1. გამგეობაში შემოსულ მოქალაქეთა წერილების რეგისტრაციის შემდეგ აფიქსირებს საინფორმაციო ცენტრი.
2. აპარატი უზრუნველყოფს მოქალაქეთა წერილების გადაცემას შესაბამისი სამსახურებისათვის (ქვედანაყოფებისათვის) რეზოლუციის პროექტთა მოსამზადებლად. მოქალაქეთა წერილების ასლები წინადადებებთან ერთად, განხილვის შემდეგ კი წერილები მათი განხილვის დამადასტურებელ დოკუმენტებთან ერთად უბრუნდება აპარატს.
3. მოქალაქეთა წერილების გადაცემა აპარატის ერთი ქვედანაყოფიდან მეორეში დაიშვება მხოლოდ აპარატის უფროსის ნებართვით, ხოლო ერთი სამსახურიდან მეორეში – გამგებლის ნებართვით.
4. ის წერილები, რომელთა მოხსენებაც გამგეობის წევრთათვის არ არის საჭირო, აპარატის უფროსის გადაწყვეტილებით გადაიგზავნება გამგეობას დაქვემდებარებულ ორგანიზაციაში. ამასთან, წერილი არ შეიძლება გადაეგზავნოს იმ ორგანიზაციას ან თანამდებობის პირს, რომელთა მიმართაც ამ წერილით აღძრულია საჩივარი.
5. მოქალაქეთა წერილების გადაგზავნა ხდება სპეციალურ ბლანკზე გაფორმებული თანმხლები წერილით, რომელსაც ხელს აწერს აპარატის უფროსი.
6. რომელიმე ორგანიზაციიდან თანმხლები წერილით გადმოგზავნილი მოქალაქის წერილი განიხილება იგივე წესით.
7. წერილი, რომელიც არ მოითხოვს დამატებით შესწავლას, განიხილება 15 დღეში, ხოლო სხვა შემთხვევებში – ერთ თვეში.
8. წერილი შესრულებულად ითვლება, თუ განხილულია მასში დასმული ყველა საკითხი და მოქალაქეს პასუხი გაეცა ზეპირად ან წერილობით.
9. გამგეობაში მოქალაქეთა მიღების ორგანიზება ხდება აპარატის შესაბამისი განყოფილების მიერ ყოველდღე, უქმე დღეების გარდა. მოქალაქეთა მიღება ექვემდებარება აღრიცხვას. მიღებისას მოქალაქის მიერ დატოვებული წერილობითი თხოვნა, წინადადება ან საჩივარი განიხილება ჩვეულებრივი წესით.
10. საინფორმაციო ცენტრი კვარტალში ერთხელ აანალიზებს შემოსულ წერილებს რაოდენობრივად და თემატურად, ამზადებს შესაბამის მოხსენებას და წარუდგენს აპარატის უფროსს