1.
საქმეთა გაფორმება ხორციელდება საკრებულოს აპარატის მიერ მიერ, ადგილობრივი არქივის მეთოდიკური დახმარებითა და კონტროლით.
2.
შენახვის ვადების მიხედვით ტარდება საქმეთა სრული ან ნაწილობრივი გაფორმება.
3.
სრულ გაფორმებას ექვემდებარება მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახი და პირადი შემადგენლობის საქმეები.
4.
საქმეთა სრული გაფორმება ითვალისწინებს:
ა)
საქმეთა ჩაკერებას ან აკინძვას;
ბ)
საქმის ფურცლების ნუმერაციას;
გ)
დამადასტურებელი ფურცლის შედგენას;
დ)
საჭიროების შემთხვევაში დოკუმენტების შიგა ანაწერის შედგენას;
ე)
საქმის გარეკანის რეკვიზიტებში საჭირო დაზუსტებების შეტანას (დაწესებულების სახელწოდების, საქმის სარეგისტრაციო ინდექსის, კიდური თარიღების, სათაურის დაზუსტება).
5.
დროებით (10 წლის ჩათვლით) შესანახი საქმეები ექვემდებარება ნაწილობრივ გაფორმებას: დასაშვებია საქმეში არ ჩატარდეს დოკუმენტების სისტემატიზაცია, არ დაინომროს საქმის ფურცლები, არ შედგეს დამადასტურებელი წარწერები