დეპარტამენტში თანამდებობაზე მიღების საფუძველია დეპარტამენტის სისტემაში თანამდებობაზე დანიშვნის შესაბამისი აქტი, რომელიც უნდა შეიცავდეს შემდეგ მონაცემებს:
ა) თანამდებობაზე დასანიშნი პირის სახელი და გვარი;
ბ) იმ დაწესებულების დასახელება, რომელშიც პირი თანამდებობაზე ინიშნება;
გ) თანამდებობის დასახელება, თანამდებობრივი განაკვეთი და დანამატები;
დ) თანამდებობაზე დანიშვნის თარიღი;
ე) სამსახურის ვადა – თუ პირი სამსახურში მიღებულია განსაზღვრული ვადით;
ე) გამოსაცდელი ვადის ხანგრძლივობა, თუ გამოსაცდელი ვადა გამოიყენება