1. გამგეობის სხდომების და თათბირების ოქმებს სპეციალური ფორმის ბლანკებზე აფორმებს და ხელმოსაწერად ამზადებს აპარატი. ოქმებს ხელს აწერენ გამგებელი და აპარატის უფროსი.
2. აპარატი გამგეობის სხდომებზე უშენიშვნოდ მიღებულ გადაწყვეტილებებს აფორმებს იმავე ან მეორე დღეს.
3. გამგეობის სხდომის და თათბირის ოქმი ფორმდება და ინახება აპარატის შესაბამის განყოფილებაში, რომელიც აკონტროლებს საოქმო დავალებათა შესრულებას.
4. გამგეობის სხდომის ოქმში შეიტანება:
ა) სხდომის დღის წესრიგი;
ბ) სხდომაზე მოწვეულ პირთა ვინაობა და თანამდებობა;
გ) სხდომაზე წარდგენილი მოხსენებები (ოქმის დანართის სახით);
დ) კამათში გამომსვლელთა მოთხოვნით, განხილულ საკითხებზე მათი განსაკუთრებული აზრი;
ე) კენჭისყრაზე დასმული საკითხების დასახელება;
ვ) კენჭისყრათა შედეგები;
ზ) გამგეობის მიერ მიღებული დადგენილებები.
5. გამგეობის თათბირის ოქმში შეიტანება:
ა) თათბირის გამართვის დრო;
ბ) თათბირის მონაწილეთა შემადგენლობა;
გ) თათბირზე განხილულ საკითხთა ჩამონათვალი;
დ) დავალებების შინაარსი;
ე) დავალების შესრულებისათვის პასუხისმგებელი პირი.
6. გამგეობის სხდომებისა და თათბირების ოქმები ინომრება კალენდარული წლის მიხედვით. გამგეობის სხდომების ხელმოწერილი პირი ეგზავნება საქართველოს პრეზიდენტის სახელმწიფო რწმუნებულის აპარატს, ხოლო ოქმის ორიგინალი ინახება აპარატში.
7. თათბირების ოქმები საჭიროებისამებრ ეგზავნებათ გამგეობის წევრებს და აპარატის ქვედანაყოფების უფროსებს. საჭიროებისამებრ მათ ეგზავნებათ აგრეთვე ამონაწერი გამგეობის სხდომის ოქმიდან, თუ იგი შეეხება მათ უშუალო საქმიანობას. საოქმო ჩანაწერები ეგზავნებათ აგრეთვე შემსრულებლებს სხდომის ოქმიდან ამონაწერის სახით. გამგეობის გადაწყვეტილებანი ეგზავნებათ იმ ადრესატებს, რომლებსაც განსაზღვრავენ გამგეობის შესაბამისი ქვედანაყოფები.
8. გამგეობის სხდომებისა და თათბირების ოქმებს დანიშნულებისამებრ აგზავნის აპარატის შესაბამისი განყოფილება