1. მუნიციპალიტეტის საკრებულოს სხდომის (საკრებულოს ბიუროს სხდომის, საკრებულოს კომისიის სხდომის) ოქმი არის დოკუმენტი, რომელშიც ასახულია სხდომაზე საკითხების განხილვისა და გადაწყვეტილებების მიმდინარეობა.

2. ოქმები ინომრება კალენდარული წლის განმავლობაში.

3. სხდომის  ოქმის ტექსტი შედგება შესავალი და ძირითადი ნაწილებისაგან.

4. სხდომის ოქმის შესავალში შეიტანება შემდეგი მონაცემები:

ა) №12 შრიფტით შესრულებული გამუქებული წარწერა საკრებულოს (საკრებულოს ბიუროს, საკრებულოს კომისიის ან სხვა კომისიის) დასახელება და ოქმი # (რიგითი ნომერი) (დაიტანება ფურცლის დასაწყისის შუა ნაწილში);

ბ) №12 შრიფტით შესრულებული გამუქებული  წარწერა  სხდომის ჩატარების ადგილის  დასახელების ოქმის რიგითი ნომრის 2 ინტერვალით დაბლა დამკვირვებლის პოზიციიდან მარცხენა მხარეს);

გ) №12 შრიფტით შესრულებული  გამუქებული წარწერა სხდომის ჩატარების თარიღი (შემდეგი თანმიმდევრობით - წელიწადი, თვე და რიცხვი) სხდომის ჩატარების ადგილის გასწვრივ დამკვირვებლის პოზიციიდან მარჯვენა მხარეს;

დ) №12 შრიფტით შესრულებული ჩანაწერი სხდომის თავმჯდომარის, წევრების, აგრეთვე სხდომაზე მოწვეული  დამსწრე პირთა ვინაობის შესახებ. დაიტანება სხდომის ჩატარების აღმნიშვნელი თარიღის 2 ინტერვალით დაბლა;

ე) №12 შრიფტით შესრულებული ჩანაწერი სხდომის დღის წესრიგის შესახებ. დღის წესრიგის ყოველი საკითხი ოქმში შეიტანება ცალ-ცალკე  და ისინი ინომრება უწყვეტად, არაბული ციფრებით.

5. ოქმის ძირითადი ნაწილი შედგება განაყოფებისგან, რომლებიც შეესაბამება დღის წესრიგის პუნქტებს. ოქმის ძირითადი ნაწილის თითოეული განაყოფი უნდა შედგეს შემდეგი სტრუქტურით:

ა) ,,I. მოისმინეს:“: ამ ნაწილში შეიტანება დღის წესრიგის საკითხზე მომხსენებლისა და თანამომხსენებლის (თანამომხსენებლების) ვინაობა და მათი გამოსვლების ძირითადი შინაარსი. თუ მომხხსენებლის (თანამომხსენებლის) მოხსენება წერილობითი სახით ერთვის ოქმს, მაშინ ოქმში კეთდება შესაბამისი მითითება. იმ შემთხვევაში, თუ მომხსენებელი წარადგენს საკრებულოს სამართლებრივი აქტის პროექტს, ეს პროექტი წერილობითი სახით ოქმს თან ერთვის;

ბ) ,,II. საკითხის შესახებ აზრი გამოთქვეს“: ამ ნაწილში გადმოცემული უნდა იყოს საკითხის გარშემო კამათში გამომსვლელთა ვინაობა და მათი გამოსვლების მოკლე შინაარსი;

გ) ,,III. საკითხის შესახებ კენჭისყრა“: ოქმის ამ ნაწილში შეიტანება საკითხის შესახებ გამართული კენჭისყრის სახე (ღია, ფარული, სახელობითი, კენჭისყრა ბიულეტენების მეშვეობით), კენჭისყრაში მონაწილეთა რაოდენობა (თუ კენჭისყრა სახელობითია - მონაწილეთა ვინაობაც) და კენჭისყრის შედეგები (საკითხის მომხრეთა და მოწინააღმდეგეთა რაოდენობა, ხოლო თუ კენჭისყრა სახელობითია - მომხრეთა და მოწინააღმდეგეთა ვინაობაც);

დ) ,,IV. დაადგინეს/გადაწყვიტეს“: ოქმის ამ ნაწილში შეიტანება საკითხის თაობაზე სხდომის მიერ მიღებული გადაწყვეტილება. თუ გადაწყვეტილება გულისხმობს სამართლებრივი აქტის მიღებას, მიღებული აქტის ტექსტი სრულად ერთვის ოქმს. თუ გადაწყვეტილება გულისხმობს საკითხის გადადებას, დღის წესრიგიდან მოხსნას ან თუ კენჭისყრის შედეგად სამართლებრივი აქტის პროექტი უარყოფილია, ოქმში კეთდება შესაბამისი ჩანაწერი.

6. სხდომის აუდიო ან ვიდეოჩანაწერი საკრებულოს ელექტრონულ მონაცემთა ბაზაში ინახება საკრებულოს შესაბამისი სხდომის ოქმთან ერთად.

7.    სხდომის ოქმის ტექსტის შედგენა   ხდება პირდაპირ,  ელექტრონული კანცელარიის სისტემაშ