სიღნაღის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ

სიღნაღის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ სიღნაღის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს დადგენილება №2 2025 წლის 21 თებერვალი ქ. სიღნაღი სიღნაღის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ საქართველოს ორგანული კანონის „ადგილობრივი თვითმმართველობის კოდექსი“ 24-ე მუხლის მე-2 პუნქტის შესაბამისად, სიღნაღის მუნიციპალიტეტის საკრებულო ადგენს: მუხლი 1🔗 დამტკიცდეს სიღნაღის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს  ელექტრონული საქმისწარმოების წესი   დანართის  შესაბამისად. მუხლი 2🔗 დადგენილება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.სიღნაღის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარედავით ჯანიკაშვილი დანართი სიღნაღის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს  ელექტრონული საქმისწარმოების  წესი მუხლი 1🔗. ზოგადი დებულებანი 1. ელექტრონული საქმისწარმოების წესი განსაზღვრავს სიღნაღის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს (შემდგომში – საკრებულო) სისტემაში ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის ორგანიზაციას. 2. ეს წესი  არ ვრცელდება ინფორმაციის სახეობებზე, რომლებიც საქართველოს კანონმდებლობით აღიარებულია სახელმწიფო საიდუმლოებად  და ექვემდებარება სახელმწიფო დაცვას. 3. სახელმწიფო საიდუმლოების შემცველ დოკუმენტებზე მუშაობის წესი რეგულირდება ,,სახელმწიფო საიდუმლოების შესახებ“  საქართველოს კანონით. 4. ამ წესით დადგენილი მოთხოვნების დაცვასა და მათი შესრულების კონტროლს, აგრეთვე ორგანიზაციულ-მეთოდიკურ ხელმძღვანელობას თავისი კომპეტენციის ფარგლებში ახორციელებს სიღნაღის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატის მოქალაქეთა მომსახურებისა და საქმისწარმოების განყოფილება. მუხლი 2🔗. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის ორგანიზაცია 1. დოკუმენტების ელექტრონული სახით მოძრაობა მათი მიღების ან შექმნის მომენტიდან შესრულებამდე, გაგზავნამდე ან საქმეში მოთავსებამდე წარმოადგენს  საკრებულოს ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვას. 2. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა საკრებულოში ხორციელდება პროგრამული უზრნველყოფის – საქმისწარმოების ავტომატიზირებული სისტემის APPS.MSDE.GE-ის მეშვეობით. 3. საქმისწარმოების ავტომატიზირებული სიტემა უზრუნველყოფს დოკუმენტების ტრადიციული – მატერიალური და ელექტრონული დამუშავების თავსებადობას. 4. მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონული დოკუმენტის ფორმატში ან/და პირიქით, ელექტრონული დოკუმენტის მატერიალური დოკუმენტის ფორმატში გადაყვანის შემთხვევაში, საქართველოს კანონმდებლობის შესაბამისად, ციფრული ხელმოწერით დადასტურებული დოკუმენტის ორიგინალს და მის ასლს აქვთ თანაბარი იურიდიული ძალა. მუხლი 3🔗. შემოსული დოკუმენტების დამუშავება 1.   საკრებულოში შემოსული დოკუმენტების მიღებასა და მათ პირველად დამუშავებას ახორციელებს სიღნაღის  მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატის მოქალაქეთა მომსახურებისა და საქმისწარმოების განყოფილება.  2. პირველადი დამუშავების პროცესი მოიცავს შემოსული დოკუმენტების მიღებას, მატერიალური ფორმატიდან ელექრონულ ფორმატში გადაყვანას სკანირების გზით, რეგისტრაციას, განაწილების მიზნით წინასწარ განხილვას, გადაცემას სარეზოლუციოდ, შესრულების ვადის განსაზღვრას და უშუალო შემსრულებლისათვის გადაცემას. 3. შემოსული დოკუმენტების პირველადი დამუშავება და მათი გადაცემა სარეზოლუციოდ ხდება დოკუმენტების შემოსვლის დღესვე ან მომდევნო სამუშაო დღეს, თუ დოკუმენტი შემოსულია სამუშაო დროის დამთავრების შემდეგ. 4. რეგისტრაციას ექვემდებარება საკრებულოში შექმნილი ან/და სხვა დაწესებულებიდან, აგრეთვე ფიზიკური პირებისაგან შემოსული ყველა დოკუმენტი. 5. საკრებულოში დოკუმენტების რეგისტრაცია ხდება ცენტრალიზებულად და მხოლოდ ერთხელ (ერთჯერადად): შემოსული – შემოსვლის დღეს, ადგილზე შექმნილი – ხელმოწერის დღეს (დამატებითი დოკუმენტის მითითების შემთხვევაში იგი მიებმება ძირითად დოკუმენტს, იმავე სარეგისტარციო ნომრით). 6. სარეგისტრაციო ნომერი თითოეული დოკუმენტის სავალდებულო რეკვიზიტია. დოკუმენტის რეგისტრაცია წარმოადგენს დოკუმენტის შესახებ აუცილებელი ცნობების ჩაწერას სარეგისტრაციო ფორმებში, დოკუმენტისათვის შესაბამისი სარეგისტრაციო ნომრის მიცემასა და დასმას უშუალოდ დოკუმენტზე. 7. მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონული დოკუმენტის ფორმატში გადაყვანის შემდეგ, ხდება მისი კომპიუტერული დამუშავება, რომელიც გულისხმობს ავტომატურ რეჟიმში შემოთვაზებული სარეგისტრაციო ფორმების შევსებას აუცილებელი რეკვიზიტებით: ა) დოკუმენტის სახეობა; ბ) დოკუმენტის ავტორი (კორესპონდენტი); გ) დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომერი და თარიღი; დ) დოკუმენტის შემოსვლის სარეგისტრაციო ნომერი და თარიღი; ე) დოკუმენტის სათაური ან მოკლე შინაარსი; ვ) დოკუმენტის შემოსვლის ან გასვლის ფორმა; ზ) საკონტაქტო ინფორმაცია კორესპონდენტის შესახებ; თ) დოკუმენტის შესრულების ვადა; ი) აღნიშვნა დანართი დოკუმენტების არსებობის შესახებ; კ) აღნიშვნა დოკუმენტის შესრულების და მისი საქმეში მოთავსების შესახებ. 8. სარეგისტრაციო ფორმების შევსების შემდეგ შემოსულ დოკუმენტს ავტომატურად მიენიჭება სარეგისტრაციო ნომერი, რომელიც შედგება რიგითი ნომრისა და საქმის ინდექსისაგან, დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურის მიხედვით. 9. ფიზიკური პირისაგან ან დაწესებულების საკურიერო სამსახურისაგან  დოკუმენტების მიღებისას (მოთხოვნის შემთხვევაში) გაიცემა „მიღების ბარათი“ შემოსული დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომრისა და თარიღის მითითებით. 10. სამსახურებრივი ხასიათის საფოსტო გზავნილები აღნიშვნით „პირადად“ ან „კონფიდენციალური“ რეგისტრაციაში ტარდება კონვერტზე მითითებული მონაცემების მიხედვით და გაუხსნელად გადაეცემა ადრესატს. 11. არასწორი, მცდარი მისამართით გამოგზავნილი კორესპონდენცია არ რეგისტრირდება და უბრუნდება ავტორს ან იგზავნება კუთვნილებისამებრ. 12. რეგისტრაციას არ ექვემდებარება: სტატისტიკური კრებულები, წიგნები, ჟურნალ-გაზეთები, ბროშურები, სარეკლამო შეტყობინებები, პლაკატები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები. 13. ელექტრონული ფოსტით მიღებული დოკუმენტები გამოიყენება ასლის უფლებით დედნის მიღებამდე. 14. დანართი დოკუმენტების არსებობის შემთხვევაში ხდება მათი გადაყვანა ელექტრონულ ფორმატში  და ძირითად დოკუმენტზე მიმაგრება. 15. დასაშვებია დანართი დოკუმენტების სკანირება, რომელთა რაოდენობა არ აღემატება 10 ფურცელს. 16. იმ შემთხვევაში, თუ დანართი დოკუმენტები აკინძულია, დამოწმებულია ბეჭდით ან მისი გადაყვანა ელექტრონულ ფორმატში ტექნიკურად შეუძლებელია, იგი შემსრულებელს გადაეცემა მატერიალური სახით – ქაღალდის ფუძე მატარებელზე. 17. წინასწარი განხილვისა და ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანის შემდეგ შემოსული დოკუმენტი მიმაგრებული დანართებით სარეზოლუციოდ გადაეგზავნება საკრებულოს თავმჯდომარეს   ან უშუალოდ შემსრულებელს. 18. მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები ინახება საკრებულოს აპარატში – საქმისწარმოებაზე პასუხისმგებელ თანამშრომელთა სამუშაო ოთახში საქმეთა ნომენკლატურით დადგენილი ვადების შესაბამისად. 19. სამსახურებრივი საჭიროებიდან გამომდინარე, დასაშვებია მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები შესანახად გადაეცეს შემსრულებელს. 20. დედანი დოკუმენტის მატერიალური სახით შემსრულებლისათვის გადაცემა ფორმდება ელექტრონულ რეესტრში შესაბამისი აღნიშვნით. 21. დოკუმენტის ასლზე, რომელიც რჩება მოქალაქეთა მომსახურებისა და საქმისწარმოების განყოფილებაში,  შემსრულებლის მიერ დაესმის პირადი ხელმოწერა და თარიღი. მუხლი 4🔗. დოკუმენტების შესრულება და კონტროლი 1. საკრებულოში  შემოსულ დოკუმენტებზე რეზოლუციის სახით დავალებებს გასცემს ხელმძღვანელი პირი. 2. სარეზოლუციოდ მიღებული დოკუმენტი ხელმძღვანელი პირის მიერ უშუალო შემსრულებელს გადაეცემა (გადაეგზავნება) იმავე დღეს ან არაუგვიანეს მომდევნო სამუშაო დღისა. 3. დოკუმენტი შემსრულებელს დაეწერება საკრებულოში არსებული საკადრო დაქვემდებარების  გათვალისწინებით. 4. გადაუდებელი აუცილებლობის შემთხვევაში, რეზოლუციის ავტორს დოკუმენტის უშუალო შემსრულებლისთვის გადასაცემად, შეუძლია გამოტოვოს დაქვემდებარებაში მყოფი პირები. 5. რამდენიმე შემსრულებლის არსებობისას პასუხისმგებელ შემსრულებლად ითვლება რეზოლუციაში პირველი მითითებული. 6. რეზოლუცია უნდა მოიცავდეს მითითებას შესასრულებელი დავალების შესახებ. 7. შემსრულებელი ვალდებულია დოკუმენტზე მუშაობა დაასრულოს კანონით დადგენილ ან რეზოლუციით განსაზღვრულ ვადებში (ასეთის არსებობის შემთხვევაში). 8. თუ რეზოლუციით განსაზღვრული ვადა არ არის საკმარისი დოკუმენტის შესასრულებლად, შემსრულებელი დასაბუთებული თხოვნით მიმართავს რეზოლუციის ავტორს ვადის გაგრძელების თაობაზე. 9. იმ შემთხვევაში, თუ რეზოლუციის ტექსტში დოკუმენტის შესრულების ვადა არ არის მითითებული, დოკუმენტი სრულდება პროგრამული უზრუნველყოფის მიერ მექანიკურად მინიჭებული ვადაში. 10. ორ ან მეტ შემსრულებელზე გაცემული დავალების სრულად და დადგენილ ვადებში შესრულებას კოორდინაციას უწევს პირველი შემსრულებელი. 11. შემსრულებლის მიერ დოკუმენტზე მუშაობის დასრულების შემდეგ, რეზოლუციის ავტორს შესრულებული დოკუმენტი ვიზირებისათვის ან ხელმოსაწერად უბრუნდება იმავე წესით. მუხლი 5🔗. დოკუმენტების მომზადება და გაფორმება 1. საკრებულოში  დოკუმენტები მზადდება და ფორმდება დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემის ავტომატიზებული, პროგრამული უზრუნველყობით საქმისწარმოების ერთიანი წესებისა და ეროვნული სტანდარტის მოთხოვნათა შესაბამისად. 2. ელექტრონულ პროგრამაში დოკუმენტებზე სამუშაოდ თითოეული თანამშრომელი იყენებს მისთვის შექმნილ სამომხმარებლო ანგარიშს (პირადი ნომერი, პაროლი). 3. დოკუმენტის შესაქმნელად გამოიყენება პროგრამაში არსებული უნიფიცირებული ფორმები დოკუმენტთა სახეობების მიხედვით (ბრძანება, მოხსენებითი ბარათი, წერილი, ოქმი, აქტი, განცხადება, მინდობილობა და სხვ.). 4. დოკუმენტების გაფორმება ხდება დადგენილი ტექნიკური მოთხოვნების შესაბამისად. 5. დოკუმენტის ტექსტი იწერება ქართული უნიკოდშრიფტით. 6. ტექსტის სათაური უნდა მოიცავდეს დოკუმენტის მოკლე შინაარსს და შეესაბამებოდეს დოკუმენტის სახეობის დასახელებას. 7. დოკუმენტის სასურველი შაბლონის შერჩევისა და ტექსტის გაფორმების შემდეგ, შემსრულებელმა უნდა შეავსოს ყველა ის აუცილებელი ველი შესაბამისი რეკვიზიტებით, რომელსაც პროგრამა ავტომატურ რეჟიმში სთავაზობს, მათ შორის, ადრესატი, დოკუმენტის ავტორი (კორესპონდენტი), დოკუმენტის ტექსტის მოკლე შინაარსი (ანოტაცია), აღნიშვნა დანართის შესახებ, დოკუმენტის გაგზავნის მეთოდი და სხვა. 8. შესრულებული დოკუმენტის ხელმოწერა ხდება ხელმომწერი თანამდებობის პირის მიერ დოკუმენტის ვიზირების შემდეგ. 9. დოკუმენტზე ხელმოწერა სრულდება ელექტრონულად, ,,ელექტრონული დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების შესახებ“  საქართველოს კანონის მოთხოვნათა დაცვით. მუხლი 6🔗. შესრულებული დოკუმენტების გაგზავნა 1. შესრულებულ დოკუმენტებს უფლებამოსილი პირების ვიზირებისა და ხელმოწერის შემდეგ მიენიჭება სარეგისტრაციო ნომერი, დაესმის თარიღი და გადაიცემა ადრესატისათვის გასაგზავნად. 2. „APPS MSDA.GE“-ის ავტორიზებულ მომხმარებლებს დოკუმენტი ეგზავნება ავტომატურად ელექტრონული დოკუმენტის სახით. 3. ადრესატისათვის შესრულებული დოკუმენტის გაგზავნამდე მოწმდება მისი შედგენისა და გაფორმების სისწორე, დანართების არსებობა და ეგზემპლარების რაოდენობა. 4. არასწორად, არასრულყოფილად ან ხარვეზებით შესრულებული კორესპონდენცია უბრუნდება მისსავე შემსრულებელს ვიზის მიმცემის, ხელმომწერის ან საქმისწარმოებაზე პასუხისმგებელი თანამშრომლის მიერ. 5. შესრულებული დოკუმენტის ხელზე გადაცემის შემთხვევაში, იბეჭდება „გაცემის ბარათი“, რომელსაც ხელს აწერს უფლებამოსილისი პირი. საკურიერო  სამსახურის თანამშრომლის მომსახურების შემთხვევაში გზავნილების რეესტრში ფიქსირდება კურიერის ხელმოწერა, თარიღის მითითებით. 6. მონაცემები დოკუმენტის შესრულებისა და გაგზავნის შესახებ შეიტანება პროგრამაში არსებულ ელექტრონულ რეესტრში. 7. საქმის ოპერატიულობიდან გამომდინარე დასაშვებია დოკუმენტის გაგზავნა ელექტრონული საშუალებებით (ელ-ფოსტა ან ფაქსი). 8. რეგისტრაციის შემდეგ საკრებულოს სამართლებრივი აქტები  გადადის ქაღალდის მატარებელზე და ხელმძღვანელის პირადი ხელმოწერით მოწმდება სიღნაღის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს გერბიანი ბეჭდით და ინახება შესაბამის სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში.  9. სამსახურებრივი აუცილებლობიდან გამომდინარე, შესაძლებელია ელექტრონული დოკუმენტების (მათ შორის, ხელმძღვანელის  კორესპონდენცია, მიმოწერა საქმიანობის ძირითად და საფინანსო საკითხებზე, საზღვარგარეთ მიმოწერა, ხელშეკრულებები) მატერიალური დოკუმენტის ფორმატში გადაყვანისას მათი დამოწმება უფლებამოსილი თანამშრომლის პირადი ხელმოწერითა და საკრებულოს   გერბიანი ბეჭდის დასმით. 10. საკრებულოში  შიდა მიმოწერის დოკუმენტები მზადდება ელექტრონულ პროგრამაში შესაბამისი ფორმების (შაბლონების) გამოყენებით. მუხლი 7🔗. დოკუმენტებზე მუშაობის დასრულება 1. ვიზირებისა და ხელმოწერის შემდეგ შემსრულებელი ასრულებს ქმედებას შესაბამის ველში დოკუმენტის შესრულების შესახებ აღნიშვნით. 2. შემოსული დოკუმენტაცია, რომელიც არ ითვალისწინებს ადმინისტრაციული წარმოების დაწყებას, სრულდება შესაბამის ველში აღნიშვნით „ცნობისათვის“ ან „საქმეში“. 3. საქმისწარმოებით დასრულებული დოკუმენტების დაცვასა და მათ შენახვას უზრუნველყოფს საკრებულოს აპარატი.