1. ა) დაწესებულების მიერ გასაგზავნი დოკუმენტები რეგისტრირდება, მრავლდება, კონვერტებში თავსდება, საფოსტო გზავნილებად ფორმდება და კავშირგაბმულობის კვანძებში ბარდება საქმისწარმოების სამსახურის მიერ;
ბ) კონვერტში ჩალაგების წინ მოწმდება დოკუმენტების გაფორმების სისწორე, დანართების არსებობა, ეგზემპლარების რაოდენობის შესაბამისობა ადრესატების რაოდენობასთან. გაუფორმებელი ან არასწორად გაფორმებული დოკუმენტები უბრუნდება შემსრულებელს საბოლოო დასამუშავებლად.
2. ა) დაკვეთით გასაგზავნ კორესპონდენციაზე დგება დაგზავნის აღწერა, რომელშიც საქმისწარმოების სამსახურის თანამშრომელი მიუთითებს თავის გვარსა და გაგზავნის თარიღს.
ბ) მანქანურსაკითხავი დოკუმენტები იგზავნება შეფუთული, რომელიც უნდა შეესაბამებოდეს ტექნიკურ მოთხოვნებს და უზრუნველყოფდეს მატარებლებისა და მათზე ჩაწერილი ინფორმაციის დაცვას. მანქანურსაკითხავი დოკუმენტების გაგზავნა წარმოებს თანდართული წერილით, რომლის ასლი საქმეში იკერება საერთო წესით.
გ) გასაგზავნად შემოსული დოკუმენტები უნდა დამუშავდეს და გაიგზავნოს იმავე დღეს ან არა უგვიანეს მეორე სამუშაო დღის