1. მართვის სისტემის სახელმძღვანელო ითვალისწინებს  დოკუმენტაციის არქივში შენახვის პროცედურას, ჩანაწერების ფორმატის მითითებით.

2. სერტიფიკატის მფლობელმა უნდა აწარმოოს და შეინახოს შემდეგი ჩანაწერები მუდმივად:

ა)კვალიფიკაციის ტესტის ძირითადი სახელმძღვანელო;

ბ) პირველადი სერტიფიცირების შედეგად გაცემული სერტიფიკატის ასლი;

გ) პირველადი შემოწმების ანგარიში.

3. სერტიფიკატის მფლობელმა უნდა აწარმოოს და შეინახოს შემდეგი ჩანაწერები 5 წლის ვადით:

ა) კვალიფიკაციის ტესტის სახელმძღვანელოთი დადგენილი ტესტების შემდგომი შემოწმებები;

ბ) პერიოდული შემოწმების ანგარიშები;

გ) სერტიფიკატის მფლობელის მიერ ჩატარებული ფუნქციონალური და სუბიექტური ტესტების შემოწმების შედეგები;

დ) ტექნიკური წიგნაკები;

ე) შესაბამისობის სისტემის ანგარიშები;

ვ) შემოწმების ჩატარების განრიგი/პროგრამა;

ზ) მართვის შეფასების ანგარიში;

თ) ყველა პროცედურა, რომლის საფუძველზეც აწარმოებდა საქმიანობას.

4.  საწაფის შემოწმების შედეგები უნდა იყოს მარკირებული და მათზე მითითებული უნდა იყოს თარიღი.

5. ჩანაწერები  ინახება  დაცულ ადგილა