კასპის მუნიციპალიტეტის ორგანოებისა და სამსახურების დოკუმენტების უნიფიცირებული ფორმების და ტაბელის დამტკიცების შესახებ

2. საქმისწარმოების (დოკუმენტბრუნვის) ერთიანი ელექტრონული სისტემა (შემდგომში „პროგრამა“)  – უზრუნველყოფს მუნიციპალიტეტის შიგნით და მის გარეთ (ელექტრონული კანცელარიის პროგრამის ქონის შემთხვევაში) შემოსული, შესრულებული და შექმნილი დოკუმენტების ელექტრონულ მოძრაობას.

2. საქმისწარმოებაში ამ დადგენილებით განსაზღვრული ტაბელის და უნიფიცირებული  დოკუმენტების გარდა,  სხვა სახის დოკუმენტების შედგენა დაიშვება საქართველოს კანონმდებლობით განსაზღვრულ შემთხვევებში და საქმისწარმოებისას წარმოქმნილი საჭიროებისას.

2. მუნიციპალიტეტის თანამდებობის პირების და საჯარო მოსამსახურეების მიერ, ამ დადგენილების მოთხოვნათა დაცვასა და შესრულებაზე ზედამხედველობას უზრუნველყოფს  გამგეობის ადმინისტრაციული სამსახური.   

3. დოკუმენტები მომზადებული უნდა იქნეს კომპიუტერზე „Windows“-ის სისტემაში შემდეგი შრიფტების გამოყენებით: ძირითადი ტექსტები შესრულებული უნდა იყოს Sylfaen, ზომით №12, გარდა ამ დადგენილებით გათვალისწინებული შემთხვევებისა.

ა) სამართლებრივი აქტები:

ა.ა) ნორმატიული ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი – მუნიციპალიტეტის საკრებულოს დადგენილება;

ა.ბ) ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი – მუნიციპალიტეტის საკრებულოს განკარგულება;

ა.გ) ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი – მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარის ბრძანება;

ა.დ) ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი – მუნიციპალიტეტის გამგებლის ბრძანება;

ა.ე) სამშენებლო   სამართალდამრღვევის დაჯარიმების შესახებ დადგენილება;

ა.ვ) სხვა სამართლებრივი აქტები;

ბ) ოქმები:

ბ.ა) მუნიციპალიტეტის საკრებულოს სხდომის ოქმი;

ბ.ბ) მუნიციპალიტეტის საკრებულოს ბიუროს სხდომის ოქმი;

ბ.გ) მუნიციპალიტეტის საკრებულოს კომისიის სხდომის ოქმი;

ბ.დ)  სხვადასხვა კომისიის ოქმები;

ბ.ე)  კასპის მუნიციპალიტეტის გამგებლის მიერ შექმნილი სამუშაო ჯგუფის ოქმი;

გ) სამართლებრივი აქტის  პროექტის განმარტებითი ბარათი;

დ) ადგილობრივი თვითმმართველობის ორგანოს თანამდებობის პირის დავალება (მითითება);

ე) ადმინისტრაციულ ერთეულებში გამგებლის წარმომადგენლის ცნობა;

ვ) მუნიციპალიტეტის სახელით დადებული ადმინისტრაციული გარიგება;

ზ) ადმინისტრაციული სამართალდარღვევის ოქმი;

თ) მოხსენებითი ბარათი;

ი)  მითითების აქტი;

კ)  შემოწმების აქტი;

ლ) განცხადებები;

მ) მინდობილობები;

ნ)  შესრულებული (შემოსული და გასული) კორესპონდენცია;

ო) გამგებლის წინადადება;

პ) სააღსრულებლო ფურცელი.

2. დოკუმენტბრუნვის (საქმისწარმოების) ერთიანი ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს შემდეგი ფუნქციების შესრულებას:

ა) დოკუმენტების აღრიცხვა (შემოსული, შესრულებული კორესპონდენცია, ბრძანებები);

ბ) ახალი დოკუმენტების შექმნა/რეგისტრაცია: ნომრის და თარიღის მინიჭება, ხელმოწერა;

გ) დოკუმენტების მოძრაობა რეზოლუციაზე და ვიზირებაზე წინასწარ განსაზღვრული მარშრუტით;

დ) დოკუმენტების ძებნა წინასწარ განსაზღვრული პარამეტრებით (მაგ.: რეგისტრაციის თარიღით, და ა.შ.);

ე) დოკუმენტების კლასიფიკაცია სხვადასხვა ტიპებით: ბრძანება, შესრულებული კორესპონდენცია, მოთხოვნა, მოხსენებითი ბარათი და ა.შ.;

ვ) დოკუმენტების ძებნა შინაარსით;

ზ) მომხმარებელთა ჯგუფებისა და როლების მართვა;

თ) წვდომის უფლებების ინდივიდუალურად განსაზღვრის შესაძლებლობა;

ი) ელექტრონულად ჩართული ადრესატებისგან გამოგზავნილი კორესპონდენციის აღრიცხვა;

კ) სისტემაში განთავსებული მონაცემების შენახვა და დაცვა.

3. საქმისწარმოების დოკუმენტების რეკვიზიტები, მისი მომზადების, მიღების, რეგისტრაციის, გამოქვეყნების, ძალაში შესვლის, ბათილად ცნობის, ძალადაკარგულად გამოცხადების, მასში ცვლილებების შეტანის წესები და პროცედურები განსაზღვრულია საქართველოს კანონმდებლობით, აგრეთვე საკრებულოს რეგლამენტით და სხვა სამართლებრივი აქტებით.

2. სამართლებრივი აქტების  ბლანკზე დაიტანება შემდეგი სავალდებულო რეკვიზიტები:

ა) მცირე სახელმწიფო გერბი და კასპის მუნიციპალიტეტის გერბი (დაიტანება „თვითმმართველი ერთეულის სიმბოლოთა გამოყენების წესის დამტკიცების შესახებ“ საქართველოს პრეზიდენტის 2010 წლის 31 მაისის №363 ბრძანებულებით გათვალისწინებული წესით);

ბ) №16 შრიფტით შესრულებული გამუქებული წარწერა ,,კასპის მუნიციპალიტეტის საკრებულო“ (დაიტანება მცირე სახელმწიფო გერბის და კასპის მუნიციპალიტეტის გერბის 1 ინტერვალით ქვემოთ შუა ნაწილში);

ბ.ა.) №16 შრიფტით შესრულებული გამუქებული წარწერა ,,კასპის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარის ბრძანება“ (დაიტანება მცირე სახელმწიფო გერბის და კასპის მუნიციპალიტეტის გერბის შუა ნაწილში);

ბ.ბ.) №16 შრიფტით შესრულებული გამუქებული წარწერა ,,კასპის მუნიციპალიტეტის გამგეობა“ (დაიტანება მცირე სახელმწიფო გერბის და კასპის  მუნიციპალიტეტის გერბის შუა ნაწილში);

ბ.გ.) №16 შრიფტით შესრულებული გამუქებული წარწერა ,,კასპის მუნიციპალიტეტის გამგებლის  ბრძანება“ (დაიტანება მცირე სახელმწიფო გერბის და კასპის  მუნიციპალიტეტის გერბის 1 ინტერვალით ქვემოთ შუა ნაწილში);

გ)  №14 შრიფტით შესრულებული წარწერა ,,დადგენილება №“ (დაიტანება ,,კასპის მუნიციპალიტეტის საკრებულო“ ჩანაწერის 2 ინტერვალით ქვემოთ შუა ნაწილში);

გ.ა) №14 შრიფტით შესრულებული წარწერა ,,განკარგულება  №“ (დაიტანება ,,კასპის  მუნიციპალიტეტის საკრებულო“ ჩანაწერის 2 ინტერვალით ქვემოთ შუა ნაწილში);

გ.ბ) №14 შრიფტით შესრულებული წარწერა ,,ბრძანება  №“ (დაიტანება ,,კასპის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარის“ ასევე ,,კასპის მუნიციპალიტეტის გამგებლის “  ჩანაწერის 2 ინტერვალით ქვემოთ შუა ნაწილში);

დ) №14 შრიფტით შესრულებული გამუქებული წარწერა, რომელიც აღნიშნავს დადგენილების მიღების თარიღს შემდეგი თანმიმდევრობით – წელიწადი, თვე და რიცხვი (მაგ.: 2016 წლის 8 აპრილი; თარიღი დაიტანება წარწერის ,,დადგენილება №“ან, განკარგულება №“ ან, ბრძანება №“  2 ინტერვალით ქვემოთ შუა ნაწილში);

ე) №14 შრიფტით შესრულებული გამუქებული წარწერა ,,კასპი“ (დაიტანება სამართლებრივი აქტის“ მიღების თარიღის აღმნიშვნელი წარწერის 1 ინტერვალით ქვემოთ, შუა ნაწილში);

ვ) გამგებლის ან საკრებულოს თავმჯდომარის ან/და სხვა უფლლებამოსილი პირის,    ხელმოწერა და მუნიციპალიტეტის ბეჭედი.

2. დადგენილება ინომრება კალენდარული წლის განმავლობაში.

3. დადგენილების ტექსტი შედგება შესავალი და ძირითადი ნაწილებისაგან.

4. დადგენილების შესავალში შეიტანება შემდეგი მონაცემები:

ა) №14 შრიფტით შესრულებული გამუქებული წარწერა დადგენილება № (რიგითი ნომერი), დადგენილების დასახელება (დაიტანება ფურცლის დასაწყისის შუა ნაწილში);

ბ) №11 შრიფტით შესრულებული გამუქებული  წარწერა  დადგენილების მიღების ადგილის დასახელების დასახელების 2 ინტერვალით დაბლა, დამკვირვებლის პოზიციიდან მარცხენა მხარეს;

გ) №11 შრიფტით შესრულებული  გამუქებული წარწერა დადგენილების შედგენის თარიღი (შემდეგი თანმიმდევრობით – წელიწადი, თვე და რიცხვი) დადგენილების მიღების ადგილის გასწვრივ, დამკვირვებლის პოზიციიდან მარჯვენა მხარეს;

დ) სამშენებლო საქმიანობაში დარღვევის შესახებ საქმის განმხილველი უფლებამოსილი პირი/პირები;

ე) სამშენებლო სამართალდარღვევისათვის პასუხისმგებელი სუბიექტის მონაცემები,  სამშენებლო სამართალდარღვევის  ობიექტის მონაცემები;

ვ) დადგენილების მიღებამდე გამოცემული დოკუმენტაციის ჩამონათვალი;

ზ) საქმის განხილვაში მონაწილე პირთა მონაცემები;

თ) სამშენებლო სამართალდარღვევის ფაქტის არსებობა/არარსებობა;

5. დადგენილების ძირითადი ნაწილი შედგება განაყოფებისგან, რომლებიც შეესაბამება დღის წესრიგის პუნქტებს. დადგენილების ძირითადი ნაწილის თითოეული განაყოფი უნდა შედგეს შემდეგი სტრუქტურით:

ა) I. მოისმინეს: (...)“: ამ ნაწილში შეიტანება დღის წესრიგის საკითხზე მომხსენებლისა და თანამომხსენებლის (თანამომხსენებლების) ვინაობა და მათი გამოსვლების ძირითადი შინაარსი. თუ მომხსენებლის (თანამომხსენებლის) მოხსენება წერილობითი სახით ერთვის დადგენილებას, მაშინ დადგენილებაში კეთდება შესაბამისი მითითება.

ბ) „II. დაადგინეს/გადაწყვიტეს: (...)“: ოქმის ამ ნაწილში შეიტანება მიღებული გადაწყვეტილება და სამართლებრივი აქტი, რის საფუძველზეც იქნა დადგენილება მიღებული.

გ) „III. სამშენებლო სამართალდარღვევისთვის ჯარიმის გადასარიცხი ბიუჯეტის ერთიანი ანგარიშიც ნომერი;

6. დადგენილებაში მითითებული უნდა იყოს  ჯარიმის თანხის, დადგენილების ჩაბარებიდან ნებაყოფლობითი გადახდის ვადა, გადაუხდელობის შემთხვევაში გაფრთხილება საურავის დაკისრების თაობაზე.

7. დადგენილებაში მიეთითება დადგენილების სასამართლოში გასაჩივრების ვადა, სასამართლოს დასახელება და მისამართი.

8. დადგენილებას ხელს აწერს მიმღები უფლებამოსილი პირი/პირები და მონაწილე პირები.

2. ოქმები ინომრება კალენდარული წლის განმავლობაში.

3. სხდომის  ოქმის ტექსტი შედგება შესავალი და ძირითადი ნაწილებისაგან.

4. სხდომის ოქმის შესავალში შეიტანება შემდეგი მონაცემები:

ა) №14 შრიფტით შესრულებული გამუქებული წარწერა საკრებულოს (საკრებულოს ბიუროს, საკრებულოს კომისიის ან სხვა კომისიის) დასახელება და ოქმი № (რიგითი ნომერი) (დაიტანება ფურცლის დასაწყისის შუა ნაწილში);

ბ) №11 შრიფტით შესრულებული გამუქებული  წარწერა  სხდომის ჩატარების ადგილის  დასახელების ოქმის რიგითი ნომრის 2 ინტერვალით დაბლა დამკვირვებლის პოზიციიდან მარცხენა მხარეს);

გ) №11 შრიფტით შესრულებული  გამუქებული წარწერა სხდომის ჩატარების თარიღი (შემდეგი თანმიმდევრობით – წელიწადი, თვე და რიცხვი) სხდომის ჩატარების ადგილის გასწვრივ დამკვირვებლის პოზიციიდან მარჯვენა მხარეს;

დ) №11 შრიფტით შესრულებული ჩანაწერი სხდომის თავმჯდომარის, წევრების, აგრეთვე სხდომაზე მოწვეული  დამსწრე პირთა ვინაობის შესახებ. დაიტანება სხდომის ჩატარების აღმნიშვნელი თარიღის 2 ინტერვალით დაბლა;

ე) №11 შრიფტით შესრულებული ჩანაწერი სხდომის დღის წესრიგის შესახებ. დღის წესრიგის ყოველი საკითხი ოქმში შეიტანება ცალ-ცალკე  და ისინი ინომრება უწყვეტად, არაბული ციფრებით.

5. ოქმის ძირითადი ნაწილი შედგება განაყოფებისგან, რომლებიც შეესაბამება დღის წესრიგის პუნქტებს. ოქმის ძირითადი ნაწილის თითოეული განაყოფი უნდა შედგეს შემდეგი სტრუქტურით:

ა) ,,I. მოისმინეს: (...)“: ამ ნაწილში შეიტანება დღის წესრიგის საკითხზე მომხსენებლისა და თანამომხსენებლის (თანამომხსენებლების) ვინაობა და მათი გამოსვლების ძირითადი შინაარსი. თუ მომხსენებლის (თანამომხსენებლის) მოხსენება წერილობითი სახით ერთვის ოქმს, მაშინ ოქმში კეთდება შესაბამისი მითითება. იმ შემთხვევაში, თუ მომხსენებელი წარადგენს საკრებულოს სამართლებრივი აქტის პროექტს, ეს პროექტი წერილობითი სახით ოქმს თან ერთვის;

ბ) ,,II. საკითხის შესახებ აზრი გამოთქვეს: (...)“: ამ ნაწილში გადმოცემული უნდა იყოს საკითხის გარშემო კამათში გამომსვლელთა ვინაობა და მათი გამოსვლების მოკლე შინაარსი;

გ),,III. საკითხის შესახებ კენჭისყრა: (...)“: ოქმის ამ ნაწილში შეიტანება საკითხის შესახებ გამართული კენჭისყრის სახე (ღია, ფარული, სახელობითი, კენჭისყრა ბიულეტენების მეშვეობით), კენჭისყრაში მონაწილეთა რაოდენობა (თუ კენჭისყრა სახელობითია - მონაწილეთა ვინაობაც) და კენჭისყრის შედეგები (საკითხის მომხრეთა და მოწინააღმდეგეთა რაოდენობა, ხოლო თუ კენჭისყრა სახელობითია მომხრეთა და მოწინააღმდეგეთა ვინაობაც);

დ) ,,IV. დაადგინეს/გადაწყვიტეს: (...)“: ოქმის ამ ნაწილში შეიტანება საკითხის თაობაზე სხდომის მიერ მიღებული გადაწყვეტილება. თუ გადაწყვეტილება გულისხმობს სამართლებრივი აქტის მიღებას, მიღებული აქტის ტექსტი სრულად ერთვის ოქმს. თუ გადაწყვეტილება გულისხმობს საკითხის გადადებას, დღის წესრიგიდან მოხსნას ან თუ კენჭისყრის შედეგად სამართლებრივი აქტის პროექტი უარყოფილია, ოქმში კეთდება შესაბამისი ჩანაწერი.

6. სხდომის აუდიო ან ვიდეო ჩანაწერი საკრებულოს ელექტრონულ მონაცემთა ბაზაში ინახება საკრებულოს შესაბამისი სხდომის ოქმთან ერთად.

7.    სხდომის ოქმის ტექსტის შედგენა   ხდება პირდაპირ,  ელექტრონული კანცელარიის სისტემაში.

2. განმარტებითი ბარათის კანონით და ამ ტაბელით განსაზღვრული წესით შედგენას უზრუნველყოფს, პროექტის ავტორი ან პროექტის ინიციატორი.

3. განმარტებით ბარათში შეიტანება შემდეგი მონაცემები:

ა) დადგენილების პროექტის ავტორი;

ბ) დადგენილების პროექტის ინიციატორი;

გ) დადგენილების მიღების საჭიროება – რა საკითხს ეხება, რომელი კანონის რა ნორმის შესასრულებლად მიიღება დადგენილება;

დ) დადგენილების ძირითადი მახასიათებლები – რაში მდგომარეობს მისაღები გადაწყვეტილების არსი და ამ გადაწყვეტილების დასაბუთება;

ე) აქტის მიღების შემთხვევაში მოსალოდნელი შედეგების საფინანსო-ეკონომიკური გაანგარიშება – გამოიწვევს თუ არა აქტის მიღება ადგილობრივი ბიუჯეტის ხარჯების ან შემოსავლების ცვლილებებს და როგორ დაიფარება დამატებითი ხარჯი ან როგორ იქნება გამოყენებული დამატებითი შემოსავალი;

ვ) ვინ იღებდა მონაწილეობას პროექტის შემუშავებაში, როგორ იქნა გათვალისწინებული მათი მოსაზრებები.

4. თუ  პროექტის მომზადებაში მონაწილეობდა ლობისტი, აუცილებელია განმარტებით ბარათთან ერთად, პროექტს თან დაერთოს ლობისტის დასკვნა.

2. დავალება (მითითება) უნდა შეესაბამებოდეს დავალების ადრესატი მოხელის სამუშაოთა აღწერილობას და კონკრეტული საქმისწარმოების პროცესში გაცემულ თანამდებობრივ ინსტრუქციას.

3. წერილობითი დავალება მზადდება უფლებამოსილი თანამდებობის პირის მიერ და ეგზავნება დანიშნულებისამებრ კონკრეტულ მოხელეს. დავალება (მითითება) შეიძლება გაფორმდეს ცალკე დოკუმენტის, ხოლო თუ დავალება მოკლეა და ითვალისწინებს ადმინისტრაციული საქმისწარმოების სტანდარტულ პროცედურას – სარეზოლუციო ფურცლის ან საქმისწარმოების სხვა დოკუმენტზე წაწერილი რეზოლუციის სახით.

4. დავალება (მითითება) უნდა შედგებოდეს საკონსტანტაციო და განკარგულებითი ნაწილებისაგან. საკონსტანტაციო ნაწილში გადმოცემული უნდა იქნეს ადრესატის მიერ ადმინისტრაციული საქმისწარმოების პროცესში ჩასატარებელ მოქმედებათა მიზნები და ამოცანები, ხოლო თუ დავალება გაიცემა სამართლებრივი აქტის აღსასრულებლად, აღინიშნება ამ აქტის დასახელება. განკარგულებითი ნაწილი უნდა დაიწყოს სიტყვებით: ,,გავალებთ“, ,,გევალებათ“, ,,ვითხოვ“ ან ,,გთავაზობთ“, შემდეგ პუნქტების მიხედვით გადმოცემული უნდა იყოს ადრესატის მიერ განსახორციელებელ კონკრეტულ მოქმედებათა შინაარსი და შესრულების ვადები. განკარგულებითი ნაწილის ბოლო პუნქტში უნდა მიეთითოს იმ თანამდებობის პირის დასახელება, ვინც პასუხისმგებელია დავალების შესრულების კონტროლზე. დავალებას ან მითითებას ხელს აწერს დავალების გამცემი და დოკუმენტში აღინიშნება დავალების გაცემის თარიღი.

2.  შემოწმების აქტი ინომრება კალენდარული წლის განმავლობაში.

3. შემოწმების აქტის ტექსტი შედგება შესავალი და ძირითადი ნაწილებისაგან.

4. შემოწმების აქტის შესავალში შეიტანება შემდეგი მონაცემები:

ა) №14 შრიფტით შესრულებული გამუქებული წარწერა „კასპის მუნიციპალიტეტი“, წარწერის 2 ინტერვალით დაბლა დასახელება და № (რიგითი ნომერი), შემოწმების აქტის დასახელება დაიტანება ფურცლის დასაწყისის შუა ნაწილში;

ბ) №11 შრიფტით შესრულებული გამუქებული  წარწერა შემოწმების ატის მიღების ადგილის დასახელება, დასახელების 2 ინტერვალით დაბლა, დამკვირვებლის პოზიციიდან მარცხენა მხარეს;

გ) №11 შრიფტით შესრულებული  გამუქებული წარწერა შემოწმების აქტის შედგენის თარიღი (შემდეგი თანმიმდევრობით – წელიწადი, თვე და რიცხვი) შემოწმების აქტის მიღების ადგილის გასწვრივ, დამკვირვებლის პოზიციიდან მარჯვენა მხარეს;

დ) უფლებამოსილი პირის მიერ გაცემული მითითების რეკვიზიტები;

ე) შემოწმების აქტის სუბიექტის და ობიექტის მონაცემები;

ვ) შემოწმების მომენტში მშენებლობის ეტაპი/ ან დარღვევის სახეობა.

5. შემოწმების აქტის ძირითად ნაწილში აღინიშნება მითითების შესრულების არსებული მდგომარეობა:

ა) შესრულდა;

ბ) არ შესრულდა;

გ) ვადების დარღვევით სრულდება.

6. შემოწმების აქტს ხელს წერს/აწერენ უფლებამოსილი პირი/პირები და ბარდება შემოწმების აქტის სუბიექტს.

2. ცნობა შედგება შესავალისა და საკონსტატაციო ნაწილისაგან. შესავალში მიეთითება ვის და რა მიზნით ეძლევა ცნობა, ხოლო საკონსტატაციო ნაწილში ამომწურავად უნდა იქნეს მოყვანილი ცნობით დადასტურებული საქმის ფაქტობრივი გარემოება ან ნამდვილობა.

2. მუნიციპალიტეტის სახელით ადმინისტრაციული ხელშეკრულების დადებისას გამოიყენება ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსის მე-5 თავით დადგენილი ნორმები და საქართველოს სამოქალაქო კოდექსით გათვალისწინებული დამატებითი მოთხოვნები.

3. კერძოსამართლებრივ ურთიერთობებში მუნიციპალიტეტის ორგანოები მოქმედებენ როგორც სამოქალაქო სამართლის სუბიექტები.

2. სააღსრულებლო ფურცელზე აღნიშნული უნდა იყოს:

ა) თვითმმართველი ერთეულის დასახელება;

ბ) მცირე სახელმწიფო გერბი და კასპის მუნიციპალიტეტის გერბი (მისი არსებობის შემთხვევაში);

გ) სააღსრულებლო ფურცლის გამცემი ორგანო;

დ)  ბრძანების გაცემის თარიღი;

ე) ბრძანების  სარეზოლუციო ნაწილი;

ვ) ბრძანებების ძალაში შესვლის თარიღი;

ზ) კრედიტორის დასახელება და რეკვიზიტები;

თ) მევალის  დასახელება და რეკვიზიტები;

ი) სააღსრულებლო ფურცლის გამოცემის თარიღი;

კ) უფლებამოსილი პირის ხელმოწერა.

3. სააღსრულებო ფურცელი ტარდება ცალკე ჟურნალში და მას რეგისტრაციის ნომრად მიეთითება იმ დოკუმენტის ნომერი, რომლის შესასრულებლადაც არის გამოცემული.

4. თუ სააღსრულებო ფურცელი გამოიწერება ორი ან მეტი დოკუმენტის აღსრულების მიზნით, რეგისტრაციის ნომრად მიეთითება ყველა დოკუმენტის ნომერი, გამოყოფილი ერთმანეთისაგან დახრილი ხაზით“.

ა) შესრულებული (შემოსული და გასული) კორესპონდენცია;

ბ) განცხადებები/საჩივრები;

გ) განმარტებითი ბარათები ;

დ) მოხსენებითი ბარათები;

ე) მინდობილობები.

2. ამ მუხლის პირველ პუნქტში ჩამოთვლილი დოკუმენტების ადმინისტრაციულ წარმოებაში ბრუნვა განისაზღვრება სამსახურის დებულებებით, თანამდებობრივი ინსტრუქციებით ან  მუნიციპალიტეტის სხვა სამართლებრივი აქტებით. 

3. დოკუმენტის შაბლონის ტექსტებს თავის კომპეტენციის ფარგლებში ამტკიცებს საკრებულოს თავმჯდომარე და გამგებელი ბრძანებით, შესაბამისი სამსახურის ან თანამდებობის პირის წარდგინების საფუძველზე.

2. მუნიციპალიტეტის საქმისწარმოების დოკუმენტების ძირითადი რეკვიზიტებია:

ა) დოკუმენტის ავტორი დაწესებულების დასახელება;

ბ) დოკუმეტის ავტორი დაწესებულების მისამართი;

გ) დოკუმეტის დასახელება (მიეთითება ამ ტაბელით განსაზღვრული უნიფიცირებული ფორმის სახელწოდება);

დ) დოკუმენტის ტექსტის სათაური;

ე) თარიღი;

ვ) ინდექსი;

ზ) ვიზები;

თ) შემსრულებლების აღნიშვნა;

ი) ხელმოწერა;

კ) აღნიშვნა დოკუმენტის შესრულებისა და მისი საქმეში მოთავსების შესახებ.

3. მუნიციპალიტეტის საქმისწარმოების დოკუმენტების დამატებითი რეკვიზიტებია:

ა) დოკუმენტის ავტორი შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის დასახელება;

ბ) რეზოლუცია;

გ) დამტკიცების გრიფი;

დ) ბეჭედი;

ე) მცირე სახელმწიფო გერბი და კასპის მუნიციპალიტეტის გერბი (მისი არსებობის შემთხვევაში);

ვ) ადრესატი;

ზ) აღნიშვნა დოკუმენტის შემოსვლის შესახებ;

თ) დოკუმენტის ხელმისაწვდომობის გრიფი.

2. საქმისწარმოების დოკუმენტების ბლანკები დოკუმენტების სახეების მიხედვით დგება ელექტრონული ვერსიების სახით. ბლანკების ელექტრონული ვერსიები ინახება მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატის, გამგეობის ადმინისტრაციული სამსახურის, სტრუქტურული ერთეულების და  გამგებლის წარმომადგენლების  მონაცემთა ბაზებში. ელექტრონული და ქაღალდზე ამობეჭდილი ბლანკების გამოყენების წესები განისაზღვრება შესაბამისი სამართლებრივი აქტით.

3. ბლანკზე არსებული და ხელით დატანილი რეკვიზიტების გარდა დოკუმენტზე გამოყენებული რეკვიზიტებისათვის შესაძლებელია ქაღალდზე ამობეჭდილი დოკუმენტებისათვის გამოყენებულ იქნეს შტამპები. შტამპის სახით არსებული რეკვიზიტები განისაზღვრება ამ ტაბელით.

ა) ძირითადი რეკვიზიტი ,,დოკუმენტის ავტორი დაწესებულების დასახელება“;

ბ) ძირითადი რეკვიზიტი ,,დოკუმენტის ავტორი დაწესებულების მისამართი“.

2. ძირითადი რეკვიზიტი ,,დოკუმენტის ავტორი დაწესებულების დასახელება“ საქმისწარმოების დოკუმენტებზე (ბლანკებზე) დაიტანება მცირე სახელმწიფო გერბის და კასპის მუნიციპალიტეტის გერბის 1 ინტერვალით ქვემოთ შუა ნაწილში №16 შრიფტით შესრულებული წარწერის: ,,კასპის  მუნიციპალიტეტის საკრებულო ან გამგეობა“ სახით. ამ რეკვიზიტის 1 ინტერვალით ქვემოთ დაიტანება გამყოფი ზოლი.

3. ძირითადი რეკვიზიტი ,,დოკუმენტის ავტორი დაწესებულების მისამართი“ დაიტანება გამყოფი ზოლის 1 ინტერვალით ქვემოთ №10 შრიფტით შესრულებული წარწერის: ,, კასპი, ------------------ ქუჩა №--------------- ტელ.: (...), ინდექსი: (...)“.

2. რეკვიზიტი ,,დოკუმენტის დასახელება“ დაიტანება მისამართის 2 ინტერვალით ქვემოთ №16 გამუქებული მთავრული შრიფტით შესრულებული წარწერის სახით.

2. თარიღი აღინიშნება №11 გამუქებული მთავრული შრიფტით ციფრობრივ სიტყვიერი ფორმით ერთ ხაზში (მაგ.: --- ---------- 2014 წ.).

2. ინდექსი შედგება რიგითი სარეგისტრაციო ნომრისა და საქმეთა ნომენკლატურის მიხედვით მინიჭებული ნომრისაგან. მითითება საპასუხო დოკუმენტზე აიღება შემოსული საინიციატივო წერილისაგან და ფორმდება შემდეგი სახით: „პასუხად 08. 07. 05. №12/01-02-ზე“.

3. რეკვიზიტი ,,ინდექსი“ განთავსდება რეკვიზიტ ,,თარიღის“ გასწვრივ დამკვირვებლის პოზიციიდან ფურცლის მარცხენა მხარეს.

2. სათაური წარმოადგენს დოკუმენტის შინაარსის მოკლე გადმოცემას და უნდა უთანხმდებოდეს დოკუმენტის სახელწოდებას.

3. რეკვიზიტი ,,დოკუმენტის ტექსტის სათაური“ განთავსდება რეკვიზიტების ,,თარიღის“ და „ინდექსის“ 2 ინტერვალით ქვემოთ ფურცლის ცენტრალურ ადგილას.

2. რეკვიზიტი ,,ვიზა“ ქაღალდზე ამობეჭდილ დოკუმენტებზე დაიტანება მის უკანა მხარეს. ელექტრონულ დოკუმენტებზე ვიზირება ხორციელდება საოფისე პროგრამის მეშვეობით.

3. ვიზირების დროს მიეთითება შემდეგი მონაცემები:

ა) წარწერა ,,ვეთანხმები“;

ბ) უფლებამოსილი პირის თანამდებობის დასახელება, გვარი და სახელი;

გ) თარიღის აღმნიშვნელი წარწერა: ,,(..) (..............) (....).“

დ) უფლებამოსილი თანამდებობის პირის ფაქსიმილე.

4. თუ ვიზის მიმცემს აქვს შენიშვნები ან დამატებები დოკუმენტის პროექტზე, იგი ფორმდება ცალკე ფურცელზე, რომელიც დაერთვის ძირითად დოკუმენტს.

2. რეკვიზიტი ,,შემსრულებელი“ ქაღალდზე ამობეჭდილ დოკუმენტებზე დაიტანება მის უკანა მხარეს. ელექტრონულ დოკუმენტებზე ვიზირება ხორციელდება საოფისე პროგრამის მეშვეობით.

3. შემსრულებლის მითითების დროს დაიტანება შემდეგი მონაცემები:

ა) წარწერა ,,შემსრულებელი“;

ბ) უფლებამოსილი პირის თანამდებობის დასახელება, გვარი და სახელი;

გ) თარიღის აღმნიშვნელი წარწერა: ,,(..) (..............) (....).“

დ) უფლებამოსილი თანამდებობის პირის ფაქსიმილე.

2. რეკვიზიტი ,,ხელმოწერა“ შედგება შემდეგი ნაწილებისაგან:

ა) თანამდებობის დასახელება;

ბ) პირადი ხელმოწერა (შესაძლებელია ფაქსიმილეს შტამპის გამოყენება);

გ) ხელმოწერის გაშიფვრა (სახელი და გვარი).

3. თანამდებობა მიეთითება სრულად, თუ ქაღალდზე ამობეჭდილი დოკუმენტი ბლანკზე არ სრულდება, ხოლო ბლანკზე შესრულებულ დოკუმენტებზე გამოიყენება თანამდებობის შემოკლებული დასახელება.

4. ელექტრონულ დოკუმენტებზე რეკვიზიტი „ხელმოწერა“ გამოიყენება ელექტრონულ-ციფრული ხელმოწერის სახით.

2. რეკვიზიტი ,,აღნიშვნა დოკუმენტის შესრულებისა და მისი საქმეში მოთავსების შესახებ“ დოკუმენტზე დაიტანება წარწერის სახით ,,საქმეში“ და უფლებამოსილი თანამდებობის პირის ხელმოწერა/ფაქსიმილე.

3. შესრულებული ელექტრონული დოკუმენტების შენახვა და დაარქივირება ხორციელდება საოფისე პროგრამების მეშვეობით.

2. ქაღალდზე ამობეჭდილ დოკუმენტებზე რეზოლუცია ხელნაწერის სახით დაიტანება დოკუმენტის დამკვირვებლის პოზიციიდან ზედა მარცხენა კუთხეში ან რეზოლუციის ფურცელის სახით დაერთვის ძირითად დოკუმენტს. რეზოლუცია უნდა შეიცავდეს შემდეგ მონაცემებს:

ა) დოკუმეტის შემსრულებლის სახელი და გვარი;

ბ) დავალების შინაარი (თუ დავალება სტანდარტულ პროცედურას გულისხმობს, კეთდება წარწერა ,,შესასრულებლად“);

გ) დავალების შესრულების ვადა;

დ) ხელმძღვანელის პირადი ხელმოწერა და თარიღი.

3. ელექტრონულ დოკუმენტებზე რეკვიზიტი ,,რეზოლუცია“ სრულდება საოფისე პროგრამის მეშვეობით.

2. რეკვიზიტი ,,დამტკიცების გრიფი“ ქაღალდზე ამობეჭდილ დოკუმენტზე დაიტანება 3X5 ზომის შტამპის სახით. შტამპზე ამოიტვიფრება:

ა) წარწერა ,,ვამტკიცებ“;

ბ) უფლებამოსილი პირის თანამდებობის დასახელება, გვარი და სახელი;

გ) თარიღის აღმნიშვნელი წარწერა: ,,(..) (..............) (....) წ.“;

დ) უფლებამოსილი თანამდებობის პირის ფაქსიმილე.

3. დამტკიცების გრიფის გამოყენებაზე უფლებამოსილ თანამდებობის პირთა ვინაობა და შტამპების გამოყენების წესი განისაზღვრება საკრებულოს რეგლამენტით, გამგეობის დებულებით და „მუნიციპალიტეტის ორგანოებისა და სამსახურების საქმისწარმოების ინსტრუქციით“.

4. დამტკიცების გრიფის შტამპი დაიტანება დამკვირვებლის პოზიციიდან დოკუმენტის ზედა მარჯვენა კუთხეში.

5. ელექტრონული დოკუმენტების დამტკიცება ხორციელდება საოფისე პროგრამების მეშვეობით.

ა) სამართლებრივ აქტებზე;

ბ) სამივლინებო დავალებებზე (სამივლინებო ფურცლებზე);

გ) საფინანსო დოკუმენტაციაზე;

დ) მუნიციპალიტეტის სახელით დადებულ გარიგებებზე;

ე) ოქმებზე;

ვ) ცნობებზე;

ზ) სააღსრულებო ფურცლებზე.

2. მუნიციპალიტეტის საქმისწარმოებისას გამოიყენება შემდეგი სახის ბეჭდები:

ა) მუნიციპალიტეტის საკრებულოს ბეჭედი;

ბ) მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარის ბეჭედი;

გ) მუნიციპალიტეტის გამგებლის ბეჭედი;

დ) სრტუქტურული ერთეულის – სამსახურის ბეჭედი;

ე)    გამგებლის წარმომადგენილის  ბეჭედი.

3. ბეჭდების გამოყენებაზე უფლებამოსილ თანამდებობის პირთა ვინაობა და ბეჭდების გამოყენების წესი განისაზღვრება საკრებულოს რეგლამენტით, გამგეობის დებულებით და  ადგილობრივი სამსახურების საქმისწარმოების ინსტრუქციით.

4. ბეჭდის ანაბეჭდი დოკუმენტს დაესმება იმგვარად, რომ ტვიფრმა მოიცვას ხელმომწერის თანამდებობის და ხელმოწერის ნაწილი.

5. ელექტრონულ დოკუმენტებზე ბეჭდის ანალოგს წარმოადგენს ელექტრონულ-ციფრული ხელმოწერა.

ა) სამართლებრივი აქტების ბლანკებზე;

ბ) წერილების ბლანკებზე;

გ) ცნობების ბლანკებზე;

დ) სააღსრულებო ფურცლის ბლანკებზე;

ე) მუნიციპალიტეტის საკრებულოს, გამგებლის, სტრუქტურული ერთეულის და  არსებობის შემთხვევაში გამგებლის წარმომადგენლების  ბეჭდებზე.

2. მცირე სახელმწიფო გერბი დოკუმენტების ბლანკებზე დაიტანება დამკვირვებლის პოზიციიდან მარცხენა ზედა კუთხეში ფურცლის ზედა ადგილზე, ხოლო კასპის  მუნიციპალიტეტის გერბი - დამკვირვებლის პოზიციიდან მარჯვენა ზედა კუთხეში. გერბების ზემოთ რაიმე წარწერის ან სიმბოლოს დატანა დაუშვებელია.

ა) თუ ადრესატი ფიზიკური პირია:

ა.ა. ადრესატის გვარს, სახელს და პირად ნომერს;

ა.ბ. ფიზიკური პირის რეგისტრაციის მიხედვით ადრესატის მისამართს (საფოსტო ინდექსი, ქალაქი, ქუჩა, სახლის №)

ბ) თუ ადრესატი საჯარო დაწესებულება ან იურიდიული პირია:

ბ.ა. დაწესებულების (იურიდიული პირის) სრულ დასახელებას სახელობით ბრუნვაში;

ბ.ბ. ადრესატის თანამდებობას, სახელსა და გვარს მიცემით ბრუნვაში;

ბ.გ. დაწესებულების (იურიდიული პირის) მისამართს (საფოსტო ინდექსი, ქალაქი, ქუჩა, სახლის №).

2. დოკუმენტის რამდენიმე ადრესატისადმი გაგზავნისას მითითება ,,ასლი“ არ გამოიყენება. რამდენიმე ადრესატისადმი გაგზავნისას ხელმოწერილ უნდა იქნეს ყველა ეგზემპლარი.

3. რეკვიზიტი ,,ადრესატი“ განთავსდება დოკუმენტის მარცხენა ზედა მხარეს.

2. რეკვიზიტი ,,აღნიშვნა დოკუმენტის შემოსვლის შესახებ“ 3X5 ზომის შტამპის სახით დაიტანება შემოსული დოკუმენტის პირველი ფურცლის დამკვირვებლის პოზიციიდან მარჯვენა ქვედა კუთხეში.

3. დოკუმენტის შემოსვლის შტამპზე ამოიტვიფრება:

ა) დოკუმენტის ადრესატის (საკრებულო, გამგეობა) დასახელება;

ბ) წარწერა: ,,(..) (..............) (....) წ“;

გ) წარწერა ,,№(...)“.

4. შტამპის დატანის შემდგომ შემოსული დოკუმენტის რეგისტრატორის მიერ ხელით ივსება ამ მუხლის მე-3 პუნქტის ,,ბ“ და ,,გ“ ქვეპუნქტებით განსაზღვრული შტამპის წარწერები, შესაბაბისად მიეთითება დოკუმენტის შემოსვლის თარიღი და შემოსული დოკუმენტისათვის მინიჭებული ინდექსი.

2. რეკვიზიტი ,,დოკუმენტის ხელმისაწვდომობის გრიფი“ საიდუმლო ან კონფიდენციალურ დოკუმენტზე დაიტანება 3X4 ზომის შტამპის სახით. შტამპს დოკუმენტზე დაიტანს მხოლოდ უფლებამოსილი თანამდებობის პირი - საკრებულოს აპარატის ან მუნიციპალიტეტის გამგეობის ადმინისტრაციული სამსახურის უფროსი. გასაიდუმლოების შტამპზე ამოტვიფრულია წარწერა ,,საიდუმლოდ“.

3. გასაიდუმლოების შტამპი დაიტანება დოკუმენტის პირველი გვერდის დამკვირვებლის პოზიციიდან მარჯვენა ზედა კუთხეში.