1. საქმეთა ფორმირება გულისხმობს შესრულებული დოკუმენტების დაჯგუფების საქმეებში საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად.

2. საქმეში თავსდება დოკუმენტები, რომლებიც თავისი შინაარსით შეესაბამება საქმის სათაურს. ამასთან, აკრძალულია საქმეებში დოკუმენტების შავი და დუბლეტური ეგზემპლარების (განსაკუთრებულად ღირებულების გარდა) დაჯგუფება.

3. საქმეების ფორმირებას ახორციელებს მუნიციპალიტეტის შესაბამისი სამსახური, საქმეთა ფორმირება ხორციელდება მუნიციპალიტეტის არქივის, ხოლო საჭიროების შემთხვევაში შესაბამისი საარქივო დაწესებულების უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით.

4. საქმეთა ფორმირების დროს დაცული უნდა იქნეს შემდეგი მოთხოვნები;

ა) მუდმივად, ხანგრძლივად და დროებით შესანახი დოკუმენტები უნდა დაჯგუფდეს ცალკე საქმეებში;

ბ) საქმეში შეიტანება თითოეული დოკუმენტის ერთი ეგზემპლარი;

გ) საქმეში დაჯგუფებული უნდა იყოს ერთი კალენდარული წლის დოკუმენტები; გამონაკლისს წარმოადგენს: გარდამავალი საქმეები, პირადი საქმეები, რომლებიც ფორმირდება საკრებულოს საქმიანობის მთელი პერიოდის მანძილზე; საკრებულოს, საკრებულოს ბიუროს, საკრებულოს კომისიების, ფრაქციების და დროებითი სამუშაო ჯგუფების დოკუმენტები, რომელთა დაჯგუფება ხდება მათი მოწვევის პერიოდში;

დ) საქმე უნდა შეიცავდეს არა უმეტეს 250 ფურცელს, ხოლო მისი სისქე არ უნდა აღემატებიდეს 4 სანტიმეტრს.

5. საქმეებში დოკუმენტები ისე უნდს იყოს განლაგებული, რომ თავისი შინაარსით თანმიმდევრულად აშუქებდნენ განსაზღვრულ საკითხებს. ამასთან დოკუმენტები განლაგებული უნდა იყოს ქრონოლოგიურად (შემოსული-შემოსავლის თარიღის, გასული- გაგზავნის თარიღის მიხედვით) ან ავტორებისა და კორესპოდენტების დასახელების ანბანური ნიშნით.

6. დოკუმენტების დანართები, განურჩევლად მათი დამტკიცებისა თუ შედგენისა უერთდება დოკუმენტებს, რომლებსაც ისინი მიეკუთნება. 250 ფურცელზე მეტი მოცულობის დანართი შეადგენს ცალკე ტომს, რაც აღინიშნება დოკუმენტებში.

7. მუნიციპალიტეტის საკრებულოს სამართლებრივი აქტების დაჯგუფება საქმეებში ხდება სახეობებისა და ქრონოლოგიის მიხედვით და იმ დანართებით, რომლებიც მათ მიეკუთვნება;

ა) ნორმატიული აქტებით დამტკიცებული წესდებები, დებულებები, ინსტრუქციები, ნუსხები და მათი დანართები ჯგუფდება მითითებულ დოკუმენტებთან ერთად, ხოლო თუ ისინი დამტკიცებულია, როგორც დამოუკიდებელი დოკუმენტები, მათ აჯგუფებენ ცალკე საქმეებად;

ბ) მოქალაქეთა წინადადებები, განცხადებები და საჩივრები საკრებულოს მუშაობის საკითხებზე, ყველა დოკუმენტი მათი განხილვისა და შესრულების შესახებ ჯგუფდება პირად საკითხებზე მოქალაქეთა განცხადებებისაგან განცალკავებით;

ი) მიმოწერა ჯგუფდება კალენდარული წლის მიხედვით და მისი სისტემატიზაცია ხორციელდება ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. დოკუმენტი-პასუხი თავსდება დოკუმენტ-შეკითხვის შემდეგ. გარკვეულ საკითხებზე წინა წელს დაწყებული მიმოწერის განახლების შემთხვევაში დოკუმენტები შეიტანება მიმდინარე წლის საქმეში წინა წლის საქმის ინდექსის მითითებით.
თავი VII
დოკუმენტების მომზადება არქივში გადასაცემა