ქალაქ გორის მუნიციპალიტეტში საქმისწარმოების დოკუმენტების უნიფიცირებული ფორმების და ტაბელის დამტკიცების შესახებ

   2. საქმისწარმოების (დოკუმენტბრუნვის) ერთიანი ელექტრონული სისტემა (შემდგომში – პროგრამა) უზრუნველყოფს მუნიციპალიტეტის შიგნით და მის გარეთ (ელექტრონული კანცელარიის პროგრამის ქონის შემთხვევაში) შემოსული, შესრულებული და შექმნილი დოკუმენტების ელექტრონულ მოძრაობას.

2. საქმისწარმოებაში ამ დადგენილებით განსაზღვრული ტაბელის და უნიფიცირებული  დოკუმენტების გარდა,  სხვა სახის დოკუმენტების შედგენა დაიშვება  საქართველოს კანონმდებლობით განსაზღვრულ შემთხვევებში და საქმისწარმოებისას წარმოქმნილი საჭიროებისას.

2. მუნიციპალიტეტის თანამდებობის პირების და საჯარო მოსამსახურეების მიერ, ამ დადგენილების მოთხოვნათა დაცვასა და შესრულებაზე ზედამხედველობას უზრუნველყოფს  მერიის ადმინისტრაციული სამსახური.   

3. დოკუმენტები მომზადებული უნდა იქნეს კომპიუტერზე ,,Windows“-ის სისტემაში შემდეგი შრიფტების გამოყენებით: ძირითადი ტექსტები შესრულებული უნდა იყოს Sylfaen, ზომით №11, გარდა ამ დადგენილებით გათვალისწინებული შემთხვევებისა.

ა) სამართლებრივი აქტები:

ა.ა) ნორმატიული ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი – მუნიციპალიტეტის საკრებულოს დადგენილება;

ა.ბ) ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი – მუნიციპალიტეტის საკრებულოს    განკარგულება;

ა.გ) ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი – მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარის        ბრძანება;

ა.დ) ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი – მუნიციპალიტეტის მერის ბრძანება.

ა.ე) სხვა სამართლებრივი აქტები.

ბ) ოქმები:

ბ.ა)  მუნიციპალიტეტის საკრებულოს სხდომის ოქმი;

ბ.ბ)  მუნიციპალიტეტის საკრებულოს ბიუროს სხდომის ოქმი;

ბ.გ)  მუნიციპალიტეტის საკრებულოს კომისიის სხდომის ოქმი;

ბ.დ)  სხვადასხვა კომისიის ოქმები.

გ)  სამართლებრივი აქტის  პროექტის განმარტებითი ბარათი;

დ) ადგილობრივი თვითმმართველობის ორგანოს თანამდებობის პირის დავალება (მითითება);

ე) მუნიციპალიტეტის სახელით დადებული ადმინისტრაციული ხელშეკრულება;

ვ) ადმინისტრაციული სამართალდარღვევის ოქმი.

ზ) მოხსენებითი ბარათი;

თ) განცხადებები;

ი) მინდობილობები;

კ)  შესრულებული (შემოსული და გასული) კორესპონდეცია;

ლ) განმარტებითი ბარათები;

 2. დოკუმენტბრუნვის (საქმისწარმოების) ერთიანი ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს  შემდეგი ფუნქციების შესრულებას:

ა) დოკუმენტების აღრიცხვა (შემოსული, შესრულებული კორესპონდენცია, ბრძანებები);

ბ) ახალი დოკუმენტების შექმნა/რეგისტრაცია: ნომრის და თარიღის მინიჭება, ხელმოწერა;

გ) დოკუმენტების მოძრაობა რეზოლუციაზე და ვიზირებაზე წინასწარ განსაზღვრული მარშრუტით;

დ) დოკუმენტების ძებნა წინასწარ განსაზღვრული პარამეტრებით (მაგ.: რეგისტრაციის თარიღით,  და ა.შ.);

ე) დოკუმენტების კლასიფიკაცია სხვადასხვა ტიპებით: ბრძანება, შესრულებული კორესპონდენცია, მოთხოვნა, მოხსენებითი ბარათი და ა.შ;

ვ)  დოკუმენტების ძებნა შინაარსით;

ზ) მომხმარებელთა ჯგუფებისა და როლების მართვა;

თ) წვდომის უფლებების ინდივიდუალურად განსაზღვრის შესაძლებლობა;

ი) ელექტრონულად ჩართული ადრესატებისგან გამოგზავნილი კორესპონდენციის აღრიცხვა;

კ) სისტემაში განთავსებული მონაცემების შენახვა და დაცვა.

3. საქმისწარმოების დოკუმენტების რეკვიზიტები, მისი მომზადების, მიღების, რეგისტრაციის, გამოქვეყნების, ძალაში შესვლის, ბათილად ცნობის, ძალადაკარგულად გამოცხადების, მასში ცვლილებების შეტანის წესები და პროცედურები განსაზღვრულია საქართველოს კანონმდებლობით, აგრეთვე საკრებულოს რეგლამენტით და სხვა სამართლებრივი აქტებით.

2. სამართლებრივი აქტების  ბლანკზე დაიტანება შემდეგი სავალდებულო რეკვიზიტები:

ა) მცირე სახელმწიფო გერბი და ქალაქ გორის მუნიციპალიტეტის გერბი  (დაიტანება ,,თვითმმართველი ერთეულის სიმბოლოთა გამოყენების წესის დამტკიცების შესახებ“ საქართველოს პრეზიდენტის 2010 წლის 31 მარტის №363 ბრძანებულებით გათვალისწინებული წესით);

ბ) №16 შრიფტით შესრულებული გამუქებული წარწერა „ქალაქ გორის მუნიციპალიტეტის საკრებულო“ (თვითმმართველი ერთეულის გერბი გამოისახება მცირე სახელმწიფო გერბის მარცხნივ(დამკვირვებლის პოზიციიდან მარჯვენა მხარეს,ზედა კუთხეში);

ბ.ა.) №16 შრიფტით შესრულებული გამუქებული წარწერა ,, ქალაქ გორის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარის ბრძანება“ (თვითმმართველი ერთეულის გერბი გამოისახება მცირე სახელმწიფო გერბის მარცხნივ(დამკვირვებლის პოზიციიდან მარჯვენა მხარეს,ზედა კუთხეში);

ბ.ბ.) №16 შრიფტით შესრულებული გამუქებული წარწერა ,, ქალაქ გორის მუნიციპალიტეტის მერის  ბრძანება“( თვითმმართველი ერთეულის გერბი გამოისახება მცირე სახელმწიფო გერბის მარცხნივ(დამკვირვებლის პოზიციიდან მარჯვენა მხარეს,ზედა კუთხეში);

გ)  №14 შრიფტით შესრულებული წარწერა ,,დადგენილება №“ (დაიტანება „ქალაქ გორის მუნიციპალიტეტის საკრებულო“ ჩანაწერის 2 ინტერვალით ქვემოთ შუა ნაწილში);

გ.ა) №14 შრიფტით შესრულებული წარწერა ,,განკარგულება  №“ (დაიტანება „ქალაქ გორის  მუნიციპალიტეტის საკრებულო“ ჩანაწერის 2 ინტერვალით ქვემოთ შუა ნაწილში);

გ.ბ) №14 შრიფტით შესრულებული წარწერა ,,ბრძანება  №“ (დაიტანება „ქალაქ გორის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარის“ ასევე „ქალაქ გორის მუნიციპალიტეტის მერის “  ჩანაწერის 2 ინტერვალით ქვემოთ შუა ნაწილში);

 დ) №14 შრიფტით შესრულებული გამუქებული წარწერა, რომელიც აღნიშნავს დადგენილების მიღების თარიღს შემდეგი თანმიმდევრობით - წელიწადი, თვე და რიცხვი (მაგ.: 2014 წლის 6 სექტემბერი; თარიღი დაიტანება წარწერის ,,დადგენილება  №“ ან, განკარგულება №“ ან, ბრძანება №“  2  ინტერვალით ქვემოთ შუა ნაწილში);

ე) №14 შრიფტით შესრულებული გამუქებული წარწერა „ქალაქი გორი“ (დაიტანება სამართლებრივი აქტის“ მიღების თარიღის აღმნიშვნელი წარწერის 1 ინტერვალით ქვემოთ, შუა ნაწილში).

ვ) უფლლებამოსილი პირის, საკრებულოს თავმჯდომარის ან მერის  ხელმოწერა და მუნიციპალიტეტის ბეჭედი.

2. ოქმები ინომრება კალენდარული წლის განმავლობაში.

3. სხდომის  ოქმის ტექსტი შედგება შესავალი და ძირითადი ნაწილებისაგან.

4. სხდომის ოქმის შესავალში შეიტანება შემდეგი მონაცემები:

ა) №14 შრიფტით შესრულებული გამუქებული წარწერა საკრებულოს (საკრებულოს ბიუროს, საკრებულოს კომისიის ან სხვა კომისიის) დასახელება და ოქმი № (რიგითი ნომერი) (დაიტანება ფურცლის დასაწყისის შუა ნაწილში);

ბ) №11 შრიფტით შესრულებული გამუქებული  წარწერა  სხდომის ჩატარების ადგილის  დასახელების ოქმის რიგითი ნომრის  2 ინტერვალით დაბლა დამკვირვებლის პოზიციიდან მარცხენა მხარეს);

გ) №11 შრიფტით შესრულებული  გამუქებული წარწერა სხდომის ჩატარების თარიღი (შემდეგი თანმიმდევრობით - წელიწადი, თვე და რიცხვი) სხდომის ჩატარების ადგილის გასწვრივ დამკვირვებლის პოზიციიდან მარჯვენა მხარეს;

დ) №11 შრიფტით შესრულებული ჩანაწერი სხდომის თავმჯდომარის, წევრების, აგრეთვე სხდომაზე მოწვეული  დამსწრე პირთა ვინაობის შესახებ. დაიტანება სხდომის ჩატარების აღმნიშვნელი თარიღის 2 ინტერვალით დაბლა;

ე) №11 შრიფტით შესრულებული ჩანაწერი სხდომის დღის წესრიგის შესახებ. დღის წესრიგის ყოველი საკითხი ოქმში შეიტანება ცალ-ცალკე  და ისინი ინომრება უწყვეტად, არაბული ციფრებით.

5. ოქმის ძირითადი ნაწილი შედგება განაყოფებისგან, რომლებიც შეესაბამება დღის წესრიგის პუნქტებს. ოქმის ძირითადი ნაწილის თითოეული განაყოფი უნდა შედგეს შემდეგი სტრუქტურით:

ა) ,,I. მოისმინეს: (...)“: ამ ნაწილში შეიტანება დღის წესრიგის საკითხზე მომხსენებლისა და თანამომხსენებლის (თანამომხსენებლების) ვინაობა და მათი გამოსვლების ძირითადი შინაარსი. თუ მომხხსენებლის (თანამომხსენებლის) მოხსენება წერილობითი სახით ერთვის ოქმს, მაშინ ოქმში კეთდება შესაბამისი მითითება. იმ შემთხვევაში, თუ მომხსენებელი წარადგენს საკრებულოს სამართლებრივი აქტის პროექტს, ეს პროექტი წერილობითი სახით ოქმს თან ერთვის;

ბ) ,,II. საკითხის შესახებ აზრი გამოთქვეს: (...)“: ამ ნაწილში გადმოცემული უნდა იყოს საკითხის გარშემო კამათში გამომსვლელთა ვინაობა და მათი გამოსვლების მოკლე შინაარსი;

გ),,III. საკითხის შესახებ კენჭისყრა: (...)“: ოქმის ამ ნაწილში შეიტანება საკითხის შესახებ გამართული კენჭისყრის სახე (ღია, ფარული, სახელობითი, კენჭისყრა ბიულეტენების მეშვეობით), კენჭისყრაში მონაწილეთა რაოდენობა (თუ კენჭისყრა სახელობითია - მონაწილეთა ვინაობაც) და კენჭისყრის შედეგები (საკითხის მომხრეთა და მოწინააღმდეგეთა რაოდენობა, ხოლო თუ კენჭისყრა სახელობითია - მომხრეთა და მოწინააღმდეგეთა ვინაობაც);

დ) ,,IV. დაადგინეს/გადაწყვიტეს: (...)“: ოქმის ამ ნაწილში შეიტანება საკითხის თაობაზე სხდომის მიერ მიღებული გადაწყვეტილება. თუ გადაწყვეტილება გულისხმობს სამართლებრივი აქტის მიღებას, მიღებული აქტის ტექსტი სრულად ერთვის ოქმს. თუ გადაწყვეტილება გულისხმობს საკითხის გადადებას, დღის წესრიგიდან მოხსნას ან თუ კენჭისყრის შედეგად სამართლებრივი აქტის პროექტი უარყოფილია, ოქმში კეთდება შესაბამისი ჩანაწერი.

6. სხდომის აუდიო ან ვიდეო ჩანაწერი საკრებულოს ელექტრონულ მონაცემთა ბაზაში ინახება საკრებულოს შესაბამისი სხდომის ოქმთან ერთად.

7.    სხდომის ოქმის ტექსტის შედგენა   ხდება პირდაპირ,  ელექტრონული კანცელარიის სისტემაში.

2. განმარტებითი ბარათის კანონით და ამ ტაბელით განსაზღვრული წესით შედგენას უზრუნველყოფს, პროექტის ავტორი ან პროექტის ინიციატორი.

3. განმარტებით ბარათში შეიტანება შემდეგი მონაცემები:

ა) დადგენილების პროექტის ავტორი;

ბ) დადგენილების პროექტის ინიციატორი;

გ) დადგენილების მიღების საჭიროება – რა საკითხს ეხება, რომელი კანონის რა ნორმის შესასრულებლად მიიღება დადგენილება;

დ) დადგენილების ძირითადი მახასიათებლები – რაში მდგომარეობს მისაღები გადაწყვეტილების არსი და ამ გადაწყვეტილების დასაბუთება;

ე) აქტის მიღების შემთხვევაში მოსალოდნელი შედეგების საფინანსო-ეკონომიკური გაანგარიშება – გამოიწვევს თუ არა აქტის მიღება ადგილობრივი ბიუჯეტის ხარჯების ან შემოსავლების ცვლილებებს და როგორ დაიფარება დამატებითი ხარჯი ან როგორ იქნება გამოყენებული დამატებითი შემოსავალი;

ვ) ვინ იღებდა მონაწილეობას პროექტის შემუშავებაში, როგორ იქნა გათვალისწინებული მათი მოსაზრებები.

4. თუ  პროექტის მომზადებაში მონაწილეობდა ლობისტი, აუცილებელია განმარტებით ბარათთან ერთად, პროექტს თან დაერთოს ლობისტის დასკვნა.

2. დავალება (მითითება) უნდა შეესაბამებოდეს დავალების ადრესატი მოხელის სამუშაოთა აღწერილობას და კონკრეტული საქმისწარმოების პროცესში გაცემულ თანამდებობრივ ინსტრუქციას.

3. წერილობითი დავალება მზადდება უფლებამოსილი თანამდებობის პირის მიერ და ეგზავნება დანიშნულებისამებრ კონკრეტულ მოხელეს. დავალება (მითითება) შეიძლება გაფორმდეს ცალკე დოკუმენტის, ხოლო თუ დავალება მოკლეა და ითვალისწინებს ადმინისტრაციული საქმისწარმოების სტანდარტულ პროცედურას - სარეზოლუციო ფურცლის ან საქმისწარმოების სხვა დოკუმენტზე წაწერილი რეზოლუციის სახით.

4. დავალება (მითითება) უნდა შედგებოდეს საკონსტანტაციო და განკარგულებითი ნაწილებისაგან. საკონსტანტაციო ნაწილში გადმოცემული უნდა იქნეს ადრესატის მიერ ადმინისტრაციული საქმისწარმოების პროცესში ჩასატარებელ მოქმედებათა მიზნები და ამოცანები, ხოლო თუ დავალება გაიცემა სამართლებრივი აქტის აღსასრულებლად, აღინიშნება ამ აქტის დასახელება. განკარგულებითი ნაწილი უნდა დაიწყოს სიტყვებით: ,,გავალებთ“ ან ,,გთავაზობთ“, შემდეგ პუნქტების მიხედვით გადმოცემული უნდა იყოს ადრესატის მიერ განსახორციელებელ კონკრეტულ მოქმედებათა შინაარსი და შესრულების ვადები. განკარგულებითი ნაწილის ბოლო პუნქტში უნდა მიეთითოს იმ თანამდებობის პირის დასახელება, ვინც პასუხისმგებელია დავალების შესრულების კონტროლზე. დავალებას ან მითითებას ხელს აწერს დავალების გამცემი და დოკუმენტში აღინიშნება დავალების გაცემის თარიღი.

2. მუნიციპალიტეტის სახელით ადმინისტრაციული ხელშეკრულების დადებისას გამოიყენება ,,ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსის“ მე-5 თავით დადგენილი ნორმები და საქართველოს სამოქალაქო კოდექსით გათვალისწინებული დამატებითი მოთხოვნები.

3. კერძოსამართლებრივ ურთიერთობებში მუნიციპალიტეტის ორგანოები მოქმედებენ როგორც სამოქალაქო სამართლის სუბიექტები.

ა) შესრულებული (შემოსული და გასული) კორესპონდენცია ;

ბ) განცხადებები;

გ) განმარტებითი ბარათები;

დ) მოხსენებითი ბარათები;

ე) მინდობილობები.

2. ამ მუხლის პირველ პუნქტში ჩამოთვლილი დოკუმენტების ადმინისტრაციულ წარმოებაში ბრუნვა განისაზღვრება სამსახურის დებულებებით, თნამდებობრივი ინსტრუქციებით ან  მუნიციაპლიტეტის სხვა სამართლებრივი აქტებით. 

2. მუნიციპალიტეტის საქმისწარმოების დოკუმენტების ძირითადი რეკვიზიტებია:

ა) დოკუმენტის ავტორი დაწესებულების დასახელება;

ბ) დოკუმეტის ავტორი დაწესებულების მისამართი;

გ) დოკუმეტის დასახელება (მიეთითება ამ ტაბელით განსაზღვრული უნიფიცირებული  ფორმის სახელწოდება);

დ) დოკუმენტის ტექსტის სათაური;

ე) თარიღი;

ვ) ინდექსი;

ზ) ვიზები;

თ) შემსრულებლების აღნიშვნა;

ი) ხელმოწერა;

კ) აღნიშვნა დოკუმენტის შესრულებისა და მისი საქმეში მოთავსების შესახებ.

3. მუნიციპალიტეტის საქმისწარმოების დოკუმენტების დამატებითი რეკვიზიტებია:

ა) დოკუმენტის ავტორი შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის დასახელება;

ბ) რეზოლუცია;

გ) დამტკიცების გრიფი;

დ) ბეჭედი;

ე) მცირე სახელმწიფო გერბი და ქალაქ გორის მუნიციპალიტეტის გერბი;

ვ) ადრესატი;

ზ) აღნიშვნა დოკუმენტის შემოსვლის შესახებ;

თ) დოკუმენტის ხელმისაწვდომობის გრიფი.

2. ბლანკზე არსებული და ხელით დატანილი რეკვიზიტების გარდა დოკუმენტზე გამოყენებული რეკვიზიტებისათვის შესაძლებელია ქაღალდზე ამობეჭდილი დოკუმენტებისათვის გამოყენებულ იქნეს შტამპები. შტამპის სახით არსებული რეკვიზიტები განისაზღვრება ამ ტაბელით.

ა) ძირითადი რეკვიზიტი ,,დოკუმენტის ავტორი დაწესებულების დასახელება“;

ბ) ძირითადი რეკვიზიტი ,,დოკუმენტის ავტორი დაწესებულების მისამართი“.

2. ძირითადი რეკვიზიტი ,,დოკუმენტის ავტორი დაწესებულების დასახელება“ საქმისწარმოების დოკუმენტებზე (ბლანკებზე) დაიტანება მცირე სახელმწიფო გერბის  1 ინტერვალით ქვემოთ შუა ნაწილში №16 შრიფტით შესრულებული წარწერის: ,,ქალაქ გორის  მუნიციპალიტეტის საკრებულო (ან მერია)“ სახით. ამ რეკვიზიტის 1 ინტერვალით ქვემოთ დაიტანება გამყოფი ზოლი.

2. რეკვიზიტი ,,დოკუმენტის დასახელება“ დაიტანება მისამართის 2 ინტერვალით ქვემოთ №16 გამუქებული მთავრული შრიფტით შესრულებული წარწერის სახით.

2. თარიღი აღინიშნება №11 გამუქებული მთავრული შრიფტით ციფრობრივ სიტყვიერი ფორმით ერთ ხაზში (მაგ.: --- ---------- 2016 წ).

2. ინდექსი შედგება რიგითი სარეგისტრაციო ნომრისა და საქმეთა ნომენკლატურის მიხედვით მინიჭებული ნომრისაგან. მითითება საპასუხო დოკუმენტზე აიღება შემოსული საინიციატივო წერილისაგან და ფორმდება შემდეგი სახით: ,,პასუხად 08. 07. 05. №12/01-02-ზე“.

3. რეკვიზიტი ,,ინდექსი“ განთავსდება რეკვიზიტ ,,თარიღის“ გასწვრივ დამკვირვებლის პოზიციიდან ფურცლის მარცხენა მხარეს.

2. სათაური წარმოადგენს დოკუმენტის შინაარსის მოკლე გადმოცემას და უნდა უთანხმდებოდეს დოკუმენტის სახელწოდებას.

3. რეკვიზიტი ,,დოკუმენტის ტექსტის სათაური“ განთავსდება რეკვიზიტების ,,თარიღის“ და ,,ინდექსის“ 2 ინტერვალით ქვემოთ ფურცლის ცენტრალურ ადგილას.

2. რეკვიზიტი ,,ვიზა“ ქაღალდზე ამობეჭდილ დოკუმენტებზე დაიტანება მის უკანა მხარეს. ელექტრონულ დოკუმენტებზე ვიზირება ხორციელდება საოფისე პროგრამის მეშვეობით.

3. ვიზირების დროს მიეთითება შემდეგი მონაცემები:

ა) წარწერა ,,ვეთანხმები“;

ბ) უფლებამოსილი პირის თანამდებობის დასახელება, გვარი და სახელი;

გ) თარიღის აღმნიშვნელი წარწერა: ,,(..) (..............) (....).“

დ) უფლებამოსილი თანამდებობის პირის ფაქსიმილია.

4. თუ ვიზის მიმცემს აქვს შენიშვნები ან დამატებები დოკუმენტის პროექტზე, იგი ფორმდება ცალკე ფურცელზე, რომელიც დაერთვის ძირითად დოკუმენტს.

2. რეკვიზიტი ,,შემსრულებელი“ ქაღალდზე ამობეჭდილ დოკუმენტებზე დაიტანება მის უკანა მხარეს. ელექტრონულ დოკუმენტებზე ვიზირება ხორციელდება საოფისე პროგრამის მეშვეობით.

3. შემსრულებლის მითითების დროს დაიტანება შემდეგი მონაცემები:

ა) წარწერა ,,შემსრულებელი“;

ბ) უფლებამოსილი პირის თანამდებობის დასახელება, გვარი და სახელი;

გ) თარიღის აღმნიშვნელი წარწერა: ,,(..) (..............) (....).“

დ) უფლებამოსილი თანამდებობის პირის ფაქსიმილია.

2. რეკვიზიტი ,,ხელმოწერა“ შედგება შემდეგი ნაწილებისაგან:

ა) თანამდებობის დასახელება;

ბ) პირადი ხელმოწერა (შესაძლებელია ფაქსიმილიის შტამპის გამოყენება);

გ) ხელმოწერის გაშიფვრა (სახელი და გვარი).

3. თანამდებობა მიეთითება სრულად თუ ქაღალდზე ამობეჭდილი დოკუმენტი ბლანკზე არ სრულდება, ხოლო ბლანკზე შესრულებულ დოკუმენტებზე გამოიყენება თანამდებობის შემოკლებული დასახელება.

4. ელექტრონულ დოკუმენტებზე რეკვიზიტი ,,ხელმოწერა“ გამოიყენება ელექტრონულ-ციფრული ხელმოწერის სახით.

2. რეკვიზიტი ,,აღნიშვნა დოკუმენტის შესრულებისა და მისი საქმეში მოთავსების შესახებ“ დოკუმენტზე დაიტანება წარწერის სახით ,,საქმეში“ და უფლებამოსილი თანამდებობის პირის ხელმოწერა/ფაქსიმილია.

3. შესრულებული ელექტრონული დოკუმენტების შენახვა და არქივირება ხორციელდება საოფისე პროგრამების მეშვეობით.

2. ქაღალდზე ამობეჭდილ დოკუმენტებზე რეზოლუცია ხელნაწერის სახით დაიტანება დოკუმენტის დამკვირვებლის პოზიციიდან ზედა მარჯვენა კუთხეში ან რეზოლუციის ფურცელის სახით დაერთვის ძირითად დოკუმენტს. რეზოლუცია უნდა შეიცავდეს შემდეგ მონაცემებს:

ა) დოკუმეტის შემსრულებლის სახელი და გვარი;

ბ) დავალების შინაარი (თუ დავალება სტანდარტულ პროცედურას გულისხმობს, კეთდება წარწერა ,,შესასრულებლად“);

გ) დავალების შესრულების ვადა;

დ) ხელმძღვანელის პირადი ხელმოწერა და თარიღი.

3. ელექტრონულ დოკუმენტებზე რეკვიზიტი ,,რეზოლუცია“ სრულდება საოფისე პროგრამის მეშვეობით.

ა) წარწერა ,,ვამტკიცებ“;

ბ) უფლებამოსილი პირის თანამდებობის დასახელება, გვარი და სახელი;

გ) თარიღის აღმნიშვნელი წარწერა: ,,(..) (..............) (....) წ.“;

დ) უფლებამოსილი თანამდებობის პირის ფაქსიმილია.

2. დამტკიცების გრიფის გამოყენებაზე უფლებამოსილ თანამდებობის პირთა ვინაობა და შტამპების გამოყენების წესი განისაზღვრება საკრებულოს რეგლამენტით, გამგეობის დებულებით და „მუნიციპალიტეტის ორგანოებისა და სამსახურების საქმისწარმოების ინსტრუქციით.

3. დამტკიცების გრიფის შტამპი დაიტანება დამკვირვებლის პოზიციიდან დოკუმენტის ზედა მარჯვენა კუთხეში.

4. ელექტრონული დოკუმენტების დამტკიცება ხორციელდება საოფისე პროგრამების მეშვეობით.

ა) სამართლებრივ აქტებზე;

ბ) სამივლინებო დავალებებზე (სამივლინებო ფურცლებზე);

გ) საფინანსო დოკუმენტაციაზე;

დ) მუნიციპალიტეტის სახელით დადებულ გარიგებებზე(ხელშეკრულებებზე);

ე) ოქმებზე;

2. მუნიციპალიტეტის საქმისწარმოებისას გამოიყენება შემდეგი სახის ბეჭდები:

ა) მუნიციპალიტეტის საკრებულოს ბეჭედი;

ბ) მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარის ბეჭედი;

გ) მუნიციპალიტეტის მერის ბეჭედი;

3. ბეჭდის ანაბეჭდი დოკუმენტს დაესმება იმგვარად, რომ ტვიფრმა მოიცვას ხელმომწერის თანამდებობის და ხელმოწერის ნაწილი.

4. ელექტრონულ დოკუმენტებზე ბეჭდის ანალოგს წარმოადგენს ელექტრონულ-ციფრული ხელმოწერა.

ა) სამართლებრივი აქტების ბლანკებზე;

ბ) წერილების ბლანკებზე;

გ) მუნიციპალიტეტის საკრებულოს, მერის ბეჭდებზე.

2. მცირე სახელმწიფო გერბი დოკუმენტების ბლანკებზე დაიტანება დამკვირვებლის პოზიციიდან მარცხენა ზედა კუთხეში ფურცლის ზედა ადგილზე, ხოლო ქალაქ გორის  მუნიციპალიტეტის გერბი- დამკვირვებლის პოზიციიდან მარჯვენა ზედა კუთხეში. გერბების ზემოთ რაიმე წარწერის ან სიმბოლოს დატანა დაუშვებელია.

ა) თუ ადრესატი ფიზიკური პირია:

ა.ა. ადრესატის გვარსა და სახელს;

ა.ბ. ფიზიკური პირის რეგისტრაციის მიხედვით ადრესატის მისამართს (საფოსტო ინდექსი, ქალაქი, ქუჩა, სახლის №)

ბ) თუ ადრესატი საჯარო დაწესებულება ან იურიდიული პირია:

ბ.ა. დაწესებულების (იურიდიული პირის) სრულ დასახელებას სახელობით ბრუნვაში;

ბ.ბ. ადრესატის თანამდებობას, სახელსა და გვარს მიცემით ბრუნვაში;

ბ.გ. დაწესებულების (იურიდიული პირის) მისამართს (საფოსტო ინდექსი, ქალაქი, ქუჩა, სახლის №).

2. დოკუმენტის რამდენიმე ადრესატისადმი გაგზავნისას მითითება ,,ასლი“ არ გამოიყენება. რამდენიმე ადრესატისადმი გაგზავნისას ხელმოწერილ უნდა იქნეს ყველა ეგზემპლარი.

3. რეკვიზიტი ,,ადრესატი“ განთავსდება დოკუმენტის მარჯვენა ზედა მხარეს.

2. რეკვიზიტი ,,აღნიშვნა დოკუმენტის შემოსვლის შესახებ“ 3X5 ზომის შტამპის სახით დაიტანება შემოსული დოკუმენტის პირველი ფურცლის დამკვირვებლის პოზიციიდან მარჯვენა ქვედა კუთხეში.

3. დოკუმენტის შემოსვლის შტამპზე ამოიტვიფრება:

ა) დოკუმენტის ადრესატის (საკრებულო, მერია) დასახელება;

ბ) წარწერა: ,,(..) (..............) (....) წ“;

გ) წარწერა ,,№ (...)“.

4. შტამპის დატანის შემდგომ შემოსული დოკუმენტის რეგისტრატორის მიერ ხელით ივსება ამ მუხლის მე-3 პუნქტის ,,ბ“ და ,,გ“ ქვეპუნქტებით განსაზღვრული შტამპის წარწერები, შესაბაბისად მიეთითება დოკუმენტის შემოსვლის თარიღი და შემოსული დოკუმენტისათვის მინიჭებული ინდექსი.

2. რეკვიზიტი ,,დოკუმენტის ხელმისაწვდომობის გრიფი“ საიდუმლო ან კონფიდენციალურ დოკუმენტზე დაიტანება 3X4 ზომის შტამპის სახით. შტამპს დოკუმენტზე დაიტანს მხოლოდ უფლებამოსილი თანამდებობის პირი – საკრებულოს ან მუნიციპალიტეტის ადმინისტრაციული სამსახურის უფროსი. გასაიდუმლოების შტამპზე ამოტვიფრულია წარწერა ,,საიდუმლოდ“.

3. გასაიდუმლოების შტამპი დაიტანება დოკუმენტის პირველი გვერდის დამკვირვებლის პოზიციიდან მარჯვენა ზედა კუთხეში.