1. საქმეთა გაფორმება ხორციელდება მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახურების მიერ ადგილობრივი არქივის მეთოდიკური დახმარებითა და კონტროლით;

2. შენახვის ვადების მიხედვით ტარდება საქმეთა სრული ან ნაწილობრივი გაფორმება;

3. სრულ გაფორმებას ექვემდებარება მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახი და პირადი შემადგნელობის საქმეები;

4. საქმეთა სრული გაფორმება ითვალისწინებს:

ა) საქმეთა ჩაკერებას ან აკინძვას;

ბ) საქმის ფურცლების ნუმერაციას;

გ) დამადასტურებელი ფურცლის შედგენას;

დ) საჭიროების შემთხვევაში დოკუმენტების შიგა ანაწერის შედგენას;

ე) საქმის გარეკანის რეკვიზიტებში საჭირო დაზუსტებების შეტანას (დაწესებულების სახელწოდების, საქმის სარეგისტრაციო ინდექსის, კიდური თარიღების, სათაურის დაზუსტება);

5. დროებით (10 წლის ჩათვლით) შესანახი საქმეები ექვემდებარება ნაწილობრივ გაფორმებას: დასაშვებია საქმეში არ ჩატარდეს დოკუმენტების სისტემატიზაცია, არ დაინომროს საქმის ფურცლები, არ შედგეს დამადასტურებელი წარწერებ