2. მმართველობითი აპარატის მუშაკები ვალდებული არიან ზუსტად დაიცვან დოკუმენტებზე მუშაობის ავტომატიზებული ტექნოლოგიის მოთხოვნები.
დ ა ნ ა რ თ ე ბ ი
დანართი 1
საქმისწარმოების სამსახურის სანიმუშო დებულება
ზოგადი დებულებანი
1. დაწესებულებაში საქმისწარმოებას ახორციელებს სპეციალური სამსახური, რომელიც მოქმედებს დამოუკიდებელი სტრუქტურული ქვედანაყოფის უფლებით და უშუალოდ ექვემდებარება დაწესებულების ხელმძღვანელს ან მის ერთ-ერთ მოადგილეს.
2. საქმისწარმოების სამსახურის (საქმეთა მმართველობის, კანცელარიის, საერთო განყოფილების) შემადგენლობაში, როგორც წესი, შედიან სამდივნო, დოკუმენტების აღრიცხვისა და რეგისტრაციის, კონტროლის, დოკუმენტებზე მუშაობის სრულყოფისა და ტექნიკურ საშუალებათა დანერგვის, წერილების (საჩივრების) განხილვის ქვედანაყოფები, სატელეტაიპო, ექსპედიცია, მემანქანეთა ბიურო, ასლგადამღებ-გასამრავლებელი ბიურო, არქივი (დაწესებულებაში, სადაც არ არის საქმისწარმოების სამსახური, დოკუმენტებზე მუშაობას ასრულებს ხელმძღვანელის მდივანი (ინსპექტორი) ან სხვა სპეციალურად დანიშნული პირი).
3. საქმისწარმოების სამსახური თავის საქმიანობაში ხელმძღვანელობს საქართველოს საკანონმდებლო აქტებით, პრეზიდენტის ბრძანებულებებითა და განკარგულებებით, ზემდგომი ორგანოსა და თვით დაწესებულების განკარგულებითი დოკუმენტებით, საარქივო სახელმწიფო დეპარტამენტის წესებითა და ნორმატიულ-მეთოდიკური დოკუმენტებით, საქმისწარმოების საკითხებზე სხვა მოქმედი ნორმატივებითა და ამ დებულების მოთხოვნებით.
4. საქმისწარმოების სამსახურის მუშაობა რეგლამენტირებული უნდა იყოს მისივე დებულებით, რომელიც უნდა შემუშავდეს წინამდებარე სანიმუშო დებულების საფუძველზე. სამსახურის მუშაკთა საქმიანობას აწესრიგებს თანამდებობრივი ინსტრუქციები, რომლებიც განამტკიცებს შრომის რაციონალურ განაწილებას, ითვალისწინებს მუშაკთა თანაბარ დატვირთვას, სამუშაოთა განაწილებას შესრულების სირთულისა და შემსრულებელთა კვალიფიკაციის მიხედვით. თანამდებობრივი ინსტრუქციები უნდა შემუშავდეს საქმისწარმოების სამსახურის თანამდებობების საკვალიფიკაციო ცნობარის საფუძველზე, საქმისწარმოების ერთიანი წესების მოთხოვნათა გათვალისწინებით და დაამტკიცოს დაწესებულების ხელმძღვანელმა ან მისმა მოადგილემ. საქმისწარმოების სამსახურის მუშაკთა ფუნქციებისა და ამოცანების შეცვლისას თანამდებობრივი ინსტრუქციები გადაისინჯება.
5. საქმისწარმოების სამსახურის ხელმძღვანელებად უნდა ინიშნებოდნენ უმაღლესი ან საშუალო სპეციალური განათლების მქონე სპეციალისტები, რომელთაც საქმისწარმოებაში მუშაობის სულ ცოტა სამი წლის სტაჟი აქვთ.
6. საქმისწარმოების სამსახურს აქვს მრგვალი ბეჭედი თავისი დასახელების აღნიშვნით.
საქმისწარმოების სამსახურის მიზნები და ამოცანები
1. საქმისწარმოების სამსახურის ძირითადი მიზანია საქმისწარმოების სამუშაოების ორგანიზაცია, ხელმძღვანელობა, კოორდინაცია, კონტროლი და რეალიზაცია.
2. საქმისწარმოების სამსახური წყვეტს შემდეგ ამოცანებს:
ა) დოკუმენტებზე მუშაობის ფორმირებისა და მეთოდების სრულყოფა;
ბ) საქმისწარმოების ერთიანი წესების, სახელმწიფო სტანდარტებისა და სხვა მოქმედი ნორმატივების შესაბამისად დოკუმენტირების, დოკუმენტებზე მუშაობის ორგანიზაციის, საინფორმაციო-საძიებო სისტემების, შესრულების კონტროლისა და დოკუმენტების საუწყებო არქივში გადასაცემად მომზადების უზრუნველყოფა;
გ) დოკუმენტბრუნვის შემცირება, დოკუმენტების ფორმების უნიფიკაცია;
დ) დაწესებულებასა და საქვეუწყებო სისტემაში (საქვეუწყებო სისტემის მქონე დაწესებულებებისათვის) საქმისწარმოების საკითხებზე ნორმატიული და მეთოდიკური დოკუმენტების, აგრეთვე დაწესებულების საქმიანობის რეალიზაციისათვის გამიზნული კომპიუტერული და ორგანიზაციული ტექნიკის გამოყენების ბაზაზე საქმისწარმოების პროგრესული ტექნოლოგიების შემუშავება და დანერგვა.
საქმისწარმოების სამსახურის ფუნქციები
დაკისრებული ამოცანების შესაბამისად საქმისწარმოების სამსახური ახორციელებს შემდეგ ფუნქციებს:
1. დაწესებულების დოკუმენტების ტაბელისა და უნიფიცირებული ფორმების ალბომების შემუშავება, დანერგვა და წარმოება, მათში ცვლილებების შეტანა;
2. დოკუმენტების საექსპედიციო დამუშავება, რეგისტრაციისა და დოკუმენტების მიხედვით სააღრიცხვო-საცნობარო სამუშაოთა განხორციელება;
3. შემოსული დოკუმენტების დროული განხილვისა და ხელმძღვანელობისათვის წარდგენის ორგანიზაცია, ხელმძღვანელობის ხელმოსაწერად წარსადგენი დოკუმენტების გაფორმების სისწორის კონტროლი;
4. დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობის, დადგენილ ვადაში მათი გავლის, გაფორმებისა და შესრულების კონტროლის რეგულირება; დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობისა და შედეგების შესახებ ცნობების განზოგადება, ამ საკითხებზე ხელმძღვანელობის სისტემატური ინფორმირება;
5. დოკუმენტების მანქანაზე დაბეჭდვის, ასლის გადაღებისა და ოპერატიული გამრავლების ორგანიზება; დოკუმენტების ბლანკების შემუშავება და დაპროექტება;
6. დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურის შემუშავება, საქმეთა შენახვისა და დოკუმენტური ინფორმაციის ოპერატიული გამოყენების უზრუნველყოფა;
7. მოქალაქეთა წინადადებებზე, განცხადებებსა და საჩივრებზე მუშაობის ორგანიზაცია;
8. სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში დოკუმენტებზე მუშაობის კონტროლის ორგანიზაცია;
9. დოკუმენტებზე მუშაობის ფორმირებისა და მეთოდების სრულყოფის, საშემსრულებლო დისციპლინის ამაღლების ღონისძიებათა შემუშავება (დაწესებულების შესაბამის სტრუქტურულ ქვედანაყოფებთან ერთად);
10. დაწესებულების სტრუქტურული ქვედანაყოფების მიერ არქივისათვის ჩასაბარებელი საქმეების ფორმირებისა და გაფორმების სისწორის კონტროლის განხორციელება;
11. „ეროვნული საარქივო ფონდის შესახებ“ საქართველოს კანონის, საარქივო დაწესებულებათა წესების, ინსტრუქციებისა და მეთოდიკური აქტების შესაბამისად არქივის მუშაობის ორგანიზაცია;
12. საქმისწარმოების სამსახურისა და არქივის მუშაკთა კვალიფიკაციის ამაღლება, თათბირების გამართვა და კონსულტაციების გაწევა საქმისწარმოების სამსახურის კომპეტენციას მიკუთვნებულ საკითხებზე;
13. საქმისწარმოების სამსახურის თანამშრომელთა სამუშაო ადგილების (მათ შორის ავტომატიზებული) ორგანიზაცია.
საქმისწარმოების სამსახურის უფლებები და პასუხისმგებლობა
1. საქმისწარმოების სამსახურს უფლება აქვს:
ა) მიიღოს ზომები და განახორციელოს კონტროლი ჭარბი ინფორმაციის შესამცირებლად დაწესებულებასა და საქვეუწყებო სისტემაში (საქვეუწყებო სისტემის მქონე დაწესებულებისათვის);
ბ) აკონტროლოს და მოსთხოვოს სტრუქტურული ქვედანაყოფების ხელმძღვანელებს დაწესებულებაში დოკუმენტებზე მუშაობის დადგენილი წესების შესრულება;
გ) გამოითხოვოს სტრუქტურული ქვედანაყოფებისა და დაწესებულებებისაგან საქმისწარმოების სამსახურის მუშაობისათვის საჭირო ცნობები;
დ) შეამოწმოს სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში საქმისწარმოების ორგანიზაცია და შედეგები შეატყობინოს სტრუქტურული ქვედანაყოფის ხელმძღვანელობას შესაბამისი ზომების მისაღებად;
ე) დადგენილი წესით, ხელმძღვანელობის დავალებით, დოკუმენტების პროექტების მომზადებაში ჩააბას სტრუქტურული ქვედანაყოფების სპეციალისტები;
ვ) შემსრულებლებს დაუბრუნოს არასწორად მომზადებული დოკუმენტები საბოლოო დამუშავებისათვის;
ზ) განსაზღვროს ავტომატიზაციას დაქვემდებარებული საქმისწარმოების ამოცანები;
თ) თავისი კომპეტენციის ფარგლებში ხელი მოაწეროს და ვიზა მისცეს დოკუმენტებს;
ი) შეიმუშაოს საქმისწარმოების სამსახურის დებულება და მუშაკთა თანამდებობრივი ინსტრუქციები;
კ) ქვედანაყოფებისა და თანამდებობის პირების მიერ დოკუმენტებზე მუშაობის დადგენილი წესების დარღვევის ყველა შემთხვევაში დაწესებულების ხელმძღვანელობას წარუდგინოს წინადადებები ადმინისტრაციული ზომების მისაღებად;
ლ) მონაწილეობა მიიღოს დაწესებულების ხელმძღვანელობის მიერ იმ საკითხების განხილვაში, რომლებიც ეხება დოკუმენტებზე მუშაობის მდგომარეობას, მათზე მუშაობის ფორმებისა და მეთოდების სრულყოფას;
მ) ხელმძღვანელობას განსახილველად წარუდგინოს წინადადებები საქმისწარმოების სამსახურის მუშაკთა დანიშვნის, გადაყვანის, დათხოვნის, წახალისებისა და სასჯელის დადების შესახებ.
2. საქმისწარმოების სამსახური პასუხისმგებელია:
ა) დაწესებულებაში დოკუმენტებზე მუშაობის დადგენილი წესის შესრულების უზრუნველყოფისათვის;
ბ) ხელმძღვანელობის მითითებებისა და დავალებების შესრულებისა და მუშაკთა შრომის საჭირო პირობების დაცვისათვის.
საქმისწარმოების სამსახურის სხვა სტრუქტურულ ქვედანაყოფებთან ურთიერთობა
საქმისწარმოების სამსახური თანამშრომლობს:
1.
დაწესებულების სტრუქტურულ ქვედანაყოფებთან – საქმისწარმოების საკითხებში;
2.
იურიდიულ სამსახურთან – დოკუმენტების მომზადებასთან დაკავშირებულ სამართლებრივ საკითხებში;
3.
კადრების, შრომისა და ხელფასის სამსახურებთან, შესაბამის სამეცნიერო-კვლევით დაწესებულებებთან – საქმისწარმოების სამსახურისათვის კადრების შერჩევისა და განაწილების, მათი კვალიფიკაციის ასამაღლებლად კომპიუტერული და ორგანიზაციული ტექნიკის ფართო გამოყენების, შრომის მეცნიერული ორგანიზაციის, დოკუმენტებზე მუშაობის სტილისა და მეთოდების სრულყოფასთან დაკავშირებულ ღონისძიებათა შემუშავებასა და განხორციელებაში;
4.
სამეურნეო მომსახურების სამსახურებთან – ორგანიზაციული და კომპიუტერული ტექნიკის საშუალებებით, დოკუმენტების ბლანკებით, საკანცელარიო ნივთებით მომარაგების, სამსახურის მუშაკთა საყოფაცხოვრებო მომსახურების საკითხებში.
დანართი 2
დოკუმენტაციის დარგთაშორისი უნიფიცირებული სისტემების ნუსხა
დოკუმენტაციის სისტემის დასახელება
სისტემის შემმუშავებელი სამთავრობო დაწესებულება
1
2
საგეგმო დოკუმენტაციის უნიფიცირებული სისტემა
საქართველოს ეკონომიკის სამინისტრო
საანგარიშგებო-სტატისტიკური დოკუმენტაციის უნიფიცირებული სისტემა
საქართველოს სტატისტიკის სახელმწიფო დეპარტამენტი
პირველადი სააღრიცხვო დოკუმენტაციის უნიფიცირებული სისტემა
საქართველოს სტატისტიკის სახელმწიფო დეპარტამენტი
საბიუჯეტო დაწესებულებების საფინანსო, პირველადი და საანგარიშგებო დოკუმენტაციის უნიფიცირებული სისტემა
საქართველოს ფინანსთა სამინისტრო
საანგარიშო-ფულადი დოკუმენტაციის უნიფიცირებული სისტემა
საქართველოს ეროვნული ბანკი
საორგანიზაციო-განკარგულებითი დოკუმენტაციის უნიფიცირებული სისტემა
საქართველოს საარქივო სახელმწიფო დეპარტამენტი
ვაჭრობის დოკუმენტაციის უნიფიცირებული სისტემა
საქართველოს ვაჭრობისა
და საგარეო-ეკონომიკური ურთიერთობების სამინისტრო
ფასწარმოქმნის დოკუმენტაციის უნიფიცირებული სისტემა
საქართველოს ეკონომიკის სამინისტრო
მშენებლობის საპროექტო დოკუმენტაციის უნიფიცირებული სისტემა
საქართველოს ურბანიზაციისა და მშენებლობის სამინისტრო
სოციალური უზრუნველყოფისა და შრომის დოკუმენტაციის უნიფიცირებული სისტემა
საქართველოს სოციალური დაცვის, შრომისა და დასაქმების სამინისტრო
დანართი 3
ვამტკიცებ
სამინისტროს (ან სხვა
სამთავრობო დაწესებულების)
ხელმძღვანელის თანამდებობის
დასახელება
ხელმოწერა ხელმოწერის გაშიფვრა
თარიღი
№№ რიგ.
დოკუმენტის ფორმის დასახელება
დოკუმენტის ფორმის დამტკიცების თარიღი, ფორმის დამმტკიცებელი ორგანოს დასახელება
გამოცემის პერიოდულობა
ფორმის მომზადებისათვის პასუხისმგებელი ქვედანაყოფი
შენიშვნა
1
2
3
4
5
6
შენიშვნა:
1. ტაბელში დოკუმენტები შეიძლება სისტემატიზებული იყოს აპარატის
სტრუქტურული ქვედანაყოფების ან მართვის ფუნქციებისა და ამოცანების
(მართვის სისტემის ორგანიზაცია, ხელმძღვანელობა, დაგეგმვა, აღრიცხვა და
ა.შ.) მიხედვით.
2. ტაბელი შეიძლება შეივსოს სხვა გრაფებით.
3. გრაფაში „შენიშვნა“
შეიძლება მოთავსდეს დამატებითი ინფორმაცია
დოკუმენტის ფორმასთან დაკავშირებით. მაგალითად, დოკუმენტის
ხელმოწერის, შეთანხმების ან დამტკიცების წესის შესახებ.
სამინისტროს (ან სხვა სამთავრობო დაწესებულების) დოკუმენტის უნიფიცირებული ფორმების ტაბელის სანიმუშო ფორმა
დანართი 4
დასამტკიცებელი დოკუმენტების სანიმუშო ნუსხა
ანგარიშები (საწარმოო საქმიანობის, მივლინებების, სამეცნიერო _
კვლევითი სამუშაოების და ა.შ.);
აქტები (შემოწმებებისა და რევიზიების; დამთავრებული სამშენებლო ობიექტების, აღჭურვილობის მიღების; ჩამოწერის; ვადაგასული დოკუმენტების გასანადგურებლად გამოყოფის; საქმეთა გადაცემის; დაწესებულების ლიკვიდაციის და ა.შ.);
გეგმები (საწარმოო; სამშენებლო-სამონტაჟო, საპროექტო-საძიებო, სამეცნიერო-კვლევითი სამუშაოების; ახალი ტექნიკის დანერგვის; პროდუქციის კოოპერირებული მიწოდების; დადგენილი ნომენკლატურით პროდუქციის განაწილების; სამეცნიერო-ტექნიკური საბჭოს, სამეცნიერო საბჭოს და ა.შ. მუშაობის);
დავალებები (ობიექტების, ტექნიკური ნაგებობების დაპროექტების, კაპიტალური მშენებლობის; სამეცნიერო-კვლევითი, საპროექტო-საკონსტრუქტორო და ტექნოლოგიურ სამუშაოთა შესრულების; ტექნიკური და ა.შ.);
დებულებები (სამინისტროს; სტრუქტურული ქვედანაყოფის; პრემირების და ა.შ. შესახებ);
ინსტრუქციები (წესები) – (თანამდებობრივი; საქმისწარმოების; უსაფრთხოების ტექნიკის, შინაგანაწესის და ა.შ.);
ნორმატივები (ნედლეულის, მასალების, ელექტროენერგიის ხარჯვის; ტექნოლოგიური დაპროექტების; მუშაკთა რაოდენობის და ა.შ.);
ნუსხები (არანორმირებული სამუშაო დღის მქონე მუშაკთა თანამდებობების; საწარმოების, რომლებზეც განსაზღვრული შეღავათები ვრცელდება; აღმასრულებელი ხელისუფლების დაწესებულებების საქმიანობაში შექმნილი ტიპობრივი დოკუმენტებისა და მათი შენახვის ვადების ამსახველი და ა.შ.);
პროგრამები (სამუშაოთა შესრულებისა და ღონისძიებათა განხორციელების; მივლინებების და ა.შ.);
სატარიფო განაკვეთები;
საშტატო ნუსხები და მათი ცვლილებები;
სტანდარტები (სახელმწიფო, სამეურნეო ობიექტების და ა.შ.);
სტრუქტურა და საშტატო რაოდენობა;
უნიფიცირებული დოკუმენტების ფორმები;
ფასდება სამუშაოთა წარმოებაზე;
წესდებები (სახელმწიფო საწარმოების (გაერთიანებების); შემოქმედებითი კავშირების და ა.შ.);
ხარჯთ-
ნუსხები (მმართველობითი აპარატის, შენობების, სათავსების, ნაგებობების შენახვის; საწარმოს ფონდის საშუალებათა გამოყენების; ახალ ნაკეთობათა წარმოების მომზადებისა და ათვისების; კაპიტალური მშენებლობის და ა.შ.);
ხელშეკრულებები (სამუშაოთა წარმოების, მატერიალურ-ტექნიკური მომარაგების, სათავსების იჯარით აღების; მომარაგების, ნარდად მუშაობის, სამეცნიერო-ტექნიკური თანამშრომლობის, მატერიალური პასუხისმგებლობის და ა.შ.).
დანართი 5
დოკუმენტების სანიმუშო ნუსხა, რომლებზეც დაისმება გერბიანი ბეჭედი
აქტები (დამთავრებული სამშენებლო ობიექტების, აღჭურვილობის, შესრულებულ სამუშაოთა მიღების; ჩამოწერის, ექსპერტიზის და ა.შ.);
აღმასრულებელი ფურცლები;
განაცხადები (მოწყობილობაზე, გამოგონებაზე და ა.შ.);
განცხადებები (აკრედიტივზე; აქცეპტზე უარის თქმის და ა.შ.);
დავალებები (საბიუჯეტო; საბანკო; საპენსიო; საგადასახადო; იმპორტის; ობიექტების; ტექნიკური ნაგებობების; კაპიტალური მშენებლობის დაპროექტების; ტექნიკური და ა.შ.);
დასკვნები და შეფასებები (დაწესებულებების) დისერტაციებისა და ავტორეფერატების;
დებულებები აღმასრულებელი ხელისუფლების დაწესებულებების; ეგზეკვატურა;
მივლინებათა მოწმობები;
მინდობილობები (სასაქონლო-მატერიალურ ფასეულობათა მიღების; არბიტრაჟში საქმეთა წარმოების და ა.შ.);
ნიმუშები ბეჭდების ანაბეჭდებისა და მუშაკთა ხელმოწერების, რომელთაც უფლება აქვთ განახორციელონ საფინანსო-სამეურნეო ოპერაციები;
ნორმები ძვირფასი ლითონების ხარჯვის;
ნოტა;
ოქმები (მიწოდების გეგმების შეთანხმების; მსაჯულთა წამოყენების და ა.შ.);
რეესტრები (ჩეკების, ბანკში წარსადგენი საბიუჯეტო დავალებების);
სააკრედიტაციო ბარათი (საზღვარგარეთის ქვეყნების დიპლომატებისათვის; ადგილობრივი და უცხოეთის საინფორმაციო საშუალებების წარმომადგენლებისათვის);
საკონსულო პატენტი;
სატიტულო სიები;
საშტატო ნუსხები და მათი ცვლილებები;
სპეციფიკაციები (ნაკეთობების, პროდუქციის და ა.შ.);
ცნობები (სალიმიტო; სადაზღვევო თანხების გაცემის; ხელფასზე საბიუჯეტო ასიგნების გამოყენების; დარიცხული და კუთვნილი ხელფასის და ა.შ.);
წარდგინებები და შუამდგომლობები (ორდენებითა და მედლებით, სახელმწიფო პრემიებითა და ა.შ. დაჯილდოებასთან დაკავშირებით);
წერილები საგარანტიო (სამუშაოების, მომსახურების და ა.შ. შესრულების);
წესდებები (სახელმწიფო საწარმოების (გაერთიანებების); შემოქმედებითი კავშირების და ა.შ.);
ხარჯთ-
ნუსხები (მმართველობითი აპარატის შენახვის; ახალ ნაკეთობათა წარმოების მომზადებისა და ათვისების; ხელშეკრულების კალკულაციის; კაპიტალური მშენებლობის და ა.შ.);
ხელშეკრულებები (მატერიალური პასუხისმგებლობის, მიწოდების, ნარდად მუშაობის, სამეცნიერო-ტექნიკური თანამშრომლობის, სათავსების იჯარით აღების; სამუშაოთა წარმოების და ა.შ.).
დანართი 6
სარეგისტრაციო-საკონტროლო ფორმების ძირითადი რეკვიზიტების შევსების წესები
რეკვიზიტები
განმარტებები შესავსებად
1
2
დოკუმენტის სახეობის სახელწოდება
ავტორი (კორესპონდენტი)
შეივსება რეგისტრირებული დოკუმენტის სახეობის სახელწოდების შესაბამისად. წერილების რეგისტრაციის დროს გრაფა არ შეივსება.
შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაციის დროს ჩაიწერება დოკუმენტის ავტორი-დაწესებულების (პირის) სახელწოდება. გასაგზავნი დოკუმენტების რეგისტრაციის დროს ჩაიწერება კორესპონდენტი-დაწესებულების (პირის) სახელწოდება. დასაშვებია დაწესებულების შემოკლებული სახელწოდებაც.
დოკუმენტის თარიღი
ავტორი-დაწესებულების მიერ დოკუმენტისათვის მიკუთვნებული თარიღი სარეგისტრაციო-საკონტროლო ფორმაზე გადაიტანება არაბული ციფრებით-რიცხვი, თვე, წელი ან წელი, თვე, რიცხვი.
დოკუმენტის ინდექსი
ავტორი-დაწესებულების მიერ დოკუმენტისათვის მიკუთვნებული ინდექსი სარეგისტრაციო ფორმაზე გადაიტანება შემოსული ან გასაგზავნი დოკუმენტიდან.
შემოსვლის თარიღი
დაწესებულებაში დოკუმენტის შემოსვლის თარიღი სარეგისტრაციო-საკონტროლო ფორმაზე გადაიტანება სარეგისტრაციო შტამპიდან არაბული ციფრებით.
შემოსვლის ინდექსი
მიმღები დაწესებულების მიერ დოკუმენტისათვის მიკუთვნებული ინდექსი შემოსვლის რეგისტრაციის დროს სარეგისტრაციო-საკონტროლო ფორმაზე გადაიტანება სარეგისტრაციო შტამპიდან. დოკუმენტის შესრულების შემდეგ დამატებით შეივსება საქმის ნომრით საქმეთა ნომენკლატურის მიხედვით ან სხვა ინდექსებით.
დოკუმენტის სათაური ან მოკლე შინაარსი
ფორმაზე გადაიტანება დოკუმენტზე შედგენილი სათაური. დოკუმენტზე სათაურის არარსებობის შემთხვევაში იგი დგება საქმისწარმოების ერთიანი წესების მოთხოვნათა შესაბამისად.
რეზოლუცია
დოკუმენტიდან ფორმაზე გადაიტანება შემსრულებელი, რეზოლუციის დავალების ძირითადი შინაარსი, ავტორი და თარიღი.
შესრულების ვადა
არაბული ციფრებით დაისმება რიცხვი, თვე, წელი ან წელი, თვე, რიცხვი. გასაგზავნი საინიციატივო დოკუმენტის რეგისტრაციის დროს იწერება მისაღები პასუხის თარიღი.
აღნიშვნა შესრულების შესახებ
საკითხის არსის გადაწყვეტის მოკლე ჩაწერა ან საპასუხო დოკუმენტის თარიღი და ინდექსი.
საქმე №
საქმის ინდექსი საქმეთა ნომენკლატურის შესაბამისად.
დანართი 7
დაწესებულების დასახელება
ვამტკიცებ
საქმეთა ნომენკლატურა
დაწესებულების ხელმძღვანელის
––––––––– №
–––––––––––
თანამდებობის დასახელება
შედგენის ადგილი
ხელმოწერა ხელმოწერის გაშიფვრა
–––––––––– წლისათვის
თარიღი
საქმის ინდექსი
სტრუქტურული ქვედანაყოფის (საქმიანობის მიმართულების) დასახელება და საქმის (ტომის, ნაწილის) სათაური
საქმეთა (ტომების, ნაწილების) რაოდენობა
საქმის (ტომის, ნაწილის) შენახვის ვადა და მუხლის № ნუსხის მიხედვით
შენიშვნა
1
2
3
4
5
საქმისწარმოების სამსახურის
ხელმძღვანელის თანამდებობის
ხელმოწერის
დასახელება
ხელმოწერა
გაშიფვრა
თარიღი
საუწყებო არქივის გამგის
(არქივისათვის პასუხისმგებელი
პირის) ვიზა
მოწონებულია შეთანხმებულია
–––––––––––––––––––––––––––
–––––––––––––––––––––––––––––––
(დაწესებულების დასახელება)
(სახელმწიფო არქივის დასახელება)
ცენტრალური საექპერტო
საექსპერტო-შემმოწმებელ
(საექსპერტო) კომისიის მიერ
კომისიასთან
––––––––– №
–––––ოქმი
––––––––– №
–––––––––ოქმი
ფორმატი ა4 (210X297 მმ)
დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურის ფორმა
დანართი 7-ის გაგრძელება
შემაჯამებელი ჩანაწერი დაწესებულებაში –––––– წელს შემოღებულ საქმეთა კატეგორიებისა და რაოდენობის შესახებ
შენახვის ვადების მიხედვით
სულ
მათ შორის
გარდამავალი
აღნიშვნით „სშკ“
1
2
3
4
მუდმივად შესანახი
ხანგრძლივად შესანახი
(10 წელზე მეტხანს)
დროებით შესანახი
(10 წლის ჩათვლით)
სულ:
საქმისწარმოების სამსახურის
ხელმძღვანელის თანამდებობის
ხელმოწერის
დასახელება
ხელმოწერა
გაშიფვრა
თარიღი
შემაჯამებელი ცნობები გადაცემულია საუწყებო არქივში
ცნობების გადამცემის თანამდებობის
ხელმოწერის
დასახელება
ხელმოწერა
გაშიფვრა
თარიღი
დაწესებულების საქმეთა ნომენკლატურის შემაჯამებელი ჩანაწერის ფორმა
დანართი 8
დაწესებულების დასახელება
სტრუქტურული ქვედანაყოფის
დასახელება
საქმეთა ნომენკლატურა
–––––––––– №
––––––––––––––
შედგენის ადგილი
––––––––––– წლისათვის
განაყოფის სახელწოდება
საქმის ინდექსი
საქმის (ტომების, ნაწილების) რაოდენობა
საქმეთა (ტომების, ნაწილების) რაოდენობა
საქმის (ტომის, ნაწილის) შენახვის ვადა და მუხლის № ნუსხის მიხედვით
შენიშვნა
1
2
3
4
5
სტრუქტურული ქვედანაყოფის
ხელმძღვანელის თანამდებობის
ხელმოწერის
დასახელება
ხელმოწერა
გაშიფვრა
თარიღი
შეთანხმებულია
არქივის გამგე
(არქივისათვის პასუხისმგებელი
პირი)
ხელმოწერის
ხელმოწერა
გაშიფვრა
თარიღი
ფორმატი ა4 (210X297 მმ)
დაწესებულების სტრუქტურული ქვედანაყოფის საქმეთა ნომენკლატურის ფორმა
დანართი 9
დაწესებულების დასახელება
ვამტკიცებ
აქტი და
წესებულების ხელმძღვანელის
–––––––№
–––––––––––
თანამდებობის დასახელება
შედგენის ადგილი
ხელმოწერის
დოკუმენტებისა და საქმეების
ხელმოწერა
გაშიფვრა
გასანადგურებლად გამოყოფისა,თარიღი
რომლებიც შენახვას არ
ექვემდებარება
__________________________________________________________________________
საფუძველზე
(დოკუმენტებისა და მათი შენახვის ვადების ამსახველი ნუსხის სახელწოდება)
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– დოკუმენტები, რომლებსაც არა აქვთ სამეცნიერო-
(ფონდის დასახელება)
ისტორიული ფასეულობა და დაკარგეს პრაქტიკული მნიშვნელობა, გამოყოფილია გასანადგურებლად
№ რიგის მიხედვით
საქმის სათაური ან საქმეთა ჯგუფური სათაური
საქმის თარიღი ან საქმეთა კიდური თარიღები
–––– წლის (წლების) აღწერების (ნომენკლა-ტურების) ნომრები
საქმის (ტომის, ნაწილის) ინდექსი ნომენკლატურის მიხედვით ან საქმის ნომერი აღწერის მიხედვით
საქმეთა (ტომების, ნაწილების) რაოდენობა
საქმის (ტომის, ნაწილის) შენახვის ვადები და მუხლების ნომრები ნუსხის მიხედვით
შენიშვნა
1
2
3
4
5
6
7
8
სულ ––––––––––––––––––––––––––––––– წლების ––––––––––––––––––––––––––––––––––
(ციფრებით და სიტყვებით)
საქმე
––––––––––– წლების მუდმივად შესანახ საქმეთა აღწერები დამტკიცებულია,ხოლო პირადი შემადგენლობის – შეთანხმებულია –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
(სახელმწიფო არქივის დასახელება)
საექსპერტო-შემმოწმებელ კომისიასთან
(–––––––––– №
–––––––––––– ოქმი)
დოკუმენტების შემფასებელი
ექსპერტიზის მომწყობი
პირის თანამდებობის
დასახელება
ხელმოწერა
ხელმოწერის
გაშიფვრა
მოწონებულია
––––––––––––––––––––––––––––––
(დაწესებულების დასახელება)
ცენტრალური საექსპერტო
(საექსპერტო) კომისიის მიერ
–––––––––– №
–––––––––– ოქმი
დოკუმენტები––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– საქმის
(ციფრებით და სიტყვებით)
ოდენობით –––––––––––––––––––––– კგ.წონით ჩაბარდა –––––––––––––––––––––––––––––––––
(დაწესებულების დასახელება)
გადასამუშავებლად მიღება-ჩაბარების ––––––––––––– №
––––––––––––––– ზედნადებით
(თარიღი)
დოკუმენტების ჩამბარებელი
დაწესებულების მუშაკის
თანამდებობის დასახელება
ხელმოწერა
ხელმოწერის
გაშიფვრა
ცვლილებები სააღრიცხვო დოკუმენტებში შეტანილია.
სააღრიცხვო დოკუმენტებში შემტანი
საუწყებო არქივის (საქმისწარმოების
სამსახურის) მუშაკის თანამდებობის
დასახელება
ხელმოწერა
ხელმოწერის
გაშიფვრა
თარიღი
ფორმატი ა4 (210X297 მმ)
დოკუმენტებისა და საქმეების გასანადგურებლად გამოყოფის აქტის ფორმა
დანართი 10
საქმის დამადასტურებელი ფურცელი № –––––––––––––––
საქმეში ჩაკერებულია და დანომრილია ––––––––––––––––––––––––––––––
(ციფრებით და სიტყვებით)
ფურცელი
მათ შორის: სალიტერო ფურცლები ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––;
გამოტოვებული ნომრები ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
+ შიდა აღწერის ფურცლები ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
საქმის ფიზიკური მდგომარეობისა და ფორმირების თავისებურებანი
ფურცლების ნომრები
1
2
დამადასტურებელი წარწერის
შემდგენელი პირის თანამდებობის
დასახელება
ხელმოწერა
ხელმოწერის
გაშიფვრა
თარიღი
ფორმატი ა4 (210X297 მმ)
საქმის დამადასტურებელი ფურცლის ფორმა
დანართი 11
№
––––––––– საქმის დოკუმენტების
შიდა აღწერა
№ რიგის მიხედვით
დოკუმენტის ინდექსი
დოკუმენტის თარიღი
დოკუმენტის სათაური
საქმის ფურცლების ნომრები
შენიშვნა
1
2
3
4
5
6
სულ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– დოკუმენტი
(ციფრებით და სიტყვებით)
შიდა აღწერის ფურცლების რაოდენობა ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
(ციფრებით და სიტყვებით)
საქმის დოკუმენტის შიდა
აღწერის შემდგენლის
თანამდებობის დასახელება
ხელმოწერა
ხელმოწერის
გაშიფვრა
თარიღი
ფორმატი ა4 (210X297 მმ)
საქმის დოკუმენტების შიდა აღწერის ფორმა
დანართი 12
სახელმწიფო არქივის კოდი ––––––––––––––
დაწესებულების კოდი ––––––––––––––––––––
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
–––––––––––––––––––––––
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
–––––––––––––––––––––––
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
–––––––––––––––––––––––
(სახელმწიფო არქივის დასახელება)
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
(დაწესებულებისა და სტრუქტურული ქვედანაყოფების დასახელება)
–––––––––––––– საქმე №
––––––––––––––– ტომი №
–––––––––––
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
(საქმის სათაური)
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
(თარიღი)
–––––––––– ფურცელზე
ინახება –––––––––––––
ფონდი №
–––––––––––
აღწერა №
–––––––––––
საქმე №
–––––––––––––
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
საქმის გარეკანი
დანართი 13
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
(დაწესებულების დასახელება)
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
(სტრუქტურული ქვედანაყოფის დასახელება)
ვამტკიცებ
სტრუქტურული ქვედანაყოფის
ხელმძღვანელის თანამდებობის
დასახელება
ხელმოწერა
ხელმოწერა
გაშიფვრა
თარიღი
აღწერა №
№ რიგის მიხედვით
საქმის (ტომის, ნაწილის) ინდექსი
საქმის (ტომის, ნაწილის) სათაური
საქმის (ტომის, ნაწილის) თარიღი
ფურცლების რაოდენობა საქმეში (ტომში, ნაწილში)
საქმის (ტომის, ნაწილის) შენახვის ვადები
შენიშვნა
1
2
3
4
5
6 C
7
აღწერაში შეტანილია –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– საქმე
(ციფრებით და სიტყვებით)
№
––––––––– დან №
––––––––––– ჩათვლით, მათ შორის:
სალიტერო ნომრები:
გამოტოვებული ნომრები:
აღწერის შემდგენელის
თანამდებობის დასახელება
ხელმოწერა
ხელმოწერის
გაშიფვრა
თარიღი
შეთანხმებულია
დაწესებულების საქმისწარმოების
სამსახურის ხელმძღვანელის
თანამდებობის დასახელება
ხელმოწერის
ხელმოწერა
გაშიფვრა
თარიღი
გადავეცი –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– საქმე
(ციფრებით და სიტყვებით)
და დოკუმენტების –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– სარეგისტრაციო
(ციფრებით და სიტყვებით)
საკონტროლო ბარათი C
სტრუქტურული ქვედანაყოფის
თანამშრომლის თანამდებობის
ხელმოწერის
დასახელება
ხელმოწერა
გაშიფვრა
თარიღი
მივიღე ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– საქმე და
(ციფრებით და სიტყვებით)
დოკუმენტების ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– სარეგისტრაციო-
(ციფრებით და სიტყვებით)
საკონტროლო ბარათი
საუწყებო არქივის მუშაკის
ხელმოწერის
თანამდებობის დასახელება
ხელმოწერა
გაშიფვრა
თარიღი
ფორმატი ა4 (210X297 მმ)
დაწესებულების სტრუქტურული ქვედანაყოფის მუდმივად, ხანგრძლივად შესანახ და პირადი შემადგენლობის საქმეთა აღწერის ფორმა
C
მუდმივად შესანახ საქმეთა აღწერების ფორმაში მე-6 გრაფა არ შეიტანება
C
გადაიცემა საქმისწარმოების სამსახურის სხვა საქმეებთან (სარეგისტრაციო ჟურნალები და სხვა სარეგისტრაციო ფორმები) ერთა