სახელმწიფო ორგანოებში, საწარმოებში, დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში (მიუხედავად მათი ორგანიზაციულ-სამართლებრივი ფორმისა) განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების შესახებ

სახელმწიფო ორგანოებში, საწარმოებში, დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში (მიუხედავად მათი ორგანიზაციულ-სამართლებრივი ფორმისა) განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების შესახებ საქართველოს რესპუბლიკის მინისტრთა კაბინეტის დადგენილება №167 1994 წლის 23 მარტი ქ. თბილისი სახელმწიფო ორგანოებში, საწარმოებში, დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში (მიუხედავად მათი ორგანიზაციულ-სამართლებრივი ფორმისა) განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების შესახებ „სახელმწიფო ორგანოებში, საწარმოებში, დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში (მიუხედავად მათი ორგანიზაციულ-სამართლებრივი ფორმისა) განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების განხილვის წესის შესახებ“ საქართველოს რესპუბლიკის 1993 წლის 24 დეკემბრის კანონის შესასრულებლად საქართველოს რესპუბლიკის მინისტრთა კაბინეტი ადგენს: 1. დამტკიცდეს თანდართული სანიმუშო ინსტრუქცია „სახელმწიფო ორგანოებში, საწარმოებში, დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში (მიუხედავად მათი ორგანიზაციულ-სამართლებრივი ფორმისა) განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების შესახებ“. 2. დაევალოს საქართველოს რესპუბლიკის სამინისტროებს, კომიტეტებს. დეპარტამენტებს, უწყებებს, აფხაზეთისა და აჭარის ავტონომიური რესპუბლიკების მინისტრთა საბჭოებს, რესპუბლიკის ადგილობრივი მმართველობის ორგანოებს უზრუნველყონ 1994 წლის 1 ივლისამდე საქვეუწყებო საწარმოებში, დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების ინსტრუქციათა შემუშავება და დამტკიცება სანიმუშო ინსტრუქციის საფუძველზე. 3. გაუქმდეს საქართველოს სსრ მინისტრთა საბჭოს 1982 წლის 15 თებერვლის №94 დადგენილება „საქართველოს სსრ სახელმწიფო ორგანოებში, საწარმოებში, დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში მოქალაქეთა წინადადებების, განცხადებების და საჩივრების მიხედვით საქმისწარმოების შესახებ“. საქართველოს რესპუბლიკის პრემიერ-მინისტრი  ო. ფაცაცია სანიმუშო ინსტრუქცია სახელწმიფო ორგანოებში, საწარმოებში, დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში (მიუხედავად მათი ორგანიზაციულ-სამართლებრივი ფორმისა) განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების შესახებ 1. წინამდებარე სანიმუშო ინსტრუქცია შემუშავებულია „სახელმწიფო ორგანოებში, საწარმოებში, დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში (მიუხედავად მათი ორგანიზაციულ-სამართლებრივი ფორმისა) განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების განხილვის წესის შესახებ“ საქართველოს რესპუბლიკის 1993 წლის 24 დეკემბრის კანონის შესაბამისად. ამ სანიმუშო ინსტრუქციის საფუძველზე საქართველოს რესპუბლიკის სახელმწიფო ორგანოებში, საწარმოები, დაწესებულებები (მიუხედავად მათი ორგანიზაციულ-სამართლებრივი ფორმისა), ავტონომიური რესპუბლიკის მინისტრთა საბჭოები და ადგილობრივი მმართველობის ორგანოები შეიმუშავებენ და დაამტკიცებენ ინსტრუქციებს შესაბამის სახელწმიფო ორგანოებში, საწარმოებში, დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების შესახებ, მათ საქმიანობის თავისებურებათა გათვალისწინებით. 2. სახელწმიფო ორგანოებში, საწარმოებში, დაწესებულებებსა და ორგანიზაციებში) მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოება ხორციელდება ცალკე საქმისწარმოების სხვა სახეობისაგან და ეკისრებათ სპეციალურად ამისათვის დანიშნულ ან შეთავსებით მოვალეობის შემსრულებელ თანამდებობის პირებს. სახელმწიფო დაწესებულებებში მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების მდგომარეობისათვის პირადი პასუხიმგებლობა ეკისრებათ მათს ხელმძღვანელებს. ისინი სისტემატურად ამოწმებენ შესაბამის სახელწმიფო დაწესებულებებში საქმისწარმოების ორგანიზაციის წესს და იღებენ ზომებს ამ მუშაობის სრულყოფილებისათვის. 3. სახელწმიფო დაწესებულებებში მოქალაქეთაგან შემოსული ყველა განცხადება, საჩივარი და მიმართვა, მათ შორის განცხადება, საჩივარი და მიმართვა, რომელიც ეხება სახელწმიფო დაწესებულებების თანამდებობის პირთა მუშაობის ნაკლოვანი მხარეების კრიტიკას, თანამდებობის პირთა მოქმედებისადმი საჩივრებს, გაურკვეველი საკითხების განმარტების მოთხოვნას, მიღებულ უნდა იქნეს, აღირიცხოს, ცენტრალიზებულად გატარდეს რეგისტრაციაში სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათზე (ფორმა თან ერთვის) მათი შემოსვლის დღეს. მათი კონვერტები შეინახება იმ შემთხვევაში, როცა მხოლოდ ამით შეიძლება დადგინდეს გამოგზავნის მისამართი ან როცა საფოსტო შტემპელის თარიღი აუცილებელია განცხადების, საჩივრისა და მიმართვის გამოგზავნისა და მიღების დროის დასადასტურებლად, აგრეთვე სხვა საჭირო შემთხვევებში. მოქალაქეთა პირადი მიღებისას მათი წერილობითი და სიტყვიერი განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები ასევე ცენტრალიზებულად უნდა გატარდეს რეგისტრაციაში სარეგისტრაციო- საკონტროლო ბარათებზე. განცხადების, საჩივრისა და მიმართვის სარეგისტრაციო ინდექსი აღინიშნება სარეგისტრაციო შტამპზე. სარეგისტრაციო ინდექსი შედგება ავტორის გვარის საწყისი ასოსა და შემოსული განცხადების, საჩივრისა და მიმართვის რიგითი ნომრისაგან (მაგალითად, დ-401). სარეგისტრაციო ინდექსს შეიძლება დაემატოს სხვა აღნიშვნები, რომლებიც უზრუნველყოფენ მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების სისტემატიზაციას, მოძებნას, ანალიზსა და დაცვა-შენახვას. 4. მოქალაქეთა განმეორებით განცხადებებს, საჩივრებსა და მიმართვებს მათი შემოსავლისას მიეკუთვნება მორიგი სარეგისტრაციო ინდექსი, ხოლო სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათის შესაბამის გრაფაში აღინიშნება პირველი განცხადების, საჩივრისა და მიმართვის სარეგისტრაციო ნომერი. განმეორებითი განცხადების, საჩივრისა და მიმართვის მარჯვენა ზემო კუთხეში და სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათზე აღინიშნება „განმეორებით“ და იკრიბება მთელი წინანდელი მიმოწერა. განმეორებითად უნდა ჩაითვალოს ერთი და იმავე პირისაგან ერთსა და იმავე საკითხზე შემოსული განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები, თუ პირველი განცხადების, საჩივრის, მიმართვის შემოტანის დროიდან გავიდა კანონმდებლობით დაწესებული განხილვის ვადა ან განმცხადებელი კმაყოფილი არაა მისთვის გადაცემული პასუხით. ერთი და იგივე პირის განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები ერთსა და იმავე საკითხზე, რომლებიც ერთსა და იმავე სახელწმიფო დაწესებულებაში, აღირიცხება პირველი განცხადების, საჩივრის, მიმართვის სარეგისტრაციო ინდექსით და დაემატება წილადით დასმული რიგითი ნომერი (მაგალითად, დ-401/1, დ-401/2, დ-401/3). 5. სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათებისა და კარტოთეკების ეგზემპლარების რაოდენობა განისაზღვრება განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების აღრიცხვის უზრუნველყოფის, საცნობარო მუშაობის, მათ გამო დავალებათა შესრულებისადმი კონტროლის და მათი ანალიზის აუცილებლობის გათვალისწინებით. კარტოთეკები შეიძლება შედგეს ანბანური რიგით განლაგებულ იმ პირთა გვარების მიხედვით, რომელთაგანაც შემოვიდა განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები, წერილებში აღძრულ საკითხთა თემატიკის თანახმად. საჭირო შემთხვევებში შეიძლება შემოღებულ იქნეს იმ მოქალაქეთა გვარების ანბანური საძიებელი, რომელთაგანაც შემოვიდა განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები. 6. სახელწმიფო დაწესებულებებში მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების დროულად გადაწყვეტისადმი კონტროლი ეკისრებათ თანამდებობის პირებს, რომლებიც მოვალენი არიან უზრუნველყონ წერილების დროულად, სწორად და მთლიანად განხილვა და მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების გამო მიღებულ გადაწყვეტილებათა შესრულება. როდესაც ადრესატები სახელმწიფო დაწესებულებებს უგზავნიან მოქალაქეთა წერილებს და მოითხოვენ შეატყობინონ განცხადების, საჩივრის, მიმართვის განხილვის შედეგები, წესდება განსაკუთრებული კონტროლი ამ წერილის განხილვისადმი ამ შემთხვევაში სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათების ყველა ეგზემპლარზე და განცხადებაზე, საჩივარზე, მიმართვაზე დაისმის შტამპი „კონტროლი“ ან კონტროლის ნიშანი „კ“. მოქალაქეთა განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები, რომლებზეც გაცემულია შუალედური პასუხები, კონტროლიდან არ იხსნება. კონტროლი მხოლოდ მას შემდეგ მთავრდება, როცა გამოიტანენ გადაწყვეტილებას და მიიღებენ ამომწურავ ზომებს განცხადების, საჩივრის, მიმართვის გადასაჭრელად. გადაწყვეტილებას მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების კონტროლიდან მოხსნის შესახებ იღებენ სახელმწიფო დაწესებულებათა ხელმძღვანელები და სხვა თანამდებობის პირნი, რომელთაც ეკისრებათ პასუხისმგებლობა მოქალაქეთა წერილების დროულად და სწორად განხილვისათვის. 7. მოქალაქეთა განცხადებებზე, საჩივრებსა და მიმართვებზე პასუხს გასცემს სახელწმიფო დაწესებულებათა ხელმძღვანელები და სხვა უფლებამოსილი თანამდებობის პირნი. პასუხი შეიძლება იყოს წერილობითი ან სიტყვიერი. სიტყვიერი პასუხის შემთხვევაში სათანადო ჩანაწერი შეიტანება სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათში. პასუხის ინდექსი შედგება სარეგისტრაციო ინდექსისა და იმ საქმის ნომრისაგან (ნომენკლატურის მიხედვით), რომელშიც იკერება მიმოწერა მოცემულ საკითხზე. მოქალაქეთა განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები გადაჭრილად ითვლება, თუ განხილულია მათში აღძრული ყველა საკითხი, მათ გამო მიღებულია საჭირო ზომები და გაცემულია ამომწურავი პასუხი. საქმეთა ფორმირებისას მოწმდება დოკუმენტების სისრულე (კომპლექტურობა). 8. სახელმწიფო დაწესებულებათა ხელმძღვანელებმა ან მათი დავალებით სხვა თანამდებობის პირებმა სისტემატურად უნდა გაანალიზონ და განაზოგადონ მოქალაქეთა განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები, მათში გამოთქმული პრაქტიკული შენიშვნები მოქალაქეთა უფლებებისა და კანონით დაცული ინტერესების დარღვევის წარმომშობი მიზეზების დროულად გამოვლენისა და აღმოფხვრის, აგრეთვე სახელწმიფო დაწესებულებათა მუშაობის სრულყოფის მიზნით. მასალებს გასაანალიზებლად და განსაზოგადებლად მოამზადებენ თანამდებობის პირები, რომლებიც ეწევიან საქმისაწარმოებას მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით, და აფორმებენ მათ ანალიზური ცნობების სახით, რომელთაც წარუდგენენ სახელწმიფო დაწესებულების ხელმძღვანელს ყოველწლიურად 15 იანვრისათვის. მიმდინარე ხასიათის ანალიზური ცნობები დგება საჭიროების კვალობაზე. 9. მოქალაქეთა განცხადებები, საჩივრები, მიმართვები მათი გადაწყვეტის შემდეგ უნდა დაუბრუნდეთ მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრების, მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოების განმხორციელებელ თანამდებობის პირებს მათთან დაკავშირებული ყველა მასალათა და სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათის ეგზემპლარითურთ. საქმისა და კარტოთეკის ცენტრალიზებული ფორმირებისათვის საქმეთა ფორმირება და შენახვა შემსრულებლებთან აკრძალულია. თითოეულ განცხადებას, საჩივარს, მიმართვას საბოლოო გადაწყვეტისა და შესრულების შემდეგ უნდა წაეწეროს „საქმეში“ და პირადად ხელი მოაწეროს თანამდებობის პირმა, რომელმაც მიიღოს ეს გადაწყვეტილება. მოქალაქეთა განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები, მათზე გაცემული პასუხების ასლები და მათ გადაწყვეტასთან დაკავშირებული დოკუმენტები, აგრეთვე მოქალაქეთა პირადი მიღების დოკუმენტები ფორმირდება საქმეებად სახელწმიფო დაწესებულების საქმეთა დამტკიცებული ნომენკლატურის შესაბამისად. ამ მიზნით დოკუმენტები ლაგდება ქრონოლოგიური ან ანბანური წესით, თითოეული განცხადება, საჩივარი, მიმართვა და მათ განხილვა-გადაწყვეტასთან დაკავშირებული ყველა დოკუმენტი საქმეებში შეადგენს დამოუკიდებელ ჯგუფს. განმეორებითი განცხადების, საჩივრის, მიმართვის მიღების ან დამატებითი დოკუმენტების გაჩენის შემთხვევაში ისინი ჩაიკერება მოცემული დოკუმენტების ჯგუფთან. 10. სახელწმიფო დაწესებულებები ინახავენ და იყენებენ მოქალაქეთა განცხადებებს, საჩივრებსა და მიმართვებს საცნობარო და სხვა მიზნებისათვის. მოქალაქეთა განცხადებებთან, საჩივრებთან და მიმართვებთან დაკავშირებული დოკუმენტების დაცვა-შენახვისათვის პასუხისმგებლობა ეკისრებათ სახელწმიფო დაწესებულებათა ხელმძღვანელებსა და ამ კატეგორიის დოკუმენტებზე მომუშავე თანამდებობის პირებს. მოქალაქეთა განცხადებებთან, საჩივრებთან და მიმართვებთან დაკავშირებული დოკუმენტების შენახვის ვადები განისაზღვრება სახელმწიფო დაწესებულებათა საქმიანობაში წარმოქმნილი დოკუმენტების დადგენილი წესით დამტკიცებული ნუსხებით. როგორც წესი, მოქალაქეთა განცხადებები, საჩივრები და მიმართვები, რომლებიც შეიცავენ წინადადებებს სახელმწიფო დაწესებულებათა მუშაობაში არსებითი ცვლილებები ან სერიოზული ნაკლოვანებებისა და ბოროტმოქმედების თავიდან აცილების შესახებ, ინახება მუდმივად, ხოლო პირადი და მეორეხარისხოვანი ხასიათის ამ სახის დოკუმენტები - ხუთი წლით. საჭირო შემთხვევაში სახელწმიფო დაწესებულების საექსპორტო კომისიას შეუძლია მიიღოს გადაწყვეტილება მოქალაქეთა ყველაზე მნიშვნელოვანი წინადადებების შენახვის ვადის გადიდების ან მუდმივი შენახვის შესახებ. საექსპორტო კომისიების გადაწყვეტილებანი მოქალაქეთა განცხადებებთან, საჩივრებთან და მიმართვებთან დაკავშირებული დოკუმენტების შენახვის ვადების გადიდებისა და მათი შესანახად შერჩევის შესახებ აუცილებლად უნდა დაამტკიცოს საქართველოს რესპუბლიკის საარქივო ორგანომ. 11. მუდმივად, აგრეთვე დროებით (10 წელზე მეტი) შესანახი საქმეები გადაეცემა სახელმწიფო დაწესებულების არქივს მათ გამო საქმისწარმოების დამთავრებიდან ერთი წლის შემდეგ. დროებით (10 წლამდე) შესანახი საქმეები გადაეცემა არქივს სახელმწიფო დაწესებულების ხელმძღვანელის შეხედულებისამებრ. მოქალაქეთა განცხადებებთან, საჩივრებთან და მიმართვებთან დაკავშირებული დოკუმენტები შენახვის დაწესებული ვადების გასვლის შემდეგ უნდა მოისპოს დადგენილი წესით. 12. ამ სანიმუშო ინსტრუქციის მოქმედება არ ვრცელდება მოქალაქეთა იმ განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისწარმოებაზე, რომელთა განხილვის წესი დადგენილია სისხლის სამართლის საპროცესო, სამოქალაქო სასამართლოს საპროცესო კანონმდებლობით, შრომითი დავის განხილვის წესის დებულებით, აღმოჩენათა, გამოგონებათა და რაციონალიზატორულ წინადადებათა დებულებით, კავშირგაბმულობის წესდებით და სხვა კანონმდებლობით. დანართი სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათი (მითითებანი შევსების შესახებ თან ერთვის) ______________________________________________________________________________                              სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათი ______________________________________________________________________________ კორესპონდენტი ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________________           (გვარი, სახელი, მამის სახელი, მისამართი, ტელეფონი) ______________________________________________________________________________           წინანდელი მომართვები ______________________________________________________________________________ წინანდელი მომართვები ___________ № ______________ № _____________ ______________________________________________________________________________ დოკუმენტის სახეობა ___________ ფურცელი _____________ ______________________________________________________________________________ თანხლებული წერილის ავტორი, თარიღი, ინდექსი _______________________________ ______________________________________________________________________________ შემოსვლის თარიღი, ინდექსი __________________________________________________ ______________________________________________________________________________ მოკლე შინაარსი ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ პასუხისმგებელი შემსრულებელი _______________________________________________ ______________________________________________________________________________ რეზოლუცია _________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ რეზოლუციის ავტორი ________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ შესრულების ვადა _____________________________________________________________ ______________________________________________________________________________                                                 ფორმა (148X210) ______________________________________________________________________________ შესრულების მიმდინარეობა შესასრულებლად გადაცემის თარიღი შემსრულებელი აღნიშვნა შუალედური პასუხის ან დამატებითი შეკითხვის შესახებ საკონტროლო აღნიშვნები ___________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ შესრულების (პასუხის) თარიღი, ინდექსი _______________________________________ _____________________________________________________________________________ ადრესატი ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ შინაარსი _____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ კონტროლიდან მოხსნა                                    კონტროლიორის ხელმოწერა საქმე ტომი ფურცელი ფონდი აღწერა საქმე ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ მითითებანი სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათის შევსების შესახებ სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათის წინა მხარე კორესპონდენტი - განმცხადებლის ან განმცხადებელთა გვარი, სახელი, მამის სახელი, საცხოვრებელი ან სამუშაო ადგილი, ტელეფონი. ხელმოუწერელი წერილებისათვის აღინიშნება „ხელმოუწერელია“. წინანდელი მომართვები - განმცხადებლის წინანდელი, განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების თარიღები და სარეგისტრაციო ინდექსები. დოკუმენტის სახეობა - ფოსტით შემოსული ან პირადი მიღებისას შემოტანილი განცხადება, საჩივარი ან მიმართვა და მათი ფურცლების რაოდენობა. თანხლებული წერილის ავტორი, თარიღი, ინდექსი - დასახელება ორგანიზაციისა, რომელმაც გადმოგზავნა განცხადება, საჩივარი, მიმართვა. შემოსვლის თარიღი, ინდექსი - განცხადების, საჩივრის, მიმართვის შემოსვლის (ფოსტით ან პირადი მიღების დროს) თარიღი და მათი სარეგისტრაციო ინდექსი. მოკლე შინაარსი - განცხადებისა, საჩივრისა, მიმართვისა. პასუხისმგებელი შემსრულებელი - ორგანიზაციის ან სტრუქტურული ქვედანაყოფის დასახელება, რომელიც პასუხისმგებელია განცხადების, საჩივრის, მიმართვის გადაწყევტილებას. რეზოლუცია - გადმოიწერება დოკუმენტიდან ან ჩაიწერება პირადი მიღების დროს. რეზოლუციის ავტორი - ხელმძღვანელის, პირველი რეზოლუციის ავტორის თანამდებობა, ინიციალები და გვარი. შესრულების ვადა - აღინიშნება რეზოლუციის ან კანონმდებლობით დაწესებული შესრულების ვადების შესაბამისად. ჩანაწერი ვადების შეცვლის შესახებ შეიტანება სტრიქონის მომდევნო გრაფაში, ამასთან აღინიშნება ახალი ვადა, იმ ხელმძღვანელის თანამდებობა და გვარი, რომელმაც მიიღო გადაწყვეტილება მისი შეცვლის შესახებ. ბარათის წინა მხარის მარცხენა ზემო კუთხეში აღინიშნება სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათის კოდი (0229140) მმართველობითი დოკუმენტაციის საერთო კლასიფიკატორის მიხედვით და იმ ორგანიზაციის კოდი, სადაც შეივსო სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათი. ბარათის კოდირება ხდება იმ შემთხვევაში, როდესაც შემოსული განცხადებების, საჩივრების, მიმართვების სიჭარბეა, დოკუმენტაცია გადაეცემა ცენტრალურ სახელმწიფო არქივს და დოკუმენტის მოსაძებნად არსებობს მართვის ავტომატიზებული სისტემა. მარჯვენა ზემო კუთხეში დაისმის შტამპი „განმეორებით“ განმეორებითი მომართვების რეგისტრაციისას. სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათის უკანა მხარე შესრულების მიმდინარეობა - გრაფაში „შესასრულებლად გადაცემის თარიღი“ აღინიშნება უშუალო შემსრულებლისათვის დოკუმენტის გადაცემის თარიღი. გრაფაში „შემსრულებელი“ - უშუალო შემსრულებლის ინიციალები, გვარი და ტელეფონი (გრაფები შეივსება დოკუმენტის ყოველი გადაადგილებისას). გრაფაში „აღნიშვნა შუალედური პასუხის ან დამატებითი შეკითხვის შესახებ“ - ადრესატი, თარიღი, ინდექსი, მოკლე შინაარსი შუალედური პასუხისა ან შეკითხვისა. გრაფაში „საკონტროლო აღნიშვნები“ - აღნიშვნები შეხსენების, შესრულების მდგომარეობის შესახებ და ა. შ. შესრულების თარიღი, ინდექსი - თარიღი და სარეგისტრაციო ინდექსი დოკუმენტისა, რომელიც შეიცავს საბოლოო გადაწყვეტილებას. ადრესატი - აღინიშნება ყველა ადრესატი, რომელთაც გაეგზავნათ დოკუმენტი საბოლოო გადაწყვეტილებით. შინაარსი - საპასუხო დოკუმენტის სათაური მიღებული გადაწყვეტილების აღნიშვნით (დაკმაყოფილდა, უარი ეთქვა, განემარტა). კონტროლიდან მოხსნა - იმ ხელმძღვანელის ან სხვა თანამდებობის პირის თანამდებობა, ინიციალები და გვარი, რომელმაც მიიღო გადაწყვეტილება განცხადების, საჩივრის, მიმართვის კონტროლიდან მოხსნის შესახებ. კონტროლიორის ხელმოწერა - მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვებისადმი კონტროლისათვის პასუხისმგებელი პირის ხელმოწერა. საქმე _______________, ტომი ____________, ფურცელი _____________, საქმის ინდექსი ნომენკლატურის მიხედვით, ტომისა და ფურცლების ნომერი (დაისმის გადაწყვეტის დამთავრებისა და საქმეში ჩაკვრების შემდეგ). ფონდი _____________, აღწერა _____________, საქმე ____________, დაისმის საქმის არქივში ჩაბარების შემდეგ. ბარათის ზომა რეკომენდებულია (148X210) და (105X148). _______________ *) მოქალაქეთა განცხადებების, საჩივრებისა და მიმართვების მიხედვით საქმისაწარმოების ორგანიზაციის ელექტრონულ-გამოთვლითი ტექნიკის გამოყენების შემთხვევაში შეიძლება გამოვიყენოთ სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათები, რომლებიც შეიცავენ გამოთვლითი ტექნიკის საშუალებებისათვის მოსახერხებელი თანმიმდევრობით განლაგებულ ყველა ზემოაღნიშნულ რეკვიზიტს.