1.ა) დოკუმენტების რეგისტრაცია მათი შექმნის ან შემოსვლის ფაქტის დაფიქსირებაა, რომელიც ითვალისწინებს ინდექსის დასმას და სარეგისტრაციო ფორმებში დოკუმენტის შესახებ საჭირო ცნობების ჩაწერას;

ბ) დოკუმენტის ინდექსი შედგება რიგითი ნომრისაგან, რომელიც, საძიებო ამოცანებიდან გამომდინარე, შეივსება საქმეთა ნომენკლატურის, აგრეთვე კორესპონდენტების, შემსრულებლებისა და სხვა კლასიფიკატორების ინდექსებით;

გ) დოკუმენტის ინდექსში დაცულ უნდა იქნეს მისი შემადგენელი ნაწილების შემდეგი (ან შებრუნებული) თანამიმდევრობა: რიგითი სარეგისტრაციო ნომერი, საქმეთა ნომენკლატურისა და გამოყენებული კლასიფიკატორის ინდექსები. ინდექსის შემადგენელ ნაწილებს განაცალკევებენ ირიბი ხაზით.

2.ა) რეგისტრაციას ექვემდებარება როგორც დაწესებულების მიერ შექმნილი და მის შიგნით გამოსაყენებელი, ისე სხვა დაწესებულებებში გასაგზავნი, ზემდგომი, საქვეუწყებო და სხვა დაწესებულებებიდან, კერძო პირებისაგან შემოსული ყველა ის დოკუმენტი, რომლებსაც საცნობარო მიზნით ესაჭიროება აღრიცხვა, შესრულება და გამოყენება (განკარგულებითი, საგეგმო, საანგარიშგებო, სტატისტიკური, საბუღალტრო, საფინანსო და სხვ.). რეგისტრაციას ექვემდებარება როგორც ტრადიციულად მანქანაზე დაბეჭდილი (ხელნაწერი), ისე კომპიუტერული ტექნიკის საშუალებით შექმნილი დოკუმენტები (მანქანურსაკითხავი, მანქანოგრამები).

ბ) დაწესებულებაში დოკუმენტები ერთხელ გადის რეგისტრაციას: შემოსული – შემოსვლის დღეს, შექმნილი – ხელმოწერის ან დამტკიცების დღეს;

გ) რეგისტრირებული დოკუმენტი ერთი ქვედანაყოფიდან მეორეში გადაცემისას ხელმეორე რეგისტრაციას არ საჭიროებს.

3.ა) დოკუმენტების რეგისტრაცია წარმოებს ჯგუფების ფარგლებში მათი სახეობების დასახელების, ავტორისა და შინაარსის მიხედვით. მაგალითად, ცალკე რეგისტრაციას ექვემდებარება ხელმძღვანელის ბრძანებები ძირითადი საქმიანობის შესახებ, კადრების საკითხებზე, ზემდგომი დაწესებულებების განკარგულებითი დოკუმენტები, სამეცნიერო სამუშაოების შედეგების დანერგვის აქტები, საქვეუწყებო დაწესებულებების მუშაობის გეგმები, განაცხადები მატერიალურ-ტექნიკური მომარაგების საკითხებზე და სხვ.;

ბ)რიგითი სარეგისტრაციო ნომრები დოკუმენტებს მიეკუთვნება თითოეული რეგისტრირებული ჯგუფის ფარგლებში;

გ)დოკუმენტების რეგისტრაცია, როგორც წესი, ხორციელდება ცენტრალიზებულად. დეცენტრალიზებული რეგისტრაცია დასაშვებია ტერიტორიულად მოშორებულ სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში.

4. ა) დოკუმენტების რეგისტრაცია წარმოებს სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათებზე, მანქანურ მატარებლებზე ან რეგისტრაციის სხვა ფორმებზე. რეგისტრაციის მონაცემების ინფორმაციული შეთავსების მისაღწევად და ავტომატიზებულ რეგისტრაციაზე გადასვლის პირობების შესაქმნელად დგინდება სარეგისტრაციო რეკვიზიტების შემდეგი აუცილებელი შემადგენლობა: ავტორი (კორესპონდენტი); დოკუმენტების სახეობის დასახელება; დოკუმენტის თარიღი; დოკუმენტის ინდექსი (დოკუმენტის შემოსვლის თარიღი და ინდექსი დაწესებულებაში შემოსული დოკუმენტებისათვის); დოკუმენტის სათაური ან მისი მოკლე შინაარსი; რეზოლუცია (შემსრულებელი, დავალების შინაარსი, ავტორი, თარიღი); შესრულების ვადა; აღნიშვნა შესრულების შესახებ (საკითხის არსის გადაწყვეტის მოკლე ჩანაწერი, საპასუხო დოკუმენტის ფაქტობრივი შესრულების თარიღი და ინდექსი); საქმე №;

ბ) საჭიროების შემთხვევაში აუცილებელი რეკვიზიტების შემადგენლობა შეიძლება შეივსოს შემდეგი მონაცემებით: შემსრულებლები, შემსრულებლის ხელმოწერა დოკუმენტის მიღებაზე, შესრულების მიმდინარეობა, დანართები და სხვა. სარეგისტრაციო ფორმებზე რეკვიზიტების განლაგებისა და სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათების მეორე მხარის გამოყენების წესს ადგენს დაწესებულება;

გ) სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათების ეგზემპლარების რაოდენობა განისაზღვრება საცნობარო და საკონტროლო ბარათების რაოდენობით იმ სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში, სადაც დოკუმენტი შესრულდება და კონტროლს დაექვემდებარება;

დ) დაწესებულებებში, სადაც დოკუმენტბრუნვის მოცულობა წელიწადში არ აღემატება 600 დოკუმენტს, ნებადართულია დოკუმენტების რეგისტრაცია ჟურნალში, რომლის გრაფები უნდა შეესაბამებოდეს ამ პუნქტის ა) და ბ) ქვეპუნქტებში მოცემული სარეგისტრაციო რეკვიზიტების შემადგენლობას;

ე) დოკუმენტ-პასუხის რეგისტრაცია ხორციელდება საინიციატივო დოკუმენტების რეგისტრაციის ფორმებზე. დოკუმენტ-პასუხს მიეკუთვნება დამოუკიდებელი რიგითი სარეგისტრაციო ნომერი შესაბამისი რეგისტრირებული მასივის ფარგლებში (დანართი 6).

ვ) მოქალაქეთა წინადადებების, განცხადებებისა და საჩივრების რეგისტრაცია ხორციელდება დადგენილი ფორმის სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათებზე.

5. ა) დოკუმენტების რეგისტრაციისათვის შეიძლება გამოყენებულ იქნეს ასლგადამღები-გასამრავლებელი აპარატები და კომპიუტერული ტექნიკა;

ბ) ავტომატიზებულ საინფორმაციო-საძიებო სისტემაში დოკუმენტების რეგისტრაცია ხორციელდება მანქანურორიენტირებული სარეგისტრაციო-საკონტროლო ბარათის გამოყენებით, რომელიც აგებულია აუცილებელი რეკვიზიტების რეგისტრაციის ბაზაზე, ან დოკუმენტიდან მათი პირდაპირი გადატანი