2. შესაქმნელი და მისაღები დოკუმენტების ინდექსი შედგება რიგითი ნომრისგან დოკუმენტების სარეგისტრაციო მასივის ფარგლებში, რომლებსაც ემატება ინდექსი საქმეთა ნომენკლატურის მიხედვით.
3. მითითება შემოსული დოკუმენტის თარიღსა და ინდექსზე შეიცავს იმ დოკუმენტის თარიღსა და ინდექსს, რომელზეც გაიცემა პასუხი.
4. თუ დოკუმენტი გაფორმებულია ბლანკზე ან მას დასმული აქვს შტამპი, მაშინ დოკუმენტის ხელმომწერი პირის თანამდებობის სრული დასახელება საჭირო არ არის.
5. თუ დოკუმენტს ხელს აწერს თანამდებობის რამდენიმე პირი, მათი ხელმოწერები განლაგდება ერთი მეორის ქვეშ დაკავებული თანამდებობის მიხედვით.
6. დოკუმენტების ყველა ეგზემპლარი, რომლებიც რჩება დაწესებულების საქმეებში, უნდა შეიცავდეს თანამდებობის პირთა ნამდვილ ხელმოწერებს.
7. თუ თანამდებობის პირი, რომლის ხელმოწერა მომზადებულია დოკუმენტის პროექტზე, არ არის ადგილზე, დოკუმენტს ხელს აწერს პირი, რომელიც ასრულებს მის მოვალეობას ან მისი მოადგილე. ამასთან აუცილებლად აღინიშნება დოკუმენტის ხელმომწერი პირის ფაქტობრივი თანამდებობა და გვარი (შესწორებები შეიძლება შეტანილ იქნეს მელნით ან მანქანური წესით მაგალითად:,,მოვალეობის შემსრულებელი“, ,,მოადგილე“). დოკუმენტზე ხელმოწერისას დაუშვებელია სიტყვის ,,მაგიერ“ გამოყენება ან ირიბი ხაზის ჩამოსმა