ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ

ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს დადგენილება №273 2021 წლის 22 ოქტომბერი ქ. რუსთავი ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ  საქართველოს ორგანული კანონის „ადგილობრივი თვითმმართველობის კოდექსის“ მე-19 მუხლის „კ“ ქვეპუნქტის, 61-ე მუხლის მე-2 პუნქტის საფუძველზე, ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის საკრებულო ადგენს: მუხლი 1🔗 დამტკიცდეს ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის  ელექტრონული საქმისწარმოების წესი დანართი №1-ის შესაბამისად. მუხლი 2🔗 დადგენილება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარის მოვალეობის შემსრულებელინინო ქავთარაძე დანართი №1 ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესი მუხლი 1🔗. ზოგადი დებულებანი 1. ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესი (შემდგომში – წესი) არეგულირებს ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის „სახაზინო (საბიუჯეტო) დაწესებულებებში საქმისწარმოების ავტომატიზებული სისტემის მინიმალური სტანდარტის დამტკიცების შესახებ“ საქართველოს მთავრობის 2021 წლის 21 თებერვლის №64 დადგენილების შესაბამისად, ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით საქმისწარმოების განხორციელების პირობებს. 2. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიაში ხორციელდება პროგრამული უზრუნველყოფის-დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემის apps.msda.ge. საშუალებით . 3. ეს წესი არ ვრცელდება ინფორმაციის სახეობებზე, რომლებიც საქართველოს კანონმდებლობით აღიარებულია სახელმწიფო საიდუმლოებად და ექვემდებარება სახელმწიფო დაცვას. 4. ამ წესით დადგენილი მოთხოვნების დაცვას და მათი შესრულების კონტროლს, აგრეთვე ორგანიზაციულ-მეთოდიკურ ხელმძღვანელობას თავისი კომპეტენციის ფარგლებში ახორციელებს მერიის აპარატის სერვისების განვითარებისა და საქმისწარმოების განყოფილება (შემდგომში – სერვისების განვითარებისა და საქმისწარმოების განყოფილება). მუხლი 2🔗. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის ორგანიზაცია  1. დოკუმენტების ელექტრონული სახით მოძრაობა მათი მიღების ან შექმნის მომენტიდან შესრულებამდე, გაგზავნამდე ან საქმეში მოთავსებამდე, წარმოადგენს მერიის ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვას. 2. დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს დოკუმენტების ტრადიციული მატერიალური და ელექტრონული დამუშავების თავსებადობას. 3. მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონული დოკუმენტის ფორმატში ან/და პირიქით, ელექტრონული დოკუმენტის მატერიალური დოკუმენტის ფორმატში გადაყვანის შემთხვევაში, „ელექტრონული დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების შესახებ“საქართველოს კანონის შესაბამისად, ელექტრონული ხელმოწერით დადასტურებული დოკუმენტის ორიგინალს და მის ასლს აქვთ თანაბარი იურიდიული ძალა. 4. ელექტრონული დოკუმენტი იურიდიულ ძალას იძენს მისი ავტორის მიერ ხელმოწერის მომენტიდან. 5. ამ წესით გათვალისწინებულ სისტემაში შექმნილი ელექტრონული დოკუმენტის ყველა ეგზემპლარი ითვლება ორიგინალად. ელექტრონულ დოკუმენტს არ შეიძლება ჰქონდეს ელექტრონული ასლი. მუხლი 3🔗. ტერმინთა განმარტება ამ წესში გამოყენებულ ტერმინებს აქვთ შემდეგი მნიშვნელობა: ა) ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემა – ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიის სტრუქტურული ერთეულებში არსებული ინფორმაციის ნაკადის მართვის, ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის სისტემა, რომლის მონაწილეთა შორის არსებული ურთიერთობები რეგულირდება ამ წესით და სხვა სამართლებრივი აქტებით, ამასთან სისტემაში სამუშაოდ გამოიყენება საქმისწარმოების ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის სახელმძღვანელო ინსტრუქცია. ბ)თანამშრომელი-ქალაქ რუსთავის მუნიციპალიტეტის მერიაში დასაქმებული პირი, რომელიც ფლობს რეგისტრირებულია ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მომხმარებლად. გ) ავტორიზაცია – მერიის შესაბამისი უფლებამოსილი თანამშრომლის რეგისტრაციის შედეგად მიღებული „მომხმარებლის სახელისა“ და პაროლის მეშვეობით ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში შესვლა, რომლითაც თანამშრომელი ადასტურებს საკუთარ ვინაობას და ახორციელებს ელექტრონულ დოკუმენტზე ხელმოწერას; დ) კვალიფიციური ელექტრონული ხელმოწერა – „ელექტრონული დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების შესახებ“ საქართველოს კანონით განსაზღვრული ხელმოწერა; ე) კვალიფიციური ელექტრონული შტამპი –„ელექტრონული დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების შესახებ“ საქართველოს კანონით განსაზღვრული შტამპი; ვ) ელექტრონული ხელმოწერა – მონაცემთა ერთობლიობა, რომელიც იძლევა ელექტრონული დოკუმენტის ავტორის, ვიზის ავტორის, რეზოლუციის ავტორის იდენტიფიკაციისა და ელექტრონულ დოკუმენტთან მისი კავშირის დადგენის საშუალებას. ზ) ელექტრონული ხელმოწერის მფლობელი – მერიის თანამშრომელი, რომელიც უფლებრივი დაშვების დონის გათვალისწინებით „მომხმარებლის სახელისა“ და „პაროლის“ მეშვეობით, რეგისტრირებულია ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში და მინიჭებული აქვს უნიკალური საიდენტიფიკაციო კოდი; თ) ელექტრონული დოკუმენტი –ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში შექმნილი, შეყვანილი, გაგზავნილი ან მიღებული დოკუმენტი/ინფორმაცია, რომელიც ფლობს ელექტრონული დოკუმენტისათვის აუცილებელ რეკვიზიტებს (მაგ. სერვისების განვითარების და საქმისწარმოების თანამშრომლის მიერ დარეგისტრირებული განცხადება/წერილი, ან თანამშრომლის მიერ შექმნილი, ბრძანება, განკარგულება, წერილი, ან სხვა ტიპის უნიკალური ნომრის და თარიღის მქონე დოკუმენტი). ი) მატერიალური დოკუმენტი – ქაღალდის ან სხვა მატერიალური ფორმით წარდგენილი ინფორმაციის ან/და მონაცემთა ერთობლიობა; კ)დოკუმენტის ვიზირება – შესაბამისი უფებამოსილი პირის წერილობითი ან/და ელექტრონული თანხმობა დოკუმენტის შინაარსზე თავისი კომპეტენციის ფარგლებში; ლ) ელექტრონული განცხადება – დაინტერესებული პირის მიერ ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში განთავსებული ელექტრონული, ოპტიკური ან სხვა მსგავსი ფორმით შექმნილი წერილობითი მოთხოვნა; მ) ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი – ადმინისტრაციული ორგანოს მიერ კანონმდებლობის საფუძველზე ელექტრონული ან/და მატერიალური დოკუმენტის ფორმით გამოცემული სამართლებრივი აქტი; მუხლი 4🔗. მერიაში შემოსული დოკუმენტების დამუშავება 1. მერიის მიერ ელექტრონული საშუალებით ადმინისტრაციული წარმოების დაწყება შესაძლებელია დაინტერესებული პირის განცხადებით (შემდგომში განმცხადებელი) ან/და მერიის ინიციატივით; 2. მერიაში შემოსული ელექტრონული და მატერიალური დოკუმენტების, ასევე მერიის ელექტრონულ მისამართზე rustavi.municipality@rustavi.gov.ge გამოგზავნილი დოკუმენტების მიღება-რეგისტრაციას ახორციელებს აპარატის სერვისების განვითარებისა და საქმისწარმოების განყოფილება, ხოლო ადმინისტრაციული ერთეულების შემთხვევაში – მერიის აპარატის შრომის უსაფრთხოების, ტექნიკური უზრუნველყოფისა და მერის წარმომადგენლთა საქმიანობის კოორდინაციის განყოფილების, ზედამხედველობისა და ადგილობრივი მოსაკრებლების სამსახურის, სამხედრო აღრიცხვისა და გაწვევის სამსახურის ის თანამშრომლები, რომელთათვისაც ელექტრონულ სისტემაში დაშვებულია კანცელარიის ფუნქცია; 3. მიღება-რეგისტრაციის პროცესი მოიცავს შემოსული დოკუმენტების მატერიალური ფორმატიდან  ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანას სკანირების გზით, გადაცემას ნომენკლატურების განაწილების გზით. 4. შემოსული დოკუმენტების მიღება-რეგისტრაცია ხდება დოკუმენტების შემოსვლის დღესვე ან მომდევნო სამუშაო დღეს, თუ დოკუმენტები შემოსულია 18:00 საათის შემდეგ ან თუ ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის ხარვეზის გამო ვერ ხერხდება დოკუმენტის იმავე დღეს რეგისტრაცია. ამ შემთხვევაში, სერვისების განვითარების და საქმისწარმოების განყოფილების შესაბამისი თანამშრომელი, ხოლო ადმინისტრაციული ერთეულის შემთხვევაში, შესაბამისი სპეციალისტი/მერის წარმომადგენელი, შემოსული დოკუმენტის მარჯვენა ქვედა კუთხეში დაესვამს შტამპს შემოსვლის თარიღის აღნიშვნით, ხოლო ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში მისი მიღება-რეგისტრაცია შესაძლებელია განხორციელდეს მომდევნო სამუშაო დღეს. 5. დოკუმენტის რეგისტრაცია იწყება დოკუმენტის წარმომდგენი პირის იდენტიფიკაციით და სრულდება დოკუმენტის „გადაგზავნით“ ადრესატთან. დოკუმენტის ნომერია უნიკალური ნომერი, რომელიც პროგრამამ მიანიჭა რეგისტრირებულ წერილს და ინდივიდუალურია ყველა დოკუმენტისთვის. ნომერი შედგება: ა) ინდექსისგან - მინიჭებული დოკუმენტის შემომტანის ტიპის მიხედვით ბ) დოკუმენტბრუნვის პროგრამით მოსარგებლე დაწესებულების (კლიენტის) კოდისგან---38 გ) მიმდინარე წლის აღმნიშვნელი თარიღის ბოლო 2 ციფრისგან დ) წერილის რეგისტრაციის დღისგან თუ მერამდენეა წელიწადში ე) ციფრისგან, აღნიშული წერილი მერამდენეა იმ დღეს რეგისტრირებულ წერილებში ვ) იმ სამსახურის აღმნიშვნელი კოდისგან, რომელშიც შევიდა წერილი/დოკუმენტი; 6. განმცხადებელი უფლებამოსილია ყველა დოკუმენტი და ინფორმაციას, რომელიც აუცილებელია განცხადებაში აღნიშნულ საკითხზე გადაწყვეტილების მისაღებად, მერიას წარუდგენოს ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით პორტალზე www.ms.gov.ge. თანდართული დოკუმენტების ნამდვილობაზე ან/და ორიგინალთან მათ შესაბამისობაზე პასუხისმგებლობა ეკისრება განმცხადებელს. 7. სოციალური გადაუდებელი სერვისების მისაღებად, შესაძლებელია ბენეფიციარის ნაცვლად განცხადება წარმოადგინოს სხვა პირმა, შესაბამისი ნათესაობის დამაკავშირებელი დოკუმენტის წარმოდგენის შემდგომ. 8. გამონაკლის შემთხვევებში განცხადება შესაძლებელია წარმოადგინოს სხვა პირმა, ნათესაობის დამადასტურებელი დოკუმენტის გარეშე, აღნიშნულ შემთხვევაში დოკუმენტაციის წარმომდგენი პირის მონაცემები აღირიცხება ,,ფელდეგერი’’ს ფუნქციონალში. 9. მერიის საქმისწარმოებაზე უფლებამოსილი შესაბამისი პირის მიერ წინასწარ გადაისინჯება დოკუმენტები, რომელშიც არ არის მითითებული მერიის კონკრეტული თანამდებობის პირი და ნაწილდება ქვემდებარეობით უფლებამოსილებების შესაბამისად. 10. დოკუმენტის განხილვის შემდეგ დოკუმენტის განმხილველი, როგორც წესი, ახდენს რეზოლუციის დადებას, შემსრულებელ ან შესრულებაზე ზედამხედველ პირებს. 11. ამ მუხლის მე-6 პუნქტით გათვალისწინებულ შემთხვევაში მერიას ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით განცხადება და თანდართული დოკუმენტები არ გადაეგზავნება, თუ განმცხადებელი ვერ უზრუნველყოფს განცხადებაზე მიბმული ყველა სავალდებულო ველის შევსებას, რაც გულისხმობს მერიისთვის საკითხის განხილვისათვის საჭირო ყველა დოკუმენტის ან/და ინფორმაციის მიწოდებას. 12. ფიზიკური პირისაგან ან დაწესებულების საფელდეგერო (საკურიერო, საფოსტო) სამსახურისაგან დოკუმენტების მიღებისას (მოთხოვნის შემთხვევაში) გაიცემა „მიღების ბარათი“ შემოსული დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომრისა და თარიღისა და დროის (საათი, წუთი) მითითებით და დაესმება სერვისების განვითარებისა და საქმისწარმოების განყოფილების შესაბამისი თანამშრომლის, ხოლო ადმინისტრაციული ერთეულის შემთხვევაში შესაბამისი სპეციალისტი/მერის წარმომადგენლის პირადი ხელმოწერა. 13. სამსახურებრივი ხასიათის საფოსტო გზავნილები აღნიშვნით „პირადად“ ან „კონფიდენციალური“ რეგისტრაციაში ტარდება კონვერტზე მითითებული მონაცემების მიხედვით და გაუხსნელად გადაეცემა ადრესატს. 14. არასწორი, მცდარი მისამართით გამოგზავნილი კორესპონდენცია არ რეგისტრირდება და უბრუნდება ავტორს ან იგზავნება კუთვნილებისამებრ. 15. რეგისტრაციას არ ექვემდებარება სტატისტიკური კრებულები, წიგნები, ჟურნალ-გაზეთები, ბროშურები, სარეკლამო შეტყობინებები, პლაკატები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები. 16. დანართი დოკუმენტების არსებობის შემთხვევაში, ხდება მათი მატერიალური ფორმატიდან ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანა სკანირების გზით და ძირითად დოკუმენტზე მიმაგრება. 17. დასაშვებია დანართი დოკუმენტების სკანირება, რომელთა რაოდენობა არ აღემატება 30 ფურცელს. აღნიშნულ შემთხვევაში დანართები გადაეცემა შემსრულებელს მატერიალური სახით. 18. თუ დოკუმენტს თან ერთვის დანართი, რომელიც იმგვარად არის თავმოყრილი (შეკრული), რომ მის დაშლა ან დანაწევრება გამოიწვევს ამ დოკუმენტის (მასალის) დაზიანებას, განადგურებას ან და მისი იურიდიული ძალის დაკარგვას; ან რომლის ადრესატთან მატერიალური ფორმით გადაგზავნა აუცილებელია კანონმდებლობით გათვალისწინებულ მოთხოვნათა შესასრულებლად; ან რომლის ფიზიკური მახასიათებლების გამო ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანა ვერ ხერხდება – დოკუმენტის მიღება-რეგისტრაციისას ხდება შესაბამისი აღნიშვნა დამატებით რეკვიზიტში, შემდეგი სახით: „მაგ.: დანართი: 10 ტომი – მატერიალური სახით;“, ხოლო დანართები მატერიალური სახით გადაეცემა შემსრულებელს. 19. მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები ინახება სერვისების განვითარებისა და საქმისწარმოების განყოფილებაში, გარდა სასამართლო გზავნილებისა, საქმეთა ნომენკლატურით დადგენილი ვადების შესაბამისად. 20. სამსახურებრივი საჭიროებიდან გამომდინარე, დასაშვებია მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები გადაეცეს შემსრულებელს. 21. დედანი დოკუმენტის მატერიალური სახით შემსრულებელს გადაეცემა არაუგვიანეს რეგისტრაციის დღის მომდევნო სამუშაო დღისა და გადაცემა ფორმდება შესაბამის ჟურნალში რეგისტრაციის გზით. მუხლი 5🔗. ელექტრონული დოკუმენტის  სავალდებულო და დამატებითი რეკვიზიტები 1. ელექტრონული დოკუმენტი იქმნება მატერიალური დოკუმენტისათვის დამახასიათებელი რეკვიზიტებით. 2. ელექტრონული დოკუმენტის შედგენისას საჭიროა ამ წესით დადგენილი მოთხოვნების დაცვა, რომლებიც უზრუნველყოფენ ელექტრონული დოკუმენტის იურიდიულ ძალას. 3. ელექტრონული დოკუმენტის სახეობებია: ა) ბრძანება – მერის, მერის პირველი მოადგილის, მოადგილის ან/და პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმღვანელის ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი; ბ) სამსახურეობრივი კორესპოდენცია- დოკუმენტი, რომელიც იქმნება სტრუქტურულ ერთეულებსა და თანამდებობის პირებს შორის დოკუმენტალური ურთიერთობის ასასახად. გ) პირადი განცხადება-წარმოადგენს დოკუმენტს, რომლითაც მერიაში დასაქმებული ფიზიკური პირი, კანონმდებლობით გათვალისწინებულ საკითხებთან დაკავშირებით მიმართავს მერს, მერის მოადგილეს ან/და მერიის შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელს; დ) გასული კორესპოდენცია-იქმნება დოკუემნტი მხოლოდ მერიის სისტემის გარეთ გასაგზავნად ან სისტემის გარედან შემოსული დოკუმენტის საპასუხოდ; 4. ტექსტის სათაური (თემატიკა) წარმოადგენს ელექტრონული დოკუმენტის შინაარსის მოკლე გადმოცემას. ის უნდა იყოს მაქსიმალურად მოკლე და ტევადი. 5. დოკუმენტის ტექსტი – შეიცავს ადრესატის რეგალიებს, მიმართვას კონკრეტული სუბიექტისადმი, თავად დოკუმენტის შინაარსს, მითითებას დანართის შესახებ, ამგვარის არსებობის შემთხვევაში, ავტორის რეგალიებს. 6. დოკუმენტის ელექტრონული ნომერი – დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემის მიერ გენერირებული და ელექტრონული დოკუმენტისათვის მინიჭებული ნომერი. 7. ელექტრონული დოკუმენტის ხელმოწერას ახდენენ მერიის თანამდებობის პირები, აგრეთვე მერის მიერ მინიჭებული უფლებამოსილების საფუძველზე საჯარო მოსამსახურეები. 8. დოკუმენტის დამატებითი რეკვიზიტებია: რეზოლუციები, დანართი, საფუძვლები, ავტორები, ინიციატორი (შემსრულებელი), კომენტარი; 9. რეზოლუცია წარმოადგენს დავალებას დოკუმენტის შესრულებაზე, რომელიც შეიცავს შემსრულებლის გვარს, დავალების შინაარსს, შესრულების ვადას, რეზოლუციის თარიღს; 10. თუ ელექტრონულ დოკუმენტს ახლავს დანართები, აღნიშვნა ამის შესახებ მიეთითება ტექსტში ან დოკუმენტის ტექსტის შემდეგ, შემდეგი წესით: ა) როდესაც დოკუმენტს თან ახლავს დანართები, რომლებიც ტექსტში არ არის მოხსენიებული, ტექსტის შემდეგ მიეთითება მისი არსებობის შესახებ ფურცლების რაოდენობის აღნიშვნით, მაგალითად: „დანართი: ცნობა გაწეული სამუშაოს შესახებ, 8 (რვა) ფურცელზე.“; ბ) როდესაც დანართების სრული დასახელება ასახულია ტექსტში, აღნიშვნა დანართების შესახებ ფორმდება შემდეგი სახით: „დანართი: 8 (რვა) ფურცლად.“; გ) თუ ელექტრონულ დოკუმენტს თან ერთვის დანართი, რომელიც იმგვარად არის თავმოყრილი (შეკრული), რომ მისი დაშლა ან დანაწევრება გამოიწვევს ამ დოკუმენტის (მასალის) დაზიანებას, განადგურებას ან და მისი იურიდიული ძალის დაკარგვას; ან რომლის ადრესატთან მატერიალური ფორმით გადაგზავნა აუცილებელია კანონმდებლობით გათვალისწინებულ მოთხოვნათა შესასრულებლად; ან რომლის ფიზიკური მახასიათებლების გამო ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანა ვერ ხერხდება – აღნიშნულ შემთხვევაში ამგვარი დანართი იგზავნება ფიზიკურად, მატერიალური ფორმით, რის შესახებაც აღინიშნება შესაბამის დამატებით რეკვიზიტში, შემდეგი სახით: „მაგ.: დანართი: 10 ტომი – მატერიალური სახით“. ასეთ შემთხვევაში, ფიზიკური სახით გაგზავნილ დანართს თან უნდა ერთოდეს ელექტრონული წერილის ერთი პირი და ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მიერ გენერირებული საინფორმაციო ბარათი. 11.დოკუმენტის საფუძველში მიეთითება ის კონკრეტული დოკუმენტი, რომლის შესრულების მიზნითაც იქნა შექმნილი მოცემული დოკუმენტი. 12. ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვაში მერიის პირველად სტრუქტურულ ერთეულებს ენიჭებათ შესაბამისი ნომრები (ინდექსი), რაც გამოსახულია აღნიშნული სამსახურის მიერ მომზადებული დოკუმენტის უნიკალურ ნომერში: 01 - მერიის აპარატი; 02 - ჯანმრთელობის დაცვისა და სოციალური მხარდაჭერის სამსახური; 03 - ინფრასტრუქტურის განვითარებისა და ტრანსპორტის სამსახური; 04 - საფინანსო-საბიუჯეტო სამსახური; 05 - არქიტექტურისა და მშენებლობის საჯარო ზედამხედველობის სამსახური; 06 - ზედამხედველობისა და ადგილობრივი მოსაკრებლების სამსახური; 07 - შიდა აუდიტის სამსახური; 08 - ქონების მართვისა და ეკონომიკური განვითარების სამსახური; 09 - სამხედრო აღრიცხვისა და გაწვევის სამსახური. 13. მერიაში თანამშრომელთა კონკურსთან დაკავშირებული დოკუმენტები, ფინანსური დოკუმენტები, ასევე ინსპექტირებასთან დაკავშირებული დოკუმენტები შეიძლება შეიქმნას მატერიალური დოკუმენტის სახით, მოქმედი კანონმდებლობით დადგენილი წესის შესაბამისად. მუხლი 6🔗. დავალებების გაცემა და კონტროლი 1. მერიაში შემოსულ დოკუმენტებზე რეზოლუციის სახით დავალებებს გასცემენ ხელმძღვანელი პირები (მერი, მერის პირველი მოადგილე, მოადგილე შესაბამისი პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი, მისი მოადგილე (არსებობის შემთხვევაში), შესაბამისი მეორადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი), ასევე მერის წამომადგენლები. 2. დოკუმენტი შემსრულებელს, ამ მუხლის პირველი პუნქტში ხსენებული ხელმძღვანელი პირების, ასევე მერის წარმომადგენლის მიერ დაეწერება შემსრულებელს, შესაბამისი პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელის ან მისი მოადგილის ან პირველად სტრუქტურულ ერთეულში არსებული მეორადი სტრუქტურული ერთეულის  ხელმძღვანელის გავლით. 3. პირველადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი, მისი მოადგილე ან პირველად სტრუქტურულ ერთეულში არსებული მეორადი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი უფლებამოსილია მისთვის შესასრულებლად გადაცემულ დოკუმენტზე არსებული რეზოლუციის ფარგლებში და მის შესასრულებლად რეზოლუციის სახით გასცეს დავალება მისი სტრუქტურული ერთეულის თანამშრომელზე. 4. გადაუდებელი აუცილებლობის შემთხვევაში, რეზოლუციის ავტორს დოკუმენტის უშუალო შემსრულებლისთვის გადასაცემად, შეუძლია გამოტოვოს ამ მუხლის მე-2 პუნქტში მოხსენიებული პირები. 5. რამდენიმე შემსრულებლის არსებობისას პასუხისმგებელ შემსრულებლად ითვლება რეზოლუციაში პირველი მითითებული. 6. რეზოლუცია უნდა მოიცავდეს მითითებას შესასრულებელი დავალების შესახებ და, საჭიროების შემთხვევაში, შესრულების ვადას. 7. შემსრულებელი ვალდებულია დოკუმენტზე მუშაობა დაასრულოს კანონით დადგენილ ან რეზოლუციით განსაზღვრულ ვადებში. 8. თუ რეზოლუციით განსაზღვრული ვადა არ არის საკმარისი დოკუმენტის შესასრულებლად, შემსრულებელი დასაბუთებული თხოვნით მიმართავს რეზოლუციის ავტორს ვადის გაგრძელების თაობაზე. 9. იმ შემთხვევაში, თუ რეზოლუციის ტექსტში დოკუმენტის შესრულების ვადა არ არის მითითებული, დოკუმენტი სრულდება პროგრამული უზრუნველყოფის მიერ მექანიკურად მინიჭებული ვადაში. 10. ორ ან მეტ შემსრულებელზე გაცემული დავალების სრულად და დადგენილ ვადებში შესრულებას კოორდინაციას უწევს პირველი შემსრულებელი. 11. შემსრულებლის მიერ დოკუმენტზე მუშაობის დასრულების შემდეგ, რეზოლუციის ავტორს შესრულებული დოკუმენტი ვიზისათვის ან ხელმოსაწერად უბრუნდება იმავე წესით როგორც შემსრულებელს დაეწერა. 12. შემოსული დოკუმენტაცია, რომელიც არ ითვალისწინებს ადმინისტრაციული წარმოების დაწყებას, სრულდება შესაბამის ველში აღნიშვნით „ცნობისათვის“ ან „საქმეში“. მუხლი 7🔗. ელექტრონული (გარდა ბრძანებისა) დოკუმენტის შექმნა, ვიზირება, გაგზავნა 1. ელექტრონული დოკუმენტი (გარდა ბრძანებისა) იქმნება უშუალოდ ავტორის ან ინიციატორის (შემსრულებლის) მიერ. 2. ელექტრონული დოკუმენტის ტექსტის შედგენა ხდება მატერიალური დოკუმენტისათვის დადგენილი ფორმატით. 3. თუ ელექტრონული დოკუმენტის ინიციატორი (შემსრულებელი) იმავდროულად წარმოადგენს ელექტრონული დოკუმენტის ავტორს, ელექტრონული დოკუმენტის ტექსტის ფორმირების შემდეგ, იგი უთითებს დოკუმენტის ადრესატს, ვიზირების ავტორს (ავტორებს), ურთავს დოკუმენტს დანართებს, ამგვარის არსებობის შემთხვევაში და ახდენს დოკუმენტის ხელმოწერას, რის შემდეგაც სისტემა ავტომატურად უზრუნველყოფს დოკუმენტის გადაგზავნას ვიზირების ავტორებისათვის, ავტორის მიერ განსაზღვრული რიგითობის შესაბამისად და მათ მიერ თანხმობის გამოხატვის შემთხვევაში, ადრესატისათვის. ერთ-ერთი ვიზირების ავტორის მიერ თანხმობაზე უარის შემთხვევაში, ელექტრონული დოკუმენტი ითვლება გაუქმებულად და მისი შემდგომი მსვლელობა წყდება. 4. თუ ელექტრონული დოკუმენტის ინიციატორი (შემსრულებელი) არ წარმოადგენს იმავდროულად ელექტრონული დოკუმენტის ავტორს, ელექტრონული დოკუმენტის ტექსტის ფორმირების შემდეგ, იგი უთითებს დოკუმენტის ავტორს, ვიზირების ავტორებს, ურთავს დანართებს, ამგვარის არსებობის შემთხვევაში და განსაზღვრავს ელექტრონული დოკუმენტის ადრესატს. ვიზირების პროცესი წარმოებს ამ მუხლის მე-3 პუნქტით დადგენილი წესის შესაბამისად. ვიზირების პროცესის გავლისა და ავტორის მიერ დოკუმენტის ხელმოწერის შემდეგ სისტემა ავტომატურად უზრუნველყოფს მის გადაგზავნას ადრესატისათვის (ადრესატებისათვის).   მუხლი 8🔗. ბრძანების შექმნა, ვიზირება და დაგზავნა 1. ბრძანების პროექტების მომზადება ხდება მერის ან/და სტრუქტურული ერთეულების ხელმძღვანელის დავალებით და მას შეიმუშავებენ შესაბამისი პირველადი სტრუქტურული ერთეულები მათი კომპეტენციის ფარგლებში. 2. ბრძანების პროექტს შეიმუშავებს შემსრულებელი, რომელიც უთითებს დოკუმენტის პროექტის ვიზირების ავტორებს, ავტორს და ადრესატს. ვიზის ადრესატების განსაზღვრასა და  დოკუმენტის დასრულებაზე პასუხისმგებელია ის სტრუქტურული ქვედანაყოფი, სადაც მზადდება დოკუმენტი, გარდა იმ შემთხვევისა, როცა ვიზის ავტორის მიერ ვიზირების პროცესი შეჩერებულია საკუთარი ინიციატივით; 3. ბრძანების მომზადებისას ადრესატად სავალდებულოა მიეთითოს მერიის აპარატის საორგანიზაციო განყოფილება. 4. ბრძანების პროექტის ტექსტის ფორმირების შემდეგ შემსრულებელი ახდენს მის გადაგზავნას ვიზირების ავტორებთან. ვიზირების პროცესის დასრულების შემდეგ, ბრძანების პროექტი ავტომატურად გადადის ავტორთან. ავტორის მიერ ბრძანების პროექტზე ხელმოწერის შემდეგ, სისტემა ავტომატურად უზრუნველყოფს მის დაგზავნას ადრესატისთვის. 5. მერიაში ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით გამოცემული ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი ძალაში შედის დაინტერესებული მხარის მიერ მისი გაცნობისთანავე. 6. ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ოფიციალურ გაცნობად ჩაითვლება განმცხადებლის მიერ ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში მის პირად გვერდზე განთავსებული ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის პირველივე ნახვა, ელექტრონული დოკუმენტის გახსნის მეშვეობით. 7. დაინტერესებული მხარისათვის ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით გამოცემული ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ოფიციალურ გაცნობად ჩაითვლება პირად გვერდზე ინდივიდუალურ ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ელექტრონული ან/და მატერიალური დოკუმენტის სახით პირველივე გაცნობა. 8. იმ შემთხვევაში თუ განმცხადებელს/დაინტერესებულ პირს პირადი გვერდის საშუალებით არ აქვს წარმოდგენილი განაცხადი, ის სტრუქტურული ერთეულები, სადაც მომზადდა ადმინისტრაციულ სამართლებრივი აქტები ვალდებულნი არიან გააცნონ შესაბამისი სამართლებრივი აქტები განმცხადებელს/დაინტერესებულ პირს საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსით დადგენილი წესით. 9. ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ნომერი და თარიღი განისაზღვრება ავტომატურ რეჟიმში ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით. 10. ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვაში მომზადებულ ბრძანებას ენიჭება შემდეგი რეკვიზიტები: ა) ბრძანების აღმნიშვნელი ასო -ბ; ბ) სამსახურის ინდექსი - გამოხატული ციფრებში; გ) კლიენტის ინდექსი - გამოხატული ციფრებში (38); დ) შესაბამისი წლის აღმნიშვნელი ინიციალი; ე) წლის შესაბამისი დღე; ვ) იმ დღეს მომზადებული ბრძანების რაოდენობა. მუხლი 9🔗. შესრულებული დოკუმენტების გაგზავნა 1. ელექტრონული დოკუმენტი მიღებულად ითვლება იმ მომენტიდან, როდესაც ის შედის ადრესატის საინფორმაციო სისტემაში და ხელმისაწვდომია მისთვის. 2. საჯარო უწყებებთან დოკუმენტაციის მიმოცვლა ხორციელდება ელექტრონულად მონაცემთა გაცვლის სააგენტოს სისტემა ,,დეა’’-ს მეშვეობით. იმ შემთხვევაში თუ იგზავნება დედანი დოკუმენტაცია, შესაძლებელია გაიგზავნოს ფოსტით. 3. Ms..gov.ge-ზე ავტორიზებულ მომხმარებლებს დოკუმენტი ეგზავნებათ ავტომატურად ელექტრონული დოკუმენტის სახით. 4. მერიის სამსახურების მიერ ინიცირებული წერილების ადრესატებამდე დაყვანა ხორციელდება საფოსტო გზავნილის, მერის წარმომადგენლის საშუალებით მიწოდების ან ხელზე გადაცემის საშუალებით. 5. შიდა კორესპოდენცია ხელმოწერის შემდეგ ელექტრონულ სისტემაში ავტომატურად რეგისტრირდება და ხელმისაწვდომია ადრესატისთვის, გასული კორესპოდენციას ხელმოწერის შემდეგ ენიჭება სარეგისტრაციო ნომერი და საქმისმწარმოებელი ვალდებულია უზრუნველყოს მისი დაგზავნა მითითებული ფორმით. 6. დოკუმენტის ჩაბარების ფორმა განისაზღვრება, წერილის ინიცირების ეტაპზე, წერილის ინიციატორის მიერ კონკრეტული საქმის სპეციფიკიდან გამომდინარე. 7. სერვისების განვითარებისა და საქმისწარმოების განყოფილების შესაბამისი თანამშრომლის ან მერიის ადმინისტრაციული ერთეულის შემთხვევაში შესაბამისი სპეციალისტი/მერის წარმომადგენლის მიერ დოკუმენტში მითითებული ადრესატისთვის შესრულებული დოკუმენტის გაგზავნამდე მოწმდება მისი შედგენისა და გაფორმების სისწორე, საკონტაქტო ინფორმაციის არსებობა, გაგზავნის შესაბამისი ფორმა, დანართების არსებობა და ეგზემპლარების რაოდენობა. 8. არასწორად, არასრულყოფილად ან ხარვეზებით შესრულებული კორესპონდენცია უბრუნდება მისსავე ხელმომწერს ხოლო, ხელმომწერი უბრუნებს შემსრულებელს შესაბამისი მიზეზის მითითებით. 9. სწორად შესრულებული დოკუმენტი სერვისების განვითარებისა და საქმისწარმოების განყოფილების შესაბამისი თანამშრომლის ან ადმინისტრაციული ერთეულის შემთხვევაში შესაბამისი სპეციალისტი/მერის წარმომადგენლის მიერ დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემის მეშვეობით ეგზავნება დოკუმენტში მითითებულ ადრესატს ან გადადის ქაღალდის ფუძემატარებელზე, ფორმდება საფოსტო გზავნილის სახით და იგზავნება ფოსტით ან გადაეცემა ხელზე უფლებამოსილ პირს. 10. შესრულებული დოკუმენტის ხელზე გადაცემის შემთხვევაში, იბეჭდება „დოკუმენტის ბარათი“, რომელსაც ხელს აწერს უფლებამოსილისი პირი თარიღის მითითებით, გარდა იმ შემთხვევებისა, როდესაც დოკუმენტი გადაეცემა საფელდეგერო (საკურიერო) სამსახურს. 11. კორესპოდენციის საფოტო გზავნილებით მიმოცვლისას: ა) საფოსტო გზავნილების დედანი დანართები, წერილის ინიციატორმა, სერვისების განვითარებისა და საქმისწარმოების განყოფილებაში უნდა გააგზავნოს, წერილის ხელმოწერისთანავე, განსაკუთრებულ შემთხვევებში არაუგვიანეს დოკუმენტზე ხელმოწერის დღის 18:00 საათამდე, რათა, დროულად მოხდეს გასაგზავნი დოკუმენტაციის კონვერტაცია. ბ) დედანი დანართების დროულად მიუწოდებლობის შემთხვევაში სერვისების განვითარებისა და საქმისწარმოების განყოფილების შესაბამისი უფლებამოსილი პირი უფლებამოსილია ხელმოწერილი დოკუმენტი დააბრუნოს ხელმომწერთან. გ) ერთსადაიმავე მისამართზე, წერილი იგზავნება მხოლოდ ერთხელ. დ) ალტერნატიული მისამართ(ებ)ის მოძიების შემთხვევაში, ერთიდაიგივე წერილი შესაძლებელია გაიგზავნოს არუმეტეს 3-ჯერ. ე) მერიის მიერ ინიცირებული უკან დაბრუნებული წერილები ეგზავნებათ წერილის ინიციატორებს და აღინიშნება შესაბამის ჟურნალში. ვ) განმეორებით გასაგზავნ წერილს, ალტერნატიულ მისამართთან ერთად, შესაბამის ჟურნალში აღრიცხვით, წერილის ინიციატორი აგზავნის სერვისების განვითარებისა და სააქმისწარმოების განყოფილებაში. 12. წერილების ხელზე გადაცემისას: ა) საქმისწამოებაზე უფლებამოსილი პირი(ებ)ი საქმისწარმოების ელექტრონულ სისტემა MSDA-ში, ადრესატებს გადასცემენ მომზადებულ წერილებს შესაბამისი ფუნქციონალის მეშვეობით, სადაც მიეთითება დოკუმენტის ადრესატზე ჩაბარების დრო, თარიღი და ხელმოწერა. ბ) ადრესატის გარდა, წერილის სხვა პირზე მათ შორის მერის თანამშრომელზე გაცემა დაუშვებელია, გარდა ამ მუხლის მე-13 პუნქტით გათვალისწინებული შემთხვევისა. 13. მერის წარმომადგენლის მეშვეობით დოკუმენტაციის გადაცემისას: ა) წერილების გადაცემისას ფორმდება მატერიალური რეესტრი ან გამოიყენება MSDA-ს ფუნქციონალი ,,კურიერი’’. ბ) წერილების ადრესატზე გადაცემა აღირიცხება რეესტრში და აღირიცხება ხელმოწერისა და ჩაბარების დრო. გ) დასრულებული რეესტრები ყოველი კვირის ბოლოს უბრუნდება სერვისების განვითარებისა და საქმისწარმოების განყოფილებას და იტვირთება ელექტრონული მართვის სისტემაში. 14. ელექტრონული ფოსტით წერილების გაგზავნა შესაძლებელია, მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ განცხადებელი ინფორმაციის/დოკუმენტის მიღებას ითხოვს აღნიშნული ფორმით. ამ შემთხვევაში, კორესპოდენცია იგზავნება მუნიციპალიტეტის ოფიციალური ელფოსტით უშუალოდ შემსრულებლის მიერ, რის შესახებაც უთითებს ელექტრონულ პროგრამაში. საჯარო ინფორმაცია, შესაძლებელია გაიგზავნოს საჯარო ინფორმაციის გაცემაზე პასუხისმგებელი პირის სამსახურეობრივი ელ.ფოსტით. მუხლი 10🔗. ელექტრონული დოკუმენტების შენახვა 1. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით გაგზავნილი, მიღებული, ასევე მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონულ ფორმატში კონვერტაციის გზით შეყვანილი დოკუმენტები ინახება მუდმივად, დაარქივებული სახით. 2. საქმისწარმოებით დასრულებული დოკუმენტების დაცვასა და მათ შენახვას უზრუნველყოფს მერიის აპარატის სერვისების განვითარების და საქმისწარმოების განყოფილება. 3. სხვა უწყებებიდან, აგრეთვე ფიზიკური და იურიდიული პირებისაგან შემოსული წერილების, განცხადებების ორიგინალებს ინახავს მერიის აპარატის სერვისების განვითარებისა და საქმისწარმოების განყოფილება არანაკლებ 6 თვის განმავლობაში და შემდეგ აბარებს ააიპ „რუსთავის არქივს“ შესანახად ამ დოკუმენტების შენახვისათვის დადგენილი ვადების შესაბამისად.