1. მერია წერილობით ოფიციალურ კორესპონდენციას იღებს შესაბამისი საფოსტო განყოფილებიდან. კორესპონდენციის და სხვა ინფორმაციის მიღებას ახორციელებს აგრეთვე მერიის საინფორმაციო ცენტრი ელექტრონული ფოსტის მეშვეობით.
2. აპარატი უზრუნველყოფს ფოსტით შემოსული ოფიციალური კორესპონდენციის მიღებას და აღრიცხვას. მიღებული ინფორმაციის კოდიფიცირებას ახორციელებს საინფორმაციო ცენტრი.
3. არასამუშაო საათებში კორესპონდენციის და სხვა ოპერატიული ინფორმაციის მიღებას ახორციელებს მერიის მორიგე, რომელიც ვალდებულია მეორე დილის არა უგვიანეს 10 საათამდე გადასცეს კორესპონდენცია აპარატის შესაბამის განყოფილებას, ხოლო სხვა ინფორმაცია საინფორმაციო ცენტრს. თუ ოპერატიული ინფორმაცია სასწრაფოა, მორიგე მოქმედებს სამსახურებრივი ინსტრუქციის შესაბამისად.
4. აპარატში შემოსული ოფიციალური კორესპონდენციის კონვერტის გახსნისას უნდა შემოწმდეს ადრესატის სისწორე, პაკეტის სიმრთელე. ამის შემდგომ დოკუმენტის პირველ გვერდზე, მარჯვენა კუთხეში დაესმება შტამპი რეგისტრაციის ნომრითა და შემოსვლის თარიღით.
5. გახსნილი კონვერტის მიღების შემთხვევაში დგება აქტი სამ პირად. ერთი პირი ერთვის დოკუმენტს, მეორე ეგზავნება ავტორს, მესამე რჩება აპარატის შესაბამის განყოფილებაში.
6. არასწორი მისამართით გამოგზავნილი კონვერტი უბრუნდება ავტორს.
7. პაკეტები წარწერით – „პირადად“ აღირიცხება კონვერტზე აღნიშნული მონაცემებით და ადრესატს გადაეცემა გაუხსნელად.
8. მერიაში მიღებული დოკუმენტი რეგისტრირდება მიღებისთანავე. ოფიციალური კორესპონდენციის მოძრაობის მიმართულება ავტომატიზებულია და ხორციელდება მერიის საინფორმაციო ცენტრის მეშვეობით.
9. ფოსტით მიღებული ოფიციალური კორესპონდენცია აპარატში რეგისტრაციის შემდეგ გადაეცემა ადრესატს, რაც ფიქსირდება მერიის საინფორმაციო ცენტრის კომპიუტერში.
10. ელექტრონული ფოსტით მიღებული კორესპონდენცია ან სხვა ინფორმაცია ფიქსირდება საინფორმაციო ცენტრის კომპიუტერში, რეგისტრირდება აპარატის შესაბამის განყოფილებაში ზემოთ აღნიშნული წესით და გადაეცემა ადრესატს.
11. არ რეგისტრირდება სტატისტიკური კრებულები, წიგნები, გაზეთები, ჟურნალები და სხვა პერიოდული გამოცემები, სარეკლამო ცნობები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები.
12. მერიის ან მერის სახელზე მოსული კორესპონდენცია, ან სხვა ინფორმაცია რეგისტრაციის და კომპიუტერში დაფიქსირების შემდგომ აპარატის მეშვეობით და მერის ანდა აპარატის უფროსის რეზოლუციის საფუძველზე დამუშავებისა და წინადადებებისათვის ეგზავნებათ ქალაქის შესაბამის ადგილობრივ სამსახურებს და ქვედანაყოფებს.
13. კორესპონდენციის ან ინფორმაციის დამუშავების შემდეგ ქალაქის ადგილობრივი სამსახური (ქვედანაყოფი) ამზადებს შესაბამისი გადაწყვეტილების პროექტს. გადაწყვეტილების პროექტი დასამუშავებელი კორესპონდენციის მიხედვით შეიძლება იყოს: მერის ბრძანების ან განკარგულების პროექტი, მერიის დადგენილების პროექტი ან შესაბამისი სამსახურის ოფიციალური პასუხი შემოსულ კორესპონდენციაზე.
14. გადაწყვეტილების პროექტი ქალაქის ადგილობრივი სამსახურის ან ქვედანაყოფის ხელმძღვანელის ვიზირების შემდგომ ეგზავნება აპარატის იურიდიულ სამსახურს (განყოფილებას). იურიდიული სამსახურის (განყოფილების) უფროსის ვიზირების შემდეგ საინფორმაციო ცენტრში ხდება სამსახურის მიერ მომზადებული პროექტის ფიქსირება. მომზადებული პროექტების ნუსხას საინფორმაციო ცენტრის უფროსი ყოველი სამუშაო დღის ბოლოს 17 საათამდე წარუდგენს აპარატის უფროსს. აპარატის უფროსი შესაბამის დამუშავებულ პროექტებს ვიზირების შემდეგ ხელმოსაწერად წარუდგენს მერს ან მასთან შეთანხმებით შეაქვს მერიის სხდომის დღის წესრიგში.
15. მერის ან მერიის სახელით გასულ ოფიციალურ დოკუმენტებს ქალაქის შესაბამისი ადგილობრივი სამსახურის, აპარატის იურიდიული სამსახურის (განყოფილების) უფროსის, აპარატის უფროსის და საჭიროების შემთხვევაში მერიის სხდომაზე განხილვის შემდეგ, ხელს აწერს მერი.
16. ქალაქის ადგილობრივი სამსახურის სახელით გასულ ოფიციალურ დოკუმენტებს იურიდიული სამსახურის უფროსის ვიზირების შემდეგ ხელს აწერს შესაბამისი სამსახურის (ქვედანაყოფის) უფროსი და აპარატის უფროსი.
17. მერის, მერიის და ქალაქის ადგილობრივი სამსახურის სახელით გადასაგზავნი დოკუმენტი იბეჭდება მერიის სპეციალურ ბლანკზე. გადასაგზავნი დოკუმენტის ფიქსირება ხდება საინფორმაციო ცენტრში და ხელმოწერის შემდეგ დოკუმენტი ბარდება აპარატს. აპარატის შესაბამისი განყოფილება ახდენს გადასაგზავნი დოკუმენტის რეგისტრაციას და უზრუნველყოფს მის გადაგზავნას დანიშნულებისამებრ.
18. გაგზავნილი დოკუმენტის ასლი საინფორმაციო ცენტრში ფიქსირების შემდეგ შესანახად უბრუნდება შესაბამის სამსახურს.
19. ელექტრონული ფოსტით დოკუმენტის გადაგზავნას უზრუნველყოფს საინფორმაციო ცენტრი