კასპის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ

კასპის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ კასპის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს  დადგენილება №32 2023 წლის 15 დეკემბერი ქ. კასპი კასპის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ საქართველოს ორგანული კანონის „ადგილობრივი თვითმმართველობის კოდექსი“ 61-ე მუხლის 1-ლი და მე-2 პუნქტების, საქართველოს ორგანული კანონის „ნორმატიული აქტების შესახებ“ 25-ე მუხლის 1-ლი პუნქტის „ბ“ ქვეპუნქტისა და „სახაზინო (საბიუჯეტო) დაწესებულებებში საქმისწარმოების ავტომატიზებული სისტემის მინიმალური სტანდარტის დამტკიცების შესახებ“ საქართველოს მთავრობის 2012 წლის 21 თებერვლის №64 დადგენილების შესაბამისად, კასპის მუნიციპალიტეტის საკრებულო ადგენს: მუხლი 1🔗 დამტკიცდეს კასპის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმისწარმოების წესი, დანართი №1 შესაბამისად. მუხლი 2🔗 ძალადაკარგულად გამოცხადდეს „კასპის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ“  კასპის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს 2016 წლის 15 აპრილის №10 დადგენილება (www.matsne.gov.ge, 21/04/2016, 010250050.35.149.016282). მუხლი 3🔗 დადგენილება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე. კასპის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარეშოთა ბეგლარაშვილი დანართი №1 კასპის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ მუხლი 1🔗. ზოგადი დებულებანი 1. კასპის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმისწარმოების წესი უზრუნველყოფს კასპის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატში დოკუმენტების მიღების, აღრიცხვის, მომზადების, გაფორმების, მოძრაობის, შესრულებაზე კონტროლის განხორციელების, შენახვისა და გამოყენების პროცედურებს როგორც მატერიალური, ასევე ელექტრონული სახით. 2. ამ წესით განსაზღვრული პროცედურები ვრცელდება როგორც ქაღალდზე შესრულებულ, ისე ელექტრონულ დოკუმენტებზე. 3. დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს დოკუმენტების მატერიალური და ელექტრონული დამუშავების თავსებადობას. 4. ამ წესით დადგენილი მოთხოვნების დაცვას და მათი შესრულების კონტროლს, აგრეთვე ორგანიზაციულ-მეთოდიკურ ხელმძღვანელობას, თავისი კომპეტენციის ფარგლებში, ახორციელებს საკრებულოს აპარატი. მუხლი 2🔗. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა 1. დოკუმენტბრუნვის (საქმისწარმოების) ერთიანი ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს შემდეგი ფუნქციების შესრულებას: ა) დოკუმენტების აღრიცხვა (შემოსული, შესრულებული კორესპონდენცია, ბრძანებები); ბ) ახალი დოკუმენტების შექმნა/რეგისტრაცია: ნომრის და თარიღის მინიჭება, ხელმოწერა; გ) დოკუმენტების მოძრაობა რეზოლუციაზე და ვიზირებაზე წინასწარ განსაზღვრული მარშრუტით; დ) დოკუმენტების ძებნა წინასწარ განსაზღვრული პარამეტრებით (მაგ.: რეგისტრაციის თარიღით და ა.შ.); ე) დოკუმენტების კლასიფიკაცია სხვადასხვა ტიპებით: ბრძანება, შესრულებული კორესპონდენცია, მოთხოვნა, მოხსენებითი ბარათი და ა.შ; ვ) დოკუმენტების ძებნა შინაარსით; ზ. მომხმარებელთა ჯგუფებისა და როლების მართვა; თ. წვდომის უფლებების ინდივიდუალურად განსაზღვრის შესაძლებლობა; ი. ელექტრონულად ჩართული ადრესატებისგან გამოგზავნილი კორესპონდენციის აღრიცხვა; კ. სისტემაში განთავსებული მონაცემების შენახვა და დაცვა. 2. დოკუმენტების ელექტრონული სახით მოძრაობა მათი მიღების ან შექმნის მომენტიდან შესრულებამდე, გაგზავნამდე ან საქმეში მოთავსებამდე, წარმოადგენს საკრებულოს ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვას. 3. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა და საქმისწარმოება საკრებულოში ხორციელდება ავტომატიზებული დოკუმენტბრუნვის პროგრამით; 4. მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონული დოკუმენტის ფორმატში ან/და პირიქით, ელექტრონული დოკუმენტის მატერიალური დოკუმენტის ფორმატში გადაყვანის შემთხვევაში, „ელექტრონული ხელმოწერისა და ელექტრონული დოკუმენტის შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად, ელექტრონული ხელმოწერით დადასტურებული დოკუმენტის ორიგინალს და მის ასლს აქვთ თანაბარი იურიდიული ძალა. 5. ელექტრონული დოკუმენტი იურიდიულ ძალას იძენს უფლებამოსილი პირის ხელმოწერის მომენტიდან. 6. ამ წესით გათვალისწინებულ სისტემაში შექმნილი ელექტრონული დოკუმენტის ყველა ეგზემპლარი ითვლება ორიგინალად. ელექტრონულ დოკუმენტს არ შეიძლება ჰქონდეს ელექტრონული ასლი. მუხლი 3🔗. ტერმინთა განმარტება ამ წესში გამოყენებულ ტერმინებს აქვთ შემდეგი მნიშვნელობა: ა) ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემა – ელექტრონული სისტემა, რომლის მეშვეობითაც ელექტრონული ხელმოწერის მფლობელი უზრუნველყოფს ელექტრონული დოკუმენტის შექმნას, გაგზავნას, მიღებას, დამუშავებას და შენახვას; ბ) ელექტრონული ხელმოწერის მფლობელი – საკრებულოს საჯარო მოსამსახურე, რომელიც უფლებრივი დაშვების დონის გათვალისწინებით, რეგისტრირებულია ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში. გ) ელექტრონული დოკუმენტი – ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში შექმნილი, გაგზავნილი ან მიღებული დოკუმენტი, რომელიც ფლობს ელექტრონული დოკუმენტისათვის აუცილებელ რეკვიზიტებს; დ) ელექტრონული დოკუმენტის ავტორი – ელექტრონული ხელმოწერის მფლობელი, რომელიც ახდენს ელექტრონული დოკუმენტის ხელმოწერას; ე) ხელმოწერა – ელექტრონული დოკუმენტის გაგზავნა ავტორის მიერ. ელექტრონული დოკუმენტი ხელმოწერილად განიხილება იმ მომენტიდან, როდესაც იგი გააკეთებს თანხმობას და მისი უკან დაბრუნება შეუძლებელია; ვ) ელექტრონული ხელმოწერა – მონაცემთა ერთობლიობა, რომელიც იძლევა ელექტრონული დოკუმენტის ავტორის, ვიზის ავტორის, რეზოლუციის ავტორის იდენტიფიკაციისა და ელექტრონულ დოკუმენტთან მისი კავშირის დადგენის საშუალებას. მუხლი 4🔗. ელექტრონული დოკუმენტის შედგენა და მისი სავალდებულო და დამატებითი რეკვიზიტები 1. ელექტრონული დოკუმენტი იქმნება მატერიალური დოკუმენტისათვის დამახასიათებელი რეკვიზიტებით. 2. ელექტრონული დოკუმენტის შედგენისას საჭიროა ამ წესით და ,,კასპის მუნიციპალიტეტში საქმისწარმოების დოკუმენტების უნიფიცირებული ფორმების და ტაბელის დამტკიცების შესახებ“ დადგენილების მოთხოვნების დაცვა, რომლებიც უზრუნველყოფენ ელექტრონული დოკუმენტის იურიდიულ ძალას. 3. ელექტრონულ დოკუმენტს უნდა ჰქონდეს აუცილებელი რეკვიზიტები. 4 . ელექტრონული დოკუმენტის სახეობებია: ა) ბრძანება – საკრებულოს თავმჯდომარის ინდივიდუალური ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი; ბ) შესრულებული (შემოსული და გასული) კორესპონდეცია; გ) განცხადებები; დ) განმარტებითი ბარათები ; ე) მოხსენებითი ბარათები; ვ) მინდობილობები. 5. ტექსტის სათაური (თემა) წარმოადგენს ელექტრონული დოკუმენტის შინაარსის მოკლე გადმოცემას. ის უნდა იყოს მაქსიმალურად მოკლე და ტევადი; 6. დოკუმენტის ტექსტი – შეიცავს ადრესატის რეგალიებს, მიმართვას კონკრეტული სუბიექტისადმი, თავად დოკუმენტის შინაარსს, მითითებას დანართის შესახებ, ამგვარის არსებობის შემთხვევაში, ავტორის რეგალიებს; 7. დოკუმენტის ელექტრონული ნომერი – დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემის მიერ გენერირებული და ელექტრონული დოკუმენტისათვის მინიჭებული ნომერი. 8. ელექტრონული დოკუმენტის ხელმოწერას ახდენენ საკრებულოს შესაბამისი უფლებამოსილი პირები. 9. რეზოლუცია წარმოადგენს დავალებას დოკუმენტის შესრულებაზე, რომელიც შეიცავს შემსრულებლის გვარს, დავალების შინაარსს, შესრულების ვადას, რეზოლუციის თარიღს; 10. საფუძველში მიეთითება ის კონკრეტული დოკუმენტი, რომლის შესრულების მიზნითაც იქნა შექმნილი მოცემული დოკუმენტი. მუხლი 5🔗. ელექტრონული (გარდა ბრძანებისა) დოკუმენტის შექმნა, ვიზირება, გაგზავნა 1. ელექტრონული დოკუმენტი (გარდა ბრძანებისა) იქმნება უშუალოდ ავტორის ან ინიციატორის (შემსრულებლის) მიერ. 2. ელექტრონული დოკუმენტის ტექსტის შედგენა ხდება მატერიალური დოკუმენტისათვის დადგენილი ფორმატით. 3. თუ ელექტრონული დოკუმენტის ინიციატორი (შემსრულებელი) იმავდროულად წარმოადგენს ელექტრონული დოკუმენტის ავტორს, ელექტრონული დოკუმენტის ტექსტის ფორმირების შემდეგ, იგი უთითებს დოკუმენტის ადრესატს, ვიზირების ავტორს (ავტორებს), ურთავს დოკუმენტს დანართებს, ამგვარის არსებობის შემთხვევაში და ახდენს დოკუმენტის ხელმოწერას, რის შემდეგაც სისტემა ავტომატურად უზრუნველყოფს დოკუმენტის გადაგზავნას ვიზირების ავტორებისათვის, ავტორის მიერ განსაზღვრული რიგითობის შესაბამისად და მათ მიერ თანხმობის გამოხატვის შემთხვევაში, ადრესატისათვის. ერთ-ერთი ვიზირების ავტორის მიერ თანხმობაზე უარის შემთხვევაში, ელექტრონული დოკუმენტი ბრუნდება უკან დოკუმენტის ავტორთან. 4. თუ ელექტრონული დოკუმენტის ინიციატორი (შემსრულებელი) არ წარმოადგენს იმავდროულად ელექტრონული დოკუმენტის ავტორს, ელექტრონული დოკუმენტის ტექსტის ფორმირების შემდეგ, იგი უთითებს დოკუმენტის ავტორს, ვიზირების ავტორებს, ურთავს დანართებს, ამგვარის არსებობის შემთხვევაში და განსაზღვრავს ელექტრონული დოკუმენტის ადრესატს. ვიზირების პროცესი წარმოებს ამ მუხლის მე-3 პუნქტით დადგენილი წესის შესაბამისად. ვიზირების პროცესის გავლისა და ავტორის მიერ დოკუმენტის ხელმოწერის შემდეგ სისტემა ავტომატურად უზრუნველყოფს მის გადაგზავნას ადრესატისათვის (ადრესატებისათვის). მუხლი 6🔗. ბრძანების შექმნა, ვიზირება და დაგზავნა 1. ბრძანების პროექტების მომზადება ხდება საკრებულოს თავმჯდომარის დავალებით და მას შეიმუშავებენ საკრებულოს აპარატის თანამშრომლები. 2. ბრძანების პროექტს შეიმუშავებს შემსრულებელი, რომელიც უთითებს დოკუმენტის პროექტის ვიზირების ავტორებს, ავტორს და ადრესატს. 3. ბრძანების პროექტის ტექსტის ფორმირების შემდეგ შემსრულებელი ახდენს მის გადაგზავნას ვიზირების ავტორებთან. ვიზირების პროცესის დასრულების შემდეგ, ბრძანების პროექტი ავტომატურად გადადის ავტორთან. ავტორის მიერ ბრძანების პროექტზე ხელმოწერის შემდეგ, სისტემა ავტომატურად უზრუნველყოფს მის დაგზავნას ადრესატისთვის. მუხლი 7🔗. ელექტრონული დოკუმენტების მიღება, დამუშავება და შესრულება 1. ელექტრონული დოკუმენტი მიღებულად ითვლება იმ მომენტიდან, როდესაც ის შედის ადრესატის საინფორმაციო სისტემაში და ხელმისაწვდომია მისთვის. 2. საკრებულოს საქმისწარმოებაზე უფლებამოსილი შესაბამისი პირის მიერ წინასწარ გადაისინჯება დოკუმენტები და ნაწილდება ქვემდებარეობით. 3. დოკუმენტის განხილვის შემდეგ დოკუმენტის განმხილველი, როგორც წესი, ახდენს რეზოლუციის დადებას, განსაზღვრავს შესრულების ვადებს, შემსრულებელ ან შესრულებაზე ზედამხედველ პირებს. 4. შემსრულებლის მიერ სამსახურეობრივ მოვალეობათა შესრულების შეწყვეტის ან სამსახურებრივი ურთიერთობის შეჩერების შემთხვევაში ხელმძღვანელი ახდენს შესაბამისი დოკუმენტების გადანაწილებას. მუხლი 8🔗. ელექტრონული დოკუმენტების შენახვა ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით გაგზავნილი, მიღებული, ასევე მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონულ ფორმატში კონვერტაციის გზით შეყვანილი დოკუმენტები ინახება მუდმივად, დაარქივებული სახით. მუხლი 9🔗. საკრებულოში შემოსული მატერიალური დოკუმენტების დამუშავება 1. საკრებულოში შემოსული მატერიალური დოკუმენტების მიღება-რეგისტრაციას ახორციელებს საკრებულოს აპარატი. 2. მიღება-რეგისტრაციის პროცესი მოიცავს შემოსული დოკუმენტების მატერიალური ფორმატიდან ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანას სკანირების გზით, განაწილების მიზნით წინასწარ განხილვას და სარეზოლუციოდ გადაცემას. 3. შემოსული მატერიალური დოკუმენტების მიღება-რეგისტრაცია ხდება დოკუმენტების შემოსვლის დღესვე – სამუშაო დღის 18 საათამდე. 4. რეგისტრაციას ექვემდებარება საკრებულოში შექმნილი ან/და სხვა დაწესებულებიდან, აგრეთვე ფიზიკური პირებისაგან შემოსული ყველა დოკუმენტი, მათ შორის, ელექტრონული ფორმით. 5. ფიზიკური პირისაგან ან დაწესებულების საფელდეგერო (საკურიერო, საფოსტო) სამსახურისაგან დოკუმენტების მიღებისას (მოთხოვნის შემთხვევაში) გაიცემა „მიღების ბარათი“ შემოსული დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომრის, თარიღისა და დროის (საათი, წუთი) მითითებით და დაესმება საკრებულოს აპარატის შესაბამისი საჯარო მოსამსახურის პირადი ხელმოწერა. 6. სამსახურებრივი ხასიათის საფოსტო გზავნილები აღნიშვნით „პირადად“ ან „კონფიდენციალური“ რეგისტრაციაში ტარდება კონვერტზე მითითებული მონაცემების მიხედვით და გაუხსნელად გადაეცემა ადრესატს. 7. არასწორი, მცდარი მისამართით გამოგზავნილი კორესპონდენცია არ რეგისტრირდება და უბრუნდება ავტორს ან იგზავნება კუთვნილებისამებრ. 8. რეგისტრაციას არ ექვემდებარება: სტატისტიკური კრებულები, წიგნები, ჟურნალ გაზეთები, ბროშურები, სარეკლამო შეტყობინებები, პლაკატები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები. 9. დანართი დოკუმენტების არსებობის შემთხვევაში, ხდება მათი მატერიალური ფორმატიდან ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანა სკანირების გზით და ძირითად დოკუმენტზე მიმაგრება. 10. დასაშვებია დანართი დოკუმენტების სკანირება, რომელთა რაოდენობა არ აღემატება 20 ფურცელს. აღნიშნულ შემთხვევაში დანართები გადაეცემა შემსრულებელს მატერიალური სახით. 11. თუ დოკუმენტს თან ერთვის დანართი, რომელიც იმგვარად არის თავმოყრილი (შეკრული), რომ მისი დაშლა ან დანაწევრება გამოიწვევს ამ დოკუმენტის (მასალის) დაზიანებას, განადგურებას ან და მისი იურიდიული ძალის დაკარგვას, ან რომლის ადრესატთან მატერიალური ფორმით გადაგზავნა აუცილებელია კანონმდებლობით გათვალისწინებულ მოთხოვნათა შესასრულებლად, ან რომლის ფიზიკური მახასიათებლების გამო ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანა ვერ ხერხდება – დოკუმენტის მიღება-რეგისტრაციისას ხდება შესაბამისი აღნიშვნა დამატებით რეკვიზიტში შემდეგი სახით: „მაგ: დანართი: – ფურცლად – მატერიალური სახით;“, ხოლო დანართები მატერიალური სახით გადაეცემა შემსრულებელს. 12. მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები ინახება საკრებულოს აპარატში, საქმეთა ნომენკლატურით დადგენილი ვადების შესაბამისად. 13. სამსახურებრივი საჭიროებიდან გამომდინარე, დასაშვებია მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები გადაეცეს შემსრულებელს. 14. დედანი დოკუმენტის მატერიალური სახით შემსრულებლისათვის გადაცემა ფორმდება შესაბამის ჟურნალში რეგისტრაციის გზით. მუხლი 10🔗. დოკუმენტების შესრულება და კონტროლი 1. საკრებულოში შემოსულ დოკუმენტებზე რეზოლუციის სახით დავალებებს გასცემენ შემდეგი პირები: საკრებულოს თავმჯდომარე, საკრებულოს თავმჯდომარის პირველი მოადგილე, საკრებულოს თავმჯდომარის მოადგილე, საკრებულოს აპარატის უფროსი. 2. რამდენიმე შემსრულებლის არსებობისას პასუხისმგებელ შემსრულებლად ითვლება რეზოლუციაში პირველი მითითებული. 3. რეზოლუცია უნდა მოიცავდეს მითითებას შესასრულებელი დავალების შესახებ და საჭიროების შემთხვევაში, შესრულების ვადას. 4. შემსრულებელი ვალდებულია დოკუმენტზე მუშაობა დაასრულოს კანონით დადგენილ ან რეზოლუციით განსაზღვრულ ვადებში. 5. თუ რეზოლუციით განსაზღვრული ვადა არ არის საკმარისი დოკუმენტის შესასრულებლად, შემსრულებელი დასაბუთებული თხოვნით მიმართავს რეზოლუციის ავტორს ვადის გაგრძელების თაობაზე. 6. იმ შემთხვევაში, თუ რეზოლუციის ტექსტში დოკუმენტის შესრულების ვადა არ არის მითითებული, დოკუმენტი სრულდება პროგრამული უზრუნველყოფის მიერ მექანიკურად მინიჭებული ვადაში. 7. ორ ან მეტ შემსრულებელზე გაცემული დავალების სრულად და დადგენილ ვადებში შესრულებას კოორდინაციას უწევს პირველი შემსრულებელი. 8. შემსრულებლის მიერ დოკუმენტზე მუშაობის დასრულების შემდეგ, რეზოლუციის ავტორს შესრულებული დოკუმენტი ვიზისათვის ან ხელმოსაწერად უბრუნდება იმავე წესით, როგორც შემსრულებელს დაეწერა. მუხლი 11🔗. დოკუმენტების მომზადება და გაფორმება 1. საკრებულოში დოკუმენტები ელექტრონულად მზადდება და ფორმდება დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემის ავტომატიზებული დოკუმენტბრუნვის პროგრამით, აგრეთვე საქმისწარმოების ერთიანი წესებისა და სტანდარტის მოთხოვნათა შესაბამისად. 2. დოკუმენტებზე სამუშაოდ თითოეული თანამშრომელი იყენებს მისთვის შექმნილ სამომხმარებლო ანგარიშს. 3. ავტორიზაციისათვის საჭიროა შესაბამის ველებში მომხმარებლის სახელისა და პაროლის სწორი შეყვანა. 4. დოკუმენტის შესაქმნელად გამოიყენება დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ სისტემაში არსებული დოკუმენტთა სახეობები, რომელიც გამოიყენება საკრებულოს საქმისწარმოებაში. 5. დოკუმენტების გაფორმება ხდება დადგენილი ტექნიკური მოთხოვნების შესაბამისად. 6. დოკუმენტის ტექსტი იწერება ქართული უნიკოდშრიფტით. 7. ტექსტის სათაური (თემა) უნდა მოიცავდეს დოკუმენტის მოკლე შინაარსს და შეესაბამებოდეს დოკუმენტის სახეობის დასახელებას. 8. დოკუმენტის სასურველი შაბლონის შერჩევისა და ტექსტის გაფორმების შემდეგ, შემსრულებელმა უნდა შეავსოს ყველა ის აუცილებელი ველი შესაბამისი რეკვიზიტებით, რომელსაც დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემა ავტომატურ რეჟიმში სთავაზობს, მათ შორის, ადრესატი, დოკუმენტის ავტორი, აღნიშვნა დანართის შესახებ და ყველა ის ველი, რომელიც საჭიროა დოკუმენტის შესაქმნელად. 9. შესრულებული დოკუმენტის ხელმოწერა ხდება ხელმომწერი ხელმძღვანელი პირის მიერ, დოკუმენტის ვიზირების შემდეგ. 10. დოკუმენტზე ხელმოწერა სრულდება ელექტრონულად, დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ სისტემაში არსებული საკრებულოს საჯარო მოსამსახურეთა პირადი ხელმოწერების ფაქსიმილების გამოყენებით. მუხლი 12🔗. შესრულებული დოკუმენტების გაგზავნა 1. შესრულებული დოკუმენტი უფლებამოსილი პირების ვიზირებისა და ხელმოწერის შემდეგ გადაეცემა ადრესატს. შექმნილი დოკუმენტის ადრესატად ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში დოკუმენტის შემსრულებლის მიერ მიეთითება საქმისმწარმოებელი, რომელიც უზრუნველყოფს დოკუმენტის, ამავე დოკუმენტში მითითებული ადრესატისთვის გადაგზავნას. 2. შესრულებული დოკუმენტის უფლებამოსილი პირის მიერ ვიზირება ნიშნავს ამ პირის თანხმობას დოკუმენტის შინაარსზე მისი კომპეტენციის ფარგლებში. 3. ავტორიზებულ მომხმარებლებს დოკუმენტი ეგზავნება პირდაპირ – ავტომატურად ელექტრონული დოკუმენტის სახით. 4. შესრულებული დოკუმენტი საკრებულოს აპარატის შესაბამისი საჯარო მოსამსახურის მიერ გადადის ქაღალდის ფუძემატარებელზე, ფორმდება საფოსტო გზავნილის სახით და იგზავნება ფოსტით ან გადაეცემა ხელზე უფლებამოსილ პირს. 5. საკრებულოში ფინანსური დოკუმენტაცია იქმნება მატერიალური დოკუმენტის სახით, მოქმედი კანონმდებლობით დადგენილი წესის შესაბამისად. 6. საჭიროების შემთხვევაში, ბრძანებები გადადის ქაღალდის მატარებელზე და მოწმდება ბეჭდით და ხელმოწერით. მუხლი 13🔗. დოკუმენტებზე მუშაობის დასრულება 1. ვიზირებისა და ხელმოწერის შემდეგ შემსრულებელი ასრულებს ქმედებას შესაბამის ველში დოკუმენტის შესრულების შესახებ აღნიშვნით. 2. შემოსული დოკუმენტაცია, რომელიც არ ითვალისწინებს ადმინისტრაციული წარმოების დაწყებას, სრულდება შესაბამის ველში. 3. საქმისწარმოებით დასრულებული დოკუმენტების დაცვასა და მათ შენახვას მატერიალური სახით არსებობის შემთხვევაში უზრუნველყოფს საკრებულოს აპარატი.  მუხლი 14🔗. მატერიალური დოკუმენტების შენახვა სხვა უწყებებიდან, აგრეთვე ფიზიკური და იურიდიული პირებისაგან შემოსული წერილების, განცხადებების და სამართლებრივი აქტების პროექტების ორიგინალებს ინახავს საკრებულოს აპარატი, ამ დოკუმენტების შენახვისათვის დადგენილი ვადების შესაბამისად.