1.
ზემდგომ,დაქვემდებარებულ და სხვა დაწესებულებებთან,ცალკეულ მოქალაქეებთან ოპერატიული კავშირის განხორციელებისას მმართველობის ყველა დონის დაწესებულებას თავისი კომპეტენციის ფარგლებში შეუძლია დაგზავნოს წერილები.
როგორც წესი,წერილები დგება იმ შემთხვევაში,როდესაც შეუძლებელია ან გაძნელებულია ინფორმაციის გაცვლის უდოკუმენტო საშუალება:
ზეპირი განმარტებები,მითითებები (
პირადი ან ტელეფონით).
ინფორმაციის სასწრაფოდ გადაცემის აუცილებლობის შემთხვევაში დგება ტელეგრამები და ტელეფონოგრამები.
2.
განკარგულებითი დოკუმენტების ტექსტების ანალოგიურად წერილების ტექსტებიც,როგორც წესი,შედგება ორი ნაწილისაგან:
პირველ ნაწილში მიეთითება წერილის შედგენის საფუძველი ან მიზეზი,მეორეში გადმოიცემა წინადადებები,მოსაზრებები,დასკვნები,თხოვნ