ქალაქ თბილისის მუნიციპალიტეტის სსიპ - ქალაქ თბილისის მუნიციპალიტეტის ურბანული განვითარების სამსახურის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ

2. აღნიშნული წესი არეგულირებს სამსახურის ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით საქმისწარმოების და მომსახურების განხორციელების პირობებს.

3. ამ წესის მოქმედება არ ვრცელდება ინფორმაციის სახეობებზე, რომლებიც საქართველოს კანონმდებლობით აღიარებულია სახელმწიფო საიდუმლოებად და ექვემდებარება სახელმწიფო დაცვას.

4. ელექტრონული საქმისწარმოებისას, გარდა ამ წესით განსაზღვრული ელექტრონული საქმისწარმოების და მომსახურების განხორციელების პირობებისა, გამოიყენება მოქმედი კანონმდებლობა.

ა) ელექტრონული საქმისწარმოება – ადმინისტრაციული წარმოების განხორციელება ან/და განცხადების განხილვა ელექტრონული საქმისწარმოების მეშვეობით, კერძოდ: ელექტრონული განცხადების რეგისტრაცია, შენახვა, შესრულება და ადმინისტრაციული წესების დაცვა, კანონმდებლობით დადგენილი მოთხოვნების შესაბამისად;

ბ) ემესი – ელექტრონული მართვის ერთიანი სისტემა, რომელიც მოიცავს: urban.tbilisi.gov.ge – მოქალაქეზე ორიენტირებული გარეელექტრონული პორტალი; apps.municipal.gov.ge – შიდაორგანიზაციული ელექტრონული მართვის ერთიანი სისტემა; maps.municipal.gov.ge – მუნიციპალური გეოსივრცითი მონაცემების მართვის სისტემა;

გ) ელექტრონული დოკუმენტი – ელექტრონული ფორმით შენახული ტექსტობრივი, ხმოვანი, ვიზუალური ან აუდიოვიზუალური გრაფიკული ან სხვაგვარი მონაცემების ერთობლიობა;

დ) ელექტრონული განცხადება – „ემესში“ urban.tbilisi.gov.ge-ს საშუალებით განთავსებული ელექტრონული ფორმით შექმნილი წერილობითი მოთხოვნა;

ე) ნომენკლატურა – ელექტრონული საქმისწარმოების  პროცესში გამოყენებული განცხადებების სახეობათა  წინასწარგანსაზღვრული სისტემატიზებული ნუსხა;

ვ) განმცხადებელი – პირი, რომელიც ელექტრონული განცხადებით მიმართავს უფლებამოსილ ადმინისტრაციულ ორგანოს პორტალის urban.tbilisi.gov.ge-ს რეგისტრაციის მეშვეობით;

ზ) შემსრულებელი – „ემესში“ ავტორიზებული თანამშრომელი, რომელიც უზრუნველყოფს ელექტრონული განცხადების განხილვას;

თ) ხელმომწერი – დოკუმენტზე პასუხისმგებელი ავტორიზებული თანამშრომელი, რომელსაც აქვს შესრულებულ დოკუმენტზე ხელმოწერის უფლებამოსილება;

ი) ვიზიორი – ხელმოსაწერი დოკუმენტის შინაარსზე თანხმობის გამომხატველი უფლებამოსილი ავტორიზებული თანამშრომელი;

კ) დავალება – უნიკალური ნომრის მქონე სისტემური ერთეული, რომლის საშუალებითაც დავალების მიმცემი ადრესატისგან შესაბამისი რეზოლუციით ითხოვს კონკრეტული ქმედების შესრულებას განსაზღვრულ დროში;

ლ) საქმე – უნიკალური ნომრის მქონე სისტემური ერთეული, რომელიც ასრულებს პირობითი საქაღალდის ფუნქციას, სადაც გაერთიანებულია ერთი საკითხის ირგვლივ შექმნილი ყველა დოკუმენტი და დავალება;

მ) სტატუსი – „ემესში“ არსებული ყველა სისტემური ერთეულის (დოკუმენტი, დავალება, საქმე) მიმდინარე მდგომარეობა;

ნ) რეზოლუცია – მითითება დავალების გაცემის დროს, რის შესაბამისადაც მოქმედებს შემსრულებელი;

ო) ავტორიზებული თანამშრომელი – „ემესის“ მომხმარებლად რეგისტრირებული პირი, რომელსაც გააჩნია მომხმარებლის სახელი და პაროლი და „ემესში“ საკუთარი თანამდებობის შესაბამისი უფლებამოსილების განხორციელების შესაძლებლობა;

პ) ავტორიზაცია – რეგისტრირებული მომხმარებლის მიერ „ემესში“ შესასვლელად მომხმარებლის სახელისა და პაროლი ან ID ბარათის გამოყენება;

ჟ) რეგისტრაცია – „ემესის“ შემდგომი გამოყენების მიზნით მომხმარებლის პერსონალური მონაცემების დაფიქსირება, რის შედეგადაც მომხმარებელი იღებს „ემესში“ შესასვლელ „მომხმარებლის სახელს“ და „პაროლს“;

რ) პირადი გვერდი  – განმცხადებლის ინდივიდუალური გვერდი „ემესში“, სადაც ფიქსირდება მისი დოკუმენტბრუნვა სამსახურთან.

2. კანონით გათვალისწინებულ შემთხვევაში, სამსახურის ინიციატივით ადმინისტრაციული წარმოების დაწყების შემთხვევაში, ელექტრონული განცხადების წარდგენის უფლება აქვთ სამსახურის ავტორიზებულ თანამშრომლებს.

3. მომხმარებლის რეგისტრაცია ხორციელდება პორტალზე – www.urban.tbilisi.gov.ge სახელის, პაროლისა და რეგისტრაციისთვის საჭირო პერსონალური მონაცემების შევსების გზით.

4. განცხადების წარდგენამდე დარეგისტრირებულმა დაინტერესებულმა პირმა საჭიროა, ავტორიზაცია გაიაროს პორტალზე – www.urban.tbilisi.gov.ge.   

2. ელექტრონული განცხადება უნდა უზრუნველყოფდეს პორტალზე მითითებული ყველა აუცილებელი ველის შევსებით სამსახურისთვის შესაბამისი ინფორმაციის მიწოდებას;

3.  აღნიშნული განცხადება პროგრამულად ავტომატურად რეგისტრირდება „ემესში“.

4. განცხადების განხილვა მიმდინარეობს საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსითა და შესაბამისი სფეროს მარეგულირებელი კანონმდებლობით დადგენილი წესით, შიდაორგანიზაციული „ემესის“ apps.municipal.gov.ge-ს საშუალებით.

5. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით სამსახურს განცხადება და თანდართული დოკუმენტები არ გადაეგზავნება, თუ განმცხადებელი ვერ უზრუნველყოფს განცხადებაზე მიბმული ყველა სავალდებულო ველის შევსებას, რაც გულისხმობს სამსახურისათვის საკითხის განხილვისათვის საჭირო ყველა დოკუმენტის ან/და ინფორმაციის მიწოდებას.

6.  თუ განმცხადებელი სამსახურს არ წარუდგენს კანონით ან მის საფუძველზე გამოცემული კანონქვემდებარე აქტით გათვალისწინებულ რაიმე დოკუმენტს ან/და ინფორმაციას, რაც აუცილებელია საქმის გადაწყვეტისათვის, სამსახური განმცხადებელს განუსაზღვრავს გონივრულ ვადას დამატებითი დოკუმენტის ან/და ინფორმაციის წარდგენისათვის.

7.  თუ ამ მუხლის მე-6 პუნქტის საფუძველზე დადგენილ ვადაში განმცხადებელი არ წარადგენს შესაბამის დოკუმენტს ან/და ინფორმაციას, განცხადება განუხილველად იქნება დატოვებული ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით. სამსახური უფლებამოსილია განცხადების განუხილველად დატოვების შესახებ ცალკე ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი არ გამოსცეს.

8. განმცხადებლის მიერ მისი განცხადების განუხილველად დატოვების მოთხოვნის შემთხვევაში განცხადება განუხილველი რჩება განმცხადებლის მიერ პორტალზე ს www.urban.tbilisi.gov.ge, ამ მოთხოვნით ელექტრონული განცხადების ატვირთვისთანავე.

ა) კომპეტენცია და გადაწყვეტილების მიღება – კომპეტენცია გადაწყვეტილების მისაღებად გააჩნია „ემესში“ განსაზღვრულ პასუხისმგებელ პირს, რომელიც ხელმოწერით ადასტურებს თანხმობას დოკუმენტის შემსრულებლის მიერ შექმნილი და სხვა თანამდებობის პირების მიერ ვიზირებული დოკუმენტის ხელმოწერაზე;

ბ) შესაბამისობის დადგენა – „ემესში“ რეგისტრირებული განცხადების შინაარსისა და წარმოდგენილი დოკუმენტაციის შესაბამისობის დადგენა მოქმედ კანონმდებლობასთან;

გ) დავალების გაცემა – ქმედება, რომელსაც ახორციელებს ზემდგომი პირი (ავტორიზებული თანმშრომელი), მის დაქვემდებარებულ „ემესში“ ავტორიზებულ თანამშრომლებზე;

დ) დავალებაზე განხორციელებული ცვლილებები – გაცემული დავალების ირგვლივ „ემესში“ მოთხოვნილი სხვადასხვა სახის ქმედება: დავალების ვადის გაგრძელება, შეცდომითად მონიშვნა, დახარვეზება და სხვა ქმედებები;

ე) დახარვეზება – ავტორიზებული თანამშრომელი განმცხადებლის მოთხოვნის შესაბამისად უფლებამოსილია განახორციელოს დავალებაზე ცვლილებები, რაც ჩაითვლება ხარვეზის დადგენად და ადმინისტრაციული ორგანოს მიერ  განმცხადებელს მიეცემა კანონმდებლობით გათვალისწინებული ვადა ხარვეზის გამოსასწორებლად;

ვ) დოკუმენტის შესრულება – დოკუმენტების შესრულება ხორციელდება „ემესის“ მოდულში, საქმისწარმოების ერთიანი წესებისა და სტანდარტის მოთხოვნათა შესაბამისად;

ზ) დოკუმენტის შექმნა – დოკუმენტის შესაქმნელად გამოიყენება „ემესში“ არსებული უნიფიცირებული ფორმები დოკუმენტთა სახეობების მიხედვით შემდეგი პროცედურის დაცვით:

ზ.ა) დოკუმენტის სასურველი შაბლონის შერჩევისა და პროექტის მომზადების შემდეგ, შემსრულებელმა (ავტორიზებულმა თანამშრომელმა) უნდა შეავსოს ყველა ის აუცილებელი ველი შესაბამისი რეკვიზიტებით, რომელსაც პროგრამა ავტომატურ რეჟიმში სთავაზობს, მათ შორის, გაგზავნის და ვიზირების მეთოდი;

ზ.ბ) დოკუმენტის პროექტი ვიზირების შემდეგ დასრულებული სახით იგზავნება ხელმოსაწერად;

ზ.გ) შესრულებული დოკუმენტის ხელმოწერას ახორციელებს საამისოდ დოკუმენტის ხელმოწერაზე უფლებამოსილი (ავტორიზებული თანამშრომელი), დოკუმენტის ვიზირების შემდეგ;

თ) დოკუმენტზე ხელმოწერა – ქმედება, რომელიც სრულდება ელექტრონულად, პროგრამაში არსებული, ავტორიზებულ თანამშრომელთა პირადი ხელმოწერების ფაქსიმილიების გამოყენებით; რეკვიზიტი ,,ხელმოწერა” მოიცავს ხელმომწერი პირის თანამდებობის დასახელებას (სრული ან/და შემოკლებული), ხელმოწერასა და ხელმოწერის გაშიფვრას (სახელი ან სახელის ინიციალი, გვარი);

ი) შესრულებული დოკუმენტების გაგზავნა – შესრულებულ დოკუმენტებს უფლებამოსილი პირების ვიზირებისა და ხელმოწერის შემდეგ მიენიჭება სარეგისტრაციო ნომერი, დაესმის თარიღი და გადაიცემა განმცხადებლისთვის/ადრესატისათვის გასაგზავნად;

კ) განმცხადებელს დოკუმენტი ეგზავნება ავტომატურად, ელექტრონული დოკუმენტის სახით.

2. ადმინისტრაციული-სამართლებრივი აქტის ნომერი და თარიღი, ასევე გახსნის თარიღი განისაზღვრება ავტომატურ რეჟიმში „ემესის“ მეშვეობით.

2. დოკუმენტის და დავალების შესრულების ვადები კონტროლირებადია ზემდგომი პირის (ავტორიზებული თანამშრომელის) – დავალების გამცემის და შემსრულებლის მიერ სხვადასხვა  საშუალებებით (სტატუსი, შეფერილობა). შესრულების ვადასთან მიახლოებული დავალებაზე შემსრულებელს შეუძლია მოითხოვოს ვადის გაგრძელება.

3. დოკუმენტის შესრულების განხილვის ვადა აითვლება „ემესში“ მისი რეგისტრაციის მომდევნო სამუშაო დღიდან.

4. „ემესის“ საშუალებით კანონმდებლობით დადგენილი ვადების დათვლისას საქართველოს ორგანული კანონით „საქართველოს შრომის კოდექსი“ განსაზღვრული უქმე და დასვენების დღეები არ იანგარიშება. თუ „ემესში“ განცხადების განთავსება განხორციელდება უქმე ან/და დასვენების დღეს, ვადის ათვლა დაიწყება მომდევნო პირველივე სამუშაო დღიდან.

5. ელექტრონული მომსახურების განხორციელებისას გამოიყენება მოქმედი კანონმდებლობით გათვალისწინებული ვადები.

2. ელექტრონულად გამოცემულ ადმინისტრაციული-სამართლებრივ აქტს გააჩნია დაშიფრული კოდი, რომელიც მოიცავს დოკუმენტის შესახებ მონაცემთა ერთობლიობას და რომლითაც ხდება მისი ნამდვილობის დადგენა.

3. განმცხადებელს ადმინისტრაციული აქტი ეგზავნება პორტალზე – www.urban.tbilisi.gov.ge დარეგისტრირებულ პირად  გვერდზე.

4. ამ წესის მოთხოვნათა დარღვევისათვის სამსახურის პასუხისმგებელ ავტორიზებულ თანამშრომელს ეკისრება პასუხისმგებლობა კანონმდებლობით დადგენილი წესით.

5. პორტალის – www.urban.tbilisi.gov.ge  შექმნამდე სხვა პორტალზე განმცხადებლის მიერ წარმოდგენილი განცხადებები და შესაბამისი დოკუმენტაცია, ამავე განცხადებებთან დაკავშირებით  სასამართლო ან ზემდგომი ადმინისტრაციული ორგანოს გადაწყვეტილებების აღსრულების ფარგლებში, სამსახურის მოთხოვნის შემთხვევაში განმცხადებლის მიერ წარმოდგენილი უნდა იქნეს პორტალზე – www.urban.tbilisi.gov.ge