1. საქმეთა გაფორმება ხორციელდება მუნიციპალიტეტის შესაბამის სამსახურში .
2. შენახვის ვადების მიხედვით ტარდება საქმეთა სრული ან ნაწილობრივი გაფორმება.
3. სრულ გაფორმებას ექვემდებარება მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახი და პირადი შემადგენლობის საქმეები.
4. საქმეთა სრული გაფორმება ითვალისწინებს:
ა) საქმეთა ჩაკერებას ან აკინძვას;
ბ) საქმის ფურცლების ნუმერაციას;
დ) დამადასტურებელი ფურცლის შედგენას;
ე) საქმის გარეკანის რეკვიზიტებში საჭირო დაზუსტებების შეტანას ( დაწესებულების სახელწოდების, საქმის სარეგისტრაციო ინდექსის, თარიღების, სათაურის დაზუსტებას).
5. დროებით (10 წლის ჩათვლით) შესანახი საქმეები ექვემდებარება ნაწილობრივ გაფორმებას: დასაშვებია საქმეში არ ჩატარდეს დოკუმენტების სისტემატიზაცია, არ დაინომროს საქმის ფურცლები, არ შედგეს დამადასტურებელი წარწერებ