშრომელთა მივლინებაში გაგზავნის ფინანსური უზრუნველყოფის თაობაზე; ნ) ითანხმებს სამსახურის მოსამსახურეთა შვებულებით სარგებლობის გრაფიკს. 4. შესყიდვების სამსახურის უფროსი კომპეტენციის ფარგლებში: ა) ხელმძღვანელობს და წარმართავს სამსახურის საქმიანობას; ბ) პასუხისმგებელია მინისტრისა და დეპარტამენტის კურატორი მინისტრის მოადგილის წინაშე სამსახურზე დაკისრებული ფუნქციებისა და ამოცანების შესრულებაზე; გ) პასუხისმგებელია სამსახურზე დაკისრებული მოვალეობების კანონმდებლობით განსაზღვრულ ვადებში შესრულებასა და სამსახურის მიერ მომზადებული დოკუმენტების საქართველოს კანონმდებლობასთან შესაბამისობაზე; დ) თვალყურს ადევნებს და ზედამხედველობს მოსამსახურეთა მიერ მოვალეობების ჯეროვან შესრულებას, ახორციელებს მათ მიერ სამინისტროს შინაგანაწესის შესრულების კონტროლს; ე) ორგანიზებას უწევს ამ დებულებით სამსახურზე დაკისრებული ფუნქციების შესრულებას; ვ) მინისტრს და დეპარტამენტის კურატორ მინისტრის მოადგილეს წარუდგენს ანგარიშს სამსახურის მიერ გაწეული საქმიანობის შესახებ; ზ) ხელს აწერს და ვიზას ადებს სამსახურში მომზადებულ დოკუმენტებს. დეპარტამენტის კურატორ მინისტრის მოადგილესთან შეთანხმებით, განიხილავს და ხელს აწერს შესაბამის კორესპონდენციას; თ) კანონმდებლობით დადგენილი წესით დეპარტამენტის კურატორ მინისტრის მოადგილეს წარუდგენს წინადადებებს სამსახურის მოსამსახურეების თანამდებობაზე დანიშვნის, თანამდებობიდან გათავისუფლების ან დაწინაურების შესახებ; ი) წარუდგენს დეპარტამენტის კურატორ მინისტრის მოადგილეს წინადადებებს სამსახურის მოსამსახურეთა რანგირების, წახალისების ან მათთვის დისციპლინური პასუხისმგებლობის დაკისრების შესახებ; კ) ასრულებს მინისტრისა და დეპარტამენტის კურატორი მინისტრის მოადგილის ცალკეულ დავალებებს, ახორციელებს კანონმდებლობით მინიჭებულ სხვა უფლებამოსილებებს; ლ) სამსახურის კომპეტენციის ფარგლებში იძლევა მითითებებს სამსახურზე დაკისრებული ამოცანებისა და ფუნქციების განსახორციელებლად; მ) ანაწილებს მოვალეობებს მოსამსახურეებს შორის; ნ) განიხილავს და ითანხმებს წინადადებებს სამსახურის თანამშრომელთა მივლინებაში გაგზავნის ფინანსური უზრუნველყოფის თაობაზე; ო) ითანხმებს სამსახურის მოსამსახურეთა შვებულებით სარგებლობის გრაფიკს. 5. სამსახურის უფროსს ჰყავს მოადგილე (მოადგილეები), რომელსაც კანონმდებლობით დადგენილი წესით თანამდებობაზე ნიშნავს და თანამდებობიდან ათავისუფლებს მინისტრი.