„მონაცემთა გაცვლის სააგენტოსთვის ინფორმაციის ერთიან სახელმწიფო რეესტრში შესატანად ინფორმაციის მიწოდების პროცედურების, ტექნიკური სტანდარტების, ფორმატისა და მიწოდების გზების შესახებ“ ინსტრუქციის დამტკიცების თაობაზე

საქართველოს იუსტიციის სამინისტროს – საქართველოს მონაცემთა გაცვლის სააგენტოს თავმჯდომარის

ბრძანება №52/ს

2011 წლის 13 ივლისი

ქ. თბილისი

„მონაცემთა გაცვლის სააგენტოსთვის ინფორმაციის ერთიან სახელმწიფო რეესტრში შესატანად ინფორმაციის მიწოდების პროცედურებ ი ს, ტექნიკურ ი სტანდარტებ ი ს, ფორმატ ისა და მიწოდების გზებ ი ს შესახებ“ ინსტრუქციის დამტკიცების თაობაზე

,,ინფორმაციის ერთიანი სახელმწიფო რეესტრის შესახებ“ საქართველოს კანონის მე-5 მუხლის მე-4 პუნქტის, მე-7 მუხლის მე-2 პუნქტისა და „საჯარო სამართლის იურიდიული პირის – მონაცემთა გაცვლის სააგენტოს შექმნის შესახებ“ საქართველოს კანონის მე-7 მუხლის მე-2 პუნქტის „ბ“ ქვეპუნქტის შესაბამისად, ვბრძანებ:

1. დამტკიცდეს „მონაცემთა გაცვლის სააგენტოსთვის ინფორმაციის ერთიან სახელმწიფო რეესტრში შესატანად ინფორმაციის მიწოდების პროცედურებ ი ს, ტექნიკურ ი სტანდარტებ ი ს, ფორმატ ისა და მიწოდების გზებ ი ს შესახებ“ ინსტრუქცია დანართი №1-ის მიხედვით.

2. ეს ბრძანება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.

თავმჯდომარე           ი. გვენეტაძე

 

დანართი 1

 

ინსტრუქცია

მონაცემთა გაცვლის სააგენტოსთვის ინფორმაციის ერთიან სახელმწიფო რეესტრში შესატანად ინფორმაციის მიწოდების პროცედურების, ტექნიკური სტანდარტების, ფორმატისა და მიწოდების გზების შესახებ

 

ნაწილი I. ინფორმაციის ერთიან სახელმწიფო რეესტრთან ურთიერთქმედების ზოგადი წესები

1. ინსტრუქციის მიზანს წარმოადგენს საქართველოს რეესტრის სუბიექტის მიერ ,,ინფორმაციის ერთიანი სახელმწიფო რეესტრის შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად შესასრულებელ ვალდებულებათა რეგლამენტაცია და განმარტება, რომელიც თავის მხრივ რეესტრის სუბიექტებს გაუადვილებს კანონის თანახმად რეგისტრაციის ფორმების სწორ შევსებას და დროულად მიწოდებას მონაცემთა გაცვლის სააგენტოსათვის.

2. ინსტრუქციის რეგულირების სფეროში შედის რეესტრის სუბიექტებში მოქმედი რეესტრები, მონაცემთა ბაზები, ინფორმაციული სისტემები და მომსახურებათა სახეები. რეესტრის სუბიექტის საქვეუწყებო დაქვემდებარებაში მყოფი ან ტერიტორიული ერთეულების არსებობის შემთხვევაში, მოითხოვება ამგვარი ინფორმაციის მიწოდება უშუალოდ მაკონტროლებელი დაწესებულების (და არა ერთეულების) მიერ. ამასთან, საჯარო სამართლის იურიდიულ პირთა და თვითმმართველობის ორგანოთა მიერ, მათი სამოქმედო ავტონომიის გათვალისწინებით, კანონითა და ამ ინსტრუქციით გათვალისწინებული ინფორმაციის მიწოდება დამოუკიდებლად ხდება; ამ წესიდან გამონაკლისს წარმოადგენს სამედიცინო და ავტორიზებული ზოგადსაგანმანათლებლო ან პროფესიული დაწესებულებები, რომელთა აგრეგირებულ ინფორმაციას ცენტრალურად არეგისტრირებენ პასუხისმგებელი სამინისტროები.

3. ამ ინსტრუქციაში გამოყენებულ ტერმინთა განმარტება ყოველთვის უნდა განხორციელდეს ,,ინფორმაციის ერთიანი სახელმწიფო რეესტრის შესახებ“ საქართველოს კანონის დებულებათა და განმარტებათა შესაბამისად. ამ მხრივ, განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიექცეს კანონის მე-2 მუხლს, რომელიც დეტალურად განმარტავს ყველა იმ მნიშვნელოვან ტერმინს, რომელიც კანონის შესრულების მიზნებისათვის აუცილებელია.

4. ,,ინფორმაციის ერთიანი სახელმწიფო რეესტრის შესახებ“ კანონის მიზნებისათვის, ამ ინსტრუქციის II, III და IV ნაწილებით დადგენილი რეესტრებისა და მომსახურების რეგისტრაცია ასევე შეიცავს საჭირო ინფორმაციას ინფორმაციული სისტემებისა და მონაცემთა ბაზების შესახებ. შესაბამისად, ინფორმაციული სისტემებისა და მონაცემთა ბაზების ცალკე რეგისტრაცია არ არის სავალდებულო.

 

ნაწილი II. რეესტრის სარეგისტრაციო ფორმის შევსებისა და მიწოდების წესები

5. რეესტრი ,,ინფორმაციის ერთიანი სახელმწიფო რეესტრის შესახებ“ კანონით განიმარტება როგორც „საგნების, სახელების, ქმედებების ან სხვა ინფორმაციის ფორმალური ან/და ოფიციალური ჩანაწერი“. შესაბამისად, რეესტრი უნდა განიმარტოს მხოლოდ ამ ფორმულირების ფარგლებში და არა უფრო ფართოდ ან ვიწროდ (მაგ., არა როგორც სსიპ – სამოქალაქო რეესტრის სააგენტო).

6. რეესტრის რეგისტრაცის ფორმა შესავსებად განთავსებულია შემდეგ ვებმისამართზე: www.dea.gov.ge. ფორმის ყველა სავალადებულო ველის შევსების შემდეგ ფორმა ავტომატურად ეგზავნება მონაცემთა გაცვლის სააგენტოს.

7. ფორმა უნდა შეივსოს ნებისმიერ ცალკე გამოყოფად და მოქმედ რეესტრზე, რომელსაც რეესტრის სუბიექტი აწარმოებს კონკრეტული მომსახურების თუ ფუნქციის განსახორციელებლად. რეესტრის რეგისტრაცია ხდება იმ შემთხვევაში, როდესაც რეესტრი წარმოადგენს ცნობილი ფაქტების, გაზომვადი ერთეულებისა და ინდიკატორების აზრობრივ ერთობლიობას, რომლის შემდგომი დაყოფა მას ლოგიკურად გამოუსადეგარს ხდის ბიზნეს-პროცესისათვის. ამგვარ რეესტრთა რიცხვს შეიძლება მიეკუთვნებოდეს, მაგალითად, ქონებრივ ვალდებულებათა რეესტრი, საარქივო დოკუმენტების რეესტრი, და ა.შ. ამასთან, რეგისტრაციის ვალდებულება არ ვრცელდება მონაცემთა დროებით ან ცვალებად კომპილაციებზე, რომელიც საბოლოოდ სხვა რეესტრებისა თუ მომსახურების გამართული საქმიანობისათვის გამოიყენება. დამატებით გამონაკლისებს ასევე მიეკუთვნება შემდეგი სახის რეესტრები:

ა) შიდაუწყებრივი გამოყენების რეესტრები, რომელიც ემსახურება ორგანიზაციის ბალანსზე არსებული მატერიალური აქტივების აღრიცხვას;

ბ) ორგანიზაციის საკადრო აღრიცხვის რეესტრები;

გ) საბუღალტრო ხასიათის რეესტრები;

დ) საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის 1 ივლისის „საქმისწარმოების ერთიანი წესების დამტკიცებისა და ამოქმედების შესახებ“ №414 ბრძანებულებით გათვალისწინებულ საქმისწარმოების წესებთან დაკავშირებული რეესტრები.

თუ, გარდა ზემოთ ჩამოთვლილი შემთხვევებისა, რეესტრის სუბიექტი თვლის, რომ არ გააჩნია რომელიმე კონკრეტული რეესტრის რეგისტრაციის ვალდებულება რეესტრის მხოლოდ შიდაუწყებრივი გამოყენების/ხასიათის გამო, რეესტრის სუბიექტი უნდა დაუკავშირდეს მონაცემთა გაცვლის სააგენტოს უფლებამოსილ პირს, რომლის საკონტაქტო დეტალები მოცემულია ვებსაიტზე www.dea.gov.ge, ამ საკითხის გადასაწყვეტად.

8. სარეგისტრაციო ფორმის მიწოდების ვადები განისაზღვრება კანონით. აღნიშნული ვადების გაშვების შემთხვევაში, მონაცემთა გაცვლის სააგენტო მიიღებს ყველა ზომას იმისათვის, რათა გამოიკვლიოს რეგისტრაციის დაგვიანების მიზეზი; სათანადო ზომების ამოწურვის შემდეგ, სააგენტო უფლებას იტოვებს, მიმართოს კანონით გათვალისწინებულ აღსრულების საშუალებებს.

9. რეგისტრაციის ფორმა დაყოფილია ორ ნაწილად: ინფორმაცია ოპერაციული და საინფორმაციო-ტექნოლოგიური გარემოს შესახებ. ეს გულისხმობს, რომ ფორმა მოითხოვს როგორც უშუალოდ საქმიანობის შინაარსობრივ მხარეში (რომლისთვისაც რეესტრი წარმოებს) ჩართულ თანამშრომელთა, ისე საინფორმაციო-ტექნოლოგიური სამსახურების მიერ ინფორმაციის მიწოდებას. ამ ინსტრუქციის შესრულების გამარტივების მიზნებისათვის, რეკომენდებულია ბიზნეს-პროცესების მწარმოებელი სამსახურებისა და საინფორმაციო-ტექნოლოგიური სამსახურების წარმომადგენელთა ერთობლივი მუშაობა რეგისტრაცის ფორმის შევსებისას.

10. ფორმის შევსებისას, აუცილებელია შემდეგი ძირითადი პრინციპებისა და წესების დაცვა:

 

ინფორმაცია ოპერაციული გარემოს შესახებ

ა) გრაფაში „მონაცემთა მფლობელი“ აღინიშნება რეესტრის სუბიექტი, რომელიც გასცემს კონკრეტული მონაცემის ხელმისაწვდომობის უფლებამოსილებას და ვალდებულია შეინარჩუნოს მონაცემის სისწორე, ერთიანობა და დროულობა. ამ კონკრეტული პუქნტის მიზნებისათვის, „მონაცემთა მფლობელის“ გრაფაში მიეთითება რეესტრის სუბიექტი, რომელიც აწვდის ინფორმაციას კონკრეტული რეესტრის შესახებ, რა მიზნითაც მონაცემთა გაცვლის სააგენტოს მიერ გადაეცა აუთენტიფიკაციის სახელი და პაროლი. თუ ხელმისაწვოდომობის უზრუნველყოფა განაწილებულია რამდენიმე უწყებას ან უწყებასა და მაკონტროლებელ დაწესებულებას შორის, მონაცემთა მფლობელად მიიჩნევა უწყების (უწყებების) მაკონტროლებელი სახელმწიფო დაწესებულება.

ბ) გრაფაში „საკონტაქტო პირი“ აღინიშნება იმ თანამდებობის პირის რეკვიზიტები, რომელიც კონკრეტული რეესტრის წარმოებისათვის არის პასუხისმგებელი. პასუხისმგებლობის სფეროს განმსაზღვრელი ნორმატიული აქტის არარსებობის შემთხვევაში, ეს შესაძლებელია იყოს იმ სტრუქტურული დანაყოფის ხელმძღვანელი, რომლის პასუხისმგებლობაში ფუნქციურად შედის კონკრეტული რეესტრის წარმოება. თუ რეესტრის წარმოებაზე პასუხისმგებელი პირის დადგენა შეუძლებელია ან განსაკუთრებულ სირთულეს წარმოადგენს, უნდა ჩაიწეროს იმ პირის მონაცემები, რომელსაც შეეძლება ყველაზე კვალიფიციური და კომპეტენტური პასუხის გაცემა მონაცემთა გაცვლის სააგენტოს ან სხვა უწყების მიერ კონკრეტული რეესტრის წარმოების შესახებ დასმულ შკითხვებზე.

გ) გრაფაში „რეესტრის ოფიციალური/მიღებული დასახელება“ უნდა ჩაიწეროს შესაბამისი ნორმატიული აქტით დადგენილი რეესტრის ოფიციალური დასახელება ან, შესაბამისი აქტის არარსებობის შემთხვევაში – დაწესებულების პრაქტიკაში მიღებული რეესტრის სტანდარტული დასახელება;

დ) გრაფაში „რეესტრის დანიშნულება და წარმოების მიზნები“ მოკლედ, ერთი ან რამდენიმე ფრაზით უნდა აღიწეროს ის მიზანი ან მიზნები, რომელსაც ემსახურება რეესტრის წარმოება, მაგ., „საცხოვრებელ ადგილთა მისამართების ერთიანი კატალოგის არსებობა“, „საგადასახადო ვალდებულებათა შესრულების უზრუნველყოფა“ და ა.შ. ამასთან, რეესტრის დანიშნულება და მიზანი არ უნდა გაიგივდეს იმ ბიზნესპროცესებთან, რომელშიც რეესტრი გამოიყენება (იხ. შემდეგი პუნქტი);

ე) გრაფაში „რომელ ბიზნესპროცესებში გამოიყენება რეესტრი“, ჩამოითვლება ის ბიზნესპროცესები, რომელშიც გამოიყენება ეს კონკრეტული რეესტრი. ბიზნესპროცესი, მიზნისა და დანიშნლებისაგან განსხვავებით, განიმარტება როგორც ერთმანეთთან დაკავშირებული საქმიანობების ან ამოცანების სტრუქტურირებული ერთობლიობა, რომლის შედეგად იქმნება გარკვეული პროდუქტი ან მომსახურება მომხმარებლისათვის ან მომხმარებელთა ჯგუფისათვის. ბიზნესპროცესი უნდა გაიწეროს მხოლოდ სათაურების სახით (მაგ., „სამსახურში მიღების პროცესის ორგანიზება“, „მოწმობის გაცემა“ და ა.შ.), რადგანაც არ მოითხოვება ბიზნესპროცესის დეტალური აღწერილობა. დამატებით, შესაძლებელია ფაილის (დოკუმენტის) ატვირთვა, რომელიც ბიზნესპროცესს უფრო დეტალურად აღწერს, ასევე კომენტარების დამატება;

ვ) გრაფაში „რეესტრი შეიცავს შემდეგი სახის ინფორმაციას“ ჩამონათვალის სახით მოცემულია ინფორმაციის ის ძირითადი, სისტემატიზებული სახეები, რომელთაც აგროვებს, ამუშავებს და გასცემს შესაბამისი რეესტრი. შესაძლებელია ინფორმაციის რამდენიმე კატეგორიის ერთდროული არჩევა (მაგ. უძრავი ქონების რეგისტრაციის რეესტრი შეიცავს როგორც პერსონალურ, ისე ქონებრივ და გეოგრაფიულ ინფორმაციასაც). თუ ჩამონათვალაში არსებული არც ერთი კატეგორია არ შეესაბამება რეესტრში წარმოებულ მონაცემებს, ახალი კატეგორია უნდა აღიწეროს ველში „სხვა“;

ზ) გრაფაში „სუბიექტები, რომელთაც გააჩნიათ რეესტრისათვის ინფორმაციის მიწოდების ვალდებულება“ ჩამოითვლება ყველა ის გარე მომხმარებელი, რომელსაც გააჩნია რეესტრისათვის ინფორმაციის მიწოდების ვალდებულება რაიმე წინასწარი პირობისა თუ მოთხოვნის გარეშე. გარდა ამისა, უნდა აღიწეროს ინფორმაციის ის სახე ან სახეები, რომელთაც ამგვარი გარე მომხმარებელი სავალდებულოდ აწვდის რეესტრს (მაგ., საგადასახადო ინსპექცია ვალდებულია საგადასახადო იპოთეკის შესახებ ცნობა უძრავი ქონების ვალდებულებათა რეესტრში შეიტანოს);

თ) გრაფაში „რეესტრიდან ინფორმაციის გაცემის ვალდებულება“ ჩამოითვლება ყველა ის გარე მომხმარებელი, რომელსაც რეესტრი აწვდის ინფორმაციას რაიმე წინასწარი პირობისა თუ მოთხოვნის გარეშე. გარდა ამისა, უნდა აღიწეროს ინფორმაციის ის სახე ან სახეები, რომელთაც რეესტრის გარე მომხმარებელი სავალდებულოდ აწვდის რეესტრს;

ი) გრაფაში „ინფორმაციის ფორმატი“, ჩამონათვალიდან აირჩევა რეესტრში არსებული ინფორმაციის ელექტრონული ან საქაღალდე ფორმატი. შესაძლებელია ორივე პარამეტრის ერთდროული არჩევაც, ხოლო თითოეულის გასწვრივ – დამატებითი კომენტარების ბლოკი;

კ) გრაფაში „ინფორმაციის მიწოდების საფასური“, ჩამონათვალიდან უნდა შეირჩეს რეესტრიდან ინფორმაციის გაცემისათვის გათვალისწინებული საფასური (ან ამგვარის არარსებობა). შესაძლებელია რამდენიმე ოფიციის არჩევაც, თუ ეს უკეთ აღწერს რეესტრიდან გაცემული ინფორმაციისათვის საფასურების სისტემას;

ლ) გრაფაში „რეესტრის წარმოებისას შეცდომაზე რეაგირებისათვის პასუხისმგებელი პირის/ორგანოს მონაცემები“, აღინიშნება მონაცემთა სისწორეზე პასუხისმგებელი პირის, სტრუქტურირებული ერთეულის, ორგანიზაციის ან ორგანოს რეკვიზიტები, თუ ასეთი არსებობს და მის ფუქნციებში ეს ვალდებულება უშუალოდაა გაწერილი. შცდომებზე რეაგირება, ამ პუნქტის მიზნებისათვის, ასევე გულისხმობს შეცდომების გამოსწორების ვალდებულებასაც;

მ) გრაფაში „ინფორმაციის დაცვის არსებული მეთოდები“ მოკლედ აღიწერება რეესტრში არსებული ინფორმაციის ხელყოფილსაგან დაცვის ღონისძიება, რომელიც არ არის დაკავშორებული საინფორმაციო ტექნოლოგიებთან, მაგ., ფიზიკური მისაწვდომობის შეზღუდვა, პერიოდული აუდიტი, თვალთვალის ან შემოწმების სისტემები და ა.შ.

 

ინფორმაცია საინფორმაციო-ტექნოლოგიური გარემოს შესახებ

ნ) გრაფაში „რეესტრის ტექნიკურ გამართულობაზე პასუხისმგებელი პირის საკონტაქტო მონაცემები“ შეიყვანება რეესტრის სუბიექტის იმ თანამშრომლის მონაცემები, რომლის უშუალო პასუხისმგებლობას წარმოადგენს რეესტრის გამართული მუშაობის უზრუნველყოფა ტექნიკური საშუალებებით. ასეთი პირის არარსებობის შემთხვევაში, შეიძლება შეყვანილ იქნეს ინფორმაციული ტექნოლიგიების დანაყოფის ხელმძღვანელის ან მის მიერ უფლებამოსილი პირის მონაცემები;

ო) გრაფაში „ელექტრონული ინფორმაციის სტრუქტურირება“ უნდა აირჩეს „დიახ“ ან „არა“ პასუხი, იმის მიხედვით, რეესტრში მოთავსებული ელექტრონული ინფორმაცია სტრუქტურირებულია თუ არა რომელიმე პარამეტრით;

პ) წინა გრაფაში „დიახ“ პასუხის არჩევის შემთხვევაში, უნდა შეივსოს სტრუქტურირებული ინფორმაციის აღწერილობა, როგორიცაა მონაცემთა სტრუქუტურა (მაგ., XML ფორმატი). დამატებით შესაძლებელია ფაილის (დოკუმენტის) ატვირთვა, რომელიც ინფორმაციის სტრუქტურირებას უფრო დეტალურად აღწერს, ასევე კომენტარების დამატება;

ჟ) გრაფაში „ინფორმაციის მიწოდება ხდება“ ჩამონათვალიდან აირჩევა ის მეთოდი, რომელითაც რეესტრიდან ინფორმაციის გაცემა ხდება. შესაძლებელია რამდენიმე პარამეტრის არჩევაც;

რ) გრაფაში „საკომუნიკაციო პროტოკოლის სტანდარტი“ მოკლედ აღიწერება ის სტანდარტი, რომელსაც რეესტრის საკომუნიკაციო პროტოკოლი ეფუძნება (მაგ. SOAP ან სხვ.)

ს) გრაფაში „საკომუნიკაციო ინტერფეისის დეტალური აღწერა“ დეტალურად აღიწერება საკომუნიკაციო ინტერფეისი (აღწერა არასავალდებულოა). დამატებით, შესაძლებელია ფაილის (დოკუმენტის) ატვირთვა, რომელიც აღწერს საკომუნიკაციო ინტერფეისს, ასევე კომენტარების დამატება;

ტ) გრაფაში „ინფორმაციის იდენტიფიკატორი/პარამეტრი“ აღინიშნება ის პარამეტრი (ფორმატი, სტრუქტურა, სხვ.), რომლითაც ხდება საბოლოო მომხმარებლის მიერ კონკრეტული ჩანაწერის იდენტიფიცირება;

უ) გრაფაში „ინფორმაციის დამმუშავებელი საინფორმაციო სისტემა“ აღინიშნება ის ინფორმაციული სისტემა, რომელიც რეესტრის მონაცემებს ამუშავებს (მაგ., კონკრეტული პროგრამის დასახელება);

ფ) გრაფაში „დაცვის ტექნიკური მეთოდები“ აღიწერება და ჩამოითვლება დაცვის ის ღონისძიებები, რომელიც ელექტრონულ მონაცემთა ხელყოფისაგან დაცვაზე არის გამიზნული (შიფრაცია, ავტორიზაცია, პაროლების სისტემა, ანტივირუსი, ფაირვოლი და ა.შ.).

 

ნაწილი III. მომსახურების/სერვისის რეგისტრაცის ფორმის შევსებისა და მიწოდების წესები

11. მომსახურება ,,ინფორმაციის ერთიანი სახელმწიფო რეესტრის შესახებ“ კანონით განიმარტება როგორც „რეესტრის სუბიექტის მიერ შემოთავაზებული მომსახურება (სერვისი), რომლის დაწესებულებისათვის ან/და მომხმარებლისათვის გამოყენება მოითხოვს მონაცემების დამუშავებას“. შესაბამისად, მომსახურება უნდა განიმარტოს მხოლოდ ამ ფორმულირების ფარგლებში და არა უფრო ფართოდ ან ვიწროდ.

12. მომსახურების შესახებ შეტყობინენის ფორმა შესავსებად განთავსებულია შემდეგ ვებ-მისამართზე: www.dea.gov.ge. ფორმის ყველა სავალადებულო ველის შევსების შემდეგ ფორმა ავტომატურად ეგზავნება მონაცემთა გაცვლის სააგენტოს.

13. ფორმა უნდა შეივსოს ნებისმიერ ცალკე გამოყოფად და მოქმედ მომსახურებაზე, რომელსაც რეესტრის სუბიექტი უწევს მოქალაქეებს, ორგანიზაციებს თუ საჯარო უწყებებს საკუთარი ფუნქციების ფარგლებში. ცალკეული სერვისები შინაარსობრივად უნდა გამოიყოს ერთმანეთისაგან. აღსანიშნავია, რომ ხშირად მომსახურება შეიძლება რამდენიმე რეესტრს იყენებდეს ან პირიქით – რამდენიმე მომსახურება ერთ რეესტრს, ამიტომაც ამ ცნებების გაიგივება არ უნდა მოხდეს. ამასთან, რეგისტრაციის ვალდებულება არ ვრცელდება დროებით ან ცვალებად მომსახურების ფორმებზე, რომელიც საბოლოოდ სხვა, მდგრადი ხასიათის რეესტრებისა თუ მომსახურების გამართული საქმიანობისათვის გამოიყენება.

14. კანონით დადგენილი ვადების გაშვების შემთხვევაში, მონაცემთა გაცვლის სააგენტო მიიღებს ყველა ზომას იმისათვის, რათა გამოიკვლიოს რეგისტრაციის დაგვიანების მიზეზი; სათანადო ზომების ამოწურვის შემდეგ, სააგენტო უფლებას იტოვებს, მიმართოს კანონით გათვალისწინებულ აღსრულების საშუალებებს.

15. რეგისტრაციის ფორმა დაყოფილია ორ ნაწილად: ინფორმაცია ოპერაციული და საინფორმაციო-ტექნოლოგიური გარემოს შესახებ. ეს გულისხმობს, რომ ფორმა მოითხოვს როგორც უშუალოდ მომსახურების შინაარსობრივ მხარეში ჩართულ თანამშრომელთა, ისე საინფორმაციო-ტექნოლოგიური სამსახურების მიერ ინფორმაციის მიწოდებას. ამ ინსტრუქციის შესრულების გამარტივების მიზნებისათვის, რეკომენდებულია ბიზნესპროცესების მწარმოებელი სამსახურებისა და საინფორმაციო-ტექნოლოგიური სამსახურების წარმომადგენელთა ერთობლივი მუშაობა რეგისტრაციის ფორმის შევსებისას.

16. ფორმის შევსებისას აუცილებელია შემდეგი ძირითადი პრინციპებისა და წესების დაცვა:

 

ინფორმაცია ოპერაციული გარემოს შესახებ

ა) გრაფაში „მომსახურების/სერვისის დასახელება“ უნდა ჩაიწეროს შესაბამისი ნორმატიული აქტით დადგენილი მომსახურების ოფიციალური დასახელება ან, შესაბამისი აქტის არარსებობის შემთხვევაში – დაწესებულების პრაქტიკაში მიღებული მომსახურების სტანდარტული დასახელება;

ბ) გრაფაში „დანიშნულება და წარმოების მიზანი“ მოკლედ, ერთი ან რამდენიმე ფრაზით უნდა აღიწეროს ის მიზანი ან მიზნები, რომელთა გადაწყვეტაზეც გამიზნულია მომსახურება, მაგ., „პერსონალურ მონაცემთა რეგისტრაციის გამარტივება“, „დოკუმენტბრუნვის დაჩქარება ელექტრონული დოკუმენტაციის გამოყენებით“ და ა.შ. მომსახურების დანიშნულებისა და მიზნების უფრო დეტალური აღწერა რეკომენდებულია, განსაკუთრებით აღნიშნოს, აქვს თუ არა შეთანხმება მომსახურების შესახებ (Service Level Agreement) ამ კონკრეტულ მომსახურებაზე.

გ) გრაფაში „ბიზნესპროცესები, რომელთა შედეგად წარმოებს მომსახურება“, მხოლოდ სათაურების დონეზე აღიწერება ყველა ის ბიზნესპროცესი, რომელთა ერთობლიობასაც წარმოადგენს კონკრეტული მომსახურება. ბიზნესპროცესი, მიზნისა და დანიშნულებისაგან განსხვავებით, განიმარტება როგორც ერთმანეთთან დაკავშირებული საქმიანობების ან ამოცანების სტრუქტურირებული ერთობლიობა, რომლის შედეგად იქმნება გარკვეული პროდუქტი ან მომსახურება მომხმარებლისათვის ან მომხმარებელთა ჯგუფისათვის. ბიზნესპროცესი უნდა გაიწეროს მხოლოდ სათაურების სახით (მაგ., „მოქალაქისაგან განცხადების მიღება“, „მოწმობის გაცემა“ და ა.შ.), რადგანაც არ მოითხოვება ბიზნესპროცესის დეტალური აღწერილობა. დამატებით, შესაძლებელია ფაილის (დოკუმენტის) ატვირთვა, რომელიც ბიზნესსპროცესს უფრო დეტალურად აღწერს, ასევე კომენტარების დამატება;

დ) გრაფაში „გარე მომხმარებელთან ურთიერთობა ხდება“ ჩამონათვალის სახით მოცემულია მომსახურების მომხმარებელთან კომუნიკაციის ის ძირითადი მეთოდები, რომელთაც რეესტრის სუბიექტი შესაბამისად იყენებს. შესაძლებელია რამდენიმე კატეგორიის ერთდროული არჩევა (მაგ. მომხმარებელთა რეგისტრაცია შეიძლება როგორც ფრონტ-ოფისის, ისე ვებსერვისის გამოყენებითაც ხორციელდებოდეს). თუ ჩამონათავლაში არსებული არც ერთი კატეგორია არ შეესაბამება კომუნიკაციის არსებულ მეთოდებს, ახალი კატეგორია უნდა აღიწეროს შესავსებ ველში „სხვა“;

ე) გრაფაში „შიდა პროცესის ავტომატიზაცია“ შესაბამისი ჩამონათვალიდან უნდა აღინიშნოს მომსახურებასთან დაკავშირებული საქმისწარმოების დროს ინფორმაციული სისტემების გამოყენება თუ გამოუყენებლობა პროცესის ავტომატიზაციის მიზნით, ასევე ამგვარი ავტომატიზაციის ხარისხი (სრულად ან ნაწილობრივ) და ინფორმაციული სისტემის დასახელება;

ვ) გრაფაში „შიდა პროცესი დამოკიდებულია სხვა სუბიექტზე“ კატეგორიების მიხედვით ჩამოითვლება ის უწყებები ან ორგანიზაციები, რომელთა მხრიდან ინფორმაციის მიწოდებაზე დამოკიდებულია კონკრეტული მომსახურების გაწევა. თუ ინფორმაციის მომწოდებელი მოქალაქეა, ეს ზოგადად („მოქალაქე“) აღინიშნება; თუ მომწოდებელი კერძო პირთა ან ორგანიზაციათა ცალკეული კატეგორიაა, აღინიშნება ეს კატეგორია („სოციალურად დაუცველი პირები“, „საბანკო ორგანიზაციები“, „ტვირთის გადამზიდები“ და ა.შ.); თუ მომწოდებელი საჯარო უწყებაა, მაშინ ის უნდა დასახელდეს სრულად (მაგ., „სამოქალაქო რეესტრის სააგენტო“, „შინაგან საქმეთა სამინისტრო“, „ქ. გორის მუნიციპალიტეტი“ და ა.შ.);

ზ) გრაფაში „შიდა პროცესის დროს გამოყენებული რეესტრები“ ჩამოითვლება ის რეესტრი ან რეესტრები, რომელთაც იყენებს ეს კონკრეტული მომსახურება. რეესტრების დასახელება ზუსტად უნდა ემთხვეოდეს ამ ინსტრუქციის II ნაწილის მიხედვით მოწოდებული რეესტრების შესახებ შესაბამის ინფორმაციას. გასათვალისწინებელია, რომ ეს რეესტრები შეიძლება როგორც შიდაუწყებრივი, ისე გარეც იყოს;

თ) გრაფაში „არსებული (აქტიური) მომხმარებლების სია“ ჩამოითვლება მომსახურების ყველა უშუალო მომხმარებელი, კატეგორიების მიხედვით. თუ მომხამრებლები მოქალაქეები არიან, ეს ზოგადად („მოქალაქე“) აღინიშნება; თუ მომხმარებელი კერძო პირთა ან ორგანიზაციათა ცალკელული კატეგორიაა, აღინიშნება ეს კატეგორია („სოციალურად დაუცველი პირები“, „საბანკო ორგანიზაციები“, „ტვირთის გადამზიდები“ და ა.შ.); თუ მომხმარებელი საჯარო უწყებაა, მაშინ ის უნდა დასახელდეს სრულად (მაგ., „სამოქალაქო რეესტრის სააგენტო“, „შინაგან საქმეთა სამინისტრო“, „ქ. გორის მუნიციპალიტეტი“ და ა.შ.);

ი) გრაფაში „ინფორმაციის მიწოდების საფასური“, ჩამონათვალიდან უნდა აირჩეს მომსახურების გაწევისათვის გათვალისწინებული საფასური (ან ამგვარის არარსებობა). შესაძლებელია რამდენიმე ოფციის არჩევაც, რაც უკეთ აღწერს მომსახურებისათვის საფასურების სისტემას;

კ) გრაფაში „მომსახურების მიღების წინაპირობა“ უნდა აღინიშნოს ის გარემოება ან ქმედება, რომელიც წინაპირობად უდევს კონკრეტული მომსახურების გაწევას (მაგ., მოქალაქის განცხადება, სასამართლოს ბრძანება და ა.შ.), თუ ასეთი პირობა არსებობს. ამ გრაფის შეუვსებლობის შემთხვევაში ჩაითვლება, რომ ამგვარი წინაპირობა არ არსებობს;

ლ) გრაფაში „ინფორმაციის დაცვის არსებული მეთოდები“ მოკლედ აღიწერება მომსახურების გაწევის პროცესში ინფორმაციის ხელყოფისაგან დაცვის ღონისძიებები, რომელიც არ არის დაკავშირებული ინფორმაციულ ტექნოლოგიებთან, მაგ. ფიზიკური მისაწვდომობის შეზღუდვა, პერიოდული აუდიტი, თვალთვალის ან შემოწმების სისტემები და ა.შ.

 

ინფორმაცია საინფორმაციო-ტექნოლოგიური გარემოს შესახებ

მ) გრაფაში „მომსახურების ტექნიკურ გამართულობაზე პასუხისმგებელი პირის საკონტაქტო მონაცემები“ შეიყვანება რეესტრის სუბიექტის იმ თანამშრომლის მონაცემები, რომლის უშუალო პასუხისმგებლობას წარმოადგენს მომსახურების განხორციელების ტექნიკური გამართულობა. ასეთი პირის არარსებობის შემთხვევაში, შეიძლება შეყვანილ იქნეს ინფორმაციული ტექნოლიგიების დანაყოფის ხელმძღვანელის ან მის მიერ უფლებამოსილი პირის მონაცემები;

ნ) გრაფაში „გარე მომხმარებელთან ურთიერთობა ხდება“ ჩამონათვალის სახით მოცემულია მომსახურების მომხმარებელთან კომუნიკაციის ის ძირითადი მეთოდები, რომელთაც რეესტრის სუბიექტი შესაბამისად იყენებს. შესაძლებელია რამდენიმე კატეგორიის ერთდროული არჩევა (მაგ. მომხმარებელთა რეგისტრაცია შეიძლება როგორც ფრონტ-ოფისის, ისე ვებ-სერვისის გამოყენებითაც ხორციელდებოდეს). თუ ჩამონათვალაში არსებული არც ერთი კატეგორია არ შეესაბამება კომუნიკაციის არსებულ მეთოდებს, ახალი კატეგორია უნდა აღიწეროს შესავსებ ველში „სხვა“;

ო) გრაფაში „შიდა პროცესის ავტომატიზაცია“, შესაბამისი ჩამონათვალიდან უნდა აღინიშნოს მომსახურებასთან დაკავშირებული საქმისწარმოების დროს ინფორმაციული სისტემების გამოყენება თუ გამოუყენებლობა პროცესის ავტომატიზაციის მიზნით, ასევე ამგვარი ავტომატიზაციის ხარისხი (სრულად ან ნაწილობრივ) და ინფორმაციული სისტემის დასახელება;

პ) გრაფაში „საკომუნიკაციო პროტოკოლის სტანდარტი“ მოკლედ აღიწერება ის სტანდარტი, რომელსაც რეესტრის საკომუნიკაციო პროტოკოლი ეფუძნება (მაგ. SOAP ან სხვ.)

ჟ) გრაფაში „საკომუნიკაციო ინტერფეისის დეტალური აღწერა“ დეტალურად აღიწერება საკომუნიკაციო ინტერფეისი (შესავსებად არასავალდებულოა). გრაფაში „საკომუნიკაციო ინტერფეისის დეტალური აღწერა“ დეტალურად აღიწერება საკომუნიკაციო ინტერფეისი (აღწერა არასავალდებულოა). დამატებით, შესაძლებელია ფაილის (დოკუმენტის) ატვირთვა, რომელიც აღწერს საკომუნიკაციო ინტერფეისს, ასევე კომენტარების დამატება;

რ) გრაფაში „მომხმარებლის აუტენტიფიკაციის მექანიზმი“ აღიწერება ის ბიზნეს-პროცესი, რომლის მეშვეობითაც ხდება მომხმარებლის იდენტიფიცირება და დაშვება საინფორმაციო სისტემაში;

ს) გრაფაში „ინფორმაციის დამმუშავებელი საინფორმაციო სისტემა“ აღინიშნება ის ინფორმაციული სისტემა, რომელიც რეესტრის მონაცემებს ამუშავებს (მაგ. კონკრეტული პროგრამის დასახელება);

ტ) გრაფაში „დაცვის ტექნიკური მეთოდები“ აღიწერება და ჩამოითვლება დაცვის ის ღონისძიებები, რომელიც ელექტრონულ მონაცემთა ხელყოფისაგან დაცვაზე არის გამიზნული (შიფრაცია, ავტორიზაცია, პაროლების სისტემა, ანტივირუსი, ფაირვოლი და ა.შ.).

 

ნაწილი IV. რეესტრის ან მომსახურების მნიშვნელოვანი ცვლილების, განვრცობის, კომბინირების, გაუქმების, განადგურების, არქივირებისა და გადაცემის რეგისტრაცია

17. ,,ინფორმაციის ერთიანი სახელმწიფო რეესტრის შესახებ“ საქართველოს კანონით დადეგნილია რეესტრის, მონაცემთა ბაზის, მომსახურების ან ინფორმაციული სისტემის მნიშვნელოვანი ცვლილების, განვრცობის, კომბინირების, გაუქმების, განადგურების, არქივირებისა და გადაცემის რეგისტრაციის ვალდებულება. კანონით „მნიშვნელოვანი ცვლილება“ განიმარტება როგორც ცვლილება, რომელიც ცვლის რეესტრის ან მომსახურების „შინაარსს, აფართოებს ან ავიწროებს მის ფარგლებს, გავლენას ახდენს მასთან ურთიერთობაზე ან თანმდევ ბიზნესპროცესებზე“. ამასთანავე, ამგვარი ცვლილება გავლენას უნდა ახდენდეს ამ ინსტრუქციით განსაზღვრული რეგისტრაციის ფორმის რომელიმე პარამეტრზე – წინააღმდეგ შემთხვევაში არ არსებობს მისი რეგისტრაციის ვალდებულება.

18. რეესტრის ან მომსახურების მნიშვნელოვანი ცვლილების, განვრცობის ან კომბინირების რეგისტრაცია ხდება რეესტრის სუბიექტის უკვე დარეგისტრირებული რეესტრის ან მომსახურების ფორმაში შესაბამისი ცვლილებების შეტანის გზით.

19. რეესტრის ან მომსახურების გაუქმების, განადგურების, არქივირების ან სხვა სუბიექტისათვის გადაცემის რეგისტრაცია დამოუკიდებლად არ ხორციელდება. რეესტრის ან მომსახურების გაუქმების, განადგურების ან სხვა სუბიექტისათვის გადაცემის რეგისტრაციისათვის, რეესტრის სუბიექტი უკავშირდება მონაცემთა გაცვლის სააგენტოს უფლებამოსილ პირს, რომლის საკონტაქტო დეტალები მოცემულია ვებ-საიტზე www.dea.gov.ge, რის შემდეგაც რეესტრის ან მომსახურების გაუქმების, არქივირების, განადგურების ან სხვა სუბიექტისათვის გადაცემის რეგისტრაციას მონაცემთა გაცვლის სააგენტო განახორციელებს.