ქარელის მუნიციპალიტეტის გამგეობის საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ

ქარელის მუნიციპალიტეტის გამგეობის საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ ქარელის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს  დადგენილება  №20 2015 წლის 26 ივნისი ქ. ქარელი ქარელის მუნიციპალიტეტის გამგეობის საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ საქართველოს ორგანული კანონის   ,,ადგილობრივი თვითმმართველობის კოდექსი“ 61-ე მუხლის 1-ლი და მე-2  პუნქტების და „სახაზინო (საბიუჯეტო) დაწესებულებებში საქმისწარმოების ავტომატიზებული სისტემის მინიმალური სტანდარტის დამტკიცების შესახებ“ საქართველოს მთავრობის 2012 წლის 21 თებერვლის №64 დადგენილების   შესაბამისად,  ქარელის მუნიციპალიტეტის საკრებულო ადგენს: მუხლი 1🔗 დამტკიცდეს ქარელის მუნიციპალიტეტის გამგეობის საქმისწარმოების წესი, დანართის  №1 შესაბამისად (თან ერთვის დანართი №1 - 7 ფურცლად). მუხლი 2🔗 დადგენილება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.ქარელის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარეივანე არდემანაშვილი დანართი №1 ქარელის მუნიციპალიტეტის გამგეობის  საქმისწარმოების წესის  დამტკიცების შესახებ მუხლი 1🔗. ზოგადი დებულებანი 1. ქარელის მუნიციპალიტეტის გამგეობის  საქმისწარმოების წესი უზრუნველყოფს ქარელის მუნიციპალიტეტის გამგეობაში დოკუმენტების მიღების, აღრიცხვის, მომზადების, გაფორმების, მოძრაობის, შესრულებაზე კონტროლის განხორციელების, შენახვისა და გამოყენების პროცედურებს როგორც მატერიალური, ასევე ელექტრონული სახით. 2. ამ წესით განსაზღვრული პროცედურები ვრცელდება როგორც ქაღალდზე შესრულებულ, ისე ელექტრონულ დოკუმენტებზე. 3. დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს დოკუმენტების  მატერიალური და ელექტრონული დამუშავების თავსებადობას. 4. ამ წესით დადგენილი მოთხოვნების დაცვას და მათი შესრულების კონტროლს, აგრეთვე ორგანიზაციულ-მეთოდიკურ ხელმძღვანელობას, თავისი კომპეტენციის ფარგლებში, ახორციელებს გამგეობის ადმინისტრაციული სამსახური. მუხლი 2🔗. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა 1. დოკუმენტბრუნვის (საქმისწარმოების) ერთიანი ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს შემდეგი ფუნქციების შესრულებას: ა. დოკუმენტების აღრიცხვა (შემოსული, შესრულებული კორესპონდენცია, ბრძანებები); ბ. ახალი დოკუმენტების შექმნა/რეგისტრაცია: ნომრის და თარიღის მინიჭება, ხელმოწერა; გ. დოკუმენტების მოძრაობა რეზოლუციაზე და ვიზირებაზე წინასწარ განსაზღვრული მარშრუტით; დ. დოკუმენტების ძებნა წინასწარ განსაზღვრული პარამეტრებით (მაგ: რეგისტრაციის თარიღით და ა.შ.); ე. დოკუმენტების კლასიფიკაცია სხვადასხვა ტიპებით: ბრძანება, შესრულებული კორესპონდენცია, მოთხოვნა, მოხსენებითი ბარათი და ა.შ; ვ.  დოკუმენტების ძებნა შინაარსით; ზ. მომხმარებელთა ჯგუფებისა და როლების მართვა; თ. წვდომის უფლებების ინდივიდუალურად განსაზღვრის შესაძლებლობა; ი. ელექტრონულად ჩართული ადრესატებისგან გამოგზავნილი კორესპონდენციის აღრიცხვა; კ. სისტემაში განთავსებული მონაცემების შენახვა და დაცვა. 2. დოკუმენტების ელექტრონული სახით მოძრაობა მათი მიღების ან შექმნის მომენტიდან შესრულებამდე, გაგზავნამდე ან საქმეში მოთავსებამდე, წარმოადგენს გამგეობის  ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვას. 3. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა და საქმისწარმოება გამგეობაში ხორციელდება სსიპ „საჯარო რეესტრის ეროვნული სააგენტოს“ ავტომატიზებული დოკუმენტბრუნვის პროგრამით, აგრეთვე ავტომატიზებული ელექტრონული პროგრამით: „მუნიციპალიტეტების მართვის სისტემა“. 4. მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონული დოკუმენტის ფორმატში ან/და პირიქით, ელექტრონული დოკუმენტის მატერიალური დოკუმენტის ფორმატში გადაყვანის შემთხვევაში, „ელექტრონული ხელმოწერისა და ელექტრონული დოკუმენტის შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად, ელექტრონული ხელმოწერით დადასტურებული დოკუმენტის ორიგინალს და მის ასლს აქვთ თანაბარი იურიდიული ძალა. 5. ელექტრონული დოკუმენტი იურიდიულ ძალას იძენს უფლებამოსილი პირის ხელმოწერის მომენტიდან. 6. ამ წესით გათვალისწინებულ სისტემაში შექმნილი ელექტრონული დოკუმენტის ყველა ეგზემპლარი ითვლება ორიგინალად. ელექტრონულ დოკუმენტს არ შეიძლება ჰქონდეს ელექტრონული ასლი. მუხლი 3🔗. ტერმინთა განმარტება ამ წესში გამოყენებულ ტერმინებს აქვთ შემდეგი მნიშვნელობა: ა) ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემა – ელექტრონული სისტემა, რომლის მეშვეობითაც ელექტრონული ხელმოწერის მფლობელი უზრუნველყოფს ელექტრონული დოკუმენტის შექმნას, გაგზავნას, მიღებას, დამუშავებას და შენახვას; ბ) ელექტრონული ხელმოწერის მფლობელი – გამგეობის საჯარო მოსამსახურე, რომელიც უფლებრივი დაშვების დონის გათვალისწინებით, რეგისტრირებულია ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში. გ) ელექტრონული დოკუმენტი – ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში შექმნილი,  გაგზავნილი ან მიღებული დოკუმენტი, რომელიც ფლობს ელექტრონული დოკუმენტისათვის აუცილებელ რეკვიზიტებს; დ) ელექტრონული დოკუმენტის ავტორი – ელექტრონული ხელმოწერის მფლობელი, რომელიც ახდენს ელექტრონული დოკუმენტის ხელმოწერას; ე) ხელმოწერა – ელექტრონული დოკუმენტის გაგზავნა ავტორის მიერ. ელექტრონული დოკუმენტი ხელმოწერილად განიხილება იმ მომენტიდან, როდესაც იგი გააკეთებს თანხმობას  და მისი უკან დაბრუნება შეუძლებელია; ვ) ელექტრონული ხელმოწერა – მონაცემთა ერთობლიობა, რომელიც იძლევა ელექტრონული დოკუმენტის ავტორის, ვიზის ავტორის, რეზოლუციის ავტორის იდენტიფიკაციისა და ელექტრონულ დოკუმენტთან მისი კავშირის დადგენის საშუალებას. მუხლი 4🔗. ელექტრონული დოკუმენტის შედგენა და მისი სავალდებულო და დამატებითი რეკვიზიტები 1. ელექტრონული დოკუმენტი იქმნება მატერიალური დოკუმენტისათვის დამახასიათებელი რეკვიზიტებით. 2. ელექტრონული დოკუმენტის შედგენისას საჭიროა ამ წესით და ,,ქარელის მუნიციპალიტეტში  საქმისწარმოების დოკუმენტების უნიფიცირებული ფორმების და ტაბელის დამტკიცების შესახებ“ დადგენილების  მოთხოვნების დაცვა, რომლებიც უზრუნველყოფენ ელექტრონული დოკუმენტის იურიდიულ ძალას. 3. ელექტრონულ დოკუმენტს უნდა ჰქონდეს აუცილებელი რეკვიზიტები. 4 . ელექტრონული დოკუმენტის სახეობებია: ა) ბრძანება - გამგებლის  ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი; ბ) შესრულებული (შემოსული და გასული) კორესპონდეცია; გ)  განცხადებები; დ) განმარტებითი ბარათები ; ე) მოხსენებითი ბარათები; ვ)  მინდობილობები. 5. ტექსტის სათაური (თემა) წარმოადგენს ელექტრონული დოკუმენტის შინაარსის მოკლე გადმოცემას. ის უნდა იყოს მაქსიმალურად მოკლე და ტევადი; 6. დოკუმენტის ტექსტი – შეიცავს ადრესატის რეგალიებს, მიმართვას კონკრეტული სუბიექტისადმი, თავად დოკუმენტის შინაარსს, მითითებას დანართის შესახებ, ამგვარის არსებობის შემთხვევაში, ავტორის რეგალიებს; 7. დოკუმენტის ელექტრონული ნომერი  –  დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემის მიერ გენერირებული და ელექტრონული დოკუმენტისათვის მინიჭებული ნომერი. 8. ელექტრონული დოკუმენტის ხელმოწერას ახდენენ გამგეობის შესაბამისი უფლებამოსილი პირები. 9. რეზოლუცია წარმოადგენს დავალებას დოკუმენტის შესრულებაზე, რომელიც შეიცავს შემსრულებლის გვარს, დავალების შინაარსს, შესრულების ვადას, რეზოლუციის თარიღს; 10. საფუძველში მიეთითება ის კონკრეტული დოკუმენტი, რომლის შესრულების მიზნითაც იქნა შექმნილი მოცემული დოკუმენტი. მუხლი 5🔗. ელექტრონული (გარდა ბრძანებისა) დოკუმენტის შექმნა, ვიზირება, გაგზავნა 1. ელექტრონული დოკუმენტი (გარდა ბრძანებისა) იქმნება უშუალოდ ავტორის ან ინიციატორის (შემსრულებლის) მიერ. 2. ელექტრონული დოკუმენტის ტექსტის შედგენა ხდება მატერიალური დოკუმენტისათვის დადგენილი ფორმატით. 3. თუ ელექტრონული დოკუმენტის ინიციატორი (შემსრულებელი) იმავდროულად წარმოადგენს ელექტრონული დოკუმენტის ავტორს, ელექტრონული დოკუმენტის ტექსტის ფორმირების შემდეგ, იგი უთითებს დოკუმენტის ადრესატს, ვიზირების ავტორს (ავტორებს), ურთავს დოკუმენტს დანართებს, ამგვარის არსებობის შემთხვევაში და ახდენს დოკუმენტის ხელმოწერას, რის შემდეგაც სისტემა ავტომატურად უზრუნველყოფს დოკუმენტის გადაგზავნას ვიზირების ავტორებისათვის, ავტორის მიერ განსაზღვრული რიგითობის შესაბამისად და მათ მიერ თანხმობის გამოხატვის შემთხვევაში, ადრესატისათვის. ერთ-ერთი ვიზირების ავტორის მიერ თანხმობაზე უარის შემთხვევაში, ელექტრონული დოკუმენტი ბრუნდება უკან დოკუმენტის ავტორთან. 4. თუ ელექტრონული დოკუმენტის ინიციატორი (შემსრულებელი) არ წარმოადგენს იმავდროულად ელექტრონული დოკუმენტის ავტორს, ელექტრონული დოკუმენტის ტექსტის ფორმირების შემდეგ, იგი უთითებს დოკუმენტის ავტორს, ვიზირების ავტორებს, ურთავს დანართებს, ამგვარის არსებობის შემთხვევაში და განსაზღვრავს ელექტრონული დოკუმენტის ადრესატს. ვიზირების პროცესი წარმოებს ამ მუხლის მე-3 პუნქტით დადგენილი წესის შესაბამისად. ვიზირების პროცესის გავლისა და ავტორის მიერ დოკუმენტის ხელმოწერის შემდეგ სისტემა ავტომატურად უზრუნველყოფს მის გადაგზავნას ადრესატისათვის (ადრესატებისათვის). მუხლი 6🔗. ბრძანების შექმნა, ვიზირება და დაგზავნა 1. ბრძანების პროექტების მომზადება ხდება გამგებლის დავალებით და მას შეიმუშავებენ გამგეობის შესაბამისი სამსახურები. 2. ბრძანების პროექტს შეიმუშავებს შემსრულებელი, რომელიც უთითებს დოკუმენტის პროექტის ვიზირების ავტორებს, ავტორს და ადრესატს. 3. ბრძანების პროექტის ტექსტის ფორმირების შემდეგ შემსრულებელი ახდენს მის გადაგზავნას ვიზირების ავტორებთან. ვიზირების პროცესის დასრულების შემდეგ, ბრძანების პროექტი ავტომატურად გადადის ავტორთან. ავტორის მიერ ბრძანების პროექტზე ხელმოწერის შემდეგ, სისტემა ავტომატურად უზრუნველყოფს მის დაგზავნას ადრესატისთვის. მუხლი 7🔗. ელექტრონული დოკუმენტების მიღება, დამუშავება და შესრულება 1. ელექტრონული დოკუმენტი მიღებულად ითვლება იმ მომენტიდან, როდესაც ის შედის ადრესატის საინფორმაციო სისტემაში და ხელმისაწვდომია მისთვის. 2. გამგეობის საქმისწარმოებაზე უფლებამოსილი შესაბამისი პირის მიერ წინასწარ გადაისინჯება დოკუმენტები და ნაწილდება ქვემდებარეობით. 3. დოკუმენტის განხილვის შემდეგ დოკუმენტის განმხილველი, როგორც წესი, ახდენს რეზოლუციის დადებას, განსაზღვრავს შესრულების ვადებს, შემსრულებელ ან შესრულებაზე ზედამხედველ პირებს. 4. შემსრულებლის მიერ სამსახურეობრივ მოვალეობათა შესრულების შეწყვეტის ან სამსახურებრივი ურთიერთობის შეჩერების შემთხვევაში ხელმძღვანელი ახდენს შესაბამისი დოკუმენტების გადანაწილებას. მუხლი 8🔗. ელექტრონული დოკუმენტების შენახვა ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით გაგზავნილი, მიღებული, ასევე მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონულ ფორმატში კონვერტაციის გზით შეყვანილი დოკუმენტები ინახება მუდმივად, დაარქივებული სახით. მუხლი 9🔗. გამგეობაში შემოსული მატერიალური დოკუმენტების დამუშავება 1. გამგეობაში  შემოსული მატერიალური დოკუმენტების მიღება-რეგისტრაციას ახორციელებს ადმინისტრაციული სამსახურის საქმისწარმოების განყოფილება. 2. მიღება-რეგისტრაციის პროცესი მოიცავს შემოსული დოკუმენტების მატერიალური ფორმატიდან ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანას სკანირების გზით, განაწილების მიზნით წინასწარ განხილვას და სარეზოლუციოდ გადაცემას. 3. შემოსული მატერიალური დოკუმენტების მიღება-რეგისტრაცია ხდება დოკუმენტების შემოსვლის დღესვე - სამუშაო დღის 18 საათამდე. 4. რეგისტრაციას ექვემდებარება გამგეობაში შექმნილი ან/და სხვა დაწესებულებიდან, აგრეთვე ფიზიკური პირებისაგან შემოსული ყველა დოკუმენტი, მათ შორის, ელექტრონული ფორმით. 5. ფიზიკური პირისაგან ან დაწესებულების საფელდეგერო (საკურიერო, საფოსტო) სამსახურისაგან დოკუმენტების მიღებისას (მოთხოვნის შემთხვევაში) გაიცემა „მიღების ბარათი“  შემოსული დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომრის, თარიღისა და დროის (საათი, წუთი) მითითებით და დაესმება  საქმისწარმოების განყოფილების შესაბამისი საჯარო მოსამსახურის  პირადი ხელმოწერა. 6. სამსახურებრივი ხასიათის საფოსტო გზავნილები აღნიშვნით „პირადად“ ან „კონფიდენციალური“ რეგისტრაციაში ტარდება კონვერტზე მითითებული მონაცემების მიხედვით და გაუხსნელად გადაეცემა ადრესატს. 7. არასწორი, მცდარი მისამართით გამოგზავნილი კორესპონდენცია არ რეგისტრირდება და უბრუნდება ავტორს ან იგზავნება კუთვნილებისამებრ. 8.  რეგისტრაციას არ ექვემდებარება: სტატისტიკური კრებულები, წიგნები, ჟურნალ-გაზეთები, ბროშურები, სარეკლამო შეტყობინებები, პლაკატები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები. 9.  დანართი დოკუმენტების არსებობის შემთხვევაში, ხდება მათი მატერიალური ფორმატიდან ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანა სკანირების გზით და ძირითად დოკუმენტზე მიმაგრება. 10. დასაშვებია დანართი დოკუმენტების სკანირება, რომელთა რაოდენობა არ აღემატება 20 ფურცელს. აღნიშნულ შემთხვევაში დანართები გადაეცემა შემსრულებელს მატერიალური სახით. 12. თუ დოკუმენტს თან ერთვის დანართი, რომელიც იმგვარად არის თავმოყრილი (შეკრული), რომ მისი დაშლა ან დანაწევრება გამოიწვევს ამ დოკუმენტის (მასალის) დაზიანებას, განადგურებას ან და მისი იურიდიული ძალის დაკარგვას, ან რომლის ადრესატთან მატერიალური ფორმით გადაგზავნა აუცილებელია კანონმდებლობით გათვალისწინებულ მოთხოვნათა შესასრულებლად, ან რომლის ფიზიკური მახასიათებლების გამო ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანა ვერ ხერხდება - დოკუმენტის მიღება- რეგისტრაციისას ხდება შესაბამისი აღნიშვნა დამატებით რეკვიზიტში შემდეგი სახით: „მაგ: დანართი: - ფურცლად – მატერიალური სახით;“, ხოლო დანართები მატერიალური სახით გადაეცემა შემსრულებელს. 13. მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები ინახება საქმისწარმოების განყოფილებაში, საქმეთა ნომენკლატურით დადგენილი ვადების შესაბამისად. 14. სამსახურებრივი საჭიროებიდან გამომდინარე, დასაშვებია მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები გადაეცეს შემსრულებელს. 15. დედანი დოკუმენტის მატერიალური სახით შემსრულებლისათვის გადაცემა ფორმდება შესაბამის ჟურნალში რეგისტრაციის გზით. მუხლი 10🔗. დოკუმენტების შესრულება და კონტროლი 1. გამგეობაში შემოსულ დოკუმენტებზე რეზოლუციის სახით დავალებებს გასცემენ შემდეგი  პირები: გამგებელი, გამგებლის პირველი მოადგილე, მოადგილე, სამსახურის უფროსი). 2. სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი უფლებამოსილია მისთვის შესასრულებლად გადაცემულ დოკუმენტზე არსებული რეზოლუციის ფარგლებში და მის შესასრულებლად რეზოლუციის სახით გასცეს დავალება მისი სტრუქტურული ქვედანაყოფის ან სტრუქტურული ერთეულის საჯარო მოსამსახურეზე. 3. რამდენიმე შემსრულებლის არსებობისას პასუხისმგებელ შემსრულებლად ითვლება რეზოლუციაში პირველი მითითებული. 4. რეზოლუცია უნდა მოიცავდეს მითითებას შესასრულებელი დავალების შესახებ და საჭიროების შემთხვევაში, შესრულების ვადას. 5. შემსრულებელი ვალდებულია დოკუმენტზე მუშაობა დაასრულოს კანონით დადგენილ ან რეზოლუციით განსაზღვრულ ვადებში. 6. თუ რეზოლუციით განსაზღვრული ვადა არ არის საკმარისი დოკუმენტის შესასრულებლად, შემსრულებელი დასაბუთებული თხოვნით მიმართავს რეზოლუციის ავტორს ვადის გაგრძელების თაობაზე. 7. იმ შემთხვევაში, თუ რეზოლუციის ტექსტში დოკუმენტის შესრულების ვადა არ არის მითითებული, დოკუმენტი სრულდება პროგრამული უზრუნველყოფის მიერ მექანიკურად მინიჭებული ვადაში. 8. ორ ან მეტ შემსრულებელზე გაცემული დავალების სრულად და დადგენილ ვადებში შესრულებას კოორდინაციას უწევს პირველი შემსრულებელი. 9. შემსრულებლის მიერ დოკუმენტზე მუშაობის დასრულების შემდეგ, რეზოლუციის ავტორს შესრულებული დოკუმენტი ვიზისათვის ან ხელმოსაწერად უბრუნდება იმავე წესით, როგორც შემსრულებელს დაეწერა. მუხლი 11🔗. დოკუმენტების მომზადება და გაფორმება 1. გამგეობაში  დოკუმენტები ელექტრონულად მზადდება და ფორმდება დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემის სსიპ „საჯარო რეესტრის ეროვნული სააგენტოს“ ავტომატიზებული დოკუმენტბრუნვის პროგრამით, აგრეთვე ავტომატიზებული ელექტრონული პროგრამით: „მუნიციპალიტეტების მართვის სისტემა“, საქმისწარმოების ერთიანი წესებისა და  სტანდარტის მოთხოვნათა შესაბამისად. 2. დოკუმენტებზე სამუშაოდ თითოეული თანამშრომელი იყენებს მისთვის შექმნილ სამომხმარებლო ანგარიშს. 3. ავტორიზაციისათვის საჭიროა შესაბამის ველებში მომხმარებლის სახელისა და პაროლის სწორი შეყვანა. 4. დოკუმენტის შესაქმნელად გამოიყენება დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ სისტემაში არსებული დოკუმენტთა სახეობები, რომელიც გამოიყენება გამგეობის საქმისწარმოებაში.    5. დოკუმენტების გაფორმება ხდება დადგენილი ტექნიკური მოთხოვნების შესაბამისად. 6. დოკუმენტის ტექსტი იწერება ქართული უნიკოდშრიფტით. 7. ტექსტის სათაური (თემა) უნდა მოიცავდეს დოკუმენტის მოკლე შინაარსს და შეესაბამებოდეს დოკუმენტის სახეობის დასახელებას. 8. დოკუმენტის სასურველი შაბლონის შერჩევისა და ტექსტის გაფორმების შემდეგ, შემსრულებელმა უნდა შეავსოს ყველა ის აუცილებელი ველი შესაბამისი რეკვიზიტებით, რომელსაც დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემა ავტომატურ რეჟიმში სთავაზობს, მათ შორის, ადრესატი, დოკუმენტის ავტორი, აღნიშვნა დანართის შესახებ და ყველა ის ველი, რომელიც საჭიროა დოკუმენტის შესაქმნელად. 9. შესრულებული დოკუმენტის ხელმოწერა ხდება ხელმომწერი ხელმძღვანელი პირის მიერ, დოკუმენტის ვიზირების შემდეგ. 10. დოკუმენტზე ხელმოწერა სრულდება ელექტრონულად, დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ სისტემაში არსებული გამგეობის საჯარო მოსამსახურეთა პირადი ხელმოწერების ფაქსიმილიების გამოყენებით. მუხლი 12🔗. შესრულებული დოკუმენტების გაგზავნა 1. შესრულებული დოკუმენტი უფლებამოსილი პირების ვიზირებისა და ხელმოწერის შემდეგ გადაეცემა ადრესატს. შექმნილი დოკუმენტის ადრესატად ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში დოკუმენტის შემსრულებლის მიერ  მიეთითება  საქმისწარმოების განყოფილება,  რის შემდეგაც   საქმისწარმოების განყოფილების შესაბამისი საჯარო მოსამსახურე ან საქმისმწარმოებელი  უზრუნველყოფს დოკუმენტის, ამავე დოკუმენტში მითითებული ადრესატისთვის გადაგზავნას. 2. შესრულებული დოკუმენტის უფლებამოსილი პირის მიერ ვიზირება ნიშნავს ამ პირის თანხმობას დოკუმენტის შინაარსზე მისი კომპეტენციის ფარგლებში. 3. ავტორიზებულ მომხმარებლებს დოკუმენტი ეგზავნება პირდაპირ - ავტომატურად ელექტრონული დოკუმენტის სახით. 4. შესრულებული დოკუმენტი საქმისწარმოების განყოფილების შესაბამისი საჯარო მოსამსახურის მიერ გადადის ქაღალდის ფუძემატარებელზე, ფორმდება საფოსტო გზავნილის სახით და იგზავნება ფოსტით ან გადაეცემა ხელზე უფლებამოსილ პირს. 5. გამგეობაში  ფინანსური დოკუმენტაცია იქმნება მატერიალური დოკუმენტის სახით, მოქმედი კანონმდებლობით დადგენილი წესის შესაბამისად. 6.  საჭიროების შემთხვევაში, ბრძანებები გადადის ქაღალდის მატარებელზე და მოწმდება ბეჭდით და ხელმოწერით. მუხლი 13🔗. დოკუმენტებზე მუშაობის დასრულება 1. ვიზირებისა და ხელმოწერის შემდეგ შემსრულებელი ასრულებს ქმედებას შესაბამის ველში დოკუმენტის შესრულების შესახებ აღნიშვნით. 2. შემოსული დოკუმენტაცია, რომელიც არ ითვალისწინებს ადმინისტრაციული წარმოების დაწყებას, სრულდება შესაბამის ველში. 3. საქმისწარმოებით დასრულებული დოკუმენტების დაცვასა და მათ შენახვას მატერიალური სახით არსებობის შემთხვევაში უზრუნველყოფს  საქმისწარმოების განყოფილება. მუხლი 14🔗. მატერიალური დოკუმენტების შენახვა სხვა უწყებებიდან, აგრეთვე ფიზიკური და იურიდიული პირებისაგან შემოსული წერილების, განცხადებების და სამართლებრივი აქტების პროექტების ორიგინალებს ინახავს  საქმისწარმოების განყოფილება, ამ დოკუმენტების შენახვისათვის დადგენილი ვადების შესაბამისად.