1. ოფიციალური ვიზიტის შესახებ გადაწყვეტილების მიღების შემდეგ სახელმწიფო პროტოკოლის სამსახური საგარეო საქმეთა სამინისტროსთან და მასპინძელი ქვეყნის საქართველოში აკრედიტებულ საელჩოსთან ერთად ათანხმებს ვიზიტის ვადებს. მუშავდება პროგრამის პროექტი, რომელშიც გათვალისწინებულ უნდა იქნეს როგორც მიმწვევი, ისე საქართველოს მხარის მოთხოვნები და წინადადებები.
2. ოფიციალური ვიზიტის გამართვამდე ერთი თვით ადრე მასპინძელ ქვეყანაში მიემგზავრება მოსამზადებელი ჯგუფი, რომლის შემადგენლობაშიც შედიან სახელმწიფო პროტოკოლის სამსახურისა და სახელმწიფო დაცვის სპეციალური სამსახურის თანამშრომლები, აგრეთვე ის ექსპერტები, რომლებიც მონაწილეობას იღებენ პროგრამით გათვალისწინებულ ღონისძიებათა უზრუნველყოფაში (ხელშეკრულებების ტექსტების შეჯერება, პროგრამის საბოლოო ვარიანტის შემუშავება, წინასწარი კონსულტაციები და ა.შ.).
3. მოსამზადებელ ჯგუფს ევალება:
ა) შეიმუშაოს და შეათანხმოს ადგილობრივ საგარეო საქმეთა სამინისტროსთან და მასპინძელ ქვეყანაში საქართველოს საელჩოსთან ერთად საათობრივი პროგრამა, დაათვალიეროს ის ობიექტები, სადაც სავარაუდოა საქართველოს პრეზიდენტის მისვლა;
ბ) შეათანხმოს მასპინძელი ქვეყნის მხარესთან ხელშეკრულებების ტექსტები;
გ) უზრუნველყოს ადგილობრივ საგარეო საქმეთა სამინისტროსთან ერთად ოფიციალური დელეგაციის წევრებისა და თანმხლები პირების რეზიდენციასა და სასტუმროში დაბინავება, ავტომობილებში განაწილების სქემის შედგენა;
დ) გაეცნოს პროგრამით გათვალისწინებული საპროტოკოლო ცერემონიების სქემებს.
4. სახელმწიფო კანცელარიის საერთაშორისო ურთიერთობების სამსახურს ევალება:
ა) მოამზადოს და თარგმნოს საქართველოს პრეზიდენტის საჯარო გამოსვლების ტექსტები იმ პრიორიტეტებისა და მიზნების გათვალისწინებით, რომლებიც დასახულია მოცემული ოფიციალური ვიზიტისათვის და იმ აუდიტორიის შემადგენლობის გათვალისწინებით, რომლის წინაშე უნდა შედგეს გამოსვლა. გამოსვლის ტექსტი უნდა წარედგინოს ვიზიტის დაწყებამდე არა უგვიანეს ხუთი დღისა;
ბ) ვიზიტის მომზადების პერიოდში და მის განმავლობაში უზრუნველყოს თანამიმდევრული და სინქრონული თარგმნა;
გ) მოამზადოს და დაბეჭდოს პრეზიდენტის გამოსვლის ტექსტები და ვიზიტის მსვლელობის დროს პრეზიდენტის სახელით გასაგზავნი წერილები.
5. სამინისტროებსა და უწყებებს, სახელმწიფო კანცელარიის სტრუქტურებს ევალებათ საგარეო პოლიტიკის ანალიზის სამსახურის მოთხოვნიდან არა უგვიანეს ხუთი დღისა წარმოადგინონ ანალიტიკური და სარეკომენდაციო მასალა.
6. სახელმწიფო კანცელარიის საგარეო პოლიტიკის ანალიზის სამსახურს ევალება წარმოდგენილი ანალიტიკური და სარეკომენდაციო მასალების შეჯერებისა და შემდგომი დამუშავების საფუძველზე ვიზიტის დაწყებამდე არა უგვიანეს ხუთი დღისა მოამზადოს ოფიციალურ მოლაპარაკებაზე საკითხებისა და წინადადებების დაყენების ამსახველი სასაუბრო.
7. სახელმწიფო პროტოკოლის სამსახურს ევალება:
ა) შეიმუშაოს ვიზიტის პროგრამის საბოლოო ვარიანტი;
ბ) მოავლინოს ვიზიტის მოსამზადებლად სახელმწიფო პროტოკოლის სამსახურის თანამშრომლები.
8. საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ევალება:
ა) დაინტერესებულ სამინისტროებთან და უწყებებთან ერთად მოამზადოს იმ ხელშეკრულებათა ტექსტები, რომელთა ხელმოწერა გათვალისწინებულია ვიზიტის პროგრამით. ხელშეკრულებათა პროექტები უნდა წარმოადგინოს მოსამზადებელი ჯგუფის გამგზავრებამდე არა უგვიანეს ხუთი დღისა;
ბ) უზრუნველყოს ოფიციალური დელეგაციის წევრები შესაბამისი ქვეყნის ვიზებითა და პასპორტებით;
გ) მიიღოს საჰაერო დერეფნით სარგებლობის დიპლომატიური ნებართვა იმ ქვეყნებისაგან, რომელთა საჰაერო სივრცეს გადაკვეთს თვითმფრინავი.
9. საქართველოს სახელმწიფო უზრუნველყოფის სამსახურს ევალება:
ა) უზრუნველყოს ვიზიტი საჭირო ტექნიკური მომსახურებით;
ბ) მოამზადოს საჩუქრები.
10. სახელმწიფო კანცელარიის საფინანსო სამსახურს ევალება:
ა) გამოყოს სამივლინებო ხარჯები სახელმწიფო კანცელარიიდან მივლინებული მოსამზადებელი ჯგუფისათვის;
ბ) აანაზღაუროს მოსამზადებელი ჯგუფის მგზავრობასთან დაკავშირებული სატრანსპორტო ხარჯები;
გ) აანაზღაუროს სპეცთვითმფრინავის ხარჯები;
დ) გამოყოს საზღვარგარეთ დელეგაციის მივლინებასთან დაკავშირებული თანხა და მოახდინოს ანგარიშსწორება.
11. საქართველოს ტრანსპორტისა და კომუნიკაციების სამინისტროს საჰაერო ტრანსპორტის დეპარტამენტს ევალება:
ა) მოამზადოს თვითმფრინავი ოფიციალური დელეგაციის გასამგზავრებლად;
ბ) დაამტკიცოს ფრენის გეგმა და შეუთანხმოს იგი ყველა იმ ქვეყანას, რომელთა საჰაერო სივრცესაც გადაკვეთს თვითმფრინავი.
12. სახელმწიფო დაცვის სპეციალურ სამსახურს ევალება უზრუნველყოს სპეცთვითმფრინავის შეკვეთა სახელმწიფო პროტოკოლის სამსახურთან შეთანხმები