მონაცემთა ბაზების შენახვის ვადებისა და პროცედურების განსაზღვრის შესახებ წესის დამტკიცების თაობაზე

„სოფლის მეურნეობისა და სოფლის განვითარების შესახებ“ საქართველოს კანონის მე-16 მუხლის „ა¹“ ქვეპუნქტის საფუძველზე, ვბრძანებ :

1. „მონაცემთა ბაზების შენახვის ვადებისა და პროცედურების განსაზღვრის  შესახებ წესი“ (შემდგომ – წესი) შემუშავებულია „სოფლის მეურნეობისა და სოფლის განვითარების შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად, რომელიც   ადგენს ინტეგრირებული ადმინისტრირებისა და კონტროლის ერთიანი ელექტრონული სისტემის ფარგლებში წარმოებული მონაცემთა ბაზების შენახვის ვადებსა და პროცედურებს.

2. ინტეგრირებული ადმინისტრირებისა და კონტროლის ერთიანი ელექტრონული სისტემა შედგება ურთიერთდაკავშირებული მონაცემთა ბაზებისგან და მოიცავს:

ა) ფერმერული მეურნეობებისა და სოფლად არსებული საწარმოების რეესტრს;
ბ)  მიწის ნაკვეთების იდენტიფიკაციის სისტემას, რომელიც მოიცავს მიწის ნაკვეთებისა და მათზე განხორციელებული სასოფლო-სამეურნეო საქმიანობისა და არასასოფლო-სამეურნეო ეკონომიკური საქმიანობის შესახებ გეოინფორმაციულ და სივრცით მონაცემებს;
გ) დაფინანსების განაცხადების მართვის, გადახდებისა და ფინანსური აღრიცხვის ერთიან ელექტრონულ სისტემას, რომლის წარმოების წესს ადგენს მმართველი ორგანო;
დ) ანგარიშგებისა და მონაცემების ერთიან ელექტრონულ ბაზას, მხარდამჭერი ღონისძიებების გავლენის შესაფასებლად და პოლიტიკის დაგეგმვასთან  დაკავშირებული გადაწყვეტილებებისთვის;

ე) სხვა მონაცემთა ბაზებს, მათ შორის, ცხოველთა იდენტიფიკაციისა და რეგისტრაციის ერთიან ელექტრონულ მონაცემთა ბაზას.

ამ წესის მიზნებისათვის გამოიყენება „სოფლის მეურნეობისა და სოფლის განვითარების შესახებ“ საქართველოს კანონით და „პერსონალურ მონაცემთა დაცვის შესახებ“ საქართველოს კანონით განსაზღვრული ტერმინები.

1. მონაცემთა ბაზებში შეტანილი მონაცემები ინახება მხოლოდ იმ ვადით, რაც აუცილებელია ადმინისტრირების, მონიტორინგის, კონტროლის, ანგარიშგების, სტატისტიკური დამუშავებისა და შესაბამისი სამართლებრივი ვალდებულებების შესრულების მიზნებისთვის.

2. პერსონალური მონაცემების შენახვის ვადის ამოწურვის შემდეგ მონაცემები ექვემდებარება წაშლას, ანონიმიზაციას ან სტატისტიკური და ანალიტიკური მიზნებისთვის დეპერსონალიზაციას.

3. განსაკუთრებული კატეგორიის პერსონალური მონაცემები ინახება მხოლოდ იმ ვადით, რაც აუცილებელია მათი დამუშავების კონკრეტული სამართლებრივი მიზნის მისაღწევად და ოპერაციული საჭიროების დაკარგვისთანავე ექვემდებარება დეპერსონალიზაციას ან წაშლას, თუ კანონმდებლობით სხვა ვადა არ არის დადგენილი.

4. მონაცემთა შენახვის პერიოდში უზრუნველყოფილი უნდა იყოს მონაცემთა მთლიანობა, კონფიდენციალურობა, ხელმისაწვდომობის კონტროლი, დაცვა უნებართვო წვდომისა და დაკარგვისგან, აგრეთვე სარეზერვო ასლების შექმნა.

5. სარეზერვო ასლების შენახვის ვადები განისაზღვრება „სარეზერვო ასლების შენახვის, მონაცემების აღდგენის სისტემის განხორციელების საჭირო პარამეტრების და სარეზერვო პროცესის გავრცელების პლატფორმების დამტკიცების შესახებ“ ა(ა)იპ – სოფლის განვითარების სააგენტოს დირექტორის 2025 წლის 26 ივნისის №1-6/393 ბრძანებით.

ამ წესით განსაზღვრული მონაცემთა შენახვის ვადები ვრცელდება ინტეგრირებული ადმინისტრირებისა და კონტროლის ერთიანი ელექტრონული სისტემის (IACS) ფარგლებში წარმოებულ ყველა მონაცემთა ბაზაზე. მონაცემთა შენახვის ვადები განისაზღვრება მონაცემთა ბაზის ფუნქციური დანიშნულების, მონაცემთა დამუშავების მიზნების, მონაცემთა ტიპის (მათ შორის, პერსონალური მონაცემების),  მოთხოვნების გათვალისწინებით და  ხორციელდება შემდეგ ეტაპებად:

ა) აქტიური ეტაპი მოიცავს მონაცემების გამოყენებას რეესტრისა და ინტეგრირებული ადმინისტრირებისა და კონტროლის ერთიანი ელექტრონული სისტემის ფარგლებში მოქმედი სხვა მონაცემთა ბაზების ადმინისტრირების, მონიტორინგისა და კონტროლის მიზნით;

ბ) საქმიანობის შეწყვეტის შემდგომი ეტაპი მოიცავს მონაცემებზე წვდომის შეზღუდვას. მონაცემები გამოიყენება მხოლოდ სამართლებრივი ვალდებულებების შესრულების, აუდიტისა და პოტენციური დავების მართვის მიზნებისთვის;

გ) საარქივო ეტაპი მოიცავს პერსონალური მონაცემების სავალდებულო მინიმიზაციას ან დეპერსონალიზაციას. 

მუხლი 5. მონაცემთა შენახვის ეტაპები და ვადები მონაცემთა ბაზების მიხედვით
1. ფერმერული მეურნეობებისა და სოფლად არსებული საწარმოების რეესტრში რეგისტრირებული სუბიექტების მონაცემები ინახება აქტიურ ეტაპზე რეგისტრაციის მომენტიდან იმ პერიოდის განმავლობაში, სანამ სუბიექტი ახორციელებს სასოფლო-სამეურნეო ან/და დაკავშირებულ საქმიანობას.

2. სუბიექტის საქმიანობის შეწყვეტის, ფერმერული მეურნეობებისა და სოფლად არსებული საწარმოების რეესტრიდან გასვლის ან რეგისტრაციის გაუქმების შემდეგ მონაცემები ინახება საქმიანობის შეწყვეტის შემდგომ ეტაპზე, შეზღუდული წვდომის რეჟიმში, 5 წლის განმავლობაში და გამოიყენება მხოლოდ სამართლებრივი ვალდებულებების შესრულების, აუდიტის, პოტენციური სამართლებრივი დავების მართვის მიზნებისთვის.

3. ამ მუხლის მე-2 პუნქტით განსაზღვრული ვადის ამოწურვის შემდეგ მონაცემები გადადის საარქივო ეტაპზე და ინახება დამატებით 10 წლის განმავლობაში. საარქივო ეტაპზე, შესაძლებლობის შემთხვევაში, მონაცემები ექვემდებარება დეპერსონალიზაციას. იმ შემთხვევაში, თუ იდენტიფიცირებადი ფორმით შენახვა აუცილებელია, მონაცემები ინახება ფსევდონიმიზებული ან აუცილებელ მინიმუმამდე შემცირებული მოცულობით.

4. საარქივო ეტაპზე პერსონალური მონაცემების იდენტიფიცირებადი ელემენტები ექვემდებარება სავალდებულო დეპერსონალიზაციას, გარდა იმ შემთხვევებისა, როდესაც მათი შენარჩუნება აუცილებელია კანონით დადგენილი სამართლებრივი ვალდებულებების შესრულებისთვის.

5. მიწის ნაკვეთების იდენტიფიკაციის სისტემაში, არსებული მონაცემები ინახება აქტიურ ეტაპზე, რეგისტრაციის მომენტიდან იმ პერიოდის განმავლობაში, სანამ სუბიექტი ახორციელებს სასოფლო-სამეურნეო ან/და დაკავშირებულ საქმიანობას.

6. მიწის ნაკვეთების იდენტიფიკაციის სისტემაში, შეტანილი მონაცემები ინახება, საქმიანობის შეწყვეტის შემდგომ ეტაპზე შეზღუდული წვდომის რეჟიმში 5 წლის განმავლობაში, სამართლებრივი ვალდებულებებისა და აუდიტის მიზნებისთვის.

7. ვადის ამოწურვის შემდეგ, მონაცემები გადადის საარქივო ეტაპზე და ინახება დამატებით 10 წლის განმავლობაში. საარქივო ეტაპზე, შესაძლებლობის შემთხვევაში, მონაცემები ექვემდებარება დეპერსონალიზაციას. იმ შემთხვევაში, თუ იდენტიფიცირებადი ფორმით შენახვა აუცილებელია, მონაცემები ინახება ფსევდონიმიზებული ან აუცილებელ მინიმუმამდე შემცირებული მოცულობით.

8. დაფინანსების განაცხადები და მათთან დაკავშირებული დოკუმენტაცია ინახება აქტიურ (ოპერაციულ) ეტაპზე ა(ა)იპ – სოფლის განვითარების სააგენტოს (შემდგომში – სააგენტო) ნომენკლატურითა და საქართველოს კანონმდებლობით დადგენილი ვადების შესაბამისად, თუმცა არანაკლებ 5 წლის განმავლობაში. შემდგომ, საარქივო ეტაპზე, სააგენტოს ნომენკლატურით განსაზღვრული ვადით, პერსონალური მონაცემების მინიმიზაციის ან დეპერსონალიზაციის უზრუნველყოფით.

9. ფინანსური და ბუღალტრული მონაცემების შენახვის ვადები სააგენტოში  განსაზვრულია მოქმედი საქმეთა ნომენკლატურით.

10. ანგარიშგებისა და მონაცემების ერთიან ელექტრონულ ბაზაში არსებული ანალიტიკური მონაცემები, რომლებიც გამოიყენება მხარდამჭერი ღონისძიებების გავლენის შეფასების, პოლიტიკის დაგეგმვისა და მონიტორინგის მიზნით, ინახება არანაკლებ 10 წლის განმავლობაში, თუ კანონმდებლობით სხვა ვადა არ არის დადგენილი.

11. დეპერსონალიზებული და აგრეგირებული სტატისტიკური მონაცემები, რომლებიც არ იძლევა მონაცემთა სუბიექტის იდენტიფიკაციის შესაძლებლობას, შეიძლება შენახულ იქნეს განუსაზღვრელი ვადით, საჯარო პოლიტიკის დაგეგმვის, კვლევითი და ანალიტიკური მიზნებისთვის.

12. ინტეგრირებული ადმინისტრირებისა და კონტროლის ერთიან ელექტრონული სისტემის მონაცემთა ცვლილებების ისტორია წვდომის ჟურნალები (ლოგები) ინახება 2 წლის განმავლობაში.

13. ცხოველის იდენტიფიკაცია-რეგისტრაციის ერთიან ბაზაში რეგისტრირებული ცხოველის მონაცემები ინახება აქტიურ ეტაპზე ცხოველის რეგისტრაციის მომენტიდან ცხოველის ექსპორტის ან დაკვლა/სიკვდილიდან ერთი წლის განმავლობაში.

14. ცხოველის იდენტიფიკაცია-რეგისტრაციის ერთიან ბაზაში რეგისტრირებული სადგომის/დროებითი სადგომის მონაცემები ინახება აქტიურ ეტაპზე სადგომის/ დროებითი სადგომის რეგისტრაციის მომენტიდან იმ პერიოდის განმავლობაში, სანამ სადგომი/ დროებითი სადგომი ახორციელებს საქმიანობას.

15. ცხოველის იდენტიფიკაცია-რეგისტრაციის ერთიან ბაზაში რეგისტრირებული ექსპორტირებული ან დაკლული/მკვდარი ცხოველის და სადგომის/დროებითი სადგომის შესახებ მონაცემები ინახება ამ მუხლის მე-13 და მე-14 პუნქტებით განსაზღვრული მომენტიდან შეზღუდული წვდომის რეჟიმში, 5 წლის განმავლობაში და გამოიყენება მხოლოდ სამართლებრივი ვალდებულებების შესრულების, აუდიტის, პოტენციური სამართლებრივი დავების მართვის მიზნებისთვის.

16. ამ მუხლის მე-15 პუნქტით განსაზღვრული ვადის ამოწურვის შემდეგ მონაცემები გადადის საარქივო ეტაპზე და ინახება დამატებით 10 წლის განმავლობაში. საარქივო ეტაპზე, შესაძლებლობის შემთხვევაში, მონაცემები ექვემდებარება დეპერსონალიზაციას.