1.ა) მანქანურსაკითხავი დოკუმენტების მიღებას, აღრიცხვასა და გამოყენების ორგანიზაციას უზრუნველყოფს მანქანურსაკითხავი დოკუმენტების შენახვის სამსახური;
ბ) თავის საქმიანობაში შენახვის სამსახური ხელმძღვანელობს ამ წესებით, საერთო-სახელმწიფოებრივი და საუწყებო ნორმატიულ-მეთოდიკური დოკუმენტებით, მათ საფუძველზე შემუშავებული მანქანურსაკითხავი დოკუმენტების შენახვის სამსახურის დებულებით, ტექნოლოგიური, საექსპლუატაციო და თანამდებობრივი ინსტრუქციებით, დაწესებულების ხელმძღვანელის ბრძანებებით;
გ) მანქანურსაკითხავი დოკუმენტების შენახვის სამსახურის დებულება ადგენს ამ ქვედანაყოფის სტრუქტურას, უფლებებსა და მოვალეობებს. დებულებას ამტკიცებს დაწესებულების ხელმძღვანელი;
დ) მანქანურსაკითხავ დოკუმენტებზე ოპერაციების შესრულება რეგლამენტირებულია ტექნოლოგიური ინსტრუქციებით, რომლებითაც დგინდება მანქანურსაკითხავი დოკუმენტების მიღებისა და შემოწმების, რეგისტრაციის, საცავებში განლაგების წესი, დაცული ინფორმაციის სახეობა, თანდართული და სააღრიცხვო დოკუმენტების აღწერილობის მიხედვით მანქანურსაკითხავი დოკუმენტების საკლასიფიკაციო სქემა და ა.შ.
2. ჩანაწერის გამოსაყენებელი მატარებლების თავისებურებათა გათვალისწინებით შენახვის სამსახურში დოკუმენტებისათვის მაგნიტურ მატარებლებზე (მაგნიტურ ლენტებზე, მაგნიტურ დისკოებზე) იქმნება საცავები, რომლებშიც შეიძლება გამოიყოს მანქანურსაკითხავი დოკუმენტების ოპერატიული და ხანგრძლივვადიანი შენახვის უბნები.
3. ა) დოკუმენტებისა და იმ მანქანურმატარებლების ოპერატიული მოძიების ორგანიზაციის მიზნით, რომლებზეც ჩაიწერა ეს დოკუმენტები, დოკუმენტების შენახვის სამსახური ქმნის საინფორმაციო-საძიებო სისტემას;
ბ) საინფორმაციო-საძიებო აპარატის საფუძველს შეადგენს სააღრიცხვო დოკუმენტები (მანქანურმატარებლებისა და მანქანურსაკითხავი დოკუმენტების ჟურნალები და ბარათები). მანქანურსაკითხავი დოკუმენტების სააღრიცხვო ბარათების სისტემატიზაცია შეიძლება განხორციელდეს დოკუმენტების ამოცანების, სახელწოდებებისა და კოდების მიხედვით, ხოლო შიგნით _ ქვედანაყოფების ნომრების ან დასახელების, მოსარგებლეთა გვარების მიხედვით და ა.შ.;
გ) სააღრიცხვო დოკუმენტების დიდი მოცულობის შემთხვევაში მიზანშეწონილია შეიქმნას მექანიზებული და ავტომატიზებული საინფორმაციო-საძიებო სისტემები.
4. ა) შენახვის სამსახური მანქანურსაკითხავ დოკუმენტებს მიაწვდის სტრუქტურულ ქვედანაყოფებს, დროებითი ან მუდმივი სარგებლობისათვის სხვა დაწესებულებებს, ახორციელებს მათი დროულად დაბრუნების კონტროლს.
ბ) შენახვის სამსახური მანქანურსაკითხავი დოკუმენტების დედნებს გასცემს მათში ცვლილებების შესატანად, აგრეთვე დოკუმენტების ასლების მოსამზადებლად. გამოსაყენებლად გაიცემა მანქანურსაკითხავი დოკუმენტების დუბლიკატები და ასლები.
5. ა) შენახვის სამსახური უზრუნველყოფს მანქანურსაკითხავი დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის მოწყობას, მონაწილეობს საექსპერტო კომისიის მუშაობაში ამ დოკუმენტების შენახვის ვადებისა და დაცვის რეჟიმის განსაზღვრისათვის;
ბ) მანქანურსაკითხავი დოკუმენტების საუწყებო შენახვის ვადები დგინდება მოსარგებლეებთან ერთად დოკუმენტების ნუსხების საფუძველზე, რომლებიც მუშავდება არსებული ნორმატიულ-მეთოდიკური დოკუმენტების გათვალისწინებით და თანხმდება საქართველოს საარქივო სახელმწიფო დეპარტამენტთან;
გ) მანქანურსაკითხავი დოკუმენტების სახელმწიფო შენახვისათვის გადაცემის წესს განსაზღვრავს საქართველოს საარქივო სახელმწიფო დეპარტამენტი.
დოკუმენტების შესრულების კონტრო