1. გამგეობა წერილობით ოფიციალურ კორესპონდენციას იღებს შესაბამისი საფოსტო განყოფილებიდან. კორესპონდენციის და სხვა ინფორმაციის მიღებას ახორციელებს აგრეთვე გამგეობის საინფორმაციო ცენტრი ელექტრონული ფოსტის მეშვეობით.
2. აპარატი უზრუნველყოფს ფოსტით შემოსული ოფიციალური კორესპონდენციის მიღებას და მის აღრიცხვას. მიღებული ინფორმაციის კოდიფიცირებას ახორციელებს საინფორმაციო ცენტრი.
3. არასამუშაო საათებში კორესპონდენციის და სხვა ოპერატიული ინფორმაციის მიღებას ახორციელებს გამგეობის მორიგე, რომელიც ვალდებულია მეორე დილის არა უგვიანეს 10 საათამდე გადასცეს კორესპონდენცია აპარატის შესაბამის განყოფილებას, ხოლო სხვა ინფორმაცია საინფორმაციო ცენტრს. თუ ოპერატიული ინფორმაცია სასწრაფოა, მორიგე მოქმედებს სამსახურებრივი ინსტრუქციის შესაბამისად.
4. აპარატში შემოსული ოფიციალური კორესპონდენციის კონვერტის გახსნისას უნდა შემოწმდეს ადრესატის სისწორე, პაკეტის სიმრთელე. ამის შემდეგ დოკუმენტის პირველ გვერდზე, მარჯვენა კუთხეში დაესმება შტამპი რეგისტრაციის ნომრითა და შემოსვლის თარიღით.
5. გახსნილი კონვერტის მიღების შემთხვევაში დგება აქტი სამ პირად. ერთი პირი ერთვის დოკუმენტს, მეორე ეგზავნება ავტორს, მესამე რჩება აპარატის შესაბამის განყოფილებაში.
6. არასწორი მისამართით გამოგზავნილი კონვერტი უბრუნდება ავტორს.
7. პაკეტები წარწერით – „პირადად“ აღირიცხება კონვერტზე აღნიშნული მონაცემებით და ადრესატს გადაეცემა გაუხსნელად.
8. გამგეობაში მიღებული დოკუმენტი რეგისტრირდება მიღებისთანავე. ოფიციალური კორესპონდენციის მოძრაობის მიმართულება ავტომატიზებულია და ხორციელდება გამგეობის საინფორმაციო ცენტრის მეშვეობით.
9. ფოსტით მიღებული ოფიციალური კორესპონდენცია აპარატში რეგისტრაციის შემდეგ გადაეცემა ადრესატს, რაც ფიქსირდება გამგეობის საინფორმაციო ცენტრის კომპიუტერში.
10. ელექტრონული ფოსტით მიღებული კორესპონდენცია ან სხვა ინფორმაცია ფიქსირდება საინფორმაციო ცენტრის კომპიუტერში, რეგისტრირდება აპარატის შესაბამის განყოფილებაში ზემოთ აღნიშნული წესით და გადაეცემა ადრესატს.
11. არ რეგისტრირდება სტატისტიკური კრებულები, წიგნები, გაზეთები, ჟურნალები და სხვა პერიოდული გამოცემები, სარეკლამო ცნობები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები.
12. გამგეობის ან გამგებლის სახელზე მოსული კორესპონდენცია ან სხვა ინფორმაცია რეგისტრაციის და კომპიუტერში დაფიქსირების შემდეგ აპარატის მეშვეობით და გამგებლის ანდა აპარატის უფროსის რეზოლუციის საფუძველზე დამუშავებისა და წინადადებებისთვის ეგზავნებათ რაიონის შესაბამის ადგილობრივ სამსახურებს და ქვედანაყოფებს.
13. კორესპონდენციის ან ინფორმაციის დამუშავების შემდეგ რაიონის ადგილობრივი სამსახური (ქვედანაყოფი) ამზადებს შესაბამისი გადაწყვეტილების პროექტს. გადაწყვეტილების პროექტი დასამუშავებელი კორესპონდენციის მიხედვით შეიძლება იყოს: გამგებლის ბრძანების ან განკარგულების პროექტი, გამგეობის დადგენილების პროექტი ან შესაბამისი სამსახურის ოფიციალური პასუხი შემოსულ კორესპონდენციაზე.
14. გადაწყვეტილების პროექტი რაიონის ადგილობრივი სამსახურის ან ქვედანაყოფის ხელმძღვანელის ვიზირების შემდეგ ეგზავნება აპარატის იურიდიულ სამსახურს (განყოფილებას). იურიდიული სამსახურის (განყოფილების) უფროსის ვიზირების შემდეგ საინფორმაციო ცენტრში ხდება გამგეობის სამსახურის მიერ მომზადებული პროექტის ფიქსირება. მომზადებული პროექტების ნუსხას საინფორმაციო ცენტრის უფროსი ყოველი სამუშაო დღის ბოლოს 17 საათამდე წარუდგენს აპარატის უფროსს. აპარატის უფროსი შესაბამის დამუშავებულ პროექტებს ვიზირების შემდეგ ხელისმოსაწერად წარუდგენს გამგებელს ან მასთან შეთანმხებით შეაქვს გამგეობის სხდომის დღის წესრიგში.
15. გამგებლის ან გამგეობის სახელით გასულ ოფიციალურ დოკუმენტებს რაიონის შესაბამისი ადგილობრივი სამსახურის, აპარატის იურიდიული სამსახურის (განყოფილების) უფროსის, აპარატის უფროსის და საჭიროებისამებრ გამგეობის სხდომაზე განხილვის შემდეგ, ხელს აწერს გამგებელი.
16. რაიონის ადგილობრივი სამსახურის სახელით გასულ ოფიციალურ დოკუმენტებს იურიდიული სამსახურის (განყოფილების) უფროსის ვიზირების შემდეგ ხელს აწერს შესაბამისი სამსახურის (ქვედანაყოფის) უფროსი და აპარატის უფროსი.
17. გამგებლის, გამგეობის და რაიონის ადგილობრივი სამსახურის სახელით გადასაგზავნი დოკუმენტები იბეჭდება გამგეობის სპეციალურ ბლანკზე. გადასაგზავნი დოკუმენტის ფიქსირება ხდება საინფორმაციო ცენტრში და ხელმოწერის შემდეგ დოკუმენტი ბარდება აპარატს. აპარატის შესაბამისი განყოფილება ახდენს გადასაგზავნი დოკუმენტის რეგისტრაციას და უზრუნველყოფს მის გადაგზავნას დანიშნულებისამებრ.
18. გაგზავნილი დოკუმენტის ასლი საინფორმაციო ცენტრში ფიქსირების შემდეგ შესანახად უბრუნდება შესაბამის სამსახურს.
19. ელექტრონული ფოსტით დოკუმენტის გადაგზავნას უზრუნველყოფს საინფორმაციო ცენტრი