1.
ელექტრონული დოკუმენტების შერჩევა საარქივო შესანახად ხორციელდება ამ დოკუმენტების შემფასებელი ექსპერტიზის შედეგად, რომელიც ტარდება გამგეობის საექსპერტო კომისიის მიერ.
2.
ელექტრონული დოკუმენტების ექსპერტიზის პირველ ეტაპზე არქივი გამგეობის ადმინისტრაციულ სამსახურთან ან იმ სამსახურთან ერთად, რომელიც პასუხისმგებელია გამგეობაში საინფორმაციო ტექნოლოგიების ფუნქციონირებაზე, განსაზღვრავს სისტემების, თემებისა და პროექტების ნუსხას, რომელთა დოკუმენტებს ექსპერტიზის საერთო კრიტერიუმების შესაბამისად შეიძლება ჰქონდეთ ფასეულობა. ნუსხის ფარგლებში ტარდება ელექტრონული დოკუმენტების შერჩევა მუდმივ და ხანგრძლივ შესანახად; ნუსხა მტკიცდება დაწესებულების საექსპერტო კომისიის მიერ.
3.
ელექტრონული დოკუმენტაციის ექსპერტიზა საექსპერტო კომისიის მიერ ტარდება ტრადიციულ მატარებლებზე გამგეობის დოკუმენტაციასთან ურთიერთკავშირში (კომპლექსში გამოიყენება ზოგადი და სპეციალური კრიტერიუმების სისტემა: დოკუმენტის მნიშვნელობა, სისრულე; დოკუმენტის ავთენტიკურობა; საარქივო შესანახად მიღებულ დოკუმენტებში დუბლირებული ინფორმაციის არსებობა).
4.
ელექტრონული დოკუმენტების არქივში შესანახად მიღების დროს მხედველობაში მიიღება შემდეგი ფაქტორები;
ა)
შეზღუდვები ელექტრონული დოკუმენტების მიღებისას;
ბ)
ელექტრონული დოკუმენტის შექმნის პროცესის დასრულება;
გ)
არქივში მიღების დროს ელექტრონული დოკუმენტების სხვა ფორმატში შესაძლო გადატანის ღირებულება;
დ)
საკანონმდებლო აქტების არსებობა, რომლებიც აბრკოლებს ელექტრონული დოკუმენტების გადაცემას;
ე)
აუცილებელი თანდართული დოკუმენტაციის არსებობა, ელექტრონული მოწყობილობის ტიპის შესაბამისობა ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის სხვადასხვა რეჟიმებთან;
ვ)
დოკუმენტების შენახვის ხარჯი.
5.
ელექტრონული დოკუმენტების დაწესებულების არქივში გადასაცემად მომზადება შედგება შემდეგი ეტაპებისაგან:
ა)
არქივში გადასაცემი მანქანური მატარებლების ფიზიკური მდგომარეობის შემოწმება;
ბ)
ელექტრონული დოკუმენტების ჩაწერა მანქანურ მატარებლებზე;
გ)
ჩაწერის ხარისხის შემოწმება;
დ)
ელექტრონული დოკუმენტების აღწერა;
ე)
შესანახ ერთეულებზე (ფუტლარებზე) საარქივო შიფრების დასმა მუდმივად შესანახი და პირადი შემადგენლობის ელექტრონული დოკუმენტების საარქივო ანაწერის (ანაწერების) შესაბამისად;
ვ)
თანდართული დოკუმენტაციის კომპლექტის მომზადება.
6.
ელექტრონული დოკუმენტების თანდართული დოკუმენტაცია უნდა უზრუნველყოფდეს მათ დაცვასა და გამოყენებას. მასში აისახება შემდეგი ინფორმაცია:
ა)
დოკუმენტის სახელწოდება,ბ)
დოკუმენტის შექმნის თარიღი,გ)
დოკუმენტის შინაარსის დახასიათება (ანოტაცია),დ)
დოკუმენტის ელექტრონული ფორმატი,ე)
დოკუმენტის ფიზიკური და ლოგიკური სტრუქტურა,ვ)
დოკუმენტის მოცულობა