წალკის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ

წალკის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ წალკის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს დადგენილება №19 2020 წლის 30 ოქტომბერი ქ. წალკა წალკის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ „სახაზინო (საბიუჯეტო) დაწესებულებებში საქმისწარმოების ავტომატიზებული სისტემის მინიმალური სტანდარტის დამტკიცების შესახებ“  საქართველოს მთავრობის 2012 წლის 21 თებერვლის №64 დადგენილებისა და „საქმისწარმოების ერთიანი წესების დამტკიცებისა და ამოქმედების შესახებ“ საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის 1 ივლისის №414 ბრძანებულების შესაბამისად, წალკის მუნიციპალიტეტის საკრებულო ადგენს: მუხლი 1🔗 დამტკიცდეს „წალკის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესი” (წესი დანართის სახით თან ერთვის). მუხლი 2🔗 დადგენილება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.წალკის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარეირაკლი გიგინეიშვილი დანართი №1 წალკის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესი მუხლი 1🔗. რეგულირების სფერო 1. წალკის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოების წესი (შემდგომში – წესი) არეგულირებს წალკის მუნიციპალიტეტის მერიის „სახაზინო (საბიუჯეტო) დაწესებულებებში საქმისწარმოების ავტომატიზებული სისტემის მინიმალური სტანდარტის დამტკიცების შესახებ“ საქართველოს მთავრობის 2012 წლის 21 თებერვლის №64 დადგენილების შესაბამისად, ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით საქმისწარმოების განხორციელების პირობებს. 2. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა წალკის მუნიციპალიტეტის მერიაში ხორციელდება პროგრამული უზრუნველყოფის – დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემების მეშვეობით. 3. წალკის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონული საქმისწარმოებისას, გარდა ამ წესით განსაზღვრული ელექტრონული საქმისწარმოების და მომსახურების განხორციელების პირობებისა, გამოიყენება მოქმედი კანონმდებლობა. 4. ეს წესი არ ვრცელდება ინფორმაციის სახეობებზე, რომლებიც საქართველოს კანონმდებლობით აღიარებულია სახელმწიფო საიდუმლოებად და ექვემდებარება სახელმწიფო დაცვას. 5. „სახელმწიფო საიდუმლოების შემცველი ინფორმაციის მქონე“ დოკუმენტების საქმისწარმოების ინსტრუქცია განისაზღვრება მოქმედი კანონმდებლობით. მუხლი 2🔗. ტერმინთა განმარტება 1.  ამ წესის მიზნებისთვის გამოყენებულ ტერმინებს აქვთ შემდეგი მნიშვნელობა: ა) ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემა – ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის სისტემა, რომლის მონაწილეთა /მხარეთა შორის არსებული ურთიერთობები რეგულირდება ამ წესითა და სხვა ნორმატიული აქტებით; ბ) რეგისტრაცია – ელექტრონული საშუალების გამოყენებით შექმნილი მონაცემთა ერთობლიობა, რის შედეგადაც მომხმარებელი იღებს „მომხმარებლის სახელს“ და „პაროლს“, რომლითაც შესაძლებლობა ეძლევა ისარგებლოს ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემით; გ) ელექტრონული ხელმოწერა ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში: გ.ა) ავტორიზაცია – რეგისტრაციის შედეგად მიღებული „მომხმარებლის სახელისა“ და „პაროლის“ მეშვეობით ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში შესვლა, რომლითაც მომხმარებელი ადასტურებს საკუთარ ვინაობას და ახორციელებს ელექტრონულ დოკუმენტზე ხელმოწერას; გ.ბ) ციფრული ხელმოწერა – „ელექტრონული ხელმოწერისა და ელექტრონული დოკუმენტის შესახებ“ საქართველოს კანონით განსაზღვრული ხელმოწერა; დ) ელექტრონული დოკუმენტი – ელექტრონული, ოპტიკური ან სხვა მსგავსი საშუალების გამოყენებით შექმნილი, გაგზავნილი, მიღებული ან /და შენახული წერილობითი ინფორმაცია: ე) განცხადება – დაინტერესებული პირის მიერ ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში განთავსებული ელექტრონული, ოპტიკური ან სხვა მსგავსი ფორმით შექმნილი წერილობითი მოთხოვნა; ვ) ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი – ადმინისტრაციული ორგანოს მიერ კანონმდებლობის საფუძველზე ელექტრონული ან /და მატერიალური ფორმით გამოცემული სამართლებრივი აქტი; ზ) დაინტერესებული მხარე – ნებისმიერი ფიზიკური ან /და იურიდიული პირი, ადმინისტრაციული ორგანო, რომელთან დაკავშირებითაც გამოცემულია ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი, აგრეთვე, რომლის კანონიერ ინტერესზე პირდაპირ და უშუალო გავლენას ახდენს ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტი ან ადმინისტრაციული ორგანოს ქმედება; თ) პირადი გვერდი – მომხმარებლის ინდივიდუალური გვერდი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში, სადაც სამსახურში მისი დოკუმენტბრუნვა ფიქსირდება. მუხლი 3🔗. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის ორგანიზაცია 1. დოკუმენტების ელექტრონული სახით მოძრაობა მათი მიღების ან შექმნის მომენტიდან შესრულებამდე, გაგზავნამდე ან საქმეში მოთავსებამდე, წარმოადგენს წალკის მუნიციპალიტეტის მერიის ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვას . 2. დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს დოკუმენტების  მატერიალური და ელექტრონული დამუშავების თავსებადობას. 3. მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონული დოკუმენტის ფორმატში ან /და პირიქით, ელექტრონული დოკუმენტის მატერიალური დოკუმენტის ფორმატში გადაყვანის შემთხვევაში, „ელექტრონული ხელმოწერისა და ელექტრონული დოკუმენტის შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად, ციფრული ხელმოწერით დადასტურებული დოკუმენტის ორიგინალს და მის ასლს აქვთ თანაბარი იურიდიული ძალა. მუხლი 4🔗. შემოსული დოკუმენტების მიღება და დამუშავება 1. წალკის მუნიციპალიტეტის მერიაში შემოსული დოკუმენტების მიღება-რეგისტრაციას და მათ პირველად დამუშავებას ახორციელებს მერიის ადმინისტრაციული სამსახურის საორგანიზაციო განყოფილება. 2. პირველადი დამუშავების პროცესი მოიცავს შემოსული დოკუმენტების მატერიალური ფორმატიდან ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანას/სკანირებას, განაწილების მიზნით წინასწარ განხილვას, გადაცემას სარეზოლუციოდ, შესრულების ვადის განსაზღვრას, უშუალო შემსრულებლისათვის გადაცემას და შემსრულებლისათვის მიწოდების კონტროლს. 3. დასაშვებია დანართის სახით (სკანირებული ან სხვა ელექტრონული ფორმით არსებული) დოკუმენტების საქმისწარმოების სისტემებში ატვირთვა, რომელთა საერთო მოცულობაც შეესაბამება კონკრეტულ  სისტემას. 4. იმ შემთხვევაში, თუ დანართის დოკუმენტები აკინძულია, დამოწმებულია ბეჭდით ან მისი გადაყვანა ელექტრონულ ფორმატში ტექნიკურად შეუძლებელია, იგი შემსრულებელს გადაეცემა მატერიალური ფორმით და ფორმდება შესაბამის რეესტრში, რომელიც დასტურდება დოკუმენტზე პასუხისმგებელი პირის ხელმოწერით. 5. წალკის მუნიციპალიტეტის მერიაში შემოსული დოკუმენტების რეგისტრაცია ხდება ცენტრალიზებულად და მხოლოდ ერთხელ (ერთჯერადად) მიმდინარე სამუშაო დღეს ან არაუგვიანეს მეორე სამუშაო დღის პირველი ნახევრისა. 6. გასატარებელი (შიდა, გასული, სამართლებრივი აქტი) კორესპონდენციის რეგისტრაცია ხდება მიმდინარე სამუშაო დღეს. 7. სარეგისტრაციო ნომერი თითოეული დოკუმენტის სავალდებულო რეკვიზიტია. დოკუმენტის რეგისტრაცია წარმოადგენს დოკუმენტის შესახებ აუცილებელი ცნობების ჩაწერას სარეგისტრაციო ფორმებში, დოკუმენტისათვის შესაბამისი სარეგისტრაციო ნომრის მინიჭებას. 8. დამატებითი დოკუმენტის მიღების შემთხვევაში, იგი უკავშირდება ძირითად რეგისტრირებულ დოკუმენტს ახალი  ნომრით. 9. არასწორი, მცდარი მისამართით გამოგზავნილი კორესპონდენცია არ რეგისტრირდება და უბრუნდება ავტორს ან იგზავნება კუთვნილებისამებრ. 10. მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები ინახება წალკის მუნიციპალიტეტის მერიის ადმინისტრაციული სამსახურის საორგანიზაციო განყოფილებაში   შესაბამისი ნომენკლატურის მიხედვით. 11. სამსახურებრივი საჭიროებიდან გამომდინარე, დასაშვებია მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები შესანახად გადაეცეს შემსრულებელს. 12. დედანი დოკუმენტის მატერიალური სახით შემსრულებლისათვის გადაცემა ფორმდება შესაბამის რეესტრში და დასტურდება პასუხისმგებელი პირის ხელმოწერით. 13. სამუშაო წლის ბოლოს შესაბამისი პირის მიერ ხდება მთლიანი დოკუმენტების საბოლოო დამუშავება და ცენტრალური და შიდა არქივისათვის  დოკუმენტაციის განსაზღვრა. მუხლი 5🔗. შემოსული კორესპონდენციის (განცხადება, მომართვა, საჩივარი) განხილვა, გადაწყვეტილების მიღება და ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის გამოცემა 1. შემოსული კორესპონდენციის განხილვა, დოკუმენტის ვიზირება და შესაბამისი ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის გამოცემა ხორციელდება ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით. 2. შემოსული კორესპონდენცია შესაბამის სტრუქტურულ ერთეულს გადაეწერება დავალებით /რეზოლუციით. გაცემული დავალების ადრესატის/შემსრულებლის ვინაობის, შესასრულებელი დავალების შინაარსის და საჭიროების შემთხვევაში შესრულების სპეციალური ვადის მითითებით, რომელიც უნდა შეესაბამებოდეს კანონმდებლობით დადგენილ ვადებს. დავალების შინაარსი უნდა იყოს მოკლე და ზუსტად ასახავდეს დავალების არსს. 3. თუ  დავალება  რამდენიმე პირს აქვს გადაცემული, მისი დადგენილ ვადებში შესრულებისთვის თანაბრად პასუხისმგებელია თითოეული ადრესატი. ისინი ვალდებულნი არიან უშუალო შემსრულებელს მიაწოდონ კონკრეტული ინფორმაცია/მოსაზრება დავალებაზე,  ასევე დააფიქსირონ შესაბამისი რეაგირება/პოზიცია (მცირე ტექსტური კომენტარით ან სხვა ტიპის დოკუმენტით). 4. სტუქტურული ერთეულის უფროსი წარმოებაში მიღებული დავალების გადაწერას/ გადამისამართებას ახდენს მხოლოდ მის დაქვემდებარებაში არსებული განყოფილების მოხელეზე, გარდა განსაკუთრებული შემთხვევებისა. 5. თუ დოკუმენტი ინფორმაციული ხასიათისაა და არ მოითხოვს რაიმე ქმედების განხორციელებას ხდება „ადრესაციის დასრულება“ კომენტარით შესაბამის ველში. 6. შემსრულებელი ვალდებულია დავალებაზე მუშაობა დაასრულოს დავალებით განსაზღვრულ სპეციალურ ვადაში. იმ შემთხვევაში, თუ დავალებაში არ არის განსაზღვრული სპეციალური ვადა, დავალება სრულდება საქართველოს კანონით „საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსი“ და კანონმდებლობით დადგენილ შესაბამის ვადაში. 7. როცა საკითხის გადაწყვეტისთვის კანონმდებლობით დაწესებულია კონკრეტული ვადა და საჭიროა ერთზე მეტი მოხელის მიერ დავალების შესრულება, თითოეულმა დავალება უნდა შეასრულოს გონივრულ ვადაში, რათა საერთო ვადა თანასწორად გადანაწილდეს. 8. თუ დავალებით განსაზღვრული სპეციალური ვადა არ არის საკმარისი დოკუმენტის შესასრულებლად, შემსრულებელი დასაბუთებული თხოვნით მიმართავს დავალების ავტორს ვადის გაგრძელების თაობაზე. შესრულების ვადის გაგრძელება ფიქსირდება დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ სისტემაში. 9. ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ოფიციალურ გაცნობად ჩაითვლება განმცხადებლისთვის/დაინტერესებული მხარისათვის მისი ელექტრონული ან მატერიალური ფორმით გადაცემა/ჩაბარება. 10. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით გამოცემული ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი ან/და სხვა ელექტრონული დოკუმენტი უნდა აკმაყოფილებდეს საქართველოს კანონით „საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსი“ გათვალისწინებულ მოთხოვნებს. 11. ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ნომერი და თარიღი განისაზღვრება ავტომატურ რეჟიმში ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით. მუხლი 6🔗. ელექტრონული მომსახურების ვადები 1. ელექტრონული მომსახურების განხორციელებისას გამოიყენება მოქმედი კანონმდებლობით გათვალისწინებული ვადები. 2. განცხადების განხილვის ვადის დინება აითვლება მისი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში განთავსების დღიდან. 3. დოკუმენტის შესრულების  ვადა განისაზღვრება საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსის და საქმისწარმოების ერთიანი წესების დამტკიცებისა და ამოქმედების შესახებ საქართველოს პრეზიდენტის  1999 წლის №414 ბრძანებულების შესაბამისად. მუხლი 7🔗. დოკუმენტის ასლის გაცემის წესი 1. საქმისწარმოების ელექტრონულ სისტემაში მომზადებული დოკუმენტის ნამდვილობა დასტურდება კვალიფიციური ელექტრონული შტამპით/ან ხელმოწერით „ელექტრონული დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად. 2. ელექტრონული დოკუმენტის მატერიალური ასლის ნამდვილობას ამოწმებს განსაზღვრული თანამდებობის პირი „ელექტრონული დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად. მუხლი 8🔗. დოკუმენტის ამოღება დოკუმენტის დედნის შესაბამისი ორგანოების მიერ მოთხოვნის ან ამოღების შემთხვევაში დგება მიღება-ჩაბარების აქტი, აქტში შეიტანება ინფორმაცია დოკუმენტზე პასუხისმგებელი პირის შესახებ დოკუმენტის მაიდენტიფიცირებელი მონაცემები, დოკუმენტის გადაცემის ხანგრძლივობა, დოკუმენტის დაბრუნების კონტროლზე პასუხისმგებელი პირი და საჭიროებისას სხვა ინფორმაცია. მუხლი 9🔗. დოკუმენტის საბოლოო შესრულება 1. საქმისწარმოების ელექტრონულ სისტემაში, დოკუმენტის საბოლოო შესრულებას  და კონტროლზე  მოხსნას ახორციელებს საორგანიზაციო განყოფილება, გარდა იმ შემთხვევისა, როდესაც ავტომატიზებული სისტემა პროგრამულად ახორციელებს შესრულების ფუნქციას. 2. დოკუმენტის საბოლოო შესრულება ხდება, როდესაც ხორციელდება: ა)  საპასუხო დოკუმენტით დაინტერესებული დაწესებულებებისა და პირებისათვის შედეგების შეტყობინება; ბ) შესრულების სხვა სახის დოკუმენტურად დადასტურება; გ) შესრულების შედეგების შესახებ მოკლე ცნობა/კომენტარი, რომელიც თან ერთვის  √ შესასრულებლად მონიშნულ დოკუმენტს.