1. დოკუმენტის რეგისტრაცია ნიშნავს დოკუმენტზე ინდექსის დასმას და სარეგისტრაციო ფორმებში დოკუმენტის შესახებ საჭირო ცნობების ჩაწერას.

2. დოკუმენტის ინდექსი შედგება რიგითი ნომრისაგან, საქმეთა ნომენკლატურის, აგრეთვე კორესპონდენტების, შემსრულებლებისა და სხვა კლასიფიკატორების ინდექსებისაგან. ინდექსის შემადგენელი ნაწილები განცალკევდებიან ირიბი ხაზით.

3. დოკუმენტის ინდექსი დგება შემდეგი თანამიმდევრობით:

ა) რიგითი სარეგისტრაციო ნომერი;

ბ) საქმეთა ნომენკლატურის ინდექსი;

გ) გამოყენებული კლასიფიკატორის ინდექსი.

4. რეგისტრაციას ექვემდებარება როგორც თვითმმართველობის ორგანოს მიერ შექმნილი და მის შიგნით გამოსაყენებელი, ისე სხვა დაწესებულებებში გასაგზავნი, სხვა დაწესებულებებიდან და კერძო პირებისაგან შემოსული ყველა ის დოკუმენტი, რომლებსაც ესაჭიროება აღრიცხვა, შესრულება და გამოყენება (განკარგულებითი, საგეგმო, საანგარიშგებო, სტატისტიკური, საბუღალტრო, საფინანსო და სხვ.).

5. დოკუმენტი ერთხელ გადის რეგისტრაციას: შემოსული - შემოსვლის დღეს, შექმნილი - ხელმოწერის ან დამტკიცების დღეს. რეგისტრირებული დოკუმენტი ერთი მოხელისაგან მეორეისთვის გადაცემისას ხელმეორე რეგისტრაციას არ საჭიროებს. დაუშვებელია დოკუმენტის ხელახალი რეგისტრაცია და სხვა სარეგისტრაციო ნომრის მინიჭება.

6. დოკუმენტების რეგისტრაცია წარმოებს ჯგუფების ფარგლებში მათი სახეობების დასახელების, ავტორისა და შინაარსის მიხედვით. რიგითი სარეგისტრაციო ნომრები დოკუმენტებს მიეკუთვნება თითოეული რეგისტრირებული ჯგუფის ფარგლებში.

7. დოკუმენტების სარეგისტრაციო რეკვიზიტებია:

ა) ავტორი (კორესპონდენტი);

ბ) დოკუმენტების სახეობის დასახელება;

გ) დოკუმენტის თარიღი;

დ) დოკუმენტის ინდექსი (დოკუმენტის შემოსვლის თარიღი და ინდექსი დაწესებულებაში შემოსული დოკუმენტებისათვის);

ე) დოკუმენტის სათაური ან მისი მოკლე შინაარსი;

ვ) რეზოლუცია (დავალების შინაარსი, ავტორი, თარიღი);

ზ) შესრულების ვადა;

თ) აღნიშვნა შესრულების შესახებ (საკითხის არსის გადაწყვეტის მოკლე ჩანაწერი, საპასუხო დოკუმენტის ფაქტობრივი შესრულების თარიღი და ინდექსი);

ი) საქმე №.

8. საჭიროების შემთხვევაში აუცილებელი რეკვიზიტების შემადგენლობა შეიძლება შეივსოს შემდეგი მონაცემებით:

ა) შემსრულებლები;

ბ) შემსრულებლის ხელმოწერა დოკუმენტის მიღებაზე;

გ) შესრულების მიმდინარეობა;

დ) დანართები და სხვ