მოცემულ კონვენციაში გამოყენებულია შემდეგი ტერმინები და განსაზღვრებები
ა) „პერსონალური მონაცემები“-აღნიშნავს ნებისმიერ ინფორმაციას, რომელიც შეეხება განსაზღვრულ ან განმსაზღვრელ პირს („ინფორმაციის სუბიექტს“);
ბ) „მონაცემთა ავტომატიზებული ფაილი“ - აღნიშნავს ინფორმაციის ნებისმიერ ნაკრებს, რომელიც ექვემდებარება ავტომატურ დამუშავებას;
გ) „ავტომატური დამუშავება“ - აღნიშნავს შემდეგ ოპერაციებს, რომლებიც სრულდება ინფორმაციის მთელ ნაკრებზე ან მის ნაწილზე ავტომატიზებული საშუალებებით, კერძოდ: მონაცემთა შენახვა, ამ მონაცემებზე ლოგიკური/მათემატიკური ოპერაციების შესრულება, მათი შეცვლა, წაშლა, ინფორმაციული მოძიება და გავრცელება;
დ) „ფაილის ადმინისტრატორი“ - აღნიშნავს ფიზიკურ ან იურიდიულ პირს, სახელმწიფო ხელისუფლების ორგანოს, დაწესებულებას ან სხვა ნებისმიერ ორგანიზაციას, რომელიც ადგილობრივი კანონმდებლობის შესაბამისად უფლებამოსილია გადაწყვიტოს, რა მიზნებისთვისაა გათვალისწინებული მოცემული ავტომატიზებული ფაილი, პერსონალური მონაცემების რომელი კატეგორიები ექვემდებარება შენახვას და რა ოპერაციების ჩატარება შეიძლება მათთან მიმართები