საქართველოს რესპუბლიკის განათლების სამინისტროს სისტემის დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების შესახებ

საქართველოს რესპუბლიკის განათლების სამინისტროს სისტემის დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების შესახებ  საქართველოს რესპუბლიკის განათლების მინისტრის ბრძანება №109 1994 წლის 18 აპრილი საქართველოს რესპუბლიკის განათლების სამინისტროს სისტემის დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების შესახებ საქართველოს რესპუბლიკის მინისტრთა კაბინეტის 1994 წლის 23 მარტის №167 დადგენილების „სახელმწიფო ორგანოებში, საწარმოებში, დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში /მიუხედავად მათი ორგანიზაციულ სამართლებრივი ფორმისა/ განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების შესახებ“ - შესასრულებლად ვბრძანებ: 1. დამტკიცდეს, თანდართული სანიმუშო ინსტრუქცია „საქართველოს რესპუბლიკის განათლების სამინისტროს სისტემის დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების შესახებ“. 2. დაევალოთ აფხაზეთისა და აჭარის ავტონომიური რესპუბლიკების განათლების სამინისტროებს, განათლების საქალაქო და რაიონულ განყოფილებებს, სისტემის რესპუბლიკურ ორგანიზაციებს მოქალაქეთა საჩივრების, განცხადებებისა და მიმართვების განხორციელებისას არ დაუშვან ამ დებულებით გათვალისწინებული მოთხოვნათა დარღვევები, მტკიცედ დაიცვან მათი განხილვის ვადები. 2.1. მოქალაქეთა მიერ გამოგზავნილი ან პირადი მიღებისას, სიტყვიერი თუ წერილობითი განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები ცენტრალიზირებულად გატარდეს რეგისტრაციაში სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათებზე. მათი სარეგისტრაციო ინდექსი აღინიშნოს სარეგისტრაციო შტამპზე. 2.2. საჭიროების შემთხვევაში შეიძლება შემოღებული იქნეს იმ მოქალაქეთა გვარების ანბანური საძიებელი, რომელთაგანაც შემოვიდა განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები. 2.3. განსაკუთრებული ყურადღება მიაქციონ კონტროლზე აყვანილი განცხადებებისა და საჩივრების გან5ილვისა და შესრულების ვადების დაცვას. დოკუმენტი კონტროლიდან მოხსნილად ჩაითვალოს მხოლოდ მას შემდეგ, როდესაც გამოიტანენ გადაწყვეტილებას და მიიღებენ ამომწურავ ზომებს განცხადებების, საჩივრის, მიმართვის გადასაჭრელად. შუალედური პასუხი არ იძლევა განცხადების, საჩივრის საკონტროლო ბარათიდან მოხსნის საშუალებას. 3. დაევალოს სამინისტროს საქმეთა მმართველობას პერიოდულად შეისწავლოს და მოახსენოს კოლეგიას სისტემის რესპუბლიკური დაქვემდებარებების ორგანიზაცია-დაწესებულებებში მოქალაქეთა განცხადებებისა და საჩივრის განხილვის მდგომარეობა. ყოველი კვარტლის ბოლოს სამინისტროს ხელმძღვანელობისათვის წარმოადგინოს ინფორმაცია განათლების სამინისტროს სამმართველო განყოფილებებში მოქალაქეთა საჩივრების, განცხადებებისა და მიმართვების განხილვის მდგომარეობის შესახებ და შესაბამისი წინადადებები მდგომარეობის გამოსასწორებლად. 4. ბრძანების შესრულებაზე კონტროლი დაევალოს განათლების სამინისტროს საქმეთა მმართველს ბ-ნ ყ. კავთიაშვილს. საფუძველი: საქართველოს რესპუბლიკის მინისტრთა კაბინეტის 1994 წლის 23 მარტის N157 დადგენილება. მინისტრი                                                                      თ. კვაჭანტირაძე ბრძანება მოამზადა: საქმეთა მმართველობამ                                                   ნ. ბერიშვილი შეთანხმებულია: საქმეთა მმართველი                                                        ყ. კავთიაშვილი სანიმუშო ინსტრუქცია საქართველოს რესპუბლიკის განათლების სამინისტროს სისტემის დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების შესახებ მოქალაქეთა მიმართვა სახელმწიფო ორგანოებში წინადადებებით, განცხადებებითა და საჩივრებით - პიროვნების უფლებათა განხორციელებისა და დაცვის, მოსახლეობასთან რესპუბლიკის განათლების სამინისტროს აპარატის კავშირურთიერთობის განმტკიცების საუკეთესო საშუალებაა, არსებითი წყაროა ინფორმაციისა საქმის გაჭიანურებასთან, ბიუროკრატიზმთან ბრძოლის მნიშვნელოვანი საშუალებაა. 1. რესპუბლიკის განათლების სამინისტრო ითვალისწინებს რა იმ დიდ მნიშვნელობას რაც აქვს აპარატის მუშაკთა საქმიანობის მუდმივ სრულყოფას, რომელიც მიზნად ისახავს მოსახლეობის მიღების გაუმჯობესებას, მოქალაქეთა წინადადებების, საჩივრების და განცხადებების დროულ და სწორ განხილვას, საჩივრების წარმომშობ მიზეზების გამოვლენასა და აღმოფხვრას - მის საქმისწარმოებას ახორციელებს საქმისწარმოების სხვა სახეობისაგან და პერსონალურ პასუხისმგებლობას აკისრებს სპეციალურად, მისთვის დანიშნულ ან შეთავსებით მოვალეობის შემსრულებელ თანამდებობის პირებს. სახელმწიფო დაწესებულებებში მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების მდგომარეობისათვის პირადი პასუხისმგებლობა ეკისრებათ მათ ხელმძღვანელებს. ისინი სისტემატურად ამოწმებენ შესაბამის სახელმწიფო დაწესებულებებში საქმისწარმოების ორგანიზაციის წესს და იღებენ ზომებს ამ მუშაობის სრულყოფისათვის. 2. განათლების სისტემის სახელმწიფო დაწესებულებებში მოქალაქეთაგან შემოსული ყველა განცხადება, საჩივარი და მიმართვა, მათ შორის განცხადება, საჩივარი და მიმართვა, რომელიც ეხება სახელმწიფო დაწესებულებების თანამდებობის პირთა მუშაობის ნაკლოვანი მხარეების კრიტიკას, მათი მოქმედებისადმი საჩივრებს, გაურკვეველი საკითხების განმარტების მოთხოვნას, მიღებული უნდა იქნეს, აღირიცხოს, ცენტრალიზებულად გატარდეს რეგისტრაციაში სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათზე (ფორმა თან ერთვის) მათი შემოსვლის დღეს. მათი კონვერტები შეინახება იმ შემთხვევაში, როცა მხოლოდ ამით შეიძლება დადგინდეს გამოგზავნის მისამართი ან როცა საფოსტო შტემპელის თარიღი აუცილებელია განცხადების, საჩივრისა და მიმართვის გამოგზავნისა და მიღების დროის დასადასტურებლად, აგრეთვე სხვა საჭირო შემთხვევებში. 3. მოქალაქეთა პირადი მიღებისას მათი წერილობითი და სიტყვიერი განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები ასევე ცენტრალიზებულად უნდა გატარდეს რეგისტრაციაში სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათებზე. განცხადების, საჩივრისა და მიმართვის სარეგისტრაციო ინდექსი აღინიშნება სარეგისტრაციო შტამპზე. სარეგისტრაციო ინდექსი შედგება ავტორის გვარის საწყისი ასოსა და შემოსული განცხადების, საჩივრისა და მიმართვის რიგითი ნომრისაგან /მაგალითად, დ-401/. სარეგისტრაციო ინდექსს შეიძლება დაემატოს სხვა აღნიშვნები, რომლებიც უზრუნველყოფენ მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების სისტემატიზაციას, მოძებნას, ანალიზსა და დაცვა-შენახვას. 4. მოქალაქეთა განმეორებით განცხადებებს, საჩივრებსა და მიმართვებს მათი შემოსვლისას მიეკუთვნება მორიგი სარეგისტრაციო ინდექსი, ხოლო სარეგისტრაციო -საკონტროლო ბარათის შესაბამის გრაფაში აღინიშნება პირველი განცხადების, საჩივრისა და მიმართვის სარეგისტრაციო ნომერი. განმეორებითი განცხადების, საჩივრისა და მიმართვის მარჯვენა ზემო კუთხეში და სარეგისტრაციო–საკონტროლო ბარათზე აღინიშნება "განმეორებით" და იკრიბება მთელი წინანდელი მიმოწერა. განმეორებითად უნდა ჩაითვალოს ერთი და იმავე პირისაგან ერთსა და იმავე საკითხზე შემოსული განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები, თუ პირველი განცხადების, საჩივრის, მიმართვის შემოტანის დროიდან გავიდა კანონმდებლობით დაწესებული განხილვის ვადა ან განმცხადებელი კმაყოფილი არაა მისთვის გაცემული პასუხით. ერთი და იგივე პირის განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები ერთსა და იმავე საკითხზე, რომლებიც გაეგზავნა სხვადასხვა ადრესატს და განსახილველად შევიდა ერთსა და იმავე სახელმწიფო დაწესებულებაში, აღირიცხება პირველი განცხადების, საჩივრის, მიმართვის სარეგისტრაციო ინდექსით და დაემატება წილადით დასმული რიგითი ნომერი მაგალითად, დ-401/1, 0-401/2, p=401/3/. 5. სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათებისა და კარტოთეკების ეგზემპლარების რაოდენობა განისაზღვრება განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების აღრიცხვის უზრუნველყოფის, საცნობარო მუშაობის, მათ გამო დავალებათა შესრულებისადმი კონტროლის და მათი ანალიზის აუცილებლობის გათვალისწინებით. კარტოთეკები შეიძლება შედგეს ანბანური რიგით განლაგებულ იმ პირთა გვარების მიხედვით, რომელთაგანაც შემოვიდა განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები, წერილებში აღძრულ საკითხთა თემატიკის თანახმად. საჭირო შემთხვევებში შეიძლება შემოღებულ იქნეს იმ მოქალაქეთა გვარების ანბანური საძიებელი, რომელთაგანაც შემოვიდა განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები. 6. სახელმწიფო დაწესებულებებში მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების დროულად გადაწყვეტისადმი კონტროლი ეკისრებათ თანამდებობის პირებს, რომლებიც მოვალენი არიან უზრუნველყონ წერილების დროულად, სწორად და მთლიანად განხილვა და მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების გამო მიღებულ გადაწყვეტილებათა შესრულება. როდესაც ადრესატები სახელმწიფო დაწესებულებებს უგზავნიან მოქალაქეთა წერილებს და მოითხოვენ შეატყობინონ განცხადების საჩივრის, მიმართვის განხილვის შედეგები, წესდება განსაკუთრებული კონტროლი ამ წერილის განხილვისადმი ამ შემთხვევაში სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათების ყველა ეგზემპლარზე და განცხადებაზე, საჩივარზე, მიმართვაზე დაესმის შტამპი "კონტროლი" ან კონტროლის ნიშანი „კი“. მოქალაქეთა განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები, რომლებზეც გაცემულია შუალედური პასუხები, კონტროლიდან არ იხსნება. კონტროლი მხოლოდ მას შემდეგ მთავრდება, როცა გამოიტანენ გადაწყვეტილებას და მიიღებენ ამომწურავ ზომებს განცხადების, საჩივრის, მიმართვის გადასაჭრელად. გადაწყვეტილებას მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების კონტროლიდან მოხსნის შესახებ იღებენ სახელმწიფო დაწესებულებათა ხელმძღვანელები და სხვა თანამდებობის პირნი, რომელთაც ეკისრებათ პასუხისმგებლობა მოქალაქეთა წერილების დროულად და სწორად განხილვისათვის. 7. მოქალაქეთა განცხადებებზე, საჩივრებსა და მიმართვებზე პასუხს გასცემენ სახელმწიფო დაწესებულებათა ხელმძღვანელები და სხვა უფლებამოსილი თანამდებობის პირნი. პასუხი შეიძლება იყოს წერილობითი ან სიტყვიერი. სიტყვიერი პასუხის შემთხვევაში სათანადო ჩანაწერი შეიტანება სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათში. პასუხის ინდექსი შედგება სარეგისტრაციო ინდექსისა და იმ საქმის ნომრისაგან /ნომენკლატურის მიხელვით/,რომელშიც იკერება მიმოწერა მოცემულ საკითხზე. მოქალაქეთა განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები გადაჭრილად ითვლება, თუ განხილულია მათში აღძრული ყველა საკითხი, მათ გამო მიღებულია საჭირო ზომები და გაცემულია ამომწურავი პასუხი. საქმეთა ფორმირებისას მოწმდება დოკუმენტების სისრულე /კომპლექტურობა/. 8. განათლების სისტემის სახელმწიფო დაწესებულებათა და ორგანიზაციათა ხელმძღვანელებმა ან მათი დავალების სხვა თანამდებობის პირებმა სისტემატურად უნდა გაანალიზონ და განაზოგადონ მოქალაქეთა განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები, მათში გამოთქმული პრაქტიკული შენიშვნები მოქალაქეთა უფლებებისა და კანონით დაცული ინტერესების დარღვევის წარმომშობი მიზეზების დროულად გამოვლენისა და აღმოფხვრის, აგრეთვე სახელმწიფო დაწესებულებათა მუშაობის სრულყოფის მიზნით. მასალებს გასაანალიზებლად და განსაზოგადებლად მოამზადებენ თანამდებობის პირები, რომლებიც ეწევიან საქმისწარმოებას მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით და აფორმებენ მათ ანალიზური ცნობების სახით, რომელთაც წარუდგენენ სახელმწიფო დაწესებულების ხელმძღვანელებს ყოველწლიურად 15 იანვრისათვის. მიმდინარე ხასიათის ანალიზური ცნობები დგება საჭიროების კვალობაზე. 9. მოქალაქეთა განცხადებები, საჩივრები, მიმართვები მათი გადაწყვეტის შემდეგ უნდა დაუბრუნდეთ მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრების, მიმართვების მიხელვით საქმისწარმოების განმხორციელებელ თანამდებობის პირებს მათთან დაკავშირებული ყველა მასალითა და სარეგისტრაციო–საკონტროლო ბარათის ეგზემპლარითურთ. საქმისა და კარტოთეკის ცენტრალიზებული ფორმირებისათვის საქმეთა ფორმირება და შენახვა შემსრულებლებთან აკრძალულია. თითოეულ განცხადებას, საჩივარს, მიმართვას საბოლოო გადაწყვეტისა და შესრულების შემდეგ უნდა წაეწეროს "საქმეში" და პირადად ხელი მოაწეროს თანამდებობის პირმა, რომელმაც მიიღო ეს გადაწყვეტილება. მოქალაქეთა განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები, მათზე გაცემული პასუხების ასლები და მათ გადაწყვეტასთან დაკავშირებული დოკუმენტები, აგრეთვე მოქალაქეთა პირადი მიღების დოკუმენტები ფორმირდება საქმეებად სახელმწიფო დაწესებულების საქმეთა დამტკიცებული ნომენკლატურის შესაბამისად. ამ მიზნით დოკუმენტები ლაგდება ქრონოლოგიური ან ანბანური წესით, თითოეული განცხადება, საჩივარი, მიმართვა და მათ განხილვა-გადაწყვეტასთან დაკავშირებული ყველა დოკუმენტი საქმეებში შეადგენს დამოუკიდებელ ჯგუფს. განმეორებითი განცხადების, საჩივრის, მიმართვის მიღების ან დამატებითი დოკუმენტების გაჩენის შემთხვევაში ისინი ჩაიკერება მოცემული დოკუმენტების ჯგუფთან. 10. სახელმწიფო დაწესებულებები ინახავენ და იყენებენ მოქალაქეთა განცხადებებს, საჩივრებსა და მიმართვებს საცნობარო და სხვა მიზნებისათვის. მოქალაქეთა განცხადებებთან, საჩივრებთან და მიმართვებთან დაკავშირებული დოკუმენტების დაცვა-შენახვისათვის პასუხისმგებლობა ეკისრებათ სახელმწიფო დაწესებულებათა ხელმძღვანელებსა და ამ კატეგორიის დოკუმენტებზე მომუშავე თანამდებობის პირებს. მოქალაქეთა განცხადებებთან, საჩივრებთან და მიმართვებთან დაკავშირებული დოკუმენტების შენახვის ვადები განისაზღვრება სახელმწიფო დაწესებულებათა საქმიანობაზე წარმოქმნილი დოკუმენტების დადგენილი წესით დამტკიცებული ნუსხებით. როგორც წესი, მოქალაქეთა განცხადებები საჩივრები და მიმართვები, რომლებიც შეიცავენ წინადადებებს სახელმწიფო დაწესებულებათა მუშაობაში არსებითი ცვლილებები ან სერიოზული ნაკლოვანებებისა და ბოროტმოქმედების თავიდან აცილების შესახებ, ინახება მუდმივად, ხოლო პირადი და მეორეხარისხოვან ხასიათის ამ სახის დოკუმენტები - ხუთი წლით. საჭირო შემთხვევებში სახელმწიფო დაწესებულების საექსპერტო კომისიას შეუძლია მიიღო გადაწყვეტილება მოქალაქეთა ყველაზე მნიშვნელოვანი წინადადებების შენახვის ვადის გადიდების ან მუდმივი შენახვის შესახებ. საექსპერტო კომისიების გადაწყვეტილებანი მოქალაქეთა განცხადებებთან, საჩივრებთან და მიმართვებთან დაკავშირებული დოკუმენტების შენახვის ვადების გადიდებისა და მათი შესანახად შერჩევის შესახებ აუცილებლად უნდა დაამტკიცოს საქართველოს რესპუბლიკის საარქივო ორგანომ. 11. მუდმივად, აგრეთვე დროებით /10 წელზე მეტი/ შესანახი საქმეები გადაეცემა სახელმწიფო დაწესებულების არქივს მათ გამო საქმისწარმოების დამთავრებიდან ერთი წლის შემდეგ. დროებით /10 წლამდე შესანახი საქმეები გადაეცემა არქივს სახელმწიფო დაწესებულების ხელმძღვანელის შეხედულებისამებრ. მოქალაქეთა განცხადებებთან, საჩივრებთან და მიმართვებთან დაკავშირებული დოკუმენტები შენახვის დაწესებული ვადების გასვლის შემდეგ უნდა მოისპოს დადგენილი წესით. 12. ამ სანიმუშო ინსტრუქციის მოქმედება არ ვრცელდება მოქალაქეთა იმ განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმის წარმოებაზე, რომელთა განხილვის წესი დადგენილია სისხლის სამართლის საპროცესო, სამოქალაქო სასამართლოს საპროცესო კანონმდებლობით, შრომითი დავის განხილვის წესის დებულებით, აღმოჩენათა, გამოგონებათა და რაციონალიზატორულ წინადადებათა დებულებით, კავშირგაბმულობის წესდების და სხვა კანონმდებლობით. საქმეთამმართველი                                                                  თ. კავთიაშვილი საქმეთამმართველობის უფროსი ინსპექტორი                                                                ნ. ბერიშვილი დანართი მ ი თ ი თ ე ბ ა ნ ი სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათის შევსების შესახებ სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათის წინა მხარე კორესპონდენტი - განმცხადებლის ან განმცხადებელთა გვარი, სახელი, მამის სახელი, საცხოვრებელი ან სამუშაო ადგილი, ტელეფონი, ხელმოუწერელი წერილებისათვის აღინიშნება „ხელმოუწერელია”. წინანდელი მომართვები - განმცხადებლის წინანდელი განცხადების, საჩივრებისა და მიმართვების თარიღები და სარეგისტრაციო ინდექსები. დოკუმენტის სახეობა ფოსტით შემოსული ან პირადი მიღებისას შემოტანილი განცხადება, საჩივარი ან მიმართვა და მათი ფურცლების რაოდენობა. თანხლებული წერილის ავტორი, თარიღი, ინდექსი - დასახელება ორგანიზაციისა, რომელმაც გამოგზავნა განცხადება, საჩივარი, მიმართვა. შემოსვლის თარიღი, ინდექსი - განცხადების, საჩივრის, მიმართვის შემოსვლის /ფოსტის ან პირადი მიღების დროს/ თარიღი და მათი სარეგისტრაციო ინდექსი. მოკლე შინაარსი - განცხადებისა, საჩივრისა, მიმართვისა. პასუხისმგებელი შემსრულებელი - ორგანიზაციის ან სტრუქტურული ქვედანაყოფის დასახელება, რომელიც პასუხისმგებელია განცხადების, საჩივრის, მიმართვის გადაწყვეტისათვის. რეზოლუცია - გამოიწერება დოკუმენტიდან ან ჩაიწერება პირადი მიღების დროს. რეზოლუციის ავტორი - ხელმძღვანელის, პირველი რეზოლუციის ავტორის თანამდებობა, ინიციალები და გვარი. შესრულების ვადა - აღინიშნება რეზოლუციის ან კანონმდებლობით დაწესებული შესრულების ვადების შესაბამისად. ჩანაწერი ვადების შეცვლის შესახებ შეიტანება სტრიქონის მომდევნო გრაფაში, ამასთან აღინიშნება ახალი ვადა, იმ ხელმძღვანელის თანამდებობა და გვარი ,რომელმაც მიიღო გადაწყვეტილება მისი შეცვლის შესახებ. ბარათის წინა მხარის მარცხენა ზემო კუთხეში აღინიშნება სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათის კოდი /0229140/ მმართველობითი დოკუმენტაციის საერთო კლასიფიკატორის მიხედვით და იმ ორგანიზაციის კოდი, სადაც შეივსო სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათი. ბარათის კოდირება ხდება იმ შემთხვევაში, როდესაც შემოსული განცხადებების, საჩივრების, მიმართვების სიჭარბეა, დოკუმენტაცია გადაეცემა ცენტრალურ სახელმწიფო არქივს და დოკუმენტი მოსაძებნად არსებობს მართვის ავტომატიზებული სისტემა. მარჯვენა ზემო კუთხეში დაისმის შტამპი "განმეორებით" განმეორებითი მომართვის რეგისტრაციისას. სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათის უკანა მხარე შესრულების მიმდინარეობა - გრაფაში „’შესასრულებლად გადაცემის თარიღი" აღინიშნება უშუალო შემსრულებლისათვის დოკუმენტის გადაცემის თარიღი. გრაფაში „შემსრულებელი” - უშუალო შესრულების ინიციალები, გვარი და ტელეფონი /გრაფები შეივსება დოკუმენტის ყოველი გადაადგილებისას/. გრაფაში „აღნიშვნა შუალედური პასუხის ან დამატებითი შეკითხვის შესახებ" - ადრესატი, თარიღი, ინდექსი, მოკლე შინაარსი შუალედური პასუხის ან შეკითხვისა. გრაფაში „საკონტროლო აღნიშვნები" - აღნიშვნები შეხსენების, შესრულების მდგომარეობის შესახებ და ა.შ. შესრულების თარიღი, ინდექსი თარიღი და სარეგისტრაციო ინდექსი დოკუმენტისა, რომელიც შეიცავს საბოლოო გადაწყვეტილებას. ადრესატი აღინიშნება ყველა ადრესატი, რომელთაც გაეგზავნათ დოკუმენტი საბოლოო გადაწყვეტილებით. შინაარსი საპასუხო დოკუმენტის სათაური მიღებული გადაწყვეტილების აღნიშვნით /დაკმაყოფილდა, უარი ეთქვა, განემარტა/. კონტროლიდან მოხსნა იმ ხელმძღვანელის ან სხვა თანამდებობის პირის თანამდებობა, ინიციალები და გვარი, რომელმაც მიიღო გადაწყვეტილება განცხადების, საჩივრის, მიმართვის კონტროლიდან მოხსნის შესახებ. კონტროლიორის ხელმოწერა მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვებისადმი კონტროლისათვის პასუხისმგებელი პირის ხელმოწერა. საქმე ---------, ტომი --------, ფურცელი --------------------, საქმის ინდექსი ნომენკლატურის მიხედვით, ტომისა და ფურცლების ნომერი /დაისმის გადაწყვეტის დამთავრებისა და საქმეში ჩაკვრების შემდეგ/. ფონდი -----, აღწერა ----------------, საქმე -------------დაისმის საქმის არქივში ჩაბარების შემდეგ. ბარათის ზომა რეკომენდებულია /148X210/ და /105X148/.  მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების ორგანიზაციისას ელექტრონულ-გამოთვლითი ტექნიკის გამოყენების შემთხვევაში შეიძლება გამოვიყენოთ სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათები, რომლებიც შეიცავენ გამოთვლითი ტექნიკის საშუალებებისათვის მოსახერხებელი თანამიმდევრობით განლაგებულ ყველა ზემოაღნიშნულ რეკვიზიტს. დანართი სარეგისტრაციო - საკონტროლო ბარათი /მითითებანი შევსების შესახებ თან ერთვის/ ------------------------------------------------------------------------------------------------ სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათი ------------------------------------------------------------------------------------------------- კორესპონდენტი -------------------------------------------------------------------------------------------------- /გვარი, სახელი, მამის სახელი, მისამართი, ტელეფონი/ ------------------------------------------------------------------------------------------------------ წინანდელი მომართვები N   N ------------------------------------------------------------------------------------------------------ დოკუმენტის სახეობა ფურცელი ----------------------------------------------------------------------------------------------------- თანხლებული წერილის ავტორი, თარიღი, ინდექსი ----------------------------------------------------------------------------------------------------- შემოსვლის თარიღი, ინდექსი ------------------------------------------------------------------------------------------------------ მოკლე შინაარსი ------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------ ----------------------------------------------------------------------------------------------------- პასუხისმგებელი შემსრულებელი ---------------------------------------------------------------------------------------------------- რეზოლუცია -------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------- რეზოლუციის ავტორი ----------------------------------------------------------------------------------------------------- შესრულების ვადა ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ფორმა (148X210) ------------------------------------------------------------------------------------------------------ შესრულების მიმდინარეობა ------------------------------------------------------------------------------------------------------ შესასრულებლად  გადაცემის თარიღი შემსრულებელი აღნიშვნა შუალედური  პასუხის ან დამატებითი შეკითხვის შესახებ საკონტროლო  აღნიშვნები ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------- შესრულების /პასუხის/ თარიღი, ინდექსი ---------------------------------------------------------------------------------------------------- ადრესატი ---------------------------------------------------------------------------------------------------- შინაარსი --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- კონტროლიდან მოხსნა                                         კონტროლის ხელმოწერა ------------------------------------------------------------------------------------------------------ საქმე                     ტომი                         ფურცელი                   ფონდი                                                                                                     აღწერა                                                                                                      საქმე --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------