1.
კოლეგიური ორგანოების,თათბირების,კონფერენციების სხდომებზე საკითხთა განხილვისა და გადაწყვეტილებათა მიღების მიმდინარეობა ფიქსირდება ოქმებში.
2.
ოქმები ფორმდება სხდომების მიმდინარეობის ჩანაწერის,სტენოგრამებისა და სხვა მასალების საფუძველზე,რომლებიც მომზადდა სხდომებისათვის (
მოხსენებების,გამოსვლების ტექსტები,ცნობები,დადგენილებების ან გადაწყვეტილებების პროექტები,დღის წესრიგი,მოწვეულთა სია და სხვ.).
3.
ოქმის ტექსტი შედგება შესავალი და ძირითადი ნაწილებისაგან.
შესავალ ნაწილში შეივსება შემდეგი რეკვიზიტები:
თავმჯდომარე;
მდივანი;
ესწრებოდნენ;
დღის წესრიგი.
ოქმის ბლანკზე ეს რეკვიზიტები შეიძლება იყოს სტამბურად შესრულებული.
4.
ოქმის ძირითადი ნაწილი შედგება განაყოფებისაგან,რომლებიც შეესაბამება დღის წესრიგის პუნქტებს.
თითოეული განაყოფის ტექსტი აიგება შემდეგი სქემის მიხედვით:
მოისმინეს,აზრი გამოთქვეს,დაადგინეს (
გადაწყვიტეს).
მოხსენებებისა და გამოსვლების ძირითადი შინაარსი შეიტანება ოქმის ტექსტში.
თუ მოხსენებებისა და გამოსვლების ტექსტები ერთვის ოქმს,ამ შემთხვევაში გამოიყენება ოქმის მოკლე ფორმა.
დადგენილება (
გადაწყვეტილება)
იბეჭდება მთლიანად.
დადგენილების ტექსტი აიგება ბრძანების ტექსტის ანალოგიურად (
მე-17
მუხლის მე-2
და მე-3
პუნქტები).
კოლეგიური ორგანოს მიერ დამტკიცებული დოკუმენტი ერთვის ოქმს.
განსაკუთრებული აზრის შინაარსი ოქმში ჩაიწერება შესაბამისი საოქმო გადაწყვეტილების შემდეგ.
5.
თუ სხდომის მიმდინარეობა სტენოგრაფირდება,სტენოგრამის ტექსტი ამოიშიფრება,იბეჭდება,მოწმდება და ინახება ოქმთან ერთად.
განსაკუთრებულ შემთხვევაში გამომსვლელმა ვიზით უნდა დაადასტუროს თავისი გამოსვლის სტენოგრამა.
6.
ოქმები ინომრება რიგითი ნომრებით კალენდარული წლის ფარგლებში.
ერთობლივი სხდომების ოქმებს უნდა ჰქონდეს შემადგენელი ნომრები,რომლებიც მოიცავს
კოლეგიური ორგანოს მუშაობის მონაწილე დაწესებულებების ოქმების რიგით ნომრებ