1. დოკუმენტის დამატებითი რეკვიზიტებია: დოკუმენტის ავტორი-სტრუქტურული ქვედანაყოფის დასახელება; რეზოლუცია; დამტკიცების გრიფი; აღნიშვნა ასლების დამოწმების შესახებ; ბეჭედი; შეთანხმების გრიფი; აღნიშვნა დანართის არსებობის შესახებ; სახელმწიფო გერბი; დაწესებულების ემბლემა; ჯილდოების გამოსახულება; ადრესატი; კავშირგაბმულობის კვანძის ინდექსი; საფოსტო და სატელეგრაფო მისამართი, ელექტრონული ფოსტის ნომერი, ტელეტაიპის (სააბონენტო ტელეგრაფის) ნომერი, ტელეფონის ნომერი, ტელეფაქსის ნომერი, ანგარიშის ნომერი ბანკში; შედგენის ან გამოცემის ადგილი; შემსრულებლის გვარი და მისი ტელეფონის ნომერი (წერილებისათვის სავალდებულოა); აღნიშვნა დოკუმენტის შემოსვლის შესახებ; მითითება შემოსული დოკუმენტის თარიღსა და ინდექსზე; აღნიშვნა მონაცემების მანქანურ მატარებელზე გადატანის შესახებ და სხვ.
2. სტრუქტურული ქვედანაყოფის დასახელება მიეთითება დამტკიცებული სტრუქტურის, ამ ქვედანაყოფის დებულების შესაბამისად ან სხვა ნორმატიული აქტით, რომლის საფუძველზეც შეიქმნა და ფუნქციონირებს ქვედანაყოფი.
3. მითითებები დოკუმენტის შესრულების შესახებ ფიქსირდება რეზოლუციის ფორმით, რომელიც შეიცავს შემსრულებლის გვარს, დავალების შინაარსს, შესრულების ვადას. რეზოლუცია უნდა იქნეს ხელმოწერილი და დათარიღებული. მაგალითად:
ბატონ ვ. იმნაძეს
გთხოვთ 2000.04.12-ისათვის
მოამზადოთ სურსათის
რეალიზაციის გეგმა
ი. ტყეშელაშვილი
02.04.2000
4. ა) დოკუმენტის დამტკიცება მისი სამოქმედოდ შემოღების განსაკუთრებული წესია, რომელიც სანქციას აძლევს მის გავრცელებას დაწესებულებების, თანამდებობის პირებისა და მოქალაქეების გარკვეულ წრეზე;
ბ) დოკუმენტები მტკიცდება დაწესებულების ხელმძღვანელის ან ზემდგომი ხელმძღვანელის მიერ, რომელთა კომპეტენციას განეკუთცნება დასამტკიცებელ დოკუმენტებში (დანართი 4) აღნიშნული საკითხების გადაწყვეტა;
გ) დოკუმენტის დამტკიცება ხდება დამტკიცების გრიფის ან შესაბამისი განკარგულებითი დოკუმენტის გამოცემით. დამტკიცების ორივე წესს აქვს ერთნაირი იურიდიული ძალა. განკარგულებითი დოკუმენტი დგება იმ შემთხვევაში, როდესაც დამტკიცება მოითხოვს დამატებითი ღონისძიებების გატარებას და განმარტებას; თუ დოკუმენტი გამოიცემა დასამტკიცებელი განკარგულებითი დოკუმენტის გარეშე, მასზე დაისმება დამტკიცების გრიფი;
დ) თუ დოკუმენტი მტკიცდება კონკრეტული თანამდებობის პირის მიერ, დამტკიცების გრიფი შედგება შემდეგი ელემენტებისაგან: სიტყვისაგან „ვამტკიცებ“, თანამდებობის დასახელების, ხელმოწერის, დოკუმენტის დამამტკიცებელი პირის სახელის ინიციალისა და გვარისაგან, დამტკიცების თარიღისაგან. მაგალითად:
ვამტკიცებ
ქარხნის დირექტორი
ხელმოწერა ვ. ივანიძე
17.02.2000
ე) თუ დოკუმენტი მტკიცდება განკარგულებითი დოკუმენტით, დამტკიცების გრიფი შედგება შემდეგი ელემენტებისაგან: სიტყვისაგან „დამტკიცებულია“, განკარგულებითი დოკუმენტის სახელწოდებისაგან სახელობით ბრუნვაში, მისი თარიღისა და ნომრისაგან, მაგალითად:
დამტკიცებულია
ინსტიტუტის დირექტორის
ბრძანება
15.05.2000 №5
5. ა) დოკუმენტის ასლის დამოწმება ხორციელდება მისთვის იურიდიული ძალის მისაცემად.
ბ) დაწესებულებას შეუძლია გასცეს მხოლოდ იმ დოკუმენტების ასლები, რომლებიც მის მიერაა შექმნილი (ეს დებულება არ ვრცელდება საარქივო დაწესებულებებსა და ნოტარიატებზე).
გ) იმ საკითხების გადაწყვეტისას, რომლებიც ეხება მოქალაქეთა სამუშაოზე, სასწავლებლებში მიღებას, მათი შრომითი, საბინაო და სხვა უფლებების დაკმაყოფილებას, პირადი საქმეების შედგენისას დაწესებულებას შეუძლია მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად დაამზადოს იმ დოკუმენტების ასლები, რომლებიც გაცემულია სხვა დაწესებულებების მიერ და აუცილებელია შესაბამისი საკითხების გადასაწყვეტად (დიპლომების, განათლების მიღების დამადასტურებელი მოწმობების და ა.შ. ასლები).
დ) ასლების გაფორმებისას, რომლებიც ეხება მოქალაქეთა უფლებებსა და ინტერესებს, დოკუმენტზე, რომლიდანაც გადაღებულია ასლი, კეთდება აღნიშვნა _ ვის და როდის გადაეცა იგი, ხოლო თვით ასლზე აღინიშნება, რომ დედანი ინახება ამ დაწესებულებაში;
ე) დოკუმენტიდან ასლის გადაღება წარმოებს ხელნაწერი, მანქანაზე ბეჭდვის ან ოპერატიული სტამბური წესით. ხელნაწერი და მანქანაზე ბეჭდვის წესით ასლის მომზადებისას დოკუმენტის ტექსტი გადაიბეჭდება მთლიანად ბლანკის ელემენტების ჩათვლით;
ვ) ასლი დამოწმებულ უნდა იქნეს თანამდებობის პირის მიერ, რომელიც ადასტურებს მის სრულ შესაბამისობას დედანთან. მაგალითად:
სწორია
კადრების განყოფილების ინსპექტორი ხელმოწერა მ. ეგაძე
25.11.2000
ზ) გასული დოკუმენტების ასლებზე, რომლებიც საქმეში თავსდება, აუცილებელი არ არის მიეთითოს დამოწმების თარიღი და ასლის დამმოწმებელი პირის თანამდებობა.
თ) დოკუმენტის ასლის სხვა დაწესებულებებში გადაგზავნის ან ხელზე გადაცემისას დამამოწმებელი ხელმოწერა დასტურდება ბეჭდით.
6. დოკუმენტებზე, რომლებიც ადასტურებს თანამდებობის პირთა უფლებებს, აფიქსირებს ფულადი სახსრებისა და მატერიალურ ფასეულობათა ხარჯვის ფაქტს, აგრეთვე რომლებიც სპეციალურადაა გათვალისწინებული სამართლებრივი აქტებით, პასუხისმგებელი პირის ხელმოწერა დასტურდება გერბიანი ბეჭდით (დანართი 5). ბეჭდის ანაბეჭდი ისე უნდა დაისვას, რომ ტვიფრმა მოიცვას დოკუმენტზე ხელმომწერი პირის თანამდებობის დასახელების ნაწილი. ბეჭდის შენახვის ადგილსა და შენახვისათვის პასუხისმგებელ პირს განსაზღვრავს დაწესებულების ხელმძღვანელი.
7. ა) შეთანხმება შეიძლება გაფორმდეს შეთანხმების გრიფით, ცნობით შეთანხმების შესახებ, შეთანხმების ფურცლით ან კოლეგიური ორგანოს სხდომაზე დოკუმენტის პროექტის განხილვის ოქმის წარდგენით;
ბ) შეთანხმების გრიფი შედგება სიტყვისაგან „შეთანხმებულია“, შემთანხმებელი პირის თანამდებობის დასახელების (დაწესებულების დასახელების ჩათვლით), პირადი ხელმოწერის, მისი გაშიფვრისა და თარიღისაგან, მაგალითად:
შეთანხმებულია
საქართველოს ეკონომიკის
სამინისტროს კადრების
განყოფილების უფროსი
ხელმოწერა ა. ივანიძე
09.01.2000
გ) თუ შეთანხმება ხდება კოლეგიურ ორგანოსთან ან წერილის მეშვეობით, შეთანხმების გრიფი ფორმდება შემდეგნაირად:
შეთანხმებულია
სამეცნიერო საბჭოს სხდომის ოქმი
2000.04.10 №5
ან
შეთანხმებულია
საქართველოს ფინანსთა სამინისტროს წერილი
2000.01.15 №01-5/18
დ) შეთანხმების გრიფი თავსდება რეკვიზიტის „ხელმოწერა“ ქვეშ ან შეთანხმების ცალკე ფურცელზე. შეთანხმების ფურცელი დგება იმ შემთხვევაში, როდესაც დოკუმენტის შინაარსი ეხება რამდენიმე დაწესებულების ინტერესებს. ამ შემთხვევაში შეთანხმების გრიფის ადგილზე კეთდება აღნიშვნა, მაგალითად:
შეთანხმების ფურცელი თან ერთვის
ხელმოწერა, თარიღი.
8. ა) თუ დოკუმენტს ახლავს დანართები, აღნიშვნა ამის შესახებ მიეთითება ტექსტში ან დოკუმენტის ტექსტის შემდეგ ხელმოწერის წინ;
ბ) განკარგულებით დოკუმენტებში (ბრძანებები, მითითებები, დადგენილებები, გადაწყვეტილებები და განკარგულებები) ცნობები დანართების არსებობის შესახებ მიეთითება ტექსტში, მაგალითად: „შემუშავდეს და დასამტკიცებლად წარმოდგენილ იქნეს სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში დაცული დოკუმენტების მოწესრიგების გრაფიკი დანართში მითითებული ფორმის მიხედვით“;
გ) განკარგულებითი დოკუმენტების დანართებს პირველი ფურცლის მარჯვენა ზემო კუთხეში უკეთდება აღნიშვნა შემდეგი ფორმით:
საქართველოს კულტურის
სამინისტროს 2000.04.12
№5 ბრძანების დანართი
დ) თუ დოკუმენტს ახლავს რამდენიმე დანართი, მათზე დაისმება რიგითი ნომრები: დანართი 1, დანართი 2 და ა.შ. ნიშან „№“-ის გარეშე.
ე) ცნობები გეგმების, ანგარიშების, ოქმების, შეტყობინების, წერილებისა და ა.შ. დანართების არსებობისას ფორმდება შემდეგი წესით:
– თუ დოკუმენტს აქვს დანართები, რომლებიც ტექსტში არ არის მოხსენიებული, ტექსტის შემდეგ საჭიროა მათი დადასტურების ჩამოთვლა თითოეულ დანართში ფურცლებისა და ეგზემპლარების რაოდენობის აღნიშვნით, მაგალითად:
დანართი: 1. ცნობა სკოლების ახალი სასწავლო წლისათვის
მომზადების შესახებ 8 ფურც. 2 ეგზ.
2. სკოლების სია 3 ფურც. 2 ეგზ.
– თუ დოკუმენტს აქვს დანართები, რომელთა სრული დასახელება ასახულია ტექსტში, აღნიშვნა დანართის არსებობის შესახებ ფორმდება შემდეგნაირად:
დანართი: 5 ფურც. 3 ეგზ.
– თუ დოკუმენტს თან ერთვის დანართიანი დოკუმენტი, აღნიშვნა დანართების შესახებ ფორმდება შემდეგნაირად:
დანართი: საქართველოს მრეწველობის სამინისტროს 2000.05.19 №5-16/365
წერილი და მისი დანართი, სულ 15 ფურც. 2 ეგზ.
– თუ დანართი არ იგზავნება დოკუმენტში მითითებულ ყველა მისამართზე, აღნიშვნა დანართის არსებობის შესახებ ფორმდება ასე:
დანართი: 5 ფურც. 2 ეგზ. პირველი მისამართით.
– თუ დანართები აკინძულია, ფურცლების რაოდენობა არ მიეთითება.
ვ) დანართების რეკვიზიტების შემადგენლობა და გაფორმების წესი უნდა შეესაბამებოდეს დოკუმენტაციის იმ უნიფიცირებული სისტემის მოთხოვნებს, რომელსაც დანართი ეკუთვნის.
9. „საქართველოს რესპუბლიკის სახელმწიფო დროშის დებულების დამტკიცების თაობაზე“ და „საქართველოს რესპუბლიკის სახელმწიფო გერბის შესახებ დებულების დამტკიცების თაობაზე“ საქართველოს რესპუბლიკის კანონებში ცვლილებების შეტანის შესახებ“ საქართველოს კანონის მიხედვით, „საქართველოს სახელმწიფო გერბის გამოსახულება თავსდება… საქართველოს პარლამენტის, საქართველოს პრეზიდენტის, საქართველოს სახელმწიფო კანცელარიის, საქართველოს აღმასრულებელი ხელისუფლების და საქართველოს სასამართლო ხელისუფლების დაწესებულებათა ბეჭდებსა და დოკუმენტების ბლანკებზე, საქართველოს პარლამენტის, საქართველოს პრეზიდენტის, საქართველოს აღმასრულებელი ხელისუფლების დაწესებულებათა ოფიციალურ გამოცემებზე“.
10. ა) დაწესებულების ემბლემად, როგორც მიღებულია, გამოიყენება დადგენილი წესით რეგისტრირებული სასაქონლო ნიშანი (მომსახურების ნიშანი).
ბ) დოკუმენტის ბლანკებზე დასაშვებია ჯილდოების გამოსახულებათა მოთავსება ან ჯილდოების სახელწოდებათა ჩართვა დაწესებულებების დასახელებაში.
11. ა) დოკუმენტების დაგზავნისას საჭიროა შემდეგი წესების დაცვა: დოკუმენტები ეგზავნებათ დაწესებულებებს, სტრუქტურულ ქვედანაყოფებს ან თანამდებობის კონკრეტულ პირს. დაწესებულების და სტრუქტურული ქვედანაყოფების დასახელება აღინიშნება სახელობით ბრუნვაში, ხოლო თანამდებობა, სახელი და გვარი _ მიცემით ბრუნვაში.
მაგალითად: საქართველოს კულტურის სამინისტრო
დრამატული თეატრების განყოფილება
ან
საქართველოს კულტურის სამინისტრო
დრამატული თეატრების განყოფილება
მთავარ სპეციალისტს
ბატონ გიორგი თარხნიშვილს
ბ) დოკუმენტის დაწესებულებაში გაგზავნისას დასაშვებია მისი დასახელების მიცემით ბრუნვაში აღნიშვნა, მაგალითად:
საქართველოს კულტურის სამინისტროს
გ) დაწესებულების ხელმძღვანელის ან მისი მოადგილეებისათვის დოკუმენტის გაგზავნისას დაწესებულების დასახელება შედის ადრესატის თანამდებობის დასახელების შემადგენლობაში, მაგალითად:
საქართველოს კულტურის მინისტრს
ბატონ ვალერი ასათიანს
დ) თუ დოკუმენტი ეგზავნება რამდენიმე ერთგვაროვან დაწესებულებას, საჭიროა მათი განზოგადებულად მოხსენიება, მაგალითად:
საწარმოთა დირექტორებსა და
ორგანიზაციათა ხელმძღვანელებს
ე) თუ დოკუმენტი ეგზავნება რამდენიმე ადრესატს, ხელმოწერილ უნდა იქნეს ყველა ეგზემპლარი;
ვ) რეკვიზიტის „ადრესატი“ შემადგენლობაში შეიძლება შევიდეს საფოსტო მისამართი. საფოსტო მისამართი არ აღინიშნება დოკუმენტებზე, რომლებიც ეგზავნებათ საკანონმდებლო, სამთავრობო დაწესებულებებსა და მუდმივ კორესპონდენტებს. ასეთ შემთხვევაში მიზანშეწონილია წინასწარ დაბეჭდილი მისამართებით კონვერტების გამოყენება;
ზ) საქართველოსა და დამოუკიდებელ სახელმწიფოთა თანამეგობრობის ქვეყნებში გასაგზავნი დოკუმენტი იწყება ადრესატის მითითებით, ხოლო შორეულ უცხოეთში ადრესატს დოკუმენტის ბოლოში უთითებენ;
თ) დაწესებულების საფოსტო და სატელეგრაფო მისამართის ცნობების ჩაწერის წესი და ფორმა უნდა შეესაბამებოდეს საქართველოს კავშირგაბმულობისა და ფოსტის სამინისტროს საფოსტო წესებს;
ი) რეკვიზიტის „კავშირგაბმულობის კვანძის ინდექსი, საფოსტო და სატელეგრაფო მისამართი, ელექტრონული ფოსტის ნომერი, ტელეტაიპის (სააბონენტო ტელეგრაფის) ნომერი, ტელეფონის ნომერი, ტელეფაქსის ნომერი, ანგარიშის ნომერი ბანკში“ გაფორმებისას საჭიროა მიეთითოს საცნობარო ტელეფონის ნომერი (საცნობარო სამსახური, სამდივნო, კანცელარია და ა.შ.). ტელეფონის ნომერი უნდა ჩაიწეროს შემდეგნაირად:
ტელ: 37 38 07 ,95 76 40, 2 18 80
კ) საანგარიშო ფულადი ოპერაციების შესასრულებლად დასაშვებია ბლანკში აღინიშნოს ბანკის ანგარიშის ნომერი და მისამართი, მაგალითად:
საანგ. ანგ. № 000141546 საქართველოს ბანკის
ქ. თბილისის ნაძალადევის განყოფილებაში.
12. ა) აღნიშვნა შემსრულებლის (დოკუმენტის შემდგენლის) შესახებ შეიცავს შემსრულებლის გვარს, მისი სასამსახურო ტელეფონის ნომერს, თავსდება დოკუმენტის ბოლო ფურცლის წინა გვერდზე ან, ადგილის უქონლობის შემთხვევაში, მეორე მხარეს მარცხენა ქვედა კუთხეში. მაგალითად:
სიდამონიძე 36 18 41
ბ) საჭიროების შემთხვევაში დოკუმენტის შემსრულებლის გვარისა და მისი ტელეფონის ნომრის ქვეშ დასაშვებია აღინიშნოს მემანქანის ინდექსი (სახელისა და გვარის პირველი ასოები, დაბეჭდილი ეგზემპლარების რაოდენობა და დაბეჭვდის თარიღი). მაგალითად:
სიდამონიძე 36 18 41
ნვ.4 10.12.2000
13. აღნიშვნა დოკუმენტის შემოსვლის შესახებ თავსდება პირველი ფურცლის მარჯვენა ქვედა კუთხეში და შედგება შემდეგი ელემენტებისაგან: დოკუმენტის მიმღების (ადრესატის) შემოკლებული დასახელება; დოკუმენტის შემოსვლის თარიღი და ინდექსი.
14. აღნიშვნა ინფორმაციის მანქანურ მატარებლებზე გადატანის შესახებ შეიცავს ჩანაწერს „ინფორმაცია გადატანილია მანქანურ მატარებელზე“, მონაცემების გადატანისათვის პასუხისმგებელი პირის ხელმოწერასა და გადატანის თარიღ