1. შექმნის მომენტიდან საუწყებო არქივში გადაცემამდე დოკუმენტები ინახება მათი ფორმირების ადგილზე საქმეებში (მცირე დაწესებულებებში მიზანშეწონილია საქმეთა ცენტრალიზებული შენახვა საქმისწარმოების სამსახურში).
2. დოკუმენტებისა და საქმეების დაცვას უზრუნველყოფენ სტრუქტურული ქვედანაყოფების ხელმძღვანელები და დოკუმენტაციისათვის პასუხისმგებელი თანამშრომლები.
3. დოკუმენტების საიმედოდ დაცვის უზრუნველსაყოფად საქმეები ინახება სამუშაო ოთახებში ან სპეციალურად მათთვის გამოყოფილ სათავსებში და განლაგებულია ჩასაკეტ კარადებში, მაგიდებსა და ელევატორულ კარტოთეკებში.
4. დოკუმენტების ოპერატიულად მოძიების მიზნით საქმეები განლაგდება ნომენკლატურის მიხედვით, რომლის ასლი გამოიკვრება კარადის კარზე შიდა მხრიდან. გარეკანების ყუებზე აღინიშნება საქმეთა ნომრები ნომენკლატურის მიხედვით. დოკუმენტების შენახვა მოუწყობელ სამუშაო მაგიდებში აკრძალულია.
5. მაგნიტური ლენტები კოლეგიური ორგანოების სხდომათა ფონოგრამებითურთ ინახება პასუხისმგებელ მდივანთან. ლენტსა და კოლოფზე კეთდება აღნიშვნები სხდომის თარიღისა და ჩაწერის დროის შესახებ. კოლეგიური ორგანოს მდივანი პასუხისმგებელია მათი დაცვისათვის.
6. სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში მანქანოგრამები ფორმდება საქმეებად და ინახება საერთო წესით.
7. სხვა დაწესებულებებისათვის საქმეთა გაცემა ხორციელდება დაწესებულების ხელმძღვანელის ნებართვით. გაცემულ საქმეზე ივსება საქმის შემცვლელი ბარათი.
8. მუდმივად შესანახი საქმეებიდან დოკუმენტების ამოღება დაიშვება განსაკუთრებულ შემთხვევაში დაწესებულების ხელმძღვანელის ნებართვით; საქმეში აუცილებლად უნდა ჩაიდოს დოკუმენტის დამოწმებული ასლი და აქტი დედნის ამოღების შესახე