„ ახალგორის მუნიციპალიტეტის გამგეობის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ“

„ ახალგორის მუნიციპალიტეტის გამგეობის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ“ ახალგორის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს დადგენილება №5 2025 წლის 24 თებერვალი სოფ. წეროვანი „ ახალგორის მუნიციპალიტეტის გამგეობის ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ“  საქართველოს ორგანული კანონის „ადგილობრივი თვითმმართველობის კოდექსი“ მე-19 მუხლის „კ“ ქვეპუნქტისა და 61-ე მუხლის 1-ლი და მე-2 პუნქტების ,,ნორმატიული აქტების შესახებ’’ საქართველოს ორგანული კანონის მე-20 მუხლის მეორე პუნქტის საფუძველზე, ახალგორის მუნიციპალიტეტის საკრებულო ადგენს: მუხლი 1🔗 დამტკიცდეს „ახალგორის მუნიციპალიტეტის გამგეობის ელექტრონული საქმისწარმოების წესი“ დანართი №1-ის შესაბამისად.                                                              /თან ერთვის/ მუხლი 2🔗 დადგენილება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე. ახალგორის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს თავმჯდომარეთამაზ ბალაშვილი  დანართი №1 ახალგორის მუნიციპალიტეტის გამგეობის ელექტრონული საქმისწარმოების წესი მუხლი 1🔗. რეგულირების სფერო 1. ახალგორის მუნიციპალიტეტის გამგეობის ელექტრონული საქმისწარმოების წესი (შემდგომში – წესი) არეგულირებს ახალგორის მუნიციპალიტეტის გამგეობის ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით საქმისწარმოებისა და მომსახურების განხორციელების პირობებს. 2. ელექტრონული საქმისწარმოებისას, გარდა ამ წესით განსაზღვრული ელექტრონული საქმისწარმოებისა და მომსახურების განხორციელების პირობებისა, გამოიყენება მოქმედი კანონმდებლობა. 3. საქმისწარმოების ავტომატიზებული სისტემა არის საჯარო დაწესებულებებში საქმისწარმოებისა და დოკუმენტბრუნვის ერთი-ერთი ყველაზე ინოვაციური, სრულყოფილი, პროგრესული და მძლავრი პროდუქტი. მისი მიზანია საქმისწარმოების პროცესების მაქსიმალური გამარტივება, ხელმისაწვდომობა და კომპიუტერიზაცია. სისტემა უზრუნველყოფს საოფისე დოკუმენტაციის ეფექტურ ელექტრონულ მართვასა და საჭირო დოკუმენტებსა და დავალებებზე სწრაფ წვდომას. სისტემის საშუალებით მარტივად ხორციელდება დავალებების, მათზე რეაგირებისა და სხვა ორგანიზაციული საკითხების მუდმივი მონიტორინგის პროცესი. 4. ელექტრონული წარმოება მრავალმხრივი შესაძლებლობებით გამოირჩევა: მარტივი და მომხმარებელზე მორგებული ინტერფეისი; საკანცელარიო პროგრამების სტანდარტებთან თავსებადობა; სხვა სისტემებთან მარტივი ინტეგრირება; შაბლონების, დოკუმენტების კატეგორიებისა და დავალებების ეფექტური მართვა; შესრულების მიმდინარეობის კონტროლი; დავალებებზე ჯგუფური მუშაობის, ელექტრონული დადასტურებისა და ხელმოწერის, დავალებებისა და დოკუმენტების ძებნის მოქნილი შესაძლებლობა; თანამდებობრივი ისტორია; დელეგირება; დოკუმენტების არქივი; ჩატვირთული დოკუმენტების რეესტრის მონაცემები; „პირადი ფილტრები“; შესრულებული და შეუსრულებელი დოკუმენტების კონტროლი. მუხლი 2🔗. ტერმინთა განმარტება ამ წესის მიზნებისთვის გამოყენებულ ტერმინებს აქვთ შემდეგი მნიშვნელობა: ა) ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემა – ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის სისტემა, რომლის მონაწილეთა/მხარეთა შორის არსებული ურთიერთობები რეგულირდება ამ წესითა და სხვა ნორმატიული აქტებით; ბ) რეგისტრაცია – ელექტრონული საშუალების გამოყენებით შექმნილი მონაცემთა ერთობლიობა, რის შედეგადაც მომხმარებელი იღებს „მომხმარებლის სახელს“ და „პაროლს“, რომლითაც შესაძლებლობა ეძლევა ისარგებლოს ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემით; გ) ელექტრონული ხელმოწერა ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში: გ.ა) ავტორიზაცია – რეგისტრაციის შედეგად მიღებული „მომხმარებლის სახელისა“ და „პაროლის“ მეშვეობით ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში შესვლა, რომლითაც მომხმარებელი ადასტურებს საკუთარ ვინაობას და ახორციელებს ელექტრონულ დოკუმენტზე ხელმოწერას; გ.ბ) ციფრული ხელმოწერა – „ელექტრონული ხელმოწერისა და ელექტრონული დოკუმენტის შესახებ“ საქართველოს კანონით განსაზღვრული ხელმოწერა. დ) ელექტრონული დოკუმენტი – ელექტრონული, ოპტიკური ან სხვა მსგავსი საშუალების გამოყენებით შექმნილი, გაგზავნილი, მიღებული ან/და შენახული წერილობითი ინფორმაცია: ე) განცხადება – დაინტერესებული პირის მიერ ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში განთავსებული ელექტრონული, ოპტიკური ან სხვა მსგავსი ფორმით შექმნილი წერილობითი მოთხოვნა; ვ) ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი – ადმინისტრაციული ორგანოს მიერ კანონმდებლობის საფუძველზე ელექტრონული ან/და მატერიალური ფორმით გამოცემული სამართლებრივი აქტი; ზ) დაინტერესებული მხარე – ნებისმიერი ფიზიკური ან/და იურიდიული პირი, ადმინისტრაციული ორგანო, რომელთან დაკავშირებითაც გამოცემულია ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი, აგრეთვე რომლის კანონიერ ინტერესზე პირდაპირ და უშუალო გავლენას ახდენს ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი ან ადმინისტრაციული ორგანოს ქმედება; თ) პირადი გვერდი – მომხმარებლის ინდივიდუალური გვერდი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში, სადაც სამსახურში მისი დოკუმენტბრუნვა ფიქსირდება; ი) კვალიფიციური ელექტრონული შტამპი – განვითარებული ელექტრონული შტამპი, რომელიც კვალიფიციური ელექტრონული შტამპის შექმნის საშუალების გამოყენებით, კვალიფიციური ელექტრონული შტამპის სერტიფიკატის საფუძველზეა შესრულებული. მუხლი 3🔗. ადმინისტრაციული წარმოების დაწყება და განცხადების შეტანა 1. გამგეობის მიერ ელექტრონული საშუალებით ადმინისტრაციული წარმოების დაწყება შესაძლებელია ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში დარეგისტრირებული დაინტერესებული პირის განცხადებით (შემდგომში – განმცხადებელი) ან/და გამგეობის შესაბამისი სამსახურის ინიციატივით. 2. განცხადება მოწმდება ხელმოწერით ამ წესისა და მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად. მუხლი 4🔗. დოკუმენტაციის წარდგენა 1. განმცხადებელი ყველა დოკუმენტსა და ინფორმაციას, რომელიც აუცილებელია განცხადებაში აღნიშნულ საკითხზე გადაწყვეტილების მისაღებად გამგეობას წარუდგენს ელექტრონული ფორმით (დანერგილი ელექტრონული სერვისების მეშვეობით ან გამგეობის ოფიციალური ელექტრონული ფოსტის საშუალებით) ან მატერიალური სახით, ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში დასარეგისტრირებლად. 2. თანდართული დოკუმენტების ნამდვილობაზე ან/და ორიგინალთან მათ შესაბამისობაზე პასუხისმგებლობა ეკისრება განმცხადებელს. 3. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით გამგეობის შესაბამის სამსახურებს განცხადება და თანდართული დოკუმენტები არ გადაეგზავნება, თუ განცხადების მიმღები ვერ უზრუნველყოფს განცხადებაზე მიბმული ყველა სავალდებულო ველის შევსებას, რაც გულისხმობს საკითხის განხილვისათვის საჭირო ყველა დოკუმენტის ან/და ინფორმაციის მიწოდებას. 4. თუ განმცხადებელი გამგეობას არ წარუდგენს კანონით ან მის საფუძველზე გამოცემული კანონქვემდებარე აქტით გათვალისწინებულ რაიმე დოკუმენტს ან/და ინფორმაციას, რაც აუცილებელია საქმის გადაწყვეტისათვის, გამგეობა მას დამატებითი დოკუმენტის ან/და ინფორმაციის წარდგენისათვის გონივრულ ვადას განუსაზღვრავს. 5. თუ ამ მუხლის მე-4 პუნქტის საფუძველზე დადგენილ ვადაში განმცხადებელი შესაბამის დოკუმენტს ან/და ინფორმაციას არ წარადგენს, განცხადება არ განიხილება. გამგეობა უფლებამოსილია განცხადების განუხილველად დატოვების შესახებ ცალკე ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი არ გამოსცეს. 6. შემოსული კორესპონდენციის კონვერტის შენახვა მხოლოდ იმ შემთხვევაშია სავალდებულო, თუ დოკუმენტაციაზე თარიღი და გამომგზავნის მისამართი მითითებული არ არის, ან კორესპონდენციის გამოგზავნის და მუნიციპალიტეტში მისი მიღების თარიღები მნიშვნელოვნად განსხვავდება. 7. თუ განცხადებით მოთხოვნილი საკითხის გადაწყვეტა სხვა ადმინისტრაციული ორგანოს უფლებამოსილებას მიეკუთვნება, გამოგზავნილი დოკუმენტაცია კუთვნილებისამებრ გადაიგზავნება ან, ადრესატის დაუდგენლობისას, გამომგზავნს უბრუნდება. 8. დოკუმენტაცია წარწერით ,,სასწრაფოა“ ან სხვა სასწრაფო რეაგირების ნიშნით აღნიშნული, დაუყოვნებლივ ტარდება რეგისტრაციაში და გადაეცემა ადრესატს. 9. სატენდერო განაცხადზე თანდართული დოკუმენტაციის პაკეტი დალუქულ მდგომარეობაში გადაეცემა სატენდერო კომისიას. 10. პაკეტები წარწერით „პირადად“ არ იხსნება, რეგისტრაციაში ტარდება პაკეტზე მითითებული მონაცემების მიხედვით და მატერიალური სახით გადაეცემა ადრესატს. 11. რეგისტრაციას არ ექვემდებარება: ა) შეტყობინებები სხდომების, თათბირებისა და დღის წესრიგის შესახებ; ბ) სარეკლამო მასალები, პლაკატები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები; გ) ნაბეჭდი გამოცემები (წიგნები, ჟურნალები, ბიულეტენები, ბუკლეტები, გაზეთები და სხვა). მუხლი 5🔗. დაინტერესებული მხარის მონაწილეობა ადმინისტრაციულ წარმოებაში 1. გამგეობაში შესაბამისი სამსახური უზრუნველყოფს ადმინისტრაციულ წარმოებაში დაინტერესებული მხარის მონაწილეობას, თუ ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტით შეიძლება გაუარესდეს მისი სამართლებრივი მდგომარეობა. 2. ადმინისტრაციულ წარმოებაში დაინტერესებული მხარის მონაწილეობა უზრუნველყოფილი იქნება დაინტერესებული მხარის ზეპირი მოსმენის სხდომაზე მოწვევის ან/და დაინტერესებული მხარის წერილობითი პოზიციის გამოთხოვის საშუალებით. 3. შესაბამის სამსახურში მიმდინარე ადმინისტრაციული წარმოების ან/და ზეპირი მოსმენის სხდომის გამართვის შესახებ დაინტერესებულ მხარეს ეცნობება სატელეფონო შეტყობინების ან/და წერილობითი შეტყობინების საფუძველზე. სატელეფონო ან/და წერილობითი შეტყობინების გაგზავნა შესაძლებელია, როგორც ელექტრონული, ისე მატერიალური საშუალებით. 4. დაინტერესებულ მხარეებს უნდა ეცნობოთ ზეპირი მოსმენის შესახებ მის გამართვამდე 7 დღით ადრე მაინც, ხოლო ზეპირ მოსმენაზე სატელეფონო ან/და ელექტრონული შეტყობინების საშუალებით მოწვევის შემთხვევაში არანაკლებ 2 დღით ადრე. მუხლი 6🔗. განცხადების განხილვა, გადაწყვეტილების მიღება და ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის გამოცემა 1. განცხადების განხილვა, დოკუმენტის ვიზირება და შესაბამისი ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის გამოცემა ხორციელდება ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით. 2. განცხადება შესაბამის სტრუქტურულ ერთეულს გადაეწერება შესაბამისი დავალებით/რეზოლუციით. დავალების ტექსტში აღნიშნული უნდა იყოს გაცემული დავალების შემსრულებლის ვინაობა, შესასრულებელი დავალების შინაარსი და საჭიროების შემთხვევაში შესრულების სპეციალური ვადა, რომელიც უნდა შეესაბამებოდეს კანონმდებლობით დადგენილ ვადებს. დავალების შინაარსი უნდა იყოს მოკლე და ზუსტად ასახავდეს დავალების არსს. 3. თუ რეზოლუციით დავალება რამდენიმე პირს აქვს გადაცემული, მისი დადგენილ ვადებში შესრულებისთვის პასუხისმგებელია ის, ვისაც დავალების გამცემი პასუხისმგებელ პირად მონიშნავს. 4. სტუქტურული ერთეულის უფროსი წარმოებაში მიღებული დავალების გადამისამართებას ახდენს მხოლოდ მის დაქვემდებარებაში არსებული განყოფილების მოხელეზე. 5. თუ დოკუმენტი ინფორმაციული ხასიათისაა და არ მოითხოვს რაიმე ქმედების განხორციელებას ხდება „დავალების დახურვა“ შესაბამისი კომენტარით. 6. შემსრულებელი ვალდებულია დავალებაზე მუშაობა დაასრულოს დავალებით განსაზღვრულ სპეციალურ ვადაში. იმ შემთხვევაში, თუ დავალებაში არ არის განსაზღვრული სპეციალური ვადა, დავალება სრულდება საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსით და კანონმდებლობით დადგენილ შესაბამის ვადაში. 7. როცა საკითხის გადაწყვეტისთვის კანონმდებლობით დაწესებულია კონკრეტული ვადა და საჭიროა ერთზე მეტი მოხელის მიერ დავალების შესრულება, თითოეულმა დავალება უნდა შეასრულოს გონივრულ ვადაში, რათა საერთო ვადა თანასწორად გადანაწილდეს. 8. თუ დავალებით განსაზღვრული სპეციალური ვადა არ არის საკმარისი დოკუმენტის შესასრულებლად, შემსრულებელი დასაბუთებული თხოვნით მიმართავს დავალების ავტორს ვადის გაგრძელების თაობაზე. შესრულების ვადის გაგრძელება ფიქსირდება დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ სისტემაში. 9. განცხადების განხილვა და სამართლებრივი აქტის გამოცემა ხორციელდება საქართველოში მოქმედი კანონმდებლობისა და სხვა სამართლებრივი აქტების შესაბამისად. 10. ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ოფიციალურ გაცნობად ჩაითვლება განმცხადებლისთვის/დაინტერესებული მხარისათვის მისი გაცნობა. 11. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით შექმნილი დოკუმენტის ნამდვილობის დადგენა შესაძლებელია: მისი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში გადამოწმების ან/და დაშიფრული კოდის სპეციალური წამკითხველის საშუალებით. დაშიფრული კოდი მოიცავს დოკუმენტის მონაცემების ერთობლიობას: დოკუმენტის ნომერსა და დოკუმენტის მოძრაობის ნომერს. 12. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით გამოცემული ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი ან/და სხვა ელექტრონული დოკუმენტი უნდა აკმაყოფილებდეს საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსით გათვალისწინებულ მოთხოვნებს. 13. ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ნომერი და თარიღი განისაზღვრება ავტომატურ რეჟიმში ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით. მუხლი 7🔗. ელექტრონული მომსახურების ვადები 1. ელექტრონული მომსახურების განხორციელებისას გამოიყენება მოქმედი კანონმდებლობით გათვალისწინებული ვადები. 2. განცხადების განხილვის ვადის დინება აითვლება მისი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში განთავსების შემდგომი დღიდან. ელექტრონული დოკუმეტბრუნვის სისტემის საშუალებით კანონმდებლობით დადგენილი ვადების ათვლისას საქართველოს შრომის კოდექსით განსაზღვრული უქმე და დასვენების დღეები არ იანგარიშება. თუ სისტემაში განცხადების განთავსება განხორციელდება უქმე ან/და დასვენების დღეს, ვადის ათვლა დაიწყება მომდევნო პირველივე სამუშაო დღიდან. მუხლი 8🔗. დოკუმენტის ასლის გაცემის წესი 1. საქმისწარმოების განყოფილება ამოწმებს მუნიციპალიტეტის მიერ შექმნილი დოკუმენტების ასლებს – შეესაბამება თუ არა დედნის და ასლის შინაარსი ერთმანეთს. არ შეიძლება დამოწმდეს დოკუმენტი, რომლის შინაარსი შეცვლილია ან დარღვეულია მისი მთლიანობა. 2. ასლის დამოწმებისას მის ყველა გვერდზე სრულდება წარწერა – „ასლი დედანთან სწორია“, რომელიც მოწმდება უფლებამოსილი პირის ხელმოწერით და საქმისწარმოების განყოფილების ბეჭდით. მუხლი 9🔗. დოკუმენტის ამოღება დოკუმენტის დედნის შესაბამისი ორგანოების მიერ მოთხოვნის ან ამოღების შემთხვევაში დგება მიღება-ჩაბარების აქტი. აქტში შეიტანება ინფორმაცია დოკუმენტზე პასუხისმგებელი პირის შესახებ, დოკუმენტის მაიდენტიფიცირებელი მონაცემები, დოკუმენტის გადაცემის ხანგრძლივობა, დოკუმენტის დაბრუნების კონტროლზე პასუხისმგებელი პირი და საჭიროებისას სხვა ინფორმაცია.