1.არქივის დაკომპლექტების უზრუნველსაყოფად, მუნიციპალიტეტში საქმისწარმოებით დამთავრებულ, ყველა მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახ და პირადი შემადგენლობის საქმეზე, რომელმაც გაიარა შემფასებელი ექსპერტიზა, დგება საარქივო ანაწერები.

2. საარქივო ანაწერი წარმოადგენს საარქივო ცნობარს, რომელიც შეიცავს საარქივო შესანახი ერთეულების სისტემატიზებულ ნუსხას და განკუთვნილია მათი აღრიცხვისა და შინაარსის გასახსნელად.

3. საარქივო ანაწერები დგება ცალკე:

ა) მუდმივად შესანახ საქმეებზე;

ბ) ხანგრძლივად შესანახ საქმეებზე;

გ) პირადი შემადგენლობის საქმეებზე.

4. ცალკე ანაწერი წარმოადგენს საქმეთა ჩამონათვალს დამოუკიდებელი მთლიანი (რიგითი) ნუმერაციით.

5. მუნიციპალიტეტის საკრებულოს აპარატში ანაწერი დგება ყოველწლიურად არქივის უშუალო მეთოდიკური ხელმძღვანელობით. ამ ანაწერებით დოკუმენტები გადაეცემა არქივს. სტრუქტურული ერთეულის მიერ მომზადებული ანაწერების საფუძველზე დგება მუნიციპალიტეტის საქმეთა კრეფსითი ანაწერი, რომელსაც ამზადებს არქივი და რომლის მიხედვიდაც იგი აბარებს საქმეებს მუდმივ შესანახად.

6. საკრებულოს აპარატის საქმეთა ანაწერები დგება სამ ეგზემპლარად და წარედგინება მუნიციპალიტეტის არქივს საქმისწარმოებაში საქმეთა დამთავრებიდან ერთი წლის შემდეგ.

7. საკრებულოს აპარატის საქმეთა ანაწერის აღწერილობითი სტატია შედგება შემდეგი ელემენტებისაგან:

ა) საქმის (ტომის, ნაწილის) რიგითი ნომერი ანაწერის მიხედვით;

ბ) საქმის (ტომის, ნაწილის) ინდექსი;

გ) საქმის (ტომის ნაწილის) სათაური, რომელიც სრულად შეესაბამება მის სათაურს საქმის გარეკანზე;

დ) საქმის (ტომის, ნაწილის ) თარიღი;

ე) საქმეში (ტომში, ნაწილში) ფურცლების რაოდენობა;

ვ) საქმის შენახვის ვადა.

8. საკრებულოს აპარატის საქმეთა ანაწერის შედგენის დროს დაცული უნდა იყოს შემდეგი მოთხოვნები:

ა) ანაწერში საქმეთა სათაურები შეიტანება საქმეთა ნომენკლატურის საფუძველზე სისტემატიზაციის მიღებული სქემის შესაბამისად;

ბ) თითოეული საქმე ანაწერში შეიტანება დამოუკიდებელი რიგითი ნომრით (თუ საქმე შედგება რამდენიმე ტომისა ან ნაწილისაგან, თითოეული ტომი თუ ნაწილი ანაწერში შეიტანება დამოუკიდებელი ნომრით);

გ) ანაწერში საქმეთა ნუმერაციის წესია მთლიანი ნუმერაცია რამდენიმე წლის განმავლობაში;

საკრებულოს აპარატის  ანაწერებისათვის ნუმერაციის მიკუთვნების წესი დგინდება არქივთან შეთანხმებით;

დ) ანაწერის გრაფები ივსება იმ ცნობების მიხედვით, რომლებიც საქმის გარეკანზეა;

ე) ანაწერში ერთიმეორეს მიყოლებით ერთნაირი სათაურების მქონე საქმეების შეტანის დროს მთლიანად იწერება პირველი საქმის სათაური, ხოლო ყველა დანარჩენი ერთგვაროვანი საქმე აღინიშნება სიტყვით „იგივე’, ამასთან სხვა ცნობები საქმის შესახებ ანაწერში შეიტანება მთლიანად (ანაწერის თითოეულ ახალ ფურცელზე სათაური იწერება მთლიანად);

ვ) ანაწერის გრაფა  „შენიშვნა“ გამოიყენება აღნიშვნებისათვის საქმეთა მიღების, მათი ფიზიკური მდგომარეობის თავისებურების, პირების არსებობის შესახებ და ა.შ.

9. ანაწერის ბოლოს უკანასკნელი აღწერილობითი სტატიის შემდეგ კეთდება შემაჯამებელი ჩანაწერი, რომელშიც მიეთითება (ციფრებითა და სიტყვებით (საქმეთა რაოდენობა, საქმეთა პირველი და ბოლო ნომრები საქმეთა ანაწერის მიხედვით, აგრეთვე ანაწერში საქმეთა ნუმერაციის თავისებურებანი (სალიტერო და გამოტოვებული ნომრების არსებობა).

10. მუნიციპალიტეტის საკრებულოს საქმეთა ანაწერს ხელს აწერს შემდგენელი მისი თანამდებობის მითითებით და ამტკიცებს საკრებულოს აპარატის უფროსი.

11. მუნიციპალიტეტის არქივის მოთხოვნით ანაწერისათვის შეიძლება შედგეს სარჩევი, შემოკლებათა სია, საძიებლებ