1. ყველა სისტემის დოკუმენტების აუცილებელი რეკვიზიტებია: დოკუმენტის ავტორი-დაწესებულების დასახელება; დოკუმენტის ავტორი-დაწესებულების კოდი; დოკუმენტის სახეობის ან დოკუმენტის უნიფიცირებული ფორმის (მათ შორის, სათაურის) სახელწოდება; ტექსტის სათაური; დოკუმენტის სახეობის კოდი; დოკუმენტის თარიღი; ინდექსი; ვიზები; ხელმოწერა; აღნიშვნა დოკუმენტის შესრულებისა და მისი საქმეში მოთავსების შესახებ.
2. დოკუმენტის ავტორი-დაწესებულების დასახელება და მისი კოდი აღინიშნება დაწესებულების დებულების (წესდების) და შესაბამისი საწარმოებისა და დაწესებულებების კლასიფიკაციის თანახმად.
3. დოკუმენტის სახელწოდება უნდა შეესაბამებოდეს დაწესებულების კომპეტენციას, მმართველობით მოქმედებათა დოკუმენტირების შინაარსს, აგრეთვე დოკუმენტების ტაბელს, რომელიც გამოიყენება ამ დაწესებულებაში.
4. სათაური წარმოადგენს დოკუმენტის შინაარსის მოკლე გადმოცემას. ის უნდა იყოს მაქსიმალურად მოკლე და ტევადი, ზუსტად გადმოსცემდეს ტექსტის აზრს. მაგალითად: 1.2.96 თემის შესრულების შესახებ; ბატონ გ. ივანიძის სასწავლებლად გაგზავნის შესახებ. სათაური გრამატიკულად უნდა უთანხმდებოდეს დოკუმენტის სახელწოდებას. მაგალითად: ბრძანება (რის შესახებ?) საწარმოს შექმნის შესახებ; ბარათი (რისი?) ძირითად საშუალებათა მოძრაობის აღრიცხვისა. ა5 ფორმატის დოკუმენტებზე დასაშვებია ტექსტის სათაურის უქონლობა. უნიფიცირებული ფორმის საფუძველზე დოკუმენტის შედგენის დროს ფორმის სახელწოდებაში შემავალი სათაურის მუდმივი ნაწილი შეივსება ცვალებადი ინფორმაციით, რომელიც აკონკრეტებს მის შინაარსს. მაგალითად: ბრძანება ბ-ნ ვ. გიორგაძის სამუშაოზე მიღების შესახებ. მანქანოგრამების ტექსტის სათაურები ფორმდება იმავე წესით.
5. დოკუმენტის სახელწოდება და უნიფიცირებული ფორმის კოდი, როგორც წესი, უნდა დაიბეჭდოს ბლანკზე მისი სტამბაში მომზადების დროს და შეესაბამებოდეს მმართველობითი დოკუმენტაციის კლასიფიკატორებში მოცემულ დასახელებასა და კოდს.
6. ა) ხელმოწერის, დამტკიცების, შეთანხმებისა და ტექსტში მოცემული თარიღები ფორმდება ციფრობრივი წესით. თარიღის ელემენტები აღინიშნება ერთ სტრიქონში არაბული ციფრებით შემდეგი თანამიმდევრობით: თვის რიცხვი, თვე, წელი. მაგალითად: 2000 წლის 29 იანვარი უნდა გაფორმდეს 29.01.2000;
ბ) დასაშვებია თარიღის გაფორმებისას ჯერ მიეთითოს წელი, შემდეგ თვე და თვის რიცხვი. მაგალითად: 2000.01.29;
გ) დოკუმენტების ტექსტებში, რომლებიც შეიცავს ფინანსური ან სხვა ანალოგიური ხასიათის ცნობებს, დასაშვებია თარიღის გაფორმების სიტყვიერ-ციფრობრივი წესის გამოყენება: 29 იანვარი, 2000 წელი ან 2000 წლის 29 იანვარი.
7. ა) შესაქმნელი და მისაღები დოკუმენტების ინდექსი შედგება რიგითი ნომრისაგან დოკუმენტების სარეგისტრაციო მასივის ფარგლებში, რომელსაც ემატება ინდექსი საქმეთა ნომენკლატურის მიხედვით, მოქმედი კლასიფიკატორის ინდექსი (კორესპონდენტების, საქმიანობის საკითხების და სხვ.);
ბ) რამდენიმე დაწესებულების მიერ ერთობლივად შექმნილ დოკუმენტებზე ავტორთა სარეგისტრაციო ნომრები დაისმება ავტორთა მითითების რიგის მიხედვით (მარცხნიდან მარჯვნივ) და გაიყოფა ირიბი ხაზით;
გ) მითითება შემოსული დოკუმენტის თარიღსა და ინდექსზე შეიცავს იმ დოკუმენტის თარიღსა და ინდექსს, რომელზეც გაიცემა პასუხი.
8. ა) დოკუმენტის პროექტის შეთანხმება ფორმდება ვიზით, რომელიც შეიცავს ვიზის მიმცემის პირად ხელმოწერას და ვიზირების თარიღს. საჭიროების შემთხვევაში შეიძლება მიეთითოს ვიზის მიმცემის თანამდებობა. მისი ხელმოწერის გაშიფვრა სავალდებულოა.
მაგალითად:
იურიდიული განყოფილების უფროსი
ხელმოწერა გ. ივანიძე
24.07.2000
ბ) დოკუმენტის პროექტზე შენიშვნები და დამატებები გადმოიცემა ცალკე ფურცელზე ან თვით პროექტის ტექსტში;
გ) ვიზები დაისმება დოკუმენტის წინა გვერდზე რეკვიზიტის „ხელმოწერა“ ქვეშ იმ ეგზემპლარზე, რომელიც დაწესებულებაში რჩება (გეგმების პროექტები, ანგარიშები, წერილები და სხვ.). ბრძანებების, გადაწყვეტილებების, დადგენილებების და ა.შ. პროექტებს ვიზები დაესმება პირველ ეგზემპლარზე.
9. ა) რეკვიზიტის „ხელმოწერა“ შემადგენლობა მოიცავს: დოკუმენტის ხელმომწერი პირის თანამდებობის დასახელებას (სრული, თუ დოკუმენტი არ არის გაფორმებული ბლანკზე, და შემოკლებული – ბლანკზე გაფორმებული დოკუმენტისათვის), პირად ხელმოწერასა და მის გაშიფვრას, მაგალითად:
თბილისის სულხან-საბა
ორბელიანის სახელობის
სახელმწიფო პედაგოგიური
უნივერსიტეტის რექტორი ხელმოწერა ვ. სართანია
ან
უნივერსიტეტის რექტორი ხელმოწერა ვ. სართანია
ბ) კომისიების მიერ მომზადებულ დოკუმენტებში მიეთითება არა დოკუმენტის შემდგენელ პირთა თანამდებობები, არამედ კომისიის შემადგენლობაში მოვალეობათა განაწილება:
კომისიის თავმჯდომარე ხელმოწერა ვ. იმნაძე
კომისიის წევრები: ხელმოწერები ბ. აბზიანიძე
მ. კერესელიძე
და ა.შ.
გ) თუ დოკუმენტს ხელს აწერს თანამდებობის რამდენიმე პირი, მათი ხელმოწერები განლაგდება ერთი მეორის ქვეშ დაკავებული თანამდებობის მიხედვით:
ინსტიტუტის დირექტორი ხელმოწერა ს. თაბაგარი
მთავარი ბუღალტერი ხელმოწერა ვ. ჯუღელი
დ) თუ დოკუმენტს ხელს აწერს თანაბარი თანამდებობის მქონე რამდენიმე პირი, მათი ხელმოწერები განლაგდება ერთ დონეზე:
საქართველოს ეკონომიკის საქართველოს ფინანსთა
მინისტრი მინისტრი
ხელმოწერა ვ. პაპავა ხელმოწერა დ. ონოფრიშვილი
ე) დოკუმენტების ყველა ეგზემპლარი, რომლებიც რჩება დაწესებულების საქმეებში, მათ შორის დანართებიც, უნდა შეიცავდეს თანამდებობის პირთა ნამდვილ ხელმოწერებსა და შეთანხმების ვიზებს.
ვ) თუ თანამდებობის პირი, რომლის ხელმოწერა მომზადებულია დოკუმენტის პროექტზე, არ არის ადგილზე, დოკუმენტს ხელს აწერს პირი, რომელიც ასრულებს მის მოვალეობას, ან მისი მოადგილე. ამასთან აუცილებლად აღინიშნება დოკუმენტის ხელმომწერი პირის ფაქტობრივი თანამდებობა და გვარი (შესწორებები შეიძლება შეტანილი იქნეს მელნით ან მანქანური წესით, მაგალითად: „მოვალეობის შემსრულებელი“, „მოადგილე“). დოკუმენტზე ხელმოწერისას დაუშვებელია სიტყვის „მაგიერ“ ხმარება ან ირიბი ხაზის ჩამოსმა;
ზ) აღნიშვნა დოკუმენტის შესრულებისა და მისი საქმეში მოთავსების შესახებ უნდა მოიცავდეს შემდეგ მონაცემებს: მოკლე ცნობებს შესრულების შესახებ, თუ არ არსებობს შესრულების დამადასტურებელი დოკუმენტი, ან ასეთი დოკუმენტის არსებობისას მისი თარიღისა და ნომრის მითითებას; სიტყვას „საქმეში“, საქმის ნომერს, რომელშიც მოთავსებული იქნება დოკუმენტი; თარიღს; შემსრულებლის ან იმ სტრუქტურული ქვედანაყოფის ხელმძღვანელის ხელმოწერას, სადაც შესრულდა დოკუმენტ